Toplantı Verimliliğini Yükselten En İyi 7 Video Konferans Uygulaması

Video konferans uygulamaları başta uzaktan çalışma ekipleri olmak üzere birçok işletmenin iletişim anahtarı olarak tanımlanabilir. İster ekip toplantıları yapmayı ister dünyanın farklı yerlerindeki müşterilerle iletişim kurmayı hedefleyin, her durumda işletmenizin iyi bir video konferans uygulamasına ihtiyacı vardır.

Bu tür uygulamalar, yüz yüze iletişimin eksikliğini aratmayan iş birliği çözümleri ile öne çıkar. Beyin fırtınası oturumlarından online satış toplantılarına kadar birçok süreçte tercih edilen en popüler iş yazılımları arasında yer alır. İyi bir video konferans uygulaması, HD video ve ses akışı sağlayarak teknik sorunların da büyük ölçüde önüne geçmeyi hedefler. Peki işletmeniz için tercih edebileceğiniz en iyi video konferans uygulaması hangisidir? 

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte önünüzde onlarca farklı seçenek varken seçim yapmak zor olabilir. Ancak ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurarak video konferans uygulamalarının sunması gereken özellikleri bilirseniz bu konuda seçim yapmak kolaylaşır. Sizi uzun uzun araştırma zahmetinden kurtarmak adına en iyi 7 video konferans uygulamasını yazımızda bir araya getiriyoruz.

Video konferans uygulamaları şirketiniz için bir iletişim aracı olarak kullanılabilir. Peki ya video konferans dâhil hepsi bir arada iş birliği paketi sunan yapay zekâ destekli bir yazılıma ne dersiniz? CRM, proje yönetimi ve takvim çözümlerinin de yer aldığı Bitrix24 araçları ile işletmeniz için en iyi iş yazılımını ücretsiz olarak deneyebilirsiniz. 

Video Konferans Uygulamalarının Sahip Olması Gereken Temel Özellikler

Video konferans uygulamaları, gerçek zamanlı iletişim sağlayarak ekiplerin iş birliği verimliliğini artırmayı hedefler. Yapılan bir araştırmaya göre kurumsal şirketlerin %78'i ekip toplantıları için video konferans yazılım ürünleri kullanıyor. Bu veriye dayanarak, video konferans sistemlerinin kurumsal iletişimde adeta bir köprü görevi gördüğünü söyleyebiliriz. Peki bu köprünün sağlamlığını nasıl ölçebiliriz? Tam da bu noktada video konferans uygulamalarının özelliklerine bakmak önem kazanıyor.

İşte video konferans uygulamalarının sunması gereken temel çözümler:

Yüksek Kaliteli Görüntü ve Ses Akışı

Video konferans özellikleri, yüksek kaliteli görüntü ve ses akışı yaratarak toplantılar sırasında sorunsuz bir iletişim deneyimi sağlamalıdır. Video konferans sistemleri ile gelen sorunlara göz attığımızda ise bunun neden bu kadar önemli bir özellik olduğunu anlayabiliyoruz. Yapılan araştırmalara göre kullanıcılar video konferans konusunda en çok mikrofon yankısı ve arka plan gürültüsü sorunları ile karşı karşıya kalıyor. Ayrıca düşük bağlantı hızı veya kamera sorunları nedeniyle görüntü akışında yaşanan aksaklıklar da iletişimi engelleyen unsurlar arasında yer alıyor.

Tam da bu nedenle, seçtiğiniz video konferans uygulamaları yüksek çözünürlükte (HD) görüntülü sohbet ve arka plan gürültüsünü engelleme özellikli mikrofon çözümleri sunmalıdır. HD video konferans, mobil cihazların yanı sıra daha büyük bilgisayar monitörleri veya televizyon ekranlarında da (16x9) yüksek kalite sağlar. HD video akışı daha yüksek bant genişliği gerektirse de düşük bant genişliklerine göre daha iyi kalite sunar. Arka plan sesinin engellenmesi ile görüntülü sohbetler sırasında teknik sorunların önüne geçmek de mümkün olur.

