Yapay Zekâ Asistanı Nedir? İş Yükünüzü Nasıl Azaltabilir?

Bir işletmenin veya departmanın yöneticisi değilseniz, büyük ihtimalle iş görevlerinde size yardımcı olabilecek bir asistana da sahip değilsiniz. Ancak günümüzde teknolojinin en gelişmiş uygulamalarından faydalanmaya başladığımızı unutmayalım. Artık yapay zekâ asistanları sayesinde her çalışan, iş görevlerinde maksimum verimliliği yakalayabilmek için gerekli desteği alabiliyor.

Yapay zekâ asistanlarını aslında uzun zamandır kullanıyoruz. Örneğin 2010 yılı Şubat ayında Apple tarafından tanıtılan Siri, bir yapay zekâ asistan uygulamasıdır. Peki işletmelerin de artık daha yüksek verimlilik ve performans yakalamak adına yapay zekâ asistanlarını kullandığını biliyor muydunuz?

Örneğin yapay zekâ asistanlarını kullanan İK çalışanları, günlük görevlerini %76 oranında daha kısa sürede tamamlayabiliyor. Finans ekipleri, aylık ve yıllık raporlar üzerinde harcadıkları zamanı AI asistanlarının yardımı ile minimum seviyeye indirerek, stratejik finansal planlama üzerine daha çok odaklanabiliyor. Pazarlama ekipleri, uzun makale ve blog yazılarını baştan sona okumak yerine yalnızca kritik ve önemli bilgileri yapay zekâ yardımıyla saniyeler içerisinde keşfedebiliyor.

Yapay zekâ asistan etkinliği, bir işletmenin birçok farklı biriminde üretkenlik ve yaratıcılık artışı sağlayabiliyor. Bu yazımızda bir yapay zekâ asistanı ile neler yapabileceğinizden bahsedeceğiz. Ayrıca AI asistanlarının iş süreçlerini nasıl optimize edebileceği hakkında çeşitli örnekler de sunacağız.

Yapay zekâ iş süreçlerinizde maksimum verimlilik sağlayabilir. Peki yapay zekâ destekli hepsi bir arada iş yazılımlarına ne dersiniz? AI desteğinin, müşteri ilişkilerinden görev ve iletişime kadar birçok farklı alanda ne kadar etkili olduğunu Bitrix24 çözümleri ile keşfedebilirsiniz. Daha fazlası için hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolun.

Yapay Zekâ Asistan Uygulamaları Nedir?

"Artificial Intelligence Assistant" yani yapay zekâ sanal asistanı, insan sorularını ve komutlarını sözlü veya yazılı bir şekilde anlayabilen teknolojileri kapsar. Yapay zekâ asistanları bir başka AI uygulaması olan Sohbet Robotları ile karıştırılabilir. Aralarındaki temel fark ise doğal dil işleme yani NLP teknolojisidir.

Geleneksel sohbet robotları, sadece önceden tanıtılmış ve hazır taslaklar üzerinden yanıt verebilir. Doğal dil işleme özellikli yapay zekâ asistan uygulamaları ise karmaşık komutları bile analitik becerisiyle anlayabilir ve kısa bir süre içerisinde yerine getirebilir. Bu özellik sadece bir soru-cevap uygulamasından daha fazlasını elde etmenizi sağlar.

Bir yapay zekâ asistan, büyük miktarda veriyi analiz etme becerileri sayesinde, insanların genellikle üzerinde fazla zaman harcadıkları basit görevleri çok daha hızlı ve doğal bir şekilde yapabilir. Temel uygulama alanları arasında müşteri sorularını yanıtlama, randevu planlama, genel bilgi sağlama ve yönlendirme yer alır. Peki yapay zekâ AI asistanları bir çalışan tarafından nasıl kullanılabilir?

Yapay zekâ asistan uygulamaları iş takvimlerine görevler ekleme, telefon görüşmelerini yazıya dökme, mesaj oluşturma/gönderme, hatırlatıcılar kurma, e-posta düzenleme ve rapor oluşturma gibi birçok farklı alanda kullanılabilir. Tüm bu kullanım alanlarına yazımızın devamında göz atacağız fakat öncelikle yapay zekânın NLP özelliği ile neler yapabileceğini biraz daha açmakta fayda var.

