AI Destekli İK Yazılımları Uzaktan Çalışanları Nasıl Kontrol Edebilir?

Uzaktan çalışma modeli verimlilik artışı sağlamaya devam ederken birçok işletmenin de operasyonel süreçlerine dâhil oluyor. Araştırmalar 5 çalışandan 1’inin uzaktan çalıştığını gösteriyor. Hâl böyleyken, uzaktan çalışma ekiplerinin mevcut yönetim biçiminde de yenilikler yapılıyor.

İnsan kaynakları, uzaktan çalışan ekiplerin performansını kontrol etmek ve personel ihtiyaçlarına yanıt vermek adına yapay zekâ destekli yazılımları tercih ediyor. İK yazılımları sayesinde çalışanların performans yönetimi, görev dağılımı, çalışma süresi kontrolü ve daha birçok alanda etkili bir süreç sağlanabiliyor. Yüz yüze iletişim eksikliğinden doğan sorunların önüne geçmeyi hedefleyen AI yazılımları ile iş süreçlerinde tutarlılık, verimlilik ve kolaylık sağlanıyor.

Bu yazımızda, İK programları ile uzaktan çalışanları nasıl kontrol edebileceğinize göz atacağız. Yapay zekânın destek verdiği İK yazılımları ile performans artışı sağlamanın yollarını inceleyeceğiz.

Siz de iş süreçlerinize AI İK yazılımlarını dâhil etmek isterseniz Bitrix24 araçları ile ücretsiz olarak tanışabilirsiniz. Hemen şimdi kayıt işlemlerinizi tamamlayın, 30’dan fazla çözümü tek bir platform üzerinden keşfedin.

Yapay Zekâ Destekli İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir?

İnsan kaynakları yönetiminde yapay zekâ kullanımı her geçen gün daha da artıyor. İK süreçlerini kolaylaştırmak ve geliştirmek için yapay zekâ teknolojilerini kullanan yazılımlar işe alım, oryantasyon, personel yönetimi, öğrenme, gelişim ve kariyer planlaması dâhil birçok alanda öne çıkıyor. İK sistemlerini optimize eden bu araçlar, iş gücünün sürekli olarak değişen gereksinimlerini karşılamada da başarı sağlıyor.

İK yöneticilerinin %50’si yapay zekânın İK departmanının işleyişini verimli ve üretken bir şekilde dönüştürebileceğine inanıyor. Peki yapay zekâ ve İK bir araya geldiğinde ortaya çıkan temel faydalar neler olabilir?

İşe Alım ve İşten Çıkarma Otomasyonu

AI yazılım kullanımının insan kaynakları için sağladığı avantajlarının en büyüğü otomasyon olabilir. İşe alım ve işten çıkarma süreçlerinde otomasyon sağlayan yazılımlar, İK personellerinin zamandan tasarruf etmesine olanak tanır. Makine öğrenimi ve NLP (Doğal Dil İşleme) algoritmaları sayesinde, yapay zekânın iş süreçlerine göre eğitilmesi ve tekrarlayan görevlerde otomasyon sağlaması mümkün hâle gelir.

İşte yapay zekânın işe alım ve işten çıkarma kapsamında sunduğu avantajlardan bazıları:

• İhtiyaç duyulan pozisyonlar için yeni iş ilanları hazırlayabilir, bu ilanları ilgili kanallar üzerinden otomatik olarak paylaşabilir. İlgili adaylar işe alındıktan sonra ve başvuru süreçleri tamamlandıktan sonra ise iş ilanları yine otomatik olarak kaldırılır.
• Öz geçmiş taraması yaparak, potansiyel adayları yetenekleri ve iş deneyimleri gibi birçok farklı detaya göre listeleyebilir.
• Tahmin yeteneklerini kullanarak ilgili adayların belirli rollerdeki potansiyel başarısını ölçebilir. Böylece İK'nın geleceğe dönük iş planlamasına destek verebilir.
• İşe alınan çalışanların yasal formlarını, sigorta girişlerini, bordro ve yan haklara ait belgelerini otomatik olarak doldurabilir.
• İşten ayrılan çalışanların şirket bilgilerine ve yazılımlarına olan erişimlerini otomatik olarak güncelleyebilir. 
• Otomatik işten çıkış bildirimi hazırlayarak şirketin yasal sorumluluklar çerçevesinde ilerlemesini sağlayabilir.

İK süreçlerinde yapay zekâ kullanımı, işe alım ve işten çıkarma otomasyonu sağlayarak maliyet ve zaman tasarrufu yapılmasına yardımcı olur. Ayrıca tüm süreçlerin ilgili düzenlemeler doğrultusunda ilerlemesini sağlayarak etkili bir risk yönetimi sunar.

Çalışan Oryantasyonu ve Eğitimi

İnsan kaynaklarının sorumlulukları arasında çalışanların oryantasyon ve eğitim programlarını düzenlemek de yer alır. Etkili bir oryantasyon sürecinin, yeni işe alınan çalışanların elde tutulma oranını %82 oranında arttırdığı biliniyor. Peki oryantasyon ve eğitim programlarının etkili şekilde yürütülmesi adına İK departmanı hangi stratejileri uygular?

Her çalışanın öğrenme süreci ve kapasitesi birbirinden farklı olduğundan ötürü kişiselleştirilmiş programlar bu noktada öne çıkıyor. Yapay zekâ destekli yazılımlar sayesinde İK’nın performans ve yetenek yönetimi sürecinde özelleştirilmiş bir yol izlenebiliyor.

İşte yapay zekânın çalışan oryantasyonu ve eğitimi kapsamında sunduğu avantajlardan bazıları:

• Çalışanların pozisyonları için gerekli sorumluluklarını, şirket kültürünü ve hedeflerini merkezleştirerek oryantasyon belgeleri hazırlar.
• Kişiselleştirilmiş oryantasyon sürecinde, çalışanlardan geri bildirim alarak gerektiğinde ek kaynaklar sunar.
• Yeni araçların, sektör trendlerinin ve gelecekteki eğilimlerin; mevcut çalışanların eğitim süreçlerine dâhil edilmesini sağlar.
• Oryantasyonda performans raporlaması sağlayarak, İK’nın yeni çalışanları yakından takip etmesine olanak tanır.

Uyumluluk ve Risk Yönetimi

İnsan kaynakları, operasyonel süreçlerin yasal yönetmeliklere ve iş yeri politikalarına uygun bir şekilde sürdürülmesini sağlamakla yükümlüdür. Yapay zekâ, iyi bir şekilde uygulandığında, operasyonel süreçlerin kanunlara, yönetmeliklere ve şirket politikalarına uygun olarak sürdürülmesine yardımcı olabilir.

İşte yapay zekânın uyumluluk ve risk yönetimi kapsamında sunduğu avantajlardan bazıları:

• AI algoritmaları büyük veri işleme modelleri ile şirket sistemini sürekli olarak takip edebilir. Yasal değişiklikler kapsamında sistemleri otomatik olarak güncelleyerek uyumsuzluk cezaları riskini azaltabilir.
• Yapay zekânın örüntüleri analiz etme ve etik olmayan davranışlar veya veri ihlalleri gibi potansiyel riskleri tahmin etme yeteneği bulunur. Bu bağlamda, şirketlerin gerekli tedbirleri almasına yardımcı olur.
• Şirket bilgilerini en yüksek gizlilik ve güvenlik standartlarında korumak adına çeşitli önerilerde bulunur.

Performans Yönetimi ve Geri Bildirim

İnsan kaynakları yönetimi, performans değerlendirme ve geri bildirim alanında oldukça fazla zaman harcar. Bunun temel nedeni ise çalışanların sürekli olarak takip edilmesi ve geri bildirim adına çeşitli yöntemlerin uygulanmasının gerekmesidir.

Tüm bu uygulamalar geleneksel süreçlerin İK verimliliğini düşürmesi başlığı altında da ele alınabilir. Ancak yapay zekânın İK performans yönetimi kapsamında kullanılması demek aynı zamanda birçok avantaj kazanmak demektir:

• İnsan kaynakları, çalışan performansını yapay zekâ araçları ile gerçek zamanlı olarak analiz edebilir. Aynı zamanda tüm bu sürece dair daha dinamik ve veri odaklı bir yaklaşım geliştirebilir.
• AI araçları, çalışanlardan geri bildirim isteyerek güçlü ve zayıf yönlerini analiz eder. Böylece iyileştirilmesi gereken alanları hızlı ve etkili şekilde tespit edebilir.
• Öngörücü analizler ile gelecekteki performans eğilimlerinin tahmin edilmesini sağlar. Böylece İK departmanı çalışma performansını desteklemek adına proaktif stratejiler geliştirebilir.

Sonuç olarak, AI destekli İK yazılımları, şirketlerin operasyonel süreçlerinde verimlilik artışı sağlamaya devam eder.

Peki tüm bu avantajların uzaktan çalışan ekiplerin yönetilmesindeki etkisi nedir? İK departmanı, uzaktan çalışan ekiplerin performansını nasıl kontrol edebilir ve yapay zekânın buradaki rolü nasıl ortaya çıkar?

İnsan Kaynakları Performans Yönetiminde Nasıl Bir Rol Oynar?

AI ile uzaktan ekip yönetimi konusuna geçmeden önce insan kaynaklarının performans yönetimindeki rolüne kısa bir bakış atmakta fayda var.

İK departmanları, performans yönetim sistemlerinin uygulanmasında ve sürdürülmesinde oldukça kritik bir role sahiptir. Bu durumun temelinde ise hem yöneticilerin hem de çalışanların tüm sürecin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlaması için İK departmanına güvenmesi yatar. Kısacası, İK ekiplerinin, kendi sorumluluklarının yanı sıra diğer çalışanların beklentilerini de karşılaması gerekir.

İK departmanı, performans yönetimi prosedürlerini oluşturarak tüm süreçlerin yapılandırılmasını sağlar. Bu bağlamda, hem diğer departmanların liderleri hem de şirket yöneticileri, İK departmanının hazırladığı prosedürler doğrultusunda hareket eder.

Performans yönetimi prosedürlerinin hazırlanması demek insan kaynaklarının sürekli analiz faaliyetinde olması demektir. Şirketin hedef ve ihtiyaçlarından doğan talepler de tüm bu analiz sürecine eşlik eder. Aynı zamanda, çalışanlar ve kariyer hedefleri de bu planlamaya dâhil edilir.

İK’nın operasyonel süreçlerdeki temel sorumlulukları ise şunlardır:

• İş Gücü Planlaması: İş taleplerini ve kaynak gereksinimlerini doğru bir şekilde birbirine bağlamak.
• Performans ve Geliştirme: Şirketler için yüksek performans kültürü yaratmak ve geliştirmek.
• Ödül ve Geri Bildirim: Yüksek performans doğrultusunda ödül programları yaratmak ve olumlu geri bildirimlerle emeğin takdir edilmesini sağlamak.
• İletişim ve Katılım: Ekip üyelerinin birbiriyle olan iletişimini güçlendirerek genel performansı yükseltmek.

İnsan kaynaklarının, performans yönetim ve geliştirme kapsamındaki rolünü görebiliyoruz. Şimdi bu rolü, uzaktan çalışma ekiplerine dayalı bir şekilde inceleyebiliriz.

Uzaktan Çalışan Ekipler için İK AI Yazılımı ile Nasıl Performans Yönetimi Sağlanır?

Uzaktan çalışma modeli, şirketlerin dünyanın farklı yerlerinden yetenek çekmesine ve fiziksel iş yeri zorunluluğunu ortadan kaldırmasına olanak tanıyor. Genel iş akışı esnekliği sağlayan bu çalışma modeli, insan kaynaklarının yönetim süreci kapsamında ise çeşitli zorluklar yaratabiliyor.

Bu bağlamda, öncelikle uzaktan çalışma modelinin getirdiği zorluklara kısa bir bakış atalım:

• Yüz yüze iletişimin olmaması, bilgilerin yanlış yorumlanmasına ve iş birliğinin zorlaşmasına neden olabilir.
• Uzaktan çalışan ekipler, farklı saat dilimlerinde ve coğrafi konumlarda bulunduğunda, görevleri ve projeleri etkili bir şekilde yönetmek zorlaşabilir.
• Fiziksel ofislerin yerini alan dijital ofisler, çalışma süresi ve performans takibi süreci kapsamında çeşitli engeller yaratabilir.
• Uzaktan çalışan ekipler içerisinde bilgi ve deneyim paylaşımı için ek bir çaba gerekir. Bu da ekip üyelerinin bilgi aktarımında zaman kaybetmesine neden olabilir.
• Uzaktan çalışanlar, iş arkadaşlarından ve yönetimden izole ve kopuk hissedebilir. Bu da çalışan bağlılığı ve motivasyonu üzerinde olumsuz etkilere sebep olabilir.
• Uzaktan çalışan ekiplerin bilgiye kolay erişimi için çeşitli kaynaklara esnek erişim hakkına sahip olması, güvenlik ve gizlilik açısından sorunlar yaratabilir.

Tüm bu alanlarda ortaya çıkan sorunları etkili şekilde çözmek adına yapay zekâ teknolojilerinden faydalanılabilir.

İşte insan kaynakları uzaktan çalışma sürecinde etki sağlayan yapay zekâ çözümleri:

Üretkenlik ve Performans Yönetimi için Makine Öğrenimi (ML) Avantajları

İş yerinde üretkenliği arttırmak ve verimlilik sağlamak adına önemli bir araç hâline gelen makine öğrenimi ile uzaktan çalışan ekiplerin performans yönetimine destek verebilir.

Bu bağlamda, makine öğrenimi (Machine Learning), tekrarlanan görevleri otomatikleştirmek, verileri analiz etmek ve çeşitli tahminlerde bulunarak İK stratejilerine destek olmak adına fayda sağlar.

• İş Akışı Otomasyonu: Tekrarlanan görevleri otomatikleştiren ML algoritmaları, İK’nın performans yönetimi için harcadığı zaman ve kaynakları önemli ölçüde azaltabilir.
• Otomatik Zaman ve Üretkenlik Takibi: Makine öğrenimi, çeşitli görevlere ve projelere harcanan zamanı otomatik olarak izleyerek çalışanların zamanlarını nasıl harcadıkları hakkında doğru bilgiler sağlayabilir.
• Etkili Görev Dağılımı: ML algoritmaları, ekip üyelerinin becerilerini ve iş yükünü analiz ederek görev dağılımını etkili bir şekilde sürdürebilir.

İletişim ve İş Birliği için Doğal Dil İşleme (NLP) Avantajları

Uzaktan çalışma insan kaynakları süreçleri, iletişim ve iş birliği kapsamında zorlayıcı olabilir. Doğal Dil İşleme (NLP) teknolojileri ise uzaktan çalışan ekiplerin iş birliği ve iletişim sürecini kolaylaştırır.

Bilgisayarların insan dilini anlamasını ve işlemesini sağlayan NLP (Natural Language Processing) teknolojileri ile iletişim boşluklarını kapatmak ve ekip çalışmasını iyileştirmek mümkün hâle geliyor.

• Dil Çevirisi: İK departmanı, farklı coğrafyalarda yer alan çalışanlar için NLP tabanlı makine çeviri araçlarından faydalanabilir.
• Duygu Analizi: NLP, ruh hâlini ve altta yatan duyguları değerlendirmek adına metni ve konuşmaları analiz edebilir. İK’nın uzaktan çalışanların memnuniyet seviyelerini analiz etmesine destek verebilir.
• Çağrı Transkripsiyonu ve Özetleme: NLP ile toplantıları veya çağrıları otomatik olarak kayda almak mümkündür. İK departmanının çalışan kayıtları tutması adına da fayda sağlayabilir.

Çalışan Yönetimi için Kişi Verileri ve Analizi Avantajları

AI destekli İK yazılımları ile kişi verileri ve analizi kapsamında bir dizi araç kullanılabilir. Bu araçlar, insan kaynaklarının, uzaktan çalışan ekiplerin yönetim verimliliğini artırmasına yardımcı olabilir.

• Veri Analizi: AI algoritmaları, çalışan verilerini hızlıca analiz ederek performans değerlendirmelerini otomatikleştirir. Çalışanların KPI’larını, görev tamamlama sürelerini ve genel proje teslim performanslarını ölçer.
• Çalışan Davranışlarının Takibi: Yapay zekâ, çalışan davranışlarına ve geçmiş verilere dayalı olarak sürekli gelişim takibinde bulunur. Bu takip sayesinde İK ekipleri gelecekteki çalışan performansı konusunda değerli raporlar elde edebilir.
• Çalışan Gelişimi: AI, çalışanların eğitim ihtiyaçlarını ve kariyer gelişim fırsatlarını belirleyerek, çalışanları uygun eğitimlerle eşleştirebilir.

Uzaktan Ekip Kontrolünde Çalışma Süresi Yönetimi Avantajları

İK yazılım uzaktan çalışma araçları, zaman yönetimi sağlayarak verimliliği arttırmaya devam eder. Çalışma süresi yönetiminin yapay zekâ ile optimize edilmesi; çalışanların giriş ve çıkış saatleri, mola süreleri ve toplam çalışma saatleri gibi verilerin sürekli olarak izlenmesini sağlar.

Bu veriler sayesinde İK departmanı; çalışanların vardiya zamanlarını, ücret hesaplamalarını, fazla mesai saatlerini ve izin planlamasını daha kolay bir şekilde yapabilir.

• Çalışma Saatlerinin Takibi: AI yazılımları her çalışanın çalışma saatlerini izler ve bunları otomatik olarak kaydeder. Bu izleme uzaktan çalışanların işe başlayış ve bitiş saatlerinin kayda alınmasını da içerir.
• Vardiya Çizelgeleri: Yapay zekâ, geçmiş çalışma verilerini analiz ederek uzaktan çalışma ekiplerinin vardiya zamanlarını optimize edebilir.
• Ücret ve İkramiye Hesaplamaları: Yapay zekâ, çalışma saatlerine dayalı olarak ücretleri, fazla mesaileri ve ikramiyeleri hesaplar. Bu hesaplamalar, çalışanların hak ettiği maaşların doğru ve zamanında ödenmesini sağlayabilir. Ayrıca işten ayrılma durumlarında da kıdem tazminatı süreçlerini otomatikleştirerek yasal süreçlere uygun bir şekilde ilerlenmesini sağlar.
• İzin Yönetimi: İK yazılımları; ücretli izinlerin, hastalık izinlerinin ve diğer izin türlerinin otomatik olarak işlenmesini sağlar. Çalışanların talep ettiği izinleri analiz eder, uygunluğu kontrol eder ve İK yöneticilerine bildirim gönderir.

İK İş Verimliliğini Artırmada Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Avantajları

Robotik Süreç Otomasyonu, İK iş süreçlerini daha verimli hâle getirerek uzaktan çalışan ekiplerin yönetilmesinde kolaylık sağlayabilir. Yapay zekâ ve RPA ile insan kaynaklarının zaman kazanması, manuel hataları azaltması ve kaynak yönetiminde etkinlik sağlaması mümkün hâle gelir.

• İzin Talepleri: Uzaktan çalışanların izin talepleri, RPA sayesinde otomatik olarak işlenir. Bir çalışan izin talebi oluşturduğunda, bu talep yapay zekâ tarafından hızlıca incelenir ve onay ya da reddetme sürecine geçilir. İK departmanı, RPA kurallarını şirket süreçlerine göre eğitebilir ve geliştirebilir.
• Gider Raporları: Yapay zekâ, uzaktan çalışanların gider raporlarını otomatik olarak toplar ve işler. Çalışanların gider formları RPA ile hızla değerlendirilir ve uygun görüldüğünde ödeme süreçlerine dâhil edilir.
• Onay Süreçleri: Uzaktan çalışma ekipleri için çok aşamalı onay süreçleri RPA ile hızlandırılabilir. Bu avantaj, iletişimin zorlaştığı farklı konum ve saat dilimlerinde oldukça faydalı olabilir. Uzaktan çalışan ekipler onay için beklemek zorunda kalmaz.

Sonuç olarak, AI destekli İK yazılımları uzaktan çalışan ekiplerin kontrol edilmesinde olduğu kadar verimliliğin artırılmasında da oldukça önemli bir rol oynar. İK’nın yeni aday değerlendirmesi, oryantasyon, eğitim ve performans yönetiminde bir dizi araç sunmaya devam eder.

Yapay zekâ destekli iş yazılımları ile iletişim, performans ve yönetimde verimlilik sağlamak isterseniz Bitrix24 çözümleri ile hemen şimdi tanışabilirsiniz. Müşteri ilişkilerinden görev yönetimine kadar birçok farklı araç geliştiren Bitrix24, operasyonel süreçlerin optimizasyonunu tek başına sağlamaya adaydır. Üstelik yapay zekâ dâhil tüm araçları ücretsiz olarak keşfedebilirsiniz.