Bitrix24'le Bir Uzak Ekibi Nasıl Yönetirsiniz?

Ernst and Young şirketinin 2015 tarihli araştırmasına göre, çalışanların en büyük kaygılarından biri “hem esnek çalışmak hem de işinde yükselebilmek.” Uzaktan çalışmanın 2020’de ofis çalışmasının yerini alacağı söyleniyor. Uzaktan çalışma hem çalışanlar hem de işverenler için sayısız fayda sağlasa da, birçok güçlüğü de var. Uzaktan çalışan personelin büyük manzarayı görmekte ve şirketin parçası olmakta zorlanması görülmedik şey değil. İşverenler de işlerin tamamlanmayacağından korkuyor, uzaktan çalışmaya üretkenlik ve verimlilik noktasından bakıyorlar.

Uzaktan çalışma nispeten yeni bir olgu, o yüzden de bu geçişi destekleyecek kadar bilgi yok. Fakat işleyen bir sistem kurduktan sonra, sanal bir ekibi yönetmek ve parçası olmak kolaylaşıyor ve hem işin kendisi hem de çalışanlar için büyüleyici sonuçlar sunuyor.

İşte uzaktan çalışmayı iki taraf için de yararlı kılmanın yolları:

Sosyal medya uygulamalarının yaygınlığına rağmen hâlâ bilinçdışımızda gerçek yüz yüze iletişimin özlemini duyuyoruz. Vücut dili karşımızdaki insanı daha kolay anlamamızı ve empati kurmamızı sağlıyor. Ne ilginçtir ki çoğu kişi mesajlaşırken kendini gerçek bir insanla konuşuyormuş gibi hissetmiyor, o yüzden de iletişim araçlarının seçimi, gerçek bir bağlantı kurmak ve talimatların doğru biçimde anlaşılmasını garantilemek için çok önemli.

Video konferans, grup sohbeti ve anında mesajlaşma gibi çeşitli Bitrix24 iletişim araçları sayesinde çalışanlarınız ekibin vazgeçilmez birer parçası oluyor. Ekip üyeleriyle bağlantıda kalabilir, onlara gerçek zamanlı geribildirim verebilir, sonsuz sayıda katılımcıyla toplantılar düzenleyebilirsiniz. Çok sayıda iletişim aracına erişebilmek çalışanlara kendilerini güvende hissettirecek çünkü istedikleri zaman size ulaşıp sorunlarını paylaşabileceklerini bilecekler.

Birçok ekip üyesi ve görev ilginizi bölüşmeye çalışırken iş bir anda kâbusa dönüşebilir. Uzak ekip yöneticileri çoğu zaman, ekip üyelerinin ne yaptıklarını yönetemediklerinden yakınırlar. Uzaktan çalışma, temelde güven kavramı üstüne kuruludur. İşin yapılacağına inanmanız gerekir. Bununla birlikte hâlâ müşterilerinize karşı hesap verme yükümlülüğünüz vardır. O zaman bir yandan ekip üyelerine yeteri kadar esneklik tanıyıp bir yandan da projenin düzgün ilerlemesini nasıl sağlayacaksınız?

Bitrix24’ün görev yönetim özellikleri size bir uzak ekibi zahmetsizce yönetmeniz için gereken türlü araçlar sunuyor. Görevleri önceden planlayıp ekip üyelerine atayarak her çalışanın kendi gündeminde ne olduğunu bilmesini sağlayabilirsiniz. Ardından görev ilerlemesini görebilir, hâlâ kaç görevin üstünde çalışıldığını, kaçının tamamlanmış olduğunu öğrenebilirsiniz.

Bir uzak ekibi yönetmenin en büyük güçlüğü, insanlara ekibin bir parçası olduklarını hissettirebilmektir. Kâğıt üzerinde ekip üyesi olabilirsiniz ama kabul edildiğinizi ve desteklendiğinizi hissettiren şirketin genel atmosferidir. Şirket kültürünün parçası olmak, büyük resmi görmeye, şirketin marka vizyonunu ve değerlerini benimsemeye başlayan uzaktan çalışanların motive olmasına yardım eder.

Bitrix24 arabirimi haber akışıyla tıpkı bir sosyal ağa benziyor. Beğenme düğmesi, rozetler, duyurular ve sohbetler var. Uzaktan çalışanlar bunları kullandıkça ekibin gerçek birer parçası oluyorlar. Eskiden, çalışma arkadaşlarımızla bağlantı kurmak için açık ofise gelirdik. Bitrix24 sosyal intraneti aynı ofis ortamını dijital dünyada yaratıyor.

