2022'de Her Proje Yönetimi Yazılımının İhtiyaç Duyduğu 15 Temel İşlevsellik

İçerik Tablosu

1. Uzaktan çalışan ve geleneksel ekipler için ideal bulut erişimi
2. Tüm cihazlarda sorunsuz uyumluluk
3. Sınırsız kullanıcı için özelleştirilebilir erişim
4. Dosyalarınızı depolamak ve paylaşmak için bolca alan
5. Anlaşılır, ayrıntılı görev kartları — asla asıl noktayı kaçırmayın
6. Sorumluluk için kişiselleştirilmiş görevler
7. Yeniden kullanılabilir iş akışları. Bozuk değilse, neden düzeltelim?
8. Hassas planlama için zaman yönetimi
9. Sizi yolda ve zamanında tutmak için takvimler
10. Süreçlerinizi kolaylaştıracak otomasyonlar
11. Her durum için iletişim araçları
12. Projeleri netleştirmek için görselleştirmeler
13. Değerlendirmek ve geliştirmek için analitik
14. Cephaneliğinizdeki diğer araçlarla entegrasyonlar
15. Bir dizi başka özellikle yerel entegrasyon

Dışarıda bu kadar çok araç varken, proje yönetimi yazılımının hangi işlevlerinin gerekli olduğunu ve hangilerinin aldatmaca olduğunu bilmek zor. Her iki durumda da, uygulamanızı seçerken paranızın karşılığını en iyi şekilde almak istiyorsunuz ve biz size yardımcı olmak için buradayız.

İster proje yönetiminde yeni olun, ister en son trendlerden haberdar olmak için burada olun, sizi şu anda piyasada neler olduğunu ve bunun ekibinizin rakiplerinizin önüne nasıl geçebileceğini anlatacağız. 

1. Uzaktan çalışan ve geleneksel ekipler için ideal bulut erişimi

Şimdi temel bilgilerden başlayarak. Platformunuza ihtiyaç duyduğunuz her yerden erişebilmek, bugünlerde proje yönetimi yazılımının temel işlevlerinden biridir ve bunu sağlayamayan herhangi bir araç, listenizden hemen çıkarılmalıdır. 

Her kullanıcının size güvenlik sağlayan kendi oturum açma kimlik bilgileri vardır, ancak siz fiziksel bir ofise bağlı değilsiniz. Bu, şu anda yükselişte olan uzak ekiplerin yanı sıra hareket halindeyken güncellemelere ihtiyaç duyan saha ekipleri için mükemmeldir. Her çalışan, nerede olurlarsa olsunlar doğrudan gerçek zamanlı görev yönetimi kontrol paneline girebilir ve çalışmaya başlayabilir.

2. Tüm cihazlarda sorunsuz uyumluluk

Uzaktan erişimle yakından bağlantılı olan, yazılımınıza elinizin altında olması gereken herhangi bir cihazdan erişebilmenizdir. Tüm ekibiniz için mevcut olan en iyi proje yönetimi çözümleri, hiçbir ek ücret ödemeden iOS ve Android'de mevcut olacaktır. Uygulamayı indirmeden önce ücretsiz bir denemeye sahip olduğunuzdan emin olun. Bazı araçlar, söz konusu araçlarının mobil versiyonu olduğunda kendi beklentilerine ayak uydurmakta zorlanıyor. 

Mobil uyumluluk ile bildirimler aracılığıyla tüm güncellemelerinizle bağlantıda kalabilirsiniz. Bu, belirtilen son tarihleri ​​ve telefonunuza programlamayı seçtiğiniz diğer her şeyi içerir. 

3. Sınırsız kullanıcı için özelleştirilebilir erişim

Elbette, şu anda büyük bir ekibiniz olmayabilir, ancak proje yönetimi yazılımının en çok gözden kaçan işlevlerinden biri, herkesin aynı anda oturum açabilmesidir. Erişilebilirlik özellikleri ile hassas dosyalara erişimi kısıtlayabilir ve sırlarınızı güvende tutabilirsiniz. 

Piyasadaki bazı araçlar kullanıcı bazında ücretlendirme yaptığı için maliyetleri oldukça hızlı bir şekilde artırabilir, Bitrix24 gibi platformlar ise size tüm şirketiniz için sabit bir ücret verir. En başından sınırsız kullanıcıya sahip olmak, gelecekteki bütçelerinizi daha iyi tahmin etmenizi sağlar. Büyümeye karar verdiğinizde, her şey hızla olabilir, bu nedenle ideal olarak arkanızı kollayan proje yönetim sistemlerine gitmek istersiniz.

4. Dosyalarınızı depolamak ve paylaşmak için bolca alan

Proje yönetimi çözümlerini kullanacaksanız, uzaktan erişim noktasına yakından bağlı, gerçekten bulut tabanlı bir depolama sistemine ihtiyacınız var. Üstlendiğiniz hemen hemen her görev bir (veya üç) belgeye ihtiyaç duyacaktır ve tüm dosyalarınız için merkezi bir depolama alanına sahip olmak kesinlikle gereklidir. Ekibinizdeki herkes oturum açtığında dokümanlarınıza erişebilmeli ve onları yabancılardan korumalıdır.

Dikkat etmeniz gereken bir şey, aldığınız depolama alanı miktarıdır. Bazı proje yönetimi çözümleri, daha fazla yükseltme yapmak için sizi fazla ücretlendirmeden önce çok az miktarda alan sunar.

5. Net, ayrıntılı görev kartları hiçbir zaman asıl noktayı kaçırmaz

İnsanlar onlarla ne yapacaklarını bilmiyorsa, projeniz için bir grup görev oluşturmanın bir anlamı yoktur. Proje yönetimi yazılımının temel işlevlerinden biri, her görev kartında çok çeşitli alanlar olmalıdır. Hepsini doldurmanıza gerek yok ama ne kadar çok ayrıntı eklerseniz ekibiniz o kadar iyi iş çıkarır. 

Ne hakkında konuştuğumuzu merak ediyorsanız, AKILLI hedefleri düşünün: spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı. Bu felsefeye uygun olarak, görevleriniz açık, ayrıntılı talimatlar ve eksiksiz olarak kabul edilecek bir hedef kalite seviyesi içermelidir. Bir kişinin ulaşamayacağını düşünüyorsanız, göreve iki kişi atayarak daha ulaşılabilir hale getirin. Diğer görevlere bağlayarak alaka düzeyini gösterin ve bir son tarih ekleyerek (her ihtimale karşı birkaç hatırlatma ile) zamana bağlı olarak gösterin.

6. Sorumluluk için kişiselleştirilmiş görevler

Her göreve sorumlu kişiler atamanıza izin vermeyen bir araç kullandıysanız, bu özelliğe sahip olmanın ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz. Görevler oluştururken genel olarak kimin sorumlu olduğunu, görev yaratıcısının, katılımcıların ve gözlemcilerin kim olduğunu bilmeniz gerekir. Bu, nihayetinde görevlerin bulutta dolaşmaktansa yapılmasını sağlayan bir hesap verebilirlik katmanı ekler.

Bir göreve bağlı her kişi, her güncelleme, son tarih değişikliği ve bahsetme için bildirim alır. Bu şekilde ekibiniz, görevlerin gözden kaçmamasını sağlamak için görevin içinde kesin bir strateji iletebilir.

7. Yeniden kullanılabilir iş akışları. Bozuk değilse, neden düzeltelim?

Yapısal ve yönetim özelliklerinden uzakta, şimdi proje yönetimi yazılımının görevleri yerine getiren işlevlerine dalıyoruz. 

Projeleriniz için alabileceğiniz en pratik özellikler arasında iş akışları yer alır. Bir dizi ilgili görevi birbirine bağlayan iş akışları, belirli bir hedefe ulaşmak için bir araya gelen tüm hareketli parçaları birbirine bağlar. Örneğin, bir reklam fikrine metin yazmak, görsel tasarlamak ve yönetimsel onay vermek arasında bağlantı kurabilir.

Tekrarlanan görevlerde, iş akışlarınızı bir dahaki sefere tek bir tıklamayla çalışmaya hazır şekilde kaydetmek için proje yönetimi yazılımı özelliklerini kullanabilirsiniz.

8. Hassas planlama için zaman yönetimi

Mikro yöneticilerin gözleri, zaman takibi düşüncesiyle parlıyor ve bunun harika bir performans ölçüsü olduğunu söylemek doğru olur. Ancak, onu proje yönetimi yazılımınızın en önemli işlevlerinden biri yapmak istemenizin ana nedeni bu değildir. 

Karmaşık projeleri organize ederken, tahmin ettiğiniz zamanlamaları doğru yapmak zordur. Ancak burada zaman izleyicileri devreye giriyor. Muhtemelen, her tekrar ettiklerinde tekrar eden ve benzer olan oldukça fazla sayıda göreviniz olacak. Bülten yazma veya müşteri katılım aramaları alanındayız. 

Bu görevleri tekrar tekrar zamanlayarak ve ortalama alarak, sağlam verilere dayalı projeler belirleyebilirsiniz. Bu şekilde, gelecek planlarınız giderek daha doğru olacaktır. 

Gelişmiş Proje Yönetimi

Etkili proje planlama ve takibi. 35'in üzerinde çevrimiçi araçla ekibinizi motive edin ve uyumlu hale getirin.

Şimdi Dene

9. Sizi doğru yolda ve zamanında tutacak takvimler

Zaman temasından devam edecek olursak, yerleşik takvimi olmayan bir proje yönetimi uygulaması sizi hiçbir yere götürmez. Her şeyden önce, bu teslim tarihlerini tutmak için bir yere ihtiyacınız var. Ekibiniz sabah takvimlerini açtığında, bu yüksek öncelikli görevlerin önde ve merkezde olmasını istersiniz.

Her termin tarihine hatırlatma bildirimleri ekleyerek termin tarihlerini bir adım öteye taşıyabilirsiniz. Bir yönetici olarak, müdahaleci bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. Her çalışanı takip etmek yerine, takviminiz onunla ilgilenecektir. 

Son olarak, bir düğmeyi tıklatarak yinelenen görevleri her hafta, her gün tekrar edecek şekilde ayarlayabilir ve hatta kendi tekrarlama sıranızı özelleştirebilirsiniz. 

10. Süreçlerinizi kolaylaştıracak otomasyonlar

Otomasyon, günlük görevleri hızlandırmak için algoritmalar kullanan proje yönetimi yazılımının bir dizi işlevini temsil eder. Ayak işlerinin çoğunu sizin yerinize yaparak herhangi bir takıma görevleri tamamlama konusunda büyük bir destek sağlarlar. 

Otomasyonlara bir örnek, görev atamasıdır. İş akışınızdaki bir görev tamamlandı olarak işaretlendiğinde, sorumlu kişi bir bildirim alarak bir sonraki görev atanır. Benzer şekilde, yeni bir müşteri adayı geldiğinde otomatik olarak bir iş akışını harekete geçirebilirsiniz.

Genel bir kural olarak, tekrar eden ve idari olan her şey otomatikleştirilebilir, bu da onu piyasadaki en iyi proje yönetimi yazılımı özelliklerinden biri yapar.

11. Her durum için iletişim araçları

İletişim işteki her şeydir ve uzak ekipler için daha da fazlasıdır. Bir dizi iletişim kanalını entegre etmek yerine, proje yönetimi yazılımının yerel iletişim işlevlerine dikkat edin. 

Çoğu araç, her görev kartında mesaj bırakmanıza izin verir. Ancak en iyi uygulamalar, çok çeşitli diğer iletişim özelliklerine erişmenizi sağlar. En pratik olanı anında mesajlaşmadır, ancak görüntülü aramalarla doğrudan proje yönetimi yazılımınızdan toplantılar düzenleyebilirsiniz. 

Tüm iletişimlerinizi tek bir kullanışlı araçta tutarak, her etkileşimi gezinmeden takip edebilirsiniz. 

12. Projeleri netleştirmek için görselleştirmeler

İnsanların olaylara farklı bakış açıları vardır ve sizin proje yönetim sistemleriniz de farklı olmamalıdır! 

Kanban panoları sunan araçları arayın. Her bireyin projenin ilerlemesini tek bir kolay görünümde görebildiği çevik ekipler çalıştırmanın en verimli yollarından biridir. Sadece kendi görevlerini kolayca görmekle kalmazlar, aynı zamanda onları daha büyük resimle bağlantılı olarak görürler - ekipleri motive etmek için mükemmeldirler.

Gantt çizelgeleri, daha çok zamanlamalara ve teslim tarihlerine odaklanan başka bir yaygın görselleştirmedir. Her bir görevin ne kadar süreceğini planlamak ve iyi bir şekilde kullanılabilecek boşlukları tespit etmek isteyen proje yöneticileri için bir rüyadır.

13. Değerlendirmek ve geliştirmek için analitik

Analitik olmadan nerede olurduk? Muhtemelen net bir odaklanma veya ilerleme kanıtı olmadan ortalıkta dolaşıyor. Ölçemezsen iyileştiremezsin derler, bu nedenle analitiği proje yönetimi yazılımının işlevlerinizden biri olarak dahil ederek yaklaşımınızı anlamlı bir şekilde geliştirebilirsiniz.

En iyi platformlarda, analitik arka planda sürekli olarak sessizce çalışır. İş başına harcanan süre, geciken görevlerin miktarı ve sıkı çalışmanızın sonucu olarak yapılan anlaşmalar gibi ölçümleri alırlar. Bireysel ve ekip KPI'larını ölçmek için harikadır, bunları gelecekte stratejinize rehberlik etmesi için de kullanabilirsiniz.

14. Cephaneliğinizdeki diğer araçlarla entegrasyonlar

Yepyeni proje yönetim sisteminiz ile mevcut araçlarınız arasında veritabanlarını kopyalayıp yapıştırmak zorunda kalmaktan daha kötü bir şey yoktur. 

Parasını hak eden herhangi bir proje yönetimi yazılımı, CRM'lerin yanı sıra en popüler iletişim platformlarından bazılarıyla entegrasyonlarla donatılmış olarak gelecektir. Her yeni bilgiden yararlanmanız gerektiğinde sekmeler arasında gezinmeden tek bir yerde her iki araçtan en iyi şekilde yararlanmanıza olanak tanırlar. 

Bununla birlikte, entegrasyonlar her tür iş aracında hala özel bir yere sahip olsa da, şimdi tartışacağımız gibi, onları oldukça gereksiz hale getiren hepsi bir arada platformlar tarafından hızla geçiliyor.

15. Bir dizi başka özellikle yerel entegrasyon

Üçüncü taraf entegrasyonları harikadır, ancak hepsine tek bir yerde sahip olabilecekken neden birden fazla araç için ödeme yapasınız? Bitrix24 gibi ileri görüşlü platformlar, hepsi bir arada sistem söz konusu olduğunda tekneyi gerçekten öne çıkarıyor. 

CRM özelliği sayesinde müşterileriniz üzerinde çalışmaya başlayabilir, aynı zamanda onların insan kaynakları bilgi sistemi ile işe alımlarınızı otomatik hale getirebilirsiniz. Söylediğimiz şey, bu araçların proje yönetimi yazılımının temel işlevlerinin ötesine geçtiğidir. Sonuç, tüm iş süreçlerinizi tek bir basit ama güçlü uygulamada gerçekleştirebileceğiniz için çok daha derli toplu bir masaüstü (veya mobil cihaz). 

Bu listedeki proje yönetimi yazılımının tüm işlevlerini duymadıysanız, artık biliyorsunuz! Ancak üzücü gerçek şu ki, en büyük isimlerden bazıları otomasyon ve görselleştirme açısından pazara ayak uydursa da, hiçbir zaman çok yönlü iş araçları oluşturmaya dalmış görünmüyorlar.

Bu elbette Bitrix24'ten ayrı. Bitrix24 en başından, görev yönetimi ve iletişimden pazarlama, web oluşturma ve İK'ya kadar işletmenizin her alanında performans gösterecek şekilde tasarlandı.

Eklenti yok, sonradan düşünme yok, yalnızca tüm organizasyonel ihtiyaçlarınızı karşılayan bir kalite sistemi.

Bitrix24'e bugün kaydolun ve kendiniz deneyin.

SSS

Proje yönetimi yazılımının temel amacı nedir?

Proje yönetimi yazılımının en önemli işlevleri nelerdir?

• Görev yönetimi
• Mobil uyumluluk
• otomasyonlar
• Zaman takibi
• Analitik
• Uzaktan erişim
• Dosya depolama

Proje yönetiminin dört işlevi nelerdir?

• Planlama — projenizin kapsamını ve zaman çerçevesini belirleme
• Düzenleme — her göreve insan ve kaynak atama
• Liderlik - gerektiğinde stratejik kararlar almak
• Kontrol - görevleri izleyin ve tatmin edici bir şekilde tamamlandıklarından emin olun