Proje planlamaya giriş - planlama araçlarını, şablonlarını ve metodolojilerini açıklıyoruz

Bildiğiniz gibi Bitrix24 dünyanın her yanında milyonlarca şirketin ve kişinin kullandığı, en iyi üç ücretsiz çevrimiçi proje yönetim çözümünden biri. Ama projenizi yönetmeden önce planlamanız gerekir. Kulağa kolay gibi geliyor, değil mi? Ama hem kolay hem de zor. O yüzden proje planlama şablonları, araçları ve yaklaşımlarından söz etmek lazım. Neyse ki şanslısınız çünkü ihtiyacınız olursa bunların tümü de Bitrix24’te var ve ücretsiz.

1. Proje planlama takvimi

Proje takvim şablonları tam da adı gibi. Herhangi bir Bitrix24 projesine ya da çalışma grubuna gittiğinizde proje takvimine erişmenize izin veren Takvim sekmesini göreceksiniz. Takvim görünümünü aylık, haftalık ve günlük olacak biçimde değiştirebilirsiniz ama çoğu proje için aylık takvim görünümü varsayılan seçenektir. Her projenin kendi takvimi ve ihtiyaç görülürse takvimleri olabilir. Proje takvimleri pazarlamacılar arasında çok popülerdir çünkü pazarlama kampanyalarını görmeyi çok kolaylaştırır. Yine popüler bir kullanım senaryosu da editoryal takvimlerdir. Eğer çevrimiçi takvimlerin nasıl kullanıldığını biliyorsanız proje takvimlerini de biliyorsunuz demektir. Gerçekten o kadar kolay.

2. Proje planlama zaman çizelgesi

   Proje zaman çizelgesi şablonlarına Gantt şeması da denir ve bunlar yaklaşık 100 yıldır kullanılıyor (Gantt şemasının tarihçesini buradan okuyabilirsiniz). Proje zaman çizelgelerinin, projenin karmaşıklık durumuna göre bağımlılıkları olabilir de olmayabilir de. Gördüğünüz gibi, proje zaman çizelgeleri takvim üzerinde de gösterilir ama normal proje takvimlerinden çok farklıdır. Öncelikle, bağımlılıklar her bir görevin ne şekilde tamamlanacağının sırasını belirler. Örneğin, bir evin duvarlarını inşa etmeden önce temelini atmak gerekir ve duvar olmadan da çatıyı yapamazsınız.

İkincisi, proje zaman çizelgesi görünümünü kullandığınızda bir ana görevin tarihini değiştirdiğinizde bağımlı tüm görevler otomatikman yer değiştirir. Daha önce bir Gantt şemasının nasıl kullandığını hiç görmediyseniz bu bir dakikalık kısa video proje zaman çizelgesi şablonlarının kullanım sürecinin tamamını gösteriyor.

3. Proje planlama tahtası (diğer adıyla Kanban proje planlaması)

Kanban tahtaları son yıllarda giderek popülerlik kazanıyor ve tahta görünümü artık birçok proje yönetim çözümünün varsayılan görünümü. Bitrix24 de bunlardan. Kanban metodolojisi Japonya’dan gelme ve ilk başta imalatçılar tarafından tam zamanında teslimler için kullanılıyordu. Kanban, yazılım geliştiriciler arasında da hızla yayıldı ve şu anda çok geniş bir ölçekte, hatta evlilik planlama gibi gayet sıradan işler için bile kullanılır oldu.

Kanban proje planlama tahtalarının özel yanını söyleyelim. Neyin yapılıp neyin yapılmadığını gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz. Bir görevin durumunu değiştirmek için tek yapmanız gereken, bir görev kartını başka sütuna taşımak. Bir diğer bir dakikalık videoda Bitrix24 Kanban proje planlayıcısını iş başında izleyebilirsiniz ve bu proje planlama tahtalarına âşık olacağınızdan eminiz.

4.     Proje kaynak planlama

Proje kaynak planlama şablonları, proje planlama araçları listesinin en üstünde yer alır. Çoğu zaman Gantt şemaları da kaynak planlamayla birlikte kullanılır. Temel-duvar-çatı örneğini hatırladınız mı? Bu görevlerin her biri için özel araçlar gerekir. Mesela temel kazmak için bir ekskavatörü ya da kovalı kazıcıyı altı saat kullanmak lazımdır. Ardından bir süre de beton karıştırıcısına ihtiyaç duyarsınız. Ekipman ya da işçi zamanını planlamak ve kiralamak ‘kaynak yönetimi’ olarak anılır. Bitrix24 hem geleneksel kaynak yönetimine (diğer adıyla iş yükü yönetimi) ve CRM içinde kaynak tahsis özelliğine sahip.

5.     Projede yapılacaklar listesi

Proje yönetiminde yapılacak işler listesi, muhtemelen dünyanın en basit proje planlama yöntemidir. Fakat bazı projeler için tek gereken de budur. Diyelim ki kurum içinde bir yılbaşı partisi düzenleyeceksiniz. Bir mekân kiralamanız, catering şirketi bulmanız, DJ ile anlaşmanız ve servisleri ayarlamanız gerekir. Muhtemelen yapılacak işler listesi bu tür bir proje için yeterlidir çünkü önce DJ’i mi, catering şirketini mi bulduğunuz aslında fark etmez.

İşte bu kadar. Proje planlamanın çok karmaşık bir yanı yok. Gerçi hiç Gantt şemasıyla ya da yönetimsel kaynak planlama yazılımlarıyla çalışmadıysanız biraz alışmanız gerekecektir. Önemli olan şey şu: Bir projeyi planlamanın tek yolu yoktur. Projenin neyle ilgili olduğuna göre, bazen bir takvim bir zaman çizelgesi görünümünden daha çok işe yarayabilir ya da tam tersi olabilir. Dahası, birçok proje yönetim yazılımı, projenizin görsel sunumunu seçmenize ve Kanban tahtası, Gantt şeması ya da Liste görünümleri arasında geçiş yapmanıza olanak tanır.