Karşılıklı güven ve çalışanları şirket kültürüne kabul etme çok etkilidir. Ancak iş sahibi olarak, işinizin kâr yapmasını ve projelerin bitiş çizgisine ulaşmasını da garantilemeniz gerekir.

Uzaktan çalışanlar ve onların zaman kullanımı söz konusu olduğunda ilerleme ve üretkenliğin net bir göstergesi işinize yarar. Bitrix24’ün zaman takip özelliğiyle görevin tamamlanması için gereken tahmini süreyi ekleyebilir, sonra uzak ekip üyelerinin kendi zamanlarını takip etmelerini sağlayabilirsiniz. Zaman takibi çalışanlara kendi günlerini planlamaları için gereken kişisel özgürlüğü tanırken, üretkenliği ve kârlılığı da net olarak gösterir.

Ekip üyeleriniz dünyanın dört bir köşesine dağılmışsa ekip toplantısı düzenlemek ya da bire bir arama yapmak bile zor olabilir. Yöneticilerin çoğu zaman uzaktan çalışanlara ayak uydurup standart mesai saatlerinin dışında çalışmak zorunda kalır. Bu da hem ekip hem de iş için fazladan yük demektir. Zaman dilimi farklılıkları muhtemelen bu kadar çok şirketin hâlâ uzaktan çalışanları işe almakta gönülsüz olmalarının başlıca sebebi. Planlamanın güç olacağı herkesin ortak fikri.

Zaman farkını tümden silmek olanaksız olsa da, Bitrix24’le bazı işlerinizi yönetebilirsiniz. Ortak takvim sayesinde takvimleri kolayca koordine edebilir, çalışanlara yöneticilerin takvimine ulaşım izni vererek görevde takıldıkları bir yer olunca bire bir görüşme ayarlamalarını sağlayabilirsiniz. Görev yönetimini kolaylaştıran bir diğer özellik de görev raporları. Görev raporları farklı görevlere yayılmış tüm veriyi topluyor ve projenin kapsamlı bir görüntüsünü sunuyor. Görev raporlarıyla günlük kontrol toplantılarına olan ihtiyacı en aza indirebilir, böylece uzak ekip personelinizin daha rahat saatlerde çalışmasını sağlayabilirsiniz.

Son olarak, uzaktan çalışanlar ofis çalışanlarından çok da farklı değil. Onların da hedefleri ve hayalleri var, kariyerlerinin ilerlediğini görmek istiyorlar. Yönetici olarak, insanların kişisel ve profesyonel gelişimlerine yardım etmek, böylece şirkette kalmaları için ek motivasyon sağlamak sizin sorumluluğunuz. Birçok uzaktan çalışan, şirketin şirket içi fırsatlarından faydalanamıyor. O yüzden de çoğu zaman uzaktan çalışanlar şirketlerde kalıcı olmuyorlar çünkü uzaktan çalış anların kariyerlerinde ilerleyemeyeceğine ilişkin bir kanı var. Uzaktan çalışanları işe aldığınızda potansiyel faydaları ve terfileri en baştan söylemeli, çalışanlara işteyken kariyerlerinde ilerlemeleri için yön göstermelisiniz.

Uzak ekip üyeleri kişisel geleceklerinin şirketin geleceğine bağlı olduğunu düzenli bir şekilde gördükçe daha bağlı, daha motive oluyor ve şirkette daha uzun süre kalıyorlar. Bir Bitrix24 kullanıcısı olarak siz de uzaktan çalışanlarınızla tutarlı bir ilişki kurabilirsiniz. Gerçek zamanlı iletişim araçlarından kolay kullanımlı görev yönetimi özelliklerine kadar, çalışanlarınız sizi düzenli, destekleyen ve şefkatli bir lider olarak görecek.

Uzaktan çalışanları yönetmeyi öğrenmek, yeterince çaba sarf etmeye ve sabırlı olmaya bakıyor. Uzaktan çalışma deneyiminin püf noktalarını bilen, deneyimli elemanları işe almak ve onları şirkete dâhil eden bir kültür geliştirmek zaman alıyor. Ama doğru tavra ve Bitrix24 gibi dijital araçlara sahipseniz tüm güçlüklerin üstesinden gelebilir, gerçekten üretken bir ekip kurabilirsiniz.