İyi haber, yalnız değilsiniz! Çoğumuz zaman zaman çok fazla işimiz olduğunu hissediyoruz ama girişimciler ve küçük işletme sahipleri için bu durum bazen daha da kötü. Aşırı iş yükünün nasıl olduğunu biliyoruz: hataya meyilli olmaya başlıyorsunuz, sinirleriniz parlıyor ve son teslim tarihleri kaçırılıyor.
Ancak işler zorlaştığında bu sadece işinize kötü yansımaz, aynı zamanda üstlendiğiniz her ekstra görevde stres seviyeniz artar ve kısa sürede çözemezseniz, tükenmişlik için tek yönlü bir sokağa girmiş olursunuz.
Cevap arayan bu kadar çok insanla, özellikle girişimciler için aşırı iş yüküyle mücadele etmek ve üstesinden gelmek için 10 ipucu bir araya getirdik. Öyleyse bir dakikanızı ayırın (10 dakikadan az, söz veriyoruz!) ve çok fazla işiniz olduğunda kendinizi nasıl koruyacağınızı öğrenin.
SSS
Aşırı iş yükünün açık belirtileri nelerdir?
İnsanların çok fazla işi olduğunda, genellikle aşağıdaki belirtiler ortaya çıkar:
- Kolayca ajite olmak
- Sık sık hata yapmak
- Bir mizah kaybı
- Baş ağrısı
- Gece geç saatlere kadar çalışmak
- Rahatlamakta veya aklınızı bir şeylerden uzaklaştırmakta zorluk
- Hiç bitmeyen bir yapılacaklar listesi
Aşırı iş yükünün ana nedenleri nelerdir?
Bariz olandan daha fazla aşırı yüklenmenin altında yatan nedenler vardır:
- Çok fazla iş
- Zayıf iletişim
- Yetersiz delegasyon
- Yararsız bir çalışma zihniyeti
- Başarısızlık korkusu
- Sağlıksız bir yaşam tarzı
- Zamanın disiplinsiz kullanımı
- Her işe evet demek
- Teknolojinin kötü kullanımı
Aşırı iş yüküyle nasıl başa çıkıyorsunuz?
Aşağıdakiler dahil, iş hacminin yarattığı baskıyla başa çıkmak için çok çeşitli stratejiler vardır:
- Bakış açısında veya ortamda bir değişiklik
- Tamamen bağlantıyı kesmeyi öğrenmek
- Ofis dışında sağlıklı hobiler
- Teknoloji kullanımı
- Zamanın nasıl harcandığını takip etme
- Otomasyonlar
- Yalnızca üretken projeleri seçme
1. Çalışmaya bakış açınızı değiştirin
Bu hayatta her şey algıdır. Teorik olarak bir köprünün altında su sızdıran bir çadırda yaşayabilirsiniz, ancak olumlu gördüğünüz sürece yine de mutlu olacaksınız.
Neyse ki, bakış açınız sağlam değil. İşyerinde çok fazla çalıştığınızın açıklayıcı belirtilerini gördüğünüzde – avuç içleriniz terli, beyin sisli, kalp atışı hızlanıyor – bir an için durun ve kendi kendinize olumlu bir şekilde konuşun. “Bu devasa görevi nasıl bitireceğim?” demek yerine, “Bunu mümkün olan en profesyonel şekilde bitirmek için atabileceğim bir sonraki adım nedir?” diye kendinize sorun. Bu şekilde, o anda yapabileceğiniz en iyi şeyin bu olduğunu bilerek, yalnızca elinizdeki göreve odaklanabilirsiniz.
Perspektife dayalı başka bir teknik, ofiste veya evde dikkat dağıtıcı şeylerle çevrili aşırı iş yükünden kurtulmak için kendinizi zorlamaktan vazgeçmektir. Bunun yerine, ortamınızı düzenli tutun ve yaklaşımınıza nasıl yardımcı olduğunu görün. Yeni bir bakış açısı, çıkmazı kırmak ve işleri harekete geçirmek için tam da ihtiyacınız olan şey olabilir.
2. Beyaz bir sayfa açın
Çoğu zaman sorun, yapmanız gereken iş miktarı değil, onunla birlikte gelen felç edici başarısızlık korkusudur. Bu korkunun büyük bir kısmı, beyaz bir sayfaya sahip olmaktan ve ilk kelimenin “yanlış” olmasını istememekten kaynaklanmaktadır.
Bu aşırı iş yükünün üstesinden gelmenin bir yolu, bir belge açıp biraz kelime kusmayı denemektir. Konuyla ilgili elinizden gelen her şeyi kimse izlemiyormuş gibi yazın ve beş dakika içinde görevinize saygın bir başlangıç yapın.
Topu yuvarlanmaya başladınız ve böylece beş dakika sonra, dağınık fikirlerinizi yavaş yavaş mantıklı olmaya başlayacak mantıklı bölümler halinde yapılandırmaya başlayabilirsiniz.
3. Uykunuza öncelik verin
Elbette, uyurken oldukça verimsizsin, ama en azından ertesi gün üretkenlik için zemin hazırlıyorsun. Pek çok girişimci çok fazla çalışıyor ve uykuyu ihmal ediyor - hepimizin bildiği bu durum sürdürülemez.
Düzenli bir döngüde yeterince uyuyarak, beyninizin rahatlamasına ve bir sonraki gün için yeniden şarj olmasına izin verirsiniz. Bu şekilde, işleri daha net görür ve iş yerinde daha iyi kararlar alırsınız.
Yine de bunu yapmak her zaman kolay değildir. Aşırı iş yükünüz olduğunda, bütün gece çalışmak cezbedicidir. Ancak normal saatinizde yatıp devam etmek için daha erken uyanmanız çok daha iyi. Yoğun bir çalışma gününden sonra hata yapma, dikkatinizin dağılması ve kolay görevleri zorlu zorluklara dönüştürme olasılığınız daha yüksektir.
Ayrıca, insanlar sabahlar çok daha yaratıcı ve motivedirler (tabii ki yataktan çıktıktan sonra), bu nedenle biraz dinlendikten sonra çok daha iyi bir iş yapabilirsiniz.
4. Bağlantıyı düzgün şekilde nasıl keseceğinizi öğrenin
Son on yılda bu kadar çok girişimcinin meditasyona yönelmesi şaşırtıcı değil. Çalışmanın baskısı artarken, cılız insan beynimiz artmadı, bu yüzden dinlenmenin yollarını bulmamız gerekiyor. Uyku elbette burada anahtardır, ancak uyanıkken işten (ve ekranlardan) bağlantıyı kesmenin başka yollarını bulmanız gerekir.
Aşırı iş yükünden bağlantıyı kesmenin yaygın yolları şunlardır:
- Meditasyon
- Spor Dalları
- Bahçıvanlık
- Sanatsal hobiler
- Kitap okumak
- Yemek pişirme
- Yeni, yaratıcı bir hobi edinmek
Ancak, işi düzgün bir şekilde bırakmak için, sadece bir yoga matına oturup en iyisini umamazsınız. Pratik yapmazsanız, uyuyana kadar zihninizde dönen stres sabahlarıda hala orada olacak.
Son bir not olarak, bunu çalışmak için daha iyi harcanabilecek bir zaman olarak görmek yerine, dinlenmeyi iş gününüzün ayrılmaz bir parçası olarak çerçeveleyin; işleri perspektif içinde