Uzaktan çalışma ve çevrimiçi toplantılar profesyonel yaşamın ayrılmaz bir parçası olmaya devam ederken, görüntülü konferans görgü kuralları etkili iletişim için önemini korumaya devam ediyor. Bazı evrensel ilkeler bulunsa da, kültürel nüanslar farklı ülkelerdeki insanların görüntülü görüşmelere nasıl katıldıklarını etkiliyor. Bu farklılıkları anlamak daha iyi bir iş birliğini teşvik ediyor ve yanlış iletişim riskini azaltıyor.
Bu araştırma, kapsamlı görüntülü görüşme ve konferans olanakları sunan bir çevrimiçi çalışma alanı örneği olarak Bitrix24'ü kullanarak, çeşitli ülkelerdeki kullanıcıların görüntülü aramaya nasıl yaklaştıklarını ayrıntılı bir şekilde inceliyor.
Evrensel Görgü Kuralları Standartları
2024 yılında da konumdan bağımsız olarak video konferans görgü kurallarının birkaç temel unsuru aynı kalacak. Bunlar arasında;
- Uygun giyinmek
- İyi aydınlatma ve net sese sahip olmak
- Dakiklik
- Gerektiğinde tarafsız veya profesyonel bir sanal arka plan kullanın
İkincisi özellikle dikkat çekicidir, çünkü çok sayıda çalışmanın (bu makalede dâhil) konusu olmuştur ve "görüntülü konferans yorgunluğuna" yol açtığı düşünülmektedir. Canlı renkli, hareketli veya uygunsuz bir arka plan, nötr bir arka plandan veya arka planın olmamasından daha hızlı bir şekilde fiziksel, duygusal, zihinsel ve sosyal yorgunluğa neden olabilir.
Konuşmadığınız zamanlarda mikrofonu sessize almak ve dikkat dağıtacak unsurlardan uzak durmak da akıcı bir tartışma ortamı sağlamak için yaygın olarak kabul gören kurallardır.
Bir diğer evrensel uygulama ise etkileşim beklentisidir; buna kameraya bakarak göz teması kurmak, baş sallamak veya dijital tepkiler kullanmak gibi aktif katılımlar dâhildir.
Yapay zekâ destekli toplantı araçlarındaki gelişmelerle birlikte otomatik çağrı transkripsiyonu ve gerçek zamanlı çeviri, küresel sanal toplantılarda erişilebilirliği ve kapsayıcılığı daha da iyileştirdi.
Görüntülü Konferansta Bölgesel Farklılıklar
Yukarıdaki bölümde belirtilen ortak noktalara rağmen, video konferans görgü kuralları kültürler arasında hâlâ büyük ölçüde farklılık gösterir ve daha geniş toplumsal iletişim stillerini ve işyeri normlarını yansıtır. Aşağıda video konferansın yaygın olarak kullanıldığı başlıca ülkelere ilişkin kısa bir genel bakış yer almaktadır.
Kuzey Amerika ve Batı Avrupa
Kuzey Amerika ve Batı Avrupa ülkelerinin çoğunda görüntülü görüşmeler genellikle gayriresmîdir ancak iyi organize edilmiştir. Katılımcılar birbirlerine sıklıkla isimleriyle hitap ederler ve açık bir tartışma ortamı teşvik ederler. Giyimde rahat yaklaşım hala yaygın. Birçok profesyonel, toplantı üst düzey yöneticilerle veya müşterilerle yapılmadığı sürece iş hayatında rahat kıyafetler giymeyi tercih ediyor. Toplantıların başında genellikle buz kırıcı görevi gören küçük bir sohbet şeklinde kısa bir giriş yapılır.
Asya
Birçok Asya ülkesinde, video konferans görgü kuralları geleneksel şirket hiyerarşileriyle örtüşüyor. Meslektaşlara hitap ederken resmî selamlaşmalar ve uygun unvanların kullanılması hâlâ önemli. Japonya ve Güney Kore gibi ülkelerde sessizlik bazen düşünceliliği ifade etmek için kullanılırken, Batılı bağlamlarda bu durum ilgisizlik olarak yanlış yorumlanabiliyor. Ayrıca şirket markasını ön plana çıkaran sanal arka planlar daha profesyonel görünmek için sıklıkla kullanılır.
Latin Amerika
Latin Amerika'daki toplantılar genellikle işe geçmeden önce kişisel konulardaki sohbetlerle başlar. Aile veya refah hakkında selamlaşmalar ve küçük sohbetler takdir edilir. Dakiklik konusunda daha rahat bir yaklaşım hâlâ yaygındır, ancak bu durum işletmeye ve ülkeye göre değişir.
Bitrix24 Görüntülü Arama Çalışması
Yakın zamanda gerçekleştirilen bu araştırma, popüler bir ücretsiz çevrimiçi çalışma alanı olan Bitrix24'te farklı ülkelerdeki insanların görüntülü görüşmelere ve konferanslara nasıl yaklaştıklarına dair sıra dışı bilgiler ortaya koydu. 95'ten fazla ülkede yaklaşık 1,2 milyon çağrı analiz edildi: İşte sonuçlar.
Çağrı Süresi
Genel olarak grup görüşmeleri ortalama 21 dakika, bireysel görüşmeler ise 10 dakika sürüyor. Ancak ülkeler bazında bakıldığında farklılıklar şaşırtıcı.
Örneğin İtalya'da grup görüşmelerinin ortalama süresi önemli ölçüde daha uzundur: 34 dakika. Türkiye ise arama başına 31 dakika ile onu takip ediyor.
Bu listenin en altında Hindistan var: Bu ülkeden insanlar, ortalama olarak bir grup görüşmesine 14 dakika harcıyor. Bu, Türkiye'den yaklaşık iki kat daha az.
Bire bir aramalara gelince, sonuçlar hemen hemen aynı: Hindistan'da 7 dakika Türkiye ise 11 dakika.
Bu oldukça sıra dışı bir durum, zira "Zoom yorgunluğu" üzerine yakın zamanda yapılan bir araştırma, insanların görüntülü görüşmeler sık, kısa ve küçük gruplar hâlinde yapıldığında kendilerini daha bağlı hissettiğini ortaya koydu.
Buna karşılık, çok sayıda katılımcının olduğu uzun toplantılar yorucu olabilir; bunun nedeni muhtemelen çok sayıda kişiyle göz teması gibi sözel olmayan iletişim ipuçlarını sürdürmenin daha fazla zihinsel çaba gerektirmesidir.
Kamera Kullanımı
Yaygın inanışın aksine, herkes görüntülü görüşmelerde kamerayı kullanmayı tercih etmiyor. Araştırmaya göre, Türkiye'de yapılan görüntülü görüşmelerin ortalama %26'sı kamera kapalıyken yapılıyor.
Belirli ülkelerden/bölgelerden bahsetmişken, bu oran Latin Amerika'da daha da yüksek. Şirket müşterilerinin %48'u görüntülü görüşme sırasında kamera kullanmayı tercih etmiyor. Öte yandan insanların en çok görülmek istediği ülke İtalya: Burada kamera olmadan yapılan görüntülü görüşmelerin oranı yalnızca yüzde 13.
Ekran Paylaşımı ve Çağrı Kaydı
Diğer dikkat çekici görüntülü görüşme özellikleri arasında Türkiye ve Meksika'da oldukça popüler olan ekran paylaşımı yer alıyor. Bu ülkelerdeki tüm Bitrix24 görüntülü görüşmelerinin yaklaşık %5'i ekran paylaşımını kullanıyor.
Ayrıca, Meksika'daki Bitrix24 müşterileri görüşmelerini kaydetmekten hoşlanıyor. Bu ülkedeki tüm görüntülü görüşmelerin neredeyse %9.1'i kaydediliyor. Bu oran Türkiye'de %1.3 civarındadır.
Çağrı Grubu Boyutu
Türkiye'de çevrimiçi toplantılara ortalama 4,1 katılımcı katılıyor ki bu da küresel ortalamayla oldukça uyumlu. En büyük çevrimiçi toplantılar Orta Asya'da yapılıyor. Kazakistan'da grup görüşmeleri neredeyse her zaman dörtten fazla kişiyi kapsar.
Çözüm
Video konferansların gelişmesiyle birlikte, kültürel farklılıkların dikkate alınması, dünya çapındaki profesyoneller arasında daha iyi küresel iletişimi ve karşılıklı saygıyı teşvik ediyor. Evrensel görgü kuralları etkili toplantılar yönetmeye yardımcı olurken, bölgesel geleneklere uyum sağlamak da iş birliğini kolaylaştırır ve giderek daha fazla birbirine bağlı hâle gelen bir çalışma ortamında ilişkileri güçlendirir.
Bitrix24 Hakkında
Bitrix24, şirketlerin satışları, müşterileri ve çalışanları yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış ücretsiz bir çevrimiçi çalışma alanıdır. Bitrix24, 2012 yılından bu yana dünya çapında 15 milyondan fazla şirket tarafından benimsenmiş ve yaygın olarak kullanılmaktadır.
Bitrix24 çevrimiçi toplantıları ve görüntülü görüşmeleri ücretsiz olarak sağlaması dışında ayrıca şunları içerir:
- 1.000'e kadar katılımcı
- Zaman kısıtlaması yok
- Ekran paylaşımı ve özel arka planlar
- Çağrı kaydı ve transkripsiyonu
- YZ destekli çağrı analizi + öneriler
- CRM ve görevlerle entegrasyon
Ekibinizle etkili iletişim kurmanın yeni yolunu keşfedin: Bitrix24 ile görüntülü görüşmeler ve çevrimiçi toplantılar! Hemen ücretsiz hesabınızı oluşturun ve farkı yaşayın!
Daha derine dalın: araştırma grafiklerinin PDF'ini indirin:
Farklı kültürlerde görüntülü konferans: Ekran paylaşımı en çok Türkler'de.pdf 