Yapay zekânın NLP (doğal dil işleme) özelliği nedir?

Doğal dil işleme (Natural Language Processing), en basit ifadeyle, bilgisayarların insan dilini anlamasını sağlayan bir yapay zekâ özelliğidir. Peki bunu nasıl yapar?

NLP teknolojisi; hesaplamalı dil bilimi, istatistiksel modelleme, makine öğrenimi ve derin öğrenmeyi birleştirir. Tüm bu sistemler, bilgisayarların metin ve konuşmaları tanımasını, anlamasını ve üretmesini sağlar.

Günlük hayatlarımızda NLP teknolojisini kullandığımız fakat fark etmediğimiz birçok alan olabilir. Örneğin gelen e-postalarınızı normal, spam, kötü amaçlı ve reklam olarak kategorilere ayıran filtreleme teknolojisi NLP tabanlıdır. Çeviri ve tercüme alanına göz attığımızda ise artık NLP destekli algoritmalar sayesinde kelimeden kelimeye değil anlama göre eş değer çeviriler elde etmek mümkün. Yapay zekânın NLP özelliği hakkında daha birçok farklı örnek verilebilir. Fakat asıl konumuza geri dönelim ve AI asistanlarının etkinliğini inceleyelim.

Yapay Zekâ AI Asistanlarının İş Süreçlerindeki Kullanım Alanları - Bitrix24 CoPilot ile Tanışın

Yapay zekâ asistan uygulamaları iş süreçlerinde üretkenlik, yaratıcılık ve performans artışı gibi birçok avantajı beraberinde getirebiliyor. Alexa, Siri ve Google yapay zekâ asistanı gibi tüm popüler uygulamalar sesli komut anlama ve cevaplama becerisiyle öne çıkıyor. Bu tür uygulamalardan hava durumu bilgisi alabilir, yol tarifi isteyebilir veya rehberinizdeki bir kişiye mesaj atması için komut verebilirsiniz. 

Dahası Alexa ve Google Asistan yapay zekâ uygulamalarını akıllı ev kontrolü gibi birçok yenilikçi alanda da hayatlarımıza dâhil edebiliyoruz. Peki ya iş hayatlarımız? İş süreçlerinde en iyi yapay zekâ asistanı hangisi? 

Tam da bu noktada Bitrix24’ün yapay zekâya dayalı CoPilot asistanı ile tanışmanızda fayda var.

Bitrix24 CoPilot Yapay Zekâ Sanal Asistan Nedir?

Bitrix24 CoPilot yapay zekâ sanal asistan özelliği; CRM, iş takvimi, iletişim araçları ve görev yönetimi araçlarına dâhil olarak çok işlevli performans sunuyor. 

Bitrix24 iş yazılımı, işletmenizin farklı departmanlarını tek bir panel üzerinden kontrol etmenize izin veriyor. Pazarlama, İK, proje yönetimi ve müşteri hizmetleri dâhil herhangi bir rolde üretkenlik, iletişim ve yüksek verimlilik sağlıyor.

Hepsi bir yerde iş yazılımına giriş yaptığınızda karşınıza birçok farklı araç çıkıyor. Takvimler, web sitesi oluşturucu, iletişim merkezi, CRM, görevler ve projeler dâhil her araç, yapılandırabilir izin ayarları sayesinde işletme bünyesinde etkili bir şekilde kullanılabiliyor.

Tüm bu araçlar iş süreçlerinizi kolaylaştırabilir. Ancak Bitrix24 bir seviye daha atlıyor ve iş yazılımı araçlarını bir AI yapay zekâ asistanı ile destekliyor.

Bitrix24 CoPilot, günlük hayatta kullanılan yapay zekâ asistanlarından daha farklı bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. Bir yandan günlük görevleri etkili bir şekilde yerine getirirken, asıl odağını iş süreçlerine çeviriyor. Yani bir yapay zekâ asistan uygulaması iş yükümü nasıl azaltır diye merak ediyorsanız, CoPilot kullanım örneklerine göz atabiliriz.

İş Akışına Dâhil Olarak İletişimi Güçlendirir

İş arkadaşınızın bir projeye yaptığı yoruma cevap verirken, müşterinize bir "follow-up" e-postası gönderirken veya yeni bir güncelleme için iş duyurusu hazırlarken CoPilot desteğini keşfedeceksiniz.

CoPilot, yapay zekâ uygulamalarının sunduğu tüm metin işleme ve analiz özelliklerine sahiptir. Özellikle veri analizi yapma ve metin üretme becerilerini iş süreçlerine entegre ederek, kullanıcıların günlük iş akışlarını daha verimli ve pratik hâle getirmeyi hedefler.

Yapay Zekânın Metin Analizi, Düzenleme ve Oluşturma Becerileri

Bitrix24 CoPilot metin becerilerinin neler olduğunu keşfetmek, bir yapay zekâ asistanının iş akışınızı ne seviyede destekleyebileceğini görmenize yardımcı olabilir.

Analİz

Yapay zekâ, büyük ve karmaşık verileri analiz ederek daha açıklayıcı bir şekilde özetleyebilir. Örneğin hukuk departmanından aldığınız bir sözleşme, hukuk terimleri ile dolu olabilir ve sizin tüm bu terimleri araştıracak vaktiniz olmayabilir. Ayrıca metin oldukça uzun olabilir fakat okumadan imzalamak da istemiyor olabilirsiniz. Peki böyle bir durumda ne yapabilirsiniz?

Yapay zekâ asistanınız uzun ve karmaşık metni parçalara ayırarak daha açıklayıcı bir şekilde yeniden ifade eder. Sözleşmedeki kritik maddeleri öne çıkararak daha bilinçli kararlar almanızı sağlar. Dahası sözleşme hakkında ne yapmanız konusunda size fikir ve önerilerde dahi bulunabilir.

Düzenleme

Yapay zekânın metin düzenleme, iyileştirme, kısaltma, uzatma, basitleştirme, çevirme ve listeleme özellikleri bulunur. Tüm bu özellikler, müşterilerle olan iletişim dâhil olmak üzere tüm iş süreçlerinde oldukça faydalı olabilir.

Örneğin bir ürün geliştirmesi hakkında farklı müşteri profillerine e-posta göndermek istiyorsunuz. Yapay zekâ asistanınız, ürün geliştirmesi için hazırladığınız metni farklı müşteri profillerinin anlayabileceği şekilde düzenleyebilir ve iyileştirebilir. Hazırladığınız metnin dil bilgisi hatalarını saniyeler içerisinde giderebilir. Müşteri profillerini analiz ederek alternatif metin fikirleri sunabilir. Verilen metni, farklı ülkelerden müşteriler için uygun dillere çabucak çevirebilir. Tüm bu işlemler, normal şartlar altında tüm gününüzü alacakken yapay zekâ asistanınız sayesinde sadece dakikalarınızı alır.

Oluşturma

Yapay zekâ, öğrenme ve geliştirme becerileri ile sadece metin düzenlemekle kalmaz aynı zamanda etkileyici ve bağlamsal yeni metinler de oluşturabilir. 

Örneğin İnsan Kaynakları departmanı olarak yeni çalışanların oryantasyon program içeriklerini yazmak oldukça zaman alacak bir iş gibi gözüküyor olabilir. Fakat yapay zekânın metin oluşturma becerileri burada da size yardımcı olabilir ve böylece çalışanların rollerine göre ayrı ayrı kişiselleştirilmiş programlar hazırlamak oldukça kolaylaşabilir. Sadece uzun metinler değil, kısa mesajlar için bile asistanınızdan yardım alabilirsiniz. Örneğin tüm çalışanların yeni yılını kutlamak için tek yapmanız gereken CoPilot asistanınıza bir komut vermektir.

Çağrı Yönetimi ve Veri Otomasyonu ile CRM Deneyimini Zenginleştirir

Bitrix24 CoPilot, CRM paneline dâhil olarak çağrı yönetimi ve veri otomasyonunu zenginleştirir. Satış, pazarlama ve müşteri hizmetleri dâhil her departmanda daha kolay, verimli ve yüksek performanslı bir iş akışına olanak tanır.

Çağrı Transkrİpsİyonu ve Özetİ

CRM paneliniz, satış ekiplerinin potansiyel müşterilerle ürün, hizmet veya satış ayrıntılarını tartışmak üzere uzun görüşmeler yaptığı alandır. Bu görüşmelerin kaydını manuel olarak tutmak hem zaman alır hem de insan hatasına açık olabilir.

CoPilot asistanı, çağrı transkripsiyonu sağlayarak sesi metne çevirir. Tüm görüşmeyi döküme alabilmesi sayesinde hem zamandan kazanmak hem de satış kayıtlarını etkili bir şekilde tutmak mümkün hâle gelir.

Örneğin bir müşteri ile yaptığınız uzun bir satış görüşmesinin ardından önemli ayrıntıları yöneticinize raporlama göreviniz olabilir. Tüm kaydı sesli olarak dinlemek yerine, AI asistanın döküme aldığı metne göz atabilirsiniz. Önemli kısımları vurgulamasını ve sizin için bir satış raporu oluşturmasını dahi AI asistanından isteyebilirsiniz.

Potansİyel Müşterİ ve Anlaşma Alanlarının Otomatİk Olarak Doldurulması

Satış ekiplerinin görevlerinden biri de potansiyel müşteriler ile yapılan görüşmenin ardından ilgili formları iletişim bilgileri, anlaşma ve diğer detaylar ile doldurmaktır. CoPilot, telefon görüşmeleri sırasında toplanan verilere göre bu alanları otomatik olarak doldurabilir. Böylece manuel giriş gerektirmeden CRM sisteminin güncel kalmasına olanak tanır.

Örneğin potansiyel müşterilerle yapılan görüşmenin ardından, müşterinin tercih ettiği ürün özelliklerini otomatik olarak bir forma girmesini yapay zekâdan isteyebilirsiniz. Bir iş ortağı ile yaptığınız görüşmenin ardından, sözleşme alanlarının ilgili bilgi ve detaylarla doldurulması için de komut verebilirsiniz.

Yapay Zekânın Görev Atama, Yönetim ve Geri Bildirim Performansı

Bitrix24 CoPilot asistanının görev yönetimini kolaylaştıran özelliklere sahip olması, iş süreçlerini kolaylaştırma becerisine de dikkat çekiyor. Yapay zekâ asistan uygulaması, görev yönetimindeki rutin görevlerin çoğunu üstlenebilir. Böylece size daha stratejik ve kritik konulara odaklanma avantajı sağlar.

Görev Ekleme

Projede yer alan çalışanların rollerine ve çalışma zamanlarına uygun görevler eklemek için asistandan yardım alabilirsiniz. AI asistan, tüm görevleri detaylı açıklamalarla birlikte çalışanların takvimine eklemenize yardımcı olur. Kontrol listesi oluşturma özelliği ise tüm ekip üyelerinin sorumluluklarının farkında olmasını sağlar.

Yorum Yapma

CoPilot asistanı görevleri kabul etme, geri bildirim sağlama ve çeşitli senaryolar için hızlı ve uygun yorumlar oluşturma yeteneğine sahiptir. Örneğin tamamladığı görev için bir ekip üyesini tebrik mesajını yazma işini asistanınıza devredebilirsiniz. Aynı şekilde, daha çok geliştirilmesi gereken bir görev hakkında destek yorumu yazdırabilirsiniz.

Performans analizi

Yöneticilerin görevlerinden biri de ekip üyelerinin proje kapsamındaki performansını takip etmektir. AI asistanı gerçek zamanlı analiz ve raporlama özelliği ile ekip üyelerinin verimliliğini yakından takip etmenizi sağlayabilir. Çalışanlara atanan tüm görevleri otomatik olarak inceleyebilir ve geri bildirimler önerebilir.

Yapay Zekânın Akıllı Sohbet Yönetim Verimliliği

Bitrix24 CoPilot, akıllı sohbet yönetimi sağlayan özellikleri ile beyin fırtınasındaki en iyi yardımcınız olmaya adaydır. CoPilot, yapay zekâ GPT 4 örneğine benzer olarak, kullanıcı komutlarına insan bağlamında akıllı ve kapsamlı yanıtlar verme yeteneğine sahiptir. Böylece AI asistanı kullanarak doğru, etkili ve verimli bir iletişim deneyimi oluşturmak mümkün hâle gelir. 

Sohbet Başlatma ve Soru Sorma

Bitrix24 CoPilot sohbet asistanı, her türlü sorunuza bağlamsal ve etkili yanıtlar vermeye hazırdır. Örneğin bir kampanya için hedeflenen müşteri profilinin en son trendleri hakkında veri toplamak istiyor olabilirsiniz. CoPilot asistanı, verilen komut doğrultusunda müşteri trend ve eğilimleri hakkında en güncel verileri hızlı bir şekilde sunar.

Sohbet Adını Otomatİk Olarak Güncelleme

CoPilot asistanını birçok farklı görev için kullanıyor olabilirsiniz. Sohbet alanında da farklı konu ve sorunlar üzerine detaylı tartışmalar açmış olabilirsiniz. Asistanınız, herhangi bir karışıklığın önüne geçmek amacıyla, sohbet adını kendi kendine otomatik bir şekilde günceller.

Seslİ Komut Alma

CoPilot asistanı sadece yazılı değil sesli komut alma özelliğine de sahiptir. Ses ve metin analiz etme özelliği, hareket hâlindeyken de sohbet panelini etkili bir şekilde kullanmanıza izin verir. Mikrofon simgesine dokunarak ne yapmak istediğinizi söylemeniz yeterlidir.

Sohbet Geçmişini İzleme 

CoPilot, son mesajlardaki geçmiş konuşmaların kaydını tutma becerisine sahiptir. Önceki sohbetlere geri dönerek bir bilgi aramak istediğinizde, asistanınıza bu bilgiyi sorabilirsiniz. Örneğin “Pazarlama yöneticisinin son kampanya için belirlediği son teslim tarihi neydi?” sorusunun yanıtını saniyeler içerisinde almak mümkündür.

Öncekİ Sohbete Devam Etme

CoPilot, bağlamsal bellek özelliği sayesinde, geçmişteki bir sohbete kaldığı yerden devam edebilir. Bu özellik çeşitli avantajlara erişim sağlayabilir. Örneğin bir yönetici, farklı çalışanlarla farklı sohbetler açarak proje hakkında tartışmalar yürütebilir. Akıllı sohbet özellikleri, tüm konuşmaları bağlamsal belleğinde kaydeder. Böylece sohbet tekrar açıldığında geçmiş konuşmaları görmenize izin verir. Dilerseniz yapay zekâ asistanınıza sohbette nerede kaldığınızı bile sorabilirsiniz.

Bitrix24 CoPilot yapay zekâ asistanı ile yapabilecekleriniz, verimlilik ve üretkenlik artışının ne denli büyük olabileceğine dair ipuçları sunuyor. Görev yönetiminden müşteri hizmetlerine kadar geniş bir yelpazede kullanılan CoPilot ile iş süreçlerinize özel çözümler elde etmek mümkün hâle geliyor.

Bir iş gününde rutin ve tekrarlayan görevlere harcadığınız zamanı göz önüne getirebilirsiniz. Müşteri etkileşimlerini analiz etmek, çağrı özetleri oluşturmak, görev tanımlarını detaylandırmak, kontrol listeleri oluşturmak ve dahası… 

Tüm bunların üzerine bir de iş süreçlerinin başarılı bir şekilde yürütülmesi için planlamanız gereken adımlar eklenir. Bir AI asistanı, bu adımlara odaklanmanız için gereken zamanı size kazandırabilir. Veri analizi, arama, raporlama ve diğer tüm görevlerde çok daha kolay ve verimli bir süreç elde edilmesini destekler.

Siz de Bitrix24 CoPilot asistanını kullanarak manuel iş yükünden tasarruf etmek isterseniz hepsi bir arada iş yazılımını kullanmaya başlayabilirsiniz. Bitrix24 araçları, “sonsuza kadar ücretsiz” planı ile kaydolma işlemini gerçekleştirdiğiniz an sizinle!