İçerik Tablosu
Görevlerin izini kaybetmekten, teslim tarihlerini kaçırmaktan ve sürekli yangın söndürüyormuş gibi hissetmekten bıktınız mı? Pekala, korkmayın proje yönetimi araçları burada!
İster proje yönetiminde yeni olun, ister bir süredir bu işin içinde olun, düzenli kalmanıza ve her şeyin üstünde olmanıza yardımcı olacak doğru yazılımı bulmak zor olabilir. Yüksek performanslı projelerin %77'sinin başarılarının temeli olarak özel yazılım kullandığı bildirildi . Bu nedenle, proje portföy yönetimi (PPM) yazılımının vahşi dünyasında gezinmenize ve ekibinize en uygun yazılımı bulmanıza yardımcı olmak için bu kılavuzu bir araya getirdik.
Daha spesifik özellikleri keşfetmeden önce, sahip olunması gereken işlevleri ele alacağız. Ardından, büyük işletmelerin projelerini güçlendirmek için ne kullandıklarına ve küçük işletmelerin kullandığı en çok kullanılan proje yönetimi araçlarına göz atacağız. Arkanıza yaslanın, bir kahve alın ve 2023'te proje yönetimi araçları hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenmeye hazırlanın!
Proje yönetim araçlarının sahip olması gereken 7 işlevsellik
100 proje yönetimi uzmanına iyi bir aracın neye ihtiyacı olduğunu sorarsanız , size 100 farklı cevap verirler. Ancak, tüm cevaplarında bazı net modeller göreceksiniz. Bunlar, tüm iyi proje yönetimi araçlarının sahip olması gereken olmazsa olmaz işlevler olarak adlandıracağımız şeylerdir.
1. Kullanılabilirlik
Teknik uzmanlıkları ne olursa olsun tüm ekip üyeleri için her proje yönetimi aracının kullanımı ve gezinmesi kolay olmalıdır. Bilgiye erişme, öncelikler arasında geçiş yapma veya iletişim kurma söz konusu olduğunda zaman ve çaba harcamayı göze alamazsınız ve kullanımı çok zor olan bir araç yalnızca üretkenliği engeller.
2. İş birliği
Proje yönetimi tamamen ekip çalışması ile ilgilidir, bu nedenle kullandığınız araçların etkili iş birliğini sağlaması çok önemlidir. Ekipler, platform içinde iletişim kurabilmeli, dosya paylaşabilmeli ve görev atayabilmelidir. Bu, herkesi aynı sayfada tutar ve ne yapılması gerektiğinin farkında olmanızı sağlar.
3. Özelleştirme
Her projenin farklı gereksinimleri vardır, bu nedenle araçlarınızın, özellikle PPM yazılımının, bu ihtiyaçları karşılayacak şekilde özelleştirilebilmesi önemlidir. Ekiplerin, aracı kendi süreçlerine, iş akışlarına ve raporlama gereksinimlerine uyacak şekilde yapılandırabilmeleri gerekir. Özelleştirme seçenekleri ayrıca ekiplerin araçlarından en yüksek değeri elde etmelerine yardımcı olur ve aracın ihtiyaçlarıyla birlikte büyümesini sağlar.
4. Entegrasyonlar
En verimli ekiplerin etkili olabilmesi için karmaşık bir araçlar ağına ihtiyacı vardır, bu nedenle proje yönetimi yazılımınızın takvimler, e-posta ve bulut depolama gibi diğer tüm uygulamalarınızla entegre olması gerekir. Tüm özelliklerini yerel olarak entegre eden bir platform bulabilirseniz, daha da iyi!
5. Raporlama ve Analitik
Ekiplerin ilerlemelerini takip edebilmeleri, iyileştirme alanlarını belirleyebilmeleri ve verilere dayalı kararlar alabilmeleri gerekir. Bu nedenle proje yönetimi araçları, güçlü raporlama ve analitik yetenekleri sunmalıdır. Bu, ekiplerin projelerinin nasıl performans gösterdiğini daha iyi anlamalarına ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine yardımcı olur.
6. Ölçeklenebilirlik
Kuruluşlar hızla büyüyebilir ve bu fırsatı değerlendirmeye hazır olmanız gerekir. Bu nedenle proje yönetimi uzmanları piyasadaki en ölçeklenebilir seçenekleri arar. Sorunsuz bir şekilde daha fazla depolama alanı, kullanıcı ve kişiye dönüşebilen bir araç idealdir.
7. Güvenlik
Genellikle gözden kaçan ancak kesinlikle gerekli olan bir öğe: Bu araçlar, şifreleme ve erişim kontrolü gibi sağlam güvenlik özellikleri sunmalıdır. Projelerde gizli tutmanız ve güvende tutmanız gereken pek çok hassas bilgi vardır.
Proje yönetimi uzmanları için en önemli 6 özel işlevsellik
Proje yönetiminin başlangıç aşamasını geçtikten sonra, hiçbir takımın aynı olmadığı açıkça anlaşılır. Bu da yerleşik olarak daha uzman araçlara sahip bir yazılım bulmanız gerekebileceği anlamına gelir.
1. Kaynak Paylaşımı
Kaynak yönetimi, ekiplerin bir görev üzerinde kimlerin müsait olduğunu, hangi becerilere sahip olduğunu ve iş yüklerinin ne olduğunu görmelerini sağlar. Bu bilgi, projelerde uygun kadroların bulunmasını, herkesin etkin bir şekilde çalışmasını ve projelerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamak için çok önemlidir.
2. Zaman Takibi
Zaman takibi, ekiplerin en çok nerede zaman geçirdiklerini gösterir ve daha verimli çalışabilecekleri alanları belirler. Bu, üretkenlik ve kaynak kullanımına ilişkin değerli sezgiler sağlar ve ayrıca ekiplerin ortak çalışanlar için hızlı faturalar yazmasına yardımcı olur.
3. Görev Yönetimi
Proje yönetiminin en önemli noktası olan görev yönetimi özellikleri, görevleri oluşturmanıza, izlemenize ve değerlendirmenize olanak tanır. Talimatları bu şekilde ekler, ilgili kişileri atar ve son teslim tarihlerini izlersiniz. Göreve özgü her şeyin üstünde kalmak için görev yönetiminizi otomatik hatırlatıcılar ve bildirimlerle birleştirin.
4. Agile Görselleştirmeler
Kanban panoları ve Gantt şemaları gibi görselleştirmeler, verilerinizi hayata geçirir ve ekip çalışmasını daha verimli hale getirir. Kanban metodolojisi, proje ilerlemesini bir bakışta izlemenize veya belirli görevlerin daha ince ayrıntılarına dalmanıza olanak tanır. Öte yandan, Gantt çizelgeleri, personelinizi aşırı yüklemeden zaman çizelgesi boşluklarını kendi avantajınıza kullanarak her bireyin gündemini izlemenin akıllı yoludur.
5. Bütçe Yönetimi
Bütçe yönetimi, maliyetlerin beklentileri aştığı alanları belirler ve bütçeyi nasıl aşacağınız konusunda veriye dayalı kararlar vermenizi sağlar. Bu, fazla harcamadan kaçınmanıza yardımcı olur ve kaynaklarınızı etkin bir şekilde kullanmanızı sağlar.
6. Risk Yönetimi
Risk yönetimi, proje teslimatınız üzerindeki etkilerini en aza indirmek için potansiyel riskleri değerlendirme ve acil durum planları geliştirme yöntemidir. Bu, projelerin beklenmedik zorlukların etkisini absorbe etmesine ve yine de son teslim tarihlerini ve bütçe kısıtlamalarını karşılamasına olanak tanır.
En İyi Ücretsiz Proje Yönetim Sistemi
Sınırsız Kullanıcı İçin Ücretsiz
Büyük şirketler için en iyi PPM yazılımı
Piyasadaki PPM yazılımlarının listesi neredeyse sınırsızdır, bu nedenle size hangi alanlarda üstün oldukları hakkında bir fikir vermesi için büyük kuruluşlar için en iyilerinden birkaçını seçtik.
1.Microsoft
Microsoft, zaten Microsoft araçlarını kullanan işletmeleri ve orta ölçekli kuruluşlar için harikadır; entegrasyonlar çocuk oyuncağıdır. Çoğu insanın alışık olduğu kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir, ancak büyük isim bütçenizi aşabilecek bir fiyat etiketi ile gelir.
2.CA Technologies
Artık Broadcom'a ait olan CA Technologies, size güneşin altındaki tüm özellikleri sunmaktan gurur duyar. Ancak bunun kendinizi hazırlamanın kolay bir süreç olduğunu düşünüyorsanız, bir şok yaşayacaksınız. Bu ileri düzey proje yönetimi aracı için ya bir uzmana ihtiyacınız olacak ya da hafta sonlarınızı bunu anlamaya çalışarak geçireceksiniz.
3. Planview
Planview'in özelleştirilmesi kolaydır, böylece her proje için PPM yazılımınızda ince ayar yapabilirsiniz. Ayrıca, performansınızı izlemek için bazı harika raporlama ve analizlerin keyfini çıkaracaksınız. Yine, en ucuzu değil ama bazen en kaliteli uygulamaları almak için çok para ödemeniz gerekiyor.
4. SAP
Sap tamamen teknolojik inovasyonla ilgilidir ve proje yönetimi, kaynak yönetimi, bütçe takibi ve risk yönetimi dahil olmak üzere bir dizi gelişmiş proje yönetimi özelliğine sahiptir. Elbette, SAP'nin PPM yazılımı diğer ürünleriyle entegre olabilir ve bir dizi farklı dili ve para birimini kapsar.
5. ServiceNow
ServiceNow, şirketinizde kurması ve diğer araçlarla entegre etmesi için bu listedeki en kolay araçlardan biridir. Agile ekipleri tarafından tercih edilir ve müşterilerinin katılım sürecinden itibaren onlara yardımcı olan güçlü bir ürün ekibiyle birlikte gelir.
6. Oracle
Oracle, farklı sistemler ve araçlar arasında veri paylaşmanıza olanak tanır ve bir dizi harika entegrasyona sahiptir. Ama gerçekten ölçeklenebilirliği ile hayat buluyor. İster büyüyor olun ister zaten büyük ölçekte olun, Oracle sizi doğru yolda tutacak. Ancak, tahmin etmiş olabileceğiniz gibi, acı verici bir fiyat etiketi ile geliyor ve muhtemelen ekibinizi eğitmek için bir uzmana ihtiyacınız olacak.
7. Deltek
Genellikle yüksek kişiselleştirme ile kullanıcı dostu olma arasında bir denge vardır ve daha rafine ürünlerin tam olarak anlaşılması uzun zaman alır. Deltek, kolay bir arayüz ve çok çeşitli özelleştirmeler ile trendi bir şekilde karşılıyor.
Piyasada en çok kullanılan proje yönetimi araçları
Tıpkı okul koşusu için bir Lamborghini satın almayacağınız gibi, küçük işletmelere de önceki bölümde yer alan son derece pahalı araçlardan uzak durmalarını önemle tavsiye ederiz. Pahalı seçeneklerin sunduğu özelleştirme miktarı karşısında dudaklarınızı yalamaya başlayabilirsiniz, ancak maliyetine baktığınızda ve gerçekte ne için kullanacağınızı düşündüğünüzde fikrinizi değiştireceğinizi düşünüyoruz.
Bununla birlikte, listemizdekiler gibi küçük ve orta ölçekli işletmeler için tonlarca mükemmel proje yönetimi aracı vardır:
1. Asana
Asana, bir veya daha fazla Kanban panosunda projeleri izlemeyi kolaylaştıran temiz arayüzü ile tanınır. Büyüyen şirketlere görev atama, yorumlar ve dosya paylaşımı yoluyla verimli bir şekilde işbirliği yapma kapısını açar, ancak raporlama ve analitik açısından çok etkileyici değildir.
2. Trello
Asana'ya çok benzeyen Trello, Google Drive, Slack ve daha fazlası gibi bir dizi başka araçla entegre olan bir Kanban panosu olarak çalışır. Herkes diğerlerinin ne yaptığını görebilir, bu harikadır, ancak proje yönetimi uzmanları bunun hala özellikler açısından sınırlı olduğunu düşünmektedir.
3. Monday.com
Monday.com, görevlerinizi ve iş akışlarınızı düzenlemek için modern, renk kodlu bir arayüze sahiptir. Başlamak için proje şablonları yükleyebilir ve bunları yüksek derecede özelleştirebilirsiniz. Ayrıca süreçlerinizi hızlandırabilecek kullanışlı otomasyonlarla birlikte gelir, ancak fiyatlandırma açıkçası kafa karıştırıcı ve çoğu ekip için çok yüksek.
4. Basecamp
Teknik olarak proje yönetimi için tasarlanmasa da, birçok ekip görevleri düzenlemek, iletişim kurmak ve çabaları senkronize etmek için Basecamp'ı kullanır. Kullanıcıdan bağımsız olarak aylık sabit bir fiyatla, büyümeyi planlayan ancak bütçelerine dikkat etmesi gereken yöneticiler için caziptir, ancak Kanban panoları ve Gantt şemaları gibi modern proje araçlarından yoksundur.
5. Jira
Pazarın %36,57'sine sahip olan Jira bir şeyleri doğru yapıyor olmalı. Hayata yazılım geliştirme ekiplerinde başladı, ancak o zamandan beri endüstrilere yayıldı ve hem proje yönetimi aracı hem de ticket sistemi olarak kullanıldı. Bununla birlikte, şu anda pazarlama, satış, hukuk ve daha fazla ekibe yönelik olmasına rağmen, teknik kullanıcılar için hala açık ve iletişim araçları oldukça zayıf.
6. Slack
Proje yönetimi işlevleri açısından biraz sınırlı olan Slack, dünyanın her yerindeki ekipler için go-to-anlık mesajlaşma seçeneğidir. Bir dizi başka araçla kolayca bütünleşir, ancak yerel uygulamada dosya paylaşımı ve konuşma yapabilirsiniz. Bu, onu bir proje yönetimi aracı olarak basit hale getirir, ancak bu, ekiplerin giderlerini düşük tutmak için onu mümkün olduğunca esnetmelerini engellemez.
7. Microsoft Teams
Microsoft Teams, beklediğiniz gibi tonlarca özellik ve entegrasyon sunar. Kullanılabilirlik açısından biraz modası geçmiş görünüyor, bu da modern, hızlı hareket eden ekiplere tam olarak ilham vermiyor. Ayrıca, zaten Microsoft tabanlı bir şirketseniz, bundan gerçekten en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.
8. Zoom
Zoom elbette her şeyden önce bir video konferans aracıdır, bu nedenle ortak çalışma araçları, analitik, görev yönetimi veya bulut depolama ile birlikte gelmez. Ancak, uzak ekipler buna o kadar çok zaman harcıyor ki, genellikle şirket genel merkezi haline geliyor. Neyse ki, gözden kaçan şeyleri durdurmak için onu diğer araçlarla entegre edebilirsiniz.
9. Bitrix24
Tüm kutuları işaretlemek istiyorsanız Bitrix24, Kanban panoları ve Gantt şemaları gibi özelliklere sahip özel bir proje yönetim aracıdır. Tüm dosyalarınızı bulutta depolayın, belgeler üzerinde iş birliği yapın, çok çeşitli kanallarda iletişim kurun ve iş akışı şablonları ve otomasyonlarla yaklaşımınızı kolaylaştırın. Ancak Bitrix24 daha da ileri giderek görev ve proje yönetimi araçlarınızı aşağıdakilerle yerel olarak bütünleştiren hepsi bir arada bir platform sağlar:
Gördüğümüz gibi, proje yönetimi araçları günümüzün hızlı iş dünyasında vazgeçilmez hale geldi. Ekiplere süreçleri kolaylaştırmanın, verimliliği artırmanın ve iş birliğini geliştirmenin bir yolunu sunarlar.
Bu kadar çok seçenek mevcutken, kuruluşunuz için doğru olanı seçmek bunaltıcı olabilir. Ancak hepsi bir arada bir platform olarak Bitrix24, küçük ve orta ölçekli işletme sahiplerine ve girişimcilere projelerinizi yönetmeleri ve kuruluşlarını büyütmeleri için tek bir yer sunar.
Öyleyse neden bekleyelim?
Bugün Bitrix24'e giriş yapın ve proje yönetiminizi nasıl bir sonraki seviyeye taşıyabileceğinizi görün!
SSS
Bir proje yönetim aracı ile profesyonel bir proje portföy yönetimi (PPM) aracı arasındaki fark nedir?
Bir proje yönetimi aracı, ekiplerin bireysel projeleri yönetmesine yardımcı olurken, profesyonel proje portföy yönetimi (PPM) araçları, bir portföydeki birden fazla proje içindir. PPM araçları tipik olarak daha geniş bir özellik yelpazesi sunar, ancak daha karmaşık ve pahalı da olabilir.
Bir proje yönetim aracında aranacak en önemli işlevler nelerdir?
Bir proje yönetim aracında aranacak en önemli işlevler şunlardır:
- Kullanılabilirlik
- İş birliği
- Özelleştirme
- Entegrasyonlar
- Raporlama ve analitik
- Ölçeklenebilirlik
- Güvenlik
