Akıllı Süreçler ve Akıllı İşletmelerin Neden Onlara İhtiyacı Var?

İçerik tablosu

Akıllı Süreç Nedir?

Üzgünüm, yanlış soru. Kendimizi aşmayalım ve önce daha geniş bir terim olan “otomasyon”a bir göz atalım.
  

Otomasyon Nedir?

Otomasyon, bir şeyin otomatikleştiği zamandır, değil mi? Doğru. Ayrıca bir şeyin otomatikleştiğini söylediğimizde, daha önce manuel olarak yapıldığı anlamına gelir, bu da otomasyon kavramının tam olarak anlaşılmasına dair bir başka ipucudur.

İşte bu kavramı herhangi bir 500 sayfalık kitaptan daha iyi açıklayan gerçek hayattan bir örnek.

Örnek 1

Diyelim ki her sabah evden çıkmadan hemen önce sırt çantanızı hazırlayıp alıyorsunuz. Oraya koyduğunuz eşyalar hemen hemen her gün aynı:

• Öğle yemeği
• Dizüstü bilgisayar
• Bir şişe su
• Bir çift çorap (ne sebeple olursa olsun)

Bu süreç o kadar rutindir ki otomatik hale gelir - neredeyse düşünmeden yaptığınız noktaya kadar.

Ama sonra bir sabah sırt çantanızı alıyorsunuz ve hafif olduğunu fark ediyorsunuz. Şimdi, bu neden olabilir? Hangi öğelerin olduğunu görmek için içeriye bakıyorsunuz ve dizüstü bilgisayarınızı koymayı unuttuğunuzu hemen fark ediyorsunuz. Onu bulursun, sırt çantasına koyarsın ve hızla evden çıkarsın.

Öyleyse tahmin et? Az önce akıllı otomasyonu simüle ettik. Ancak bu hala bir iş ortamından çok uzak - ve bu yüzden örnek 2'ye sahibiz.

Örnek #2

Diyelim ki Büşra adında bir muhasebeciniz var. Çoğu muhasebeci gibi, günlük olarak tonlarca fatura, parasal işlem, borç, çek, defter ve diğer finansal belgeleri yönetir.

Her günün sonunda Büşra’nın bu belgelerden belirli bilgileri (örneğin, faturalar, işlem toplamı, işleme tarihi vb.) kopyalaması, bir elektronik tabloda bir araya getirmesi ve size, patrona e-postayla göndermesi gerekir.

Her şey yolunda giderse:

• Tamamlaması Büşra’nın her gün neredeyse bir saatini almadı
• Herhangi bir yerde bazı eksik bilgilere ve hatalara yol açmadı (Büşra ne de olsa bir insan ve mükemmel bir şekilde hata yapma yeteneğine sahip)

Açıkçası, bunu yapmanın başka bir yolu olmalı – otomasyon gibi. Otomasyon, basit, tekrarlayan görevleri yapmak için tasarlanmış bir bilgisayar algoritmasını almayı ve ona inanılmaz bir hız ve ölçekte birçok değişen koşula göre performansını uyarlamayı veya düzeltmeyi öğretmeyi içerir. Kendi başına yapay zeka değil, ama oldukça yakın.

Büşra’nın durumunda, bir dizi standart eylemi önceden programlamasına ve algoritmayı belirli tetikleyicilere göre harekete geçirmesine olanak tanıyan özel bir tür yazılım olabilir. Her yeni fatura geldiğinde, algoritma gerekli tüm bilgileri çıkarır, günlük rapora ekler ve belirtilen saatte belirtilen adrese e-posta ile gönderir.

İşte tam bu noktada akıllı bir sürece çok yaklaştık. Şimdi, bu tam olarak nedir?

Akıllı Süreç Nedir?

Akıllı süreç, bir başlangıcı, bir sonu ve aralarında belirli sayıda aşaması olan herhangi bir iş sürecidir. "Akıllı" kelimesi, kısmen veya tamamen otomatik olduğu anlamına gelir. Bu nedenle bazen akıllı süreçler oluşturmak için kullanılan teknolojiyi ifade eden “akıllı süreç otomasyonu” terimini de duyabilirsiniz.

RPA ve SPA Arasındaki Fark Nedir?

Konuyla ilgili biraz araştırma yapıyorsanız, birisi otomasyondan bahsettiğinde RPA terimini duymuş olabilirsiniz. Peki, RPA (robot süreç otomasyonu) ile SPA (akıllı süreç otomasyonu) arasındaki fark nedir?

RPA

RPA, kesinlikle "eğer öyleyse, o zaman" mantığının sınırları içinde çalışan bir teknolojidir. Otomasyonun en ilkel biçimi olduğundan, kural tabanlı görevlerin (örneğin, kayıtların tutulması, önceden yapılandırılmış verilerin bir veritabanına girilmesi veya karmaşık hesaplamaların gerçekleştirilmesi) işlenmesi için kullanılabilir. 

Bu görevleri gerçekleştirmek için bir algoritma programlayabilirsiniz çünkü bunlar mantıklıdır ve adımlar oldukça açıktır: belirli bir koşul veya koşullar kümesi karşılanırsa, algoritma yanıt olarak bir şeyler yapmaya yönlendirilir.

SPA

SPA, RPA teknolojisinin mantıklı bir gelişimidir, çünkü bunun üzerine inşa ederken ikincisinden gelen tüm özellikleri korur. SPA, resme iki yeni unsur getiriyor:

• Human-in-the-loop (HITL) (bu, "istisnalar" olarak adlandırılan belirli durumlarda, sistemin devam etmeden önce bir insandan girdi gerektirebileceği anlamına gelir)
• Makine öğrenimi ("Human-in-the-loop" alınan bilgilere dayanarak, sistem gelecekte benzer durumlarda davranışını değiştirerek kendini değişen ortama adapte eder)

RPA, 1970'lerden beri kullanılmaktadır, SPA ise henüz ivme kazanmaya başlayan yeni bir teknolojidir. Ve kazanacak!

İşletmeler Neden Akıllı Süreçlere İhtiyaç Duyar?

Eh, makalenin ilk bölümüne dikkat ettiyseniz, cevap oldukça açık olmalıdır - akıllı süreçler işletmelerin ZAMAN ve PARADAN tasarruf etmelerini sağlar. İşte nasıl çalıştığı.

Şirketinizdeki standart bir iş sürecini akıllı bir süreçle değiştirdiğinizde, aşağıdaki değişikliklerin hemen gerçekleşmesi zorunludur:

• Çalışanlarınız haftada birkaç ekstra saatten tasarruf edecek
• Bir işin yanlış yapılması (veya bir şeyin gözden kaçırılması) riskini azaltırsınız
• İş akışlarınız akıcı hale gelir

İlk başta, pek görünmüyor. “Evet, bazı şeyleri burada ve orada optimize ediyorum, önemli olan ne?” diye düşünüyor olabilirsiniz. Yeterince büyük düşünmüyorsun. Küçük harcamalar gibi, küçük tasarrufların da bir ay, üç aylık dönem, yıl vb. sonunda birikme eğilimi vardır.

Ya başka bir şirkete ödemek zorunda olduğunuz bazı görevleri ve süreçleri otomatikleştirebilseydiniz? Örneğin, olası satış yaratma, Facebook reklam kampanyaları, soğuk arama vb. gibi şeyleri kolayca otomatikleştirebilirsiniz.

Sonuç olarak, her şey kolayca ölçülebilen belirli bir parasal değere indirgenir - amacımıza ulaşmak için bazı soğuk sabit istatistiklerimiz var. İşte McKinsey'in 2021 Önemli İş Otomasyon İstatistikleri raporundan aldığımız veriler.

• Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük ölçekte iş akışı otomasyonunu benimsemeleri ve 2021-2026 yılları arasında 1,6 milyar ABD dolarından fazla bir fırsat pazarı yaratması bekleniyor.
• CEO'lar zamanlarının neredeyse %20'sini operasyonel verileri analiz etme ve durum raporlarını gözden geçirme gibi otomatikleştirilebilecek işlere harcıyor
• Otomasyonu kullanarak, mesleklerin %60'ı satış fırsatları oluşturmak, evrak işlerini onaylamak ve belgeleri işlemek gibi görevlerde zamanlarının %30'unu kurtarabilir.
• Kuruluşlar, verimsiz süreçler nedeniyle her yıl gelirlerinin %20 ila %30'unu kaybeder

Büyük şirketler ve teknoloji devleri bunu uzun zaman önce fark etti - Google, Microsoft ve Amazon gibi şirketler neredeyse on yıldır akıllı süreç otomasyonunu kullanıyor. Şimdi küçük işletmelerin bu teknolojiye sahip olma zamanı.

Bitrix24 CRM'de Akıllı Süreçler: Bir Devrim mi?

Müşterilerimizden sürekli artan talebi görünce, geliştirme ekibimizi satışlarda otomasyonu bir sonraki seviyeye taşıyacak bir araç yaratma görevine gönderdik. İnsanlar bunun üzerinde gerçekten çok çalıştılar ve Mayıs 2021 sürüm sunumumuz sırasında ilk kez sunduğumuz bir araç olan Bitrix24 Akıllı Süreçler'i buldular .

Akıllı Süreçlerimiz satışa yöneliktir ve yalnızca Bitrix24 CRM'de bulunur. Size biraz teknik mumbo-jumbo gibi mi geldi? Yeterince adil, daha basit terimlerle açıklayalım (CRM'in ne olduğunu bildiğiniz varsayımına dayanarak).

İki işletmenin aynı satış süreçleri ve iş akışları olmadığından, müşterilerimizden sık sık anlaşmalarımızı, potansiyel müşteri tekliflerimizi veya tekliflerimizi kendi iç süreçlerine uyarlamaları gerektiğini duyuyoruz. Akıllı Süreçler burada devreye girer.

Bitrix24 Smart Process, kendi çalışma senaryolarınızı oluşturmanıza olanak tanıyan, CRM'deki özelleştirilebilir bir öğe türüdür. Akıllı Süreçleri kullanarak şunları ayarlayabilirsiniz:

• Boru hatları (pipelines) ve satış hunileri
• Aşamalar ve Kanban
• Otomasyon kuralları ve tetikleyiciler
• Ardışık düzen için varsayılan erişim izinleri

Bazı şablonlarımızı kullanabilir veya devam edip sıfırdan akıllı bir süreç oluşturabilirsiniz. Akıllı sürecinizi diğer CRM varlıklarına, takvimlerine, görevlerine ve hatta görev şablonlarına da bağlayabilirsiniz.

"Şimdi, hepsi iyi ve harika ama gerçek hayattan bir örneğe ne dersiniz?" bazılarınız sorabilir. Tabii neden olmasın?

Bitrix24'te Akıllı Süreç Örneği

Diyelim ki bir işe alım ajansı işletiyorsunuz. Elbette satış süreçleriniz için CRM'i rahatlıkla kullanabilirsiniz, ancak uğraşmanız gereken tek süreç bu değil. Ya CRM'i satış olmayan bir şey için kullanmak için can atıyorsanız? Bitrix24 yardım etmek için burada.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, Bitrix24 içinde yeni bir akıllı süreç oluşturabilirsiniz - tek yapmanız gereken bileşenlerini yapılandırmak, gerekli alanları ayarlamak, bu yeni sürece bağlamak istediğiniz varlıkları seçerek CRM bağlamalarını etkinleştirmek - ve bu başlamaya hazır! Bu mantığı vakamıza uygulayalım.

İŞE ALMA Süreci olduğundan (SATIŞ değil), varsayılan aşamalar işe yaramaz. Gelen Özgeçmişler, Taranan Adaylar, Görüşülen Adaylar ve diğerleri gibi, tümünü Akıllı Süreç düzenleyicimizde kolayca oluşturabileceğiniz özel aşama adlarına ihtiyacımız var.

Ardından, adaylarımız için özel alanlara da ihtiyacımız var. Bizim durumumuzda, adayın adı, başvurduğu pozisyon, sosyal medya profillerine bağlantılar, doğum tarihi, özgeçmiş dosyasının eklenmesi gereken “özgeçmiş” adlı bir alan ve diğer alanlar olabilir. eklemek istiyorum.

Şimdi birkaç yeni aday eklediğimize göre, hepsini Gelen Özgeçmişler aşamasına getirdik ve ardından bazıları eleme, görüşme, teklifte bulunma ve sonunda kabul edildi! Bu olurken, adaylarımız boş yerlerinizi doldurmak için bir aşamadan diğerine geçer.

CRM'inizdeki herhangi bir özel varlık, tüm kurallarımız, tetikleyicilerimiz veya web kancalarımızla çalışacak şekilde yapılandırılabilir. Örneğin, görüşmeye davet edilen bir adaya otomatik olarak bir e-posta veya metin mesajı gönderebilirsiniz. Sadece bir kez kurun ve o andan itibaren sizin için otomatik olarak çalışacaktır.

Çözüm

Bu, akıllı süreç otomasyonuna, neden bu kadar önemli olduğuna ve gerçek hayattaki bir iş durumunda gerçekte nasıl çalıştığına hızlı bir şekilde bakmamızı sağlıyor. İyi bir akıllı sürecin gücünü hafife almayın çünkü omuzlarınızdan biraz yük almanıza, birkaç iş akışını optimize etmenize ve bu süreçte size biraz para kazandırmaya gerçekten yardımcı olabilir.

Akıllı Süreç Otomasyonunun işletmeniz için neler yapabileceğini görmeye hazırsanız, Bitrix24 ile ücretsiz bir hesap oluşturup hizmetin sunduğu tüm olanakları keşfetmeye ne dersiniz?