İş Birliği Araçları

Video konferans uygulamaları, toplantı verimliliğini yükseltmek adına kapsamlı iş birliği çözümleri ile donatılmış olmalıdır. Kurumsal iletişimde önemli olan iş birliği araçları ise şunlar olabilir:

• Ekran Paylaşımı: Masaüstü ekranını, toplantı notlarını veya uygulamanın belirli bir bölümünü toplantı sırasında katılımcılarla paylaşmak için önemlidir.
• Dosya Paylaşımı: MP4 videolar, PPT’ler ve PDF’ler dâhil olmak üzere çeşitli dosya türlerinin katılımcılar arasında gerçek zamanlı ve kolay bir şekilde paylaşılmasını sağlar.
• Dinamik Kamera: Çok katılımcılı toplantılarda tüm katılımcıların ekranda aynı anda görüntülenmesine olanak tanır.
• VoIP: Audio konferans deneyimi sunan VoIP özelliği sayesinde görüntülü aramalardan sesli aramalara kolay ve hızlı bir şekilde geçiş yapmak mümkün hâle gelir.
• Sohbet: Toplantı ya da webinar sırasında kullanıcıların metin ve emojilerle birlikte çeşitli mesajları uygulama içinde göndermesine olanak tanır.
• Beyaz Tahta: Online proje yönetim araçları arasında yer alan beyaz tahta ile, sunum deneyimi geliştirilebilir ve beyin fırtınası oturumları zenginleştirilebilir.
• Uzaktan Kontrol: Katılımcıların, diğer katılımcıların bilgisayarlarına bağlanarak klavye ve fare üzerinde doğrudan kontrole sahip olmasına imkân tanır. Bu sayede, paylaşılan belgeler üzerinde gerçek zamanlı düzenlemeler yapmak kolaylaşır.
• Sınırsız Kayıt: Video konferans uygulaması, bulut depolama ve kolay paylaşım özellikleri sunarak toplantı ve webinarları kaydetmenize olanak tanımalıdır.

Toplantı Planlama ve Entegrasyon

Bir çalışan, ortalama olarak haftalık iş süresinin %35'ini toplantılara ayırır ve her hafta yaklaşık 4 saatini toplantılara hazırlık yaparak geçirir. Toplantıların katılımcılar arasında planlanması da bu süreye dâhildir. Seçtiğiniz video konferans uygulaması, online takvim entegrasyonu sağlayarak, bu planlamayı otomatikleştirmeli ve iş yükünü hafifletmelidir.

Yapay zekâ destekli takvimler, katılımcıların kesişen boş zaman aralıklarını tespit edip ekip toplantılarını hızlıca planlamayı mümkün kılar. Ayrıca video konferans uygulamalarının sunduğu çözümler arasında yer alan toplantı odası özellikleri, rutin toplantılar için zaman ve enerji tasarrufu sağlar. Katılımcılar, video konferans sistemi sayesinde ilgili toplantıya sadece tek bir tıklamayla katılabilirler.

Video konferans uygulamanızın yalnızca takvimlerle değil aynı zamanda diğer iş yazılımlarıyla da entegre olması önemlidir. Örneğin Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemleriyle entegrasyon, müşterilerle kesintisiz iletişim kurmak açısından büyük bir rol oynar.

Kullanıcı Dostu Arayüz

İyi bir video konferans uygulaması, UX tasarım avantajı yaratarak kullanıcılar için sorunsuz ve zahmetsiz bir deneyim sunmalıdır. Sezgisel ve kullanıcı dostu bir arayüz, toplantı sırasında katılımcıların rahat ve hızlı bir şekilde işlem yapabilmesi için kritik öneme sahiptir. Uygulamanın sunduğu tüm özelliklere kolayca erişilebilir olmalı ve teknik bir sorun yaşandığında, çözüm merkezi tarafından hızlıca etkin bir destek sağlanmalıdır.

Mobil Erişilebilirlik ve Gizlilik

Sanal toplantılar hareket hâlindeyken de sorunsuz bir şekilde sürdürülebilmelidir. Bu nedenle, seçtiğiniz video konferans uygulamasının yalnızca masaüstü değil bir mobil uygulamaya da sahip olması önemlidir. Ayrıca uygulamanın uçtan uca şifreleme, güvenli oturum açma seçenekleri ve toplantıda bulunan ekip üyelerine erişim kontrolü gibi güvenlik önlemleri sunması da siber tehdit ve risklere karşı koruma sağlamanız adına kritiktir.

İyi bir video konferans uygulamasının sahip olması gereken temel özellikleri incelediğimize göre artık listemize geçiş yapabiliriz. Listede yer alan tüm uygulamaları kurumsal iletişimde verimliliği artıran çözümler ve özelliklere göre seçtiğimizi belirtelim.

En İyi 7 Video Konferans Uygulaması

Son yılların en iyi 7 video konferans uygulaması şunlardır:

1. Bitrix24

2. Zoom

3. GoToMeeting

4. Microsoft Teams

5. Google Meet

6. Zoho Meeting

7. Skype

Artılar, eksiler ve maliyetlerini karşılaştırarak video konferans uygulamalarını inceleyebiliriz.

1. Bitrix24

Artılar: HD video ve ses kalitesi, güvenli bağlantı, haricî kullanıcı davet etme, ekran paylaşımı, kayıt ve toplantı özeti, CRM ve takvim entegrasyonları, yapay zekâ destekli iş birliği araçları.

Eksiler: Katılımcı sayısı 48 ile sınırlı.

Fiyat: Ücretsiz.

Bitrix24 video konferans ve webinar aracının listenin başında olmasının temel sebebi kurumsal iletişimde maksimum verimlilik sağlamasıdır. Güvenliği ön plana alan uygulama, 48 katılımcıya kadar HD video ve ses kalitesi sunarak yüksek performans gösterir. Ayrıca online toplantılar sırasında arka plan değiştirme, ekran paylaşımı ve çağrı kaydı yapma özellikleri de sunar. CRM, proje yönetim araçları ve takvim yazılımları ile kolaylıkla entegre olabilmesi ise çok yönlü bir iş yazılımı olarak öne çıkmasını sağlar. Bitrix24 ile haricî katılımcıları da davet etmek mümkündür. Otomatik toplantı özeti oluşturma aracı ile, toplantı bilgisini tüm katılımcılar arasında kolaylıkla paylaşabilirsiniz. İletişim ve iş birliğini destekleyen platformlardan biri olarak ücretsiz kullanım avantajına sahip olması Bitrix24’ü listemizin bir numarası yapıyor.

2. Zoom

Artılar: HD video ve ses kalitesi, ekran paylaşımı, sanal arka planlar, kayıt ve transkriptler, diğer uygulamalarla entegrasyon.

Eksiler: Gizlilik ve güvenlik şikâyetlerinin fazla olması, HD videolar için yüksek bant genişliği talep etmesi.

Fiyat: Sınırlı ücretsiz plan (toplantı başına 40 dakikaya kadar), Pro (aylık 12,99€), Business (aylık 17,49€), Business Plus (bilgi için iletişime geçilmesi gerekiyor).

Zoom, kurumsal iletişimde güçlü entegrasyon ve iş birliği araçlarıyla öne çıkan bir platformdur. Kullanıcı dostu, sezgisel bir UX tasarımı sunar ve yüksek kaliteli video ve ses akışı sağlar. Tüm bunlara ek olarak, dinamik ses algılama ve arka plan gürültüsü engelleme özellikleriyle donatılmıştır. Ekran paylaşımı, toplantı odaları, anketler, kayıt yetenekleri ve mobil uygulama desteği gibi çözümler sunmasıyla popüler video konferans uygulamalarından biridir. Ancak son zamanlarda bazı kullanıcıların spam e-postalarına maruz kaldığı ve veri gizliliği konusunda şikâyetler dile getirildiği de biliniyor. Dolayısıyla kurumsal iletişimde hassas veri güvenliği konusunda eksi puan alıyor. Ayrıca ücretsiz planında süre sınırı olduğunu ve iş birliği araçlarına da kısıtlama getirildiğini belirtelim.

3. GoToMeeting

Artılar: HD video ve ses kalitesi, ekran ve dosya paylaşımı, planlama, takvim entegrasyonu, canlı sohbet, anket, toplantı kayıt ve paylaşım özellikleri.

Eksiler: Karmaşık uygulama arayüzü, ücretsiz denemede 40 dakikaya kadar süre tanıması.

Fiyat: Profesyonel (150 katılımcı için aylık 10,75€), Business (250 katılımcı için aylık 14,33€), Enterprise (bilgi için iletişime geçilmesi gerekiyor)

GoToMeeting, yüksek kalitede video ve ses akışı sağlamanın yanı sıra entegre sohbet ve birden fazla cihaz üzerinden toplantılara katılma avantajı sunuyor. Zoom uygulamasının aksine düşük bant genişliğinde de HD video ve ses kalitesi sunabiliyor. Ayrıca dosya, ekran ve video paylaşımları ile iş birliğini güçlendiriyor. Fakat video konferans araçlarına aşina olmayanlar için karmaşık bir arayüze sahip olduğu söylenebilir. Ayrıca ücretsiz planında yalnızca 3 katılımcı ile 40 dakikaya kadar süre tanınıyor. Kurumsal iletişimde ekip ve müşteri toplantıları için ücretli planlara geçiş yapmak gerekli olabilir.

4. Microsoft Teams

Artılar: HD video ve ses kalitesi, sanal arka planlar, uygulama içi sohbet, dosya ve ekran paylaşımı, güçlü üçüncü taraf entegrasyonları, bulut altyapısı ile uçtan uca şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama.

Eksiler: Karmaşık kullanıcı arayüzü, kullanıcı izinlerinde kısıtlı yapılandırma.

Fiyat: Microsoft Teams Essentials (kullanıcı başına aylık 4$), Microsoft 365 Business Basic (kullanıcı başına aylık 6$), Microsoft 365 Business Standard (kullanıcı başına aylık 12,50$), Microsoft 365 Business Premium (kullanıcı başına aylık 22$)

Microsoft Teams, ekip iş birliğini zenginleştiren video konferans araçları ile listemizdeki yerini alıyor. Ayrı oturumlar ve kanallarda ayrı toplantı odaları için video konferans sistemi sağlayabilen bu uygulama beyaz tahta, uygulama içi sohbet, farklı sunum modları ve sanal arka planlar gibi özellikler sunuyor. Yapay zekâdan destek alması ise toplantı sırasında canlı alt yazı özelliğine erişim sağlamanıza olanak tanıyor. Microsoft 365 entegrasyonu ile öne çıkan video konferans uygulaması dosya depolama alanlarında kullanıcıları zorlayabiliyor. Ayrıca AI tarafından desteklenmesine rağmen yeni kullanıcılar için sezgisel bir arayüz sunmada eksik kalıyor. Microsoft Teams üzerinden herkes ayrı bir kanal açarak toplantı oluşturabiliyor. Bu da bulut depolama alanının gereksiz bir şekilde kullanılmasına neden olabilir. Ayrıca haricî kullanıcılar için kullanıcı izinlerinde kısıtlama sorunları olması hassas bilgi güvenliği konusunda risk yaratabiliyor.

5. Google Meet

Artılar: Güçlü entegrasyon özellikleri, ayarlanabilir ekran düzeni, AI desteği ile canlı alt yazı, uygulama içi sohbet, her biri 100 katılımcıdan oluşan sınırsız sayıda toplantı.

Eksiler: Aynı anda sadece bir ekran paylaşımına izin veriyor, dâhilî beyaz tahta özelliği bulunmuyor.

Fiyat: Ücretsiz Plan (100 katılımcı / 60 Dakika), ÜCretli Google Workspace Planları Ücretli (kurumsal paketi 1000 katılımcıya kadar görüntülü toplantı ile kayıt ve canlı yayın sunuyor)

Google Workspace’in bir parçası olarak sunulan Google Meet, en popüler video konferans ürünleri arasındadır. 100 katılımcıya kadar ücretsiz destek vermesinin yanı sıra ücretli planlarda 250 katılımcı seçeneği bulunur. Yapay zekâ özellikleri, ekran paylaşımı, güçlü güvenlik önlemleri ve Google Takvim entegrasyonu bulunan bu uygulama iş birliği araçları ile öne çıkar. Ayrıca iOS ve Android platformlarında otomatik güncellemeler sunmasıyla hem profesyoneller hem de bireysel kullanıcılar tarafından sıklıkla tercih edilir. Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams gibi rakiplerine kıyasla popüler video konferans özelliklerinden de yoksundur. Örneğin beyaz tahta özelliği için haricî bir yükleme yapmanız gerekir. Ayrıca aynı anda sadece tek bir ekran paylaşımına izin verilmekte.

6. Zoho Meeting

Artılar: HD ses ve video akışı, sanal arka planlar, AI destekli iş birliği araçları, video kayıt ve paylaşım, takvim entegrasyonları, uygulama içi sohbet.

Eksiler: İş birliği araçları için ek uygulamalar gerektirmesi, HD ses kalitesinde kullanıcı şikâyetleri, toplantılarda maksimum 250 katılımcı sınırı.

Fiyat: Standart (1 host ve 10 katılımcıya kadar aylık 1€), Profesyonel (1 host ve 10 katılımcıya kadar aylık 3€), artan atılımcı sayısına göre fiyatlar değişiyor. 

Zoho Meeting, sezgisel kullanıcı arayüzü ile online toplantılar ve webinarlar için güçlü çözümler sunuyor. HD ses ve video kalitesinin yanı sıra beyaz tahta, ekran ve dosya paylaşımı özellikleri ile iş birliği araçlarını öne çıkarıyor. Yapay zekâ desteği ile transkript özelliği sunan Zoho Meeting, takvim ve CRM entegrasyonu da sağlayabiliyor. Tek oturumda 5000’e kadar katılımcı ile webinar düzenleme ayrıcalığı ise uygulamanın dikkat çeken avantajları arasında. Ancak diğer Zoho ürünleri ile entegre çalışması maliyetleri artırabilir ve ek uygulama indirme gereksinimi yaratabilir. Ayrıca toplantılardaki katılımcı sayısı 250 ile sınırlı.

7. Skype

Artılar: HD ses ve video, arama kaydı, canlı alt yazı, uygulama içi mesaj/sohbet, ekran paylaşımı, telefon arama.

Eksiler: Bağlantı sorunları, iş birliği araçları için ek ücretler.

Fiyat: Ücretsiz.

Skype, iletişim ve iş birliğini artıran özellikleri ile popüler video konferans uygulamaları arasında yer alıyor. HD ses ve video akışı sunmasının yanı sıra kayıt ve alt yazı seçenekleriyle online toplantıları zenginleştiriyor. İletişimi daha verimli hâle getirmek adına toplantıları kaydetmenize ve paylaşmanıza olanak tanıyor. Skype’ı öne çıkaran en önemli özelliği ise anlık mesajlaşma desteğine sahip olması. Kullanıcılar hem grup sohbetleri hem de özel sohbetlerde birbirlerine kısa mesajlar, görseller ve emojiler gönderebiliyor. Hem mobil hem de masaüstü cihazlara uygun oldukça sezgisel bir arayüz sunması da bir artı olarak dikkat çekiyor. Skype kullanıcılarının en çok şikâyette bulunduğu konu ise bağlantı sorunları oluyor. Yüksek bant genişliği talebi nedeniyle bağlantı ve donma sorunlarının sıkça yaşanması mümkün. Ayrıca iş birliği özelliklerine erişim için ek planların satın alınması gerekebilir.

Sonuç olarak, online toplantı çözümleri geliştiren uygulamaların yüksek kalitede video konferans görüntü ve ses donanımı ile öne çıktığını görüyoruz. Bu çözümler, kurumsal iletişimde verimlilik sağlarken iş birliği araçları ile birleşerek bu iletişimi büyük ölçüde kolaylaştırmayı da başarıyor. Siz de video konferans ürünleri arasından kendi ihtiyaçlarınızı da göz önünde bulundurarak en uygun ve etkili seçimi yapabilirsiniz.

Bitrix24 çözümleri, toplantı verimliliğini yükselten çok yönlü araçları ile ücretsiz kullanım avantajı sunmaya devam ediyor. Toplantı araçlarıyla birlikte proje yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi ve insan kaynakları çözümleri geliştirerek hepsi bir arada iş platformu olarak öne çıkıyor. Hemen şimdi kayıt işlemlerinizi tamamlayarak, Bitrix24 avantajlarını keşfetmeye başlayabilirsiniz.