Proje yönetimi, günümüzde herhangi bir organizasyonun en önemli dayanaklarından biri haline geldi. Çok güvenilir web sitesi "Computer World", bir makalede, şirketlerin BT uzmanlarından sonra işe alım önceliğinin proje yönetim mühendislerine verildiğini belirtti. Her yıl proje planlamasına olan talep artmakta ve bu talep sürekli olarak bilgi kapsamını genişletmektedir. BT çevikliği, akıllı cihazlarla uzaktan proje planlama ve kontrol, risk yönetimi ve veri güvenliğinin her geçen gün daha önemli hale gelmesi bekleniyor.
Proje Yönetim Yazılımı Nedir?
Son yıllarda işletmelerin gelişmesi ile birlikte organizasyonlarda proje planlaması oldukça önemli hale gelmiştir. Böylece her işletme, organizasyonunda rekabet avantajı elde etmek için proje planlama sürecinde uzman, sorumlu ve bilgili insanlara sahip olmalıdır. Kurumun proje yönetiminde uzman ve bilgili bir kişiye sahip olmanın etkisi yadsınamaz ve göz ardı edilmemelidir. Proje planlaması, bir projenin nasıl başlatılacağını, nasıl uygulanacağını ve onu uygulamak için gereken kural ve planlamayı anlatan esasları ve ilkeleri içerir.
Elbette her proje yöneticisinin proje özellikleri ve kapasitesi hakkında tam bilgi sahibi olarak planladığı belirli hedefleri vardır ve ekibini bu ileriye götürebilir. Proje yönetimi yazılımı, yönetim yazılımlarından biridir ve proje yöneticilerinin planlama, başlatma, nasıl uygulanacağı ve bitirilmesi dahil olmak üzere proje planlama görevlerini mümkün olan en iyi şekilde gerçekleştirmelerine yardımcı olur. Bu nedenle proje planlama sistemlerinin nasıl çalıştığını bilmek gerekir.
Proje yönetimi yazılımı, projeyi planlamak, projenin her bir parçasının süreç ve sorumluluklarını ilerletmek, tüm proje bileşenlerini tasarlamak, proje yöneticisi tarafından sorumlulukları belirlemek için kullanılan bir yazılımdır. Bu yazılım, proje yöneticilerinin şirketin en küçük bölümlerinde bile herhangi bir departmandaki proje sürecini yönetmesine olanak tanır. Düzgün yönetilen bir proje yönetim programı, bir ofis sistemi olarak kullanılabilir. Bu nedenle, bir proje planlama sistemi, ana amacı her düzeyde proje öğelerinin planlanmasını ve izlenmesini kolaylaştırmak olan, projenin farklı bölümlerindeki kullanıcılar ve yöneticiler için çeşitli çözümler kümesidir.
En İyi Uygulamalar Nasıl Seçilir
Projenin belirli yazılım özelliklerini incelemeden önce proje yönetimi yazılımının önemini anlamak önemlidir. Mesele şu ki, bir yazılım çözümü olmadan bir proje planlama aracı mümkündür. Ancak, manuel olarak güncelleme ile işlerin yapılması son derece verimsiz hale gelir. Ayrıca hata yapma riskini arttırır. Aşağıda, bahsedilen durumları inceleyerek yazılım çözümlerinin önemini anlayacaksınız:
- En güncel ve en doğru sürüme sahip olmak zor ve zaman alıcıdır.
- Aynı elektronik tablonun yüklenmesi güvenliği tehlikeye atar.
- Güncellemeler unutulabilir ve proje gecikmeleri artabilir.
Gerçek şu ki, proje planlama araçlarının kullanılmaması verimsizliğe ve zaman kaybına neden olabilir. Bu, sonuçta projenizin işleyişini ve tamamlanmasını etkileyecektir. Artık bu yazılımın bazı özelliklerini bildiğinize göre, en iyi proje yönetimi uygulamasını nasıl seçeceğiniz hakkında konuşmanın zamanı geldi. Genel olarak, araştırma yaparak ve ihtiyaçlarınızı filtreleyerek işiniz için doğru yazılımı seçmeye başlamak daha iyidir. Bazı yazılımlardan kolayca vazgeçilebilir. Çünkü fiyat aralığınızın dışında olabilir veya ihtiyacınız olan özellikleri sunamayabilirler. Çeşitli filtrelemeyi yaptıktan sonra, seçilen yazılım hakkında kendinize aşağıdaki soruları sorun:
- Yazılımın kullanımı ve öğrenmesi kolay mı?
- İletişimi ve proje aracılarını destekliyor mu?
- Seçilen proje planlama aracı esnek mi?
- Birkaç farklı bölümde kullanılabilir mi?
- Raporları özelleştirebilir mi?
- Güvenli dış iletişimi mümkün kılıyor mu?
- Gruptaki diğer yazılımlarla senkronize oluyor mu?
- Yazılım düzenli olarak güncelleniyor mu?
- Tabii ki, herhangi bir proje yönetimi yazılımı ile bir öğrenme eğrisine sahip olacaksınız. Bu nedenle ekibinize ilgili yazılımları öğrenmesi ve çalışması için zaman vermelisiniz. Birçok yazılım sağlayıcı size ve ekibinize bu yazılımı test etme fırsatı verir. Bu nedenle, kendinize aşağıdakileri hatırlatmak daha iyidir:
- Bir proje planlama platformunda tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu belirtin.
- Seçenekleri kontrol ettiğinizden ve gerekli araştırmayı yaptığınızdan emin olun.
- İşletmeniz için en iyi proje planlama aracını seçin.
Bir Proje Yönetimi Uygulamasıyla Neler Yapabilirsiniz?
Bir projenin sorumluluğunu alırken, projenin başarısının üç önemli faktöre bağlı olduğunu unutmamalıyız: zaman, kaynaklar ve sonuçlar. Tüm projeler müşteri memnuniyetinin hizmetindedir. Bahsedilen üç faktör arasında doğru dengeyi kurduğumuz zaman projede başarıya ulaşmak ve müşteriyi memnun etmek çok kolay olacaktır. Projeyi aldıktan sonra onu hayata geçirmek ve istenilen hedefe ulaşmak için en önemli adım, projeyi daha iyi ve daha hızlı ilerletmek için doğru ve verimli planlama ve stratejiye sahip olmaktır. Bir projeyi yürütürken, insanların, görevlerin ve kaynakların daha iyi yönetimi için bir proje planlama aracı kullanmak gereklidir.
Böyle bir yazılımla neler yapabileceğinizi ve bir proje planlama uygulamasının özelliklerinin neler olduğunu bilmek önemlidir. Proje planlama araçlarında gerekli olan özellikler, sizin özel performansınıza bağlıdır. Örneğin, freelance (Serbest) çalışanlar için en iyi proje yönetimi yazılımı, en iyi iş yazılımı ile aynı olmayacaktır. Bu arada, yazılımı kullanmaya başladığınızda aklınızda bulundurmanız gereken bazı özellikler vardır. Bunlardan bazıları:
- Belgeleri kaydetme ve paylaşma yeteneği
- Gerçek zamanlı işbirliği ve birden çok kişiye erişim
- Zamanında raporlama ve düzenleme yeteneği
- Şablonlar oluşturma ve bunları özelleştirme
- Zaman takibi, ilerlemeyi izleme, maliyetleri ve kaynakları yönetme yeteneği
- Muhasebe vb. gibi diğer iş yazılımlarıyla bağlantı kurabilme.
- İhtiyaçları giderin ve görevleri belirleyin
- Kuruluş içindeki mevcut projeleri ve süreçleri kişiselleştirin.
- Gerektiğinde anlık mesajlaşma veya görüntülü sohbet
- Dahili süreçleri belgelemek ve bunlara erişmek için veritabanı araçları sağlayın
Küçük İşletmeler için En İyi Proje Yönetim Yazılımı
Günümüzde kurumsal yönetim, önceki yıllardan önemli ölçüde farklıdır ve kuruluşların başarı yöntemleri birçok değişikliğe uğramakta ve yeni kriterler içermektedir. Herhangi bir organizasyonun projeleri veya daha spesifik olarak, organizasyonlardaki her birim, projeyi ilerletmek için uygun grup yönetimine ve bu planlara kolay erişim ile dikkatli planlamaya ihtiyaç duyar. Bu yüzden, internet alanındaki proje yönetimi yazılımları ve programları son zamanlarda yüksek popülerlik kazanmıştır ve burada küçük işletmelere yardımcı olabilecek bazı popüler yazılımları gözden geçireceğiz.
Trello
Kanban stiliyle iş akışı yönetimini basitleştirir. Kullanıcılar, kendilerine tahsis edilmemiş olsalar bile güncellemeler için kartları görebilirler. Trello, çalışmalarını takip etmesi gereken ancak bunu geleneksel proje planlama araçları gibi kullanmaya çalışmayan ekipler için kullanışlıdır. Yazılımın ücretsiz sürümü, daha küçük ekipler için yeterli olabilecek birçok özelliği içeriyor. Raporlama özelliği yoktur. Raporlama özelliğinin olmaması, yazılımın küçük projeler ve devam eden işler için uygun olduğu anlamına gelir.
Asana
İyi bir kullanıcı arayüzüne ve ücretsiz bölümlere sahiptir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için kullanışlıdır. Bu yazılım, projeleri planlamayı ve ilerleyişlerini takip etmeyi kolaylaştırır, görevler arasında karşılıklı bağımlılıklar oluşturmanıza olanak sağlar. Yazılım ayrıca 15 kişinin kullanabileceği ücretsiz bir seçenek sunuyor.
Jira
Jira, yazılım geliştirme ekipleri tarafından planlamak, takip etmek ve yayınlamak için kullanılan çevik bir çevrimiçi proje planlama platformudur. Bu, Agile ekipleri tarafından özel olarak tasarlanmış ve kullanılmış popüler bir araçtır. Yazılım, ekiplerin projelerini ve ürünlerini yönetmesini sağlayan birçok araçla bütünleşir. Jira bir sorun giderme programı olarak başladı, ancak şimdi proje planlaması için Jira Core dahil olmak üzere çeşitli versiyonlarda mevcut. Jira Core'daki işlere hala "konular" denir ve bunları projeleri organize etmek, öncelikleri belirlemek ve daha pek çok şey için kolayca kullanabilirsiniz. Jira bir çok özelliği size sunmaz, ancak daha küçük ekipler için üretkenliği artırmaya yardımcı olur.
Büyük Ölçekli Kuruluşlar için En İyi Proje Yönetim Yazılımı
LiquidPlanner
Büyük ekiplerin ihtiyaçlarını karşılamak için harika. İşletmeler ve büyük şirketler için LiquidPlanner, piyasadaki en iyi proje planlama araçlarından biri olabilir. LiquidPlanner büyük projeler için harikadır, tahmini süre güncellenir ve proje yöneticileri her zaman ne kadar kaynağa ve personele sahip olduklarını bilirler. Bunu uygulamak zaman alıcı olabilir. Küçük şirketler için çok maliyetli olabilir, ancak daha büyük ekipler bunu iyi bir yatırım olarak görüyor.
Wrike
Wrike, her büyüklükteki işletme için çalışan web tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu yazılım, mobil uygulamanız üzerinden zamanı takip etmenizi ve projeleri yönetmenizi sağlar. Bu, bazı rakiplerinden biraz daha pahalı olsa da, Wrike, her büyüklükteki projeyle başa çıkmanıza yardımcı olabilecek kaliteli bir seçimdir. Wrike, güçlü takip, işbirliği ve raporlama özelliklerine sahip çevrimiçi bir proje planlama aracıdır.
Dinamik istek formları, Gantt çizelgeleri ve özelleştirilebilir panolar gibi özellikler, kullanıcıların süreçlerini basitleştirmelerine ve otomatikleştirmelerine olanak tanır. Bu yazılım, işletmenizin verimli, rekabetçi ve üretken olmasına yardımcı olur. Kişiselleştirilmiş iş akışları, alanlar ve dosya yapıları, ekiplerin yaptıkları işte esnek olmasını sağlar. Bu yazılımın entegrasyonu, CRM, mesajlaşma ve muhasebe dahil olmak üzere çok yüksektir.
AceProject
AceProject, projeleri baştan sona yönetmenize yardımcı olan web tabanlı bir proje planlama aracıdır. Önemli iş akışlarının kontrolünü elinde tutması gereken bireyler, ekipler ve şirketler için eksiksiz bir çevrimiçi proje planlama aracıdır. AceProject, zaman ve maliyet takibi özellikleri ile projelerin zamanında ve onaylanan bütçe dahilinde tamamlanması için araçlar sağlar.
Zaman belirtmek neredeyse otomatik, kullanışlı ve çok kolay. Kullanıcılar, renk kodlu çizelgeler ve detaylarla anlık bilgi sağlayan bir proje panosu ile tüm projelerini kolayca görebilirler. Gantt çizelgelerini kullanarak, bir projenin karmaşıklıklarını ve ilerlemesini gözlemleyebilirler, böylece bilinçli kararlar verebilir ve harekete geçebilirler.
Olağanüstü Özelliklere Sahip En İyi Proje Yönetimi Programı
Dediğimiz gibi, bu tür yazılımların amacı proje planlama, ekip üyelerinin birbirleriyle daha iyi işbirliği ve nihayetinde verimliliği artırmaktır. Bu nedenle, en iyi yazılımı seçmek için özelliklere ve kriterlere ihtiyaç vardır. En iyi yazılımı seçerken göz önünde bulundurulması gereken önemli özellikler genellikle şunları içerir:
- Diğer yazılımlarla senkronize olma yeteneği
Kesinlikle, hiçbir yazılım listelenen tüm özellikleri konusunda en iyisi değildir ve her biri bir özellikte çok daha iyidir. İşte en iyi proje yönetimi yazılımına 10 örnek.
1. Taskulu
2. ClickUp
3. Freedcamp
4. Bitrix24
5. Podio
6. Airtable
7. HeySpace
8. Monday.com
9. Hub planner
10. Clarizen
Sonuç
Şirketlerde proje planlaması hassas ve gerekli bir iştir ve farklı şekillerde yapılabilir. İnternette bulunan özel proje planlama uygulamaları tam da bunu yapıyor. Proje planlama araçları gibi önemli bir aracı uygulamaya aldığınızda herkes mutlu olmaz. Çalışanlarınız bir standarta zaten alışkındır, bu nedenle herhangi bir değişiklik sinir bozucu olabilir. Bu nedenle, yazılımı tanıtma kararında güçlü bir liderliğe sahip olduğunuzdan emin olun. Bu, çalışanların özgüvenini artıracak ve her türlü olumsuz yorum ortadan kalkacaktır.
Uygulama ekibi, çalışanlarına yazılım ihtiyacını ve ekiplerinin projeyi nasıl gerçekleştireceğini açıklayabilmelidir. Ekibinizi proje yönetimi araçlarının önemine ikna etmek için harcadığınız zorlu ve meşakkatli çabalara rağmen, bir veya iki üye ile ikna sorunlarıyla karşılaşabilirsiniz. Çoğu durumda, bu tür sorunlar normaldir ve ele alınmalıdır. Böyle bir durum sabırla ele alınmalı ve görüşleri tamamen göz ardı edilmemelidir. Fikirlerinin de önemli olduğunu göstermek için onları dikkatlice dinleyin.
Proje planlama araçları endüstrisindeki çeşitli gruplar, önümüzdeki yıllarda olumlu bir büyüme öngörüyor. Bir proje planlama uygulaması, temel işlevleri kapsamaktan daha az özelliğe sahip olabilir, ancak bu, bunların düşük olduğu ve bir başlangıç veya küçük ila orta ölçekli işletmenin ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olabileceği anlamına gelmez. Örneğin, en iyi proje yönetim araçlarından biri Bitrix24'tür. Bu platform, küçük ve büyük şirketlere devasa hizmetler sunar. Ayrıca Bitrix24, içinde bulunduğumuz ve gelecek zamanlarda faydalı ve etkili olabilecek uygulamalardan biri olarak sayılabilir. Bu makaleyi okuyarak artık işletmeniz için en iyi proje yönetimi yazılımını hızlı bir şekilde arayıp bulabileceğinize inanıyoruz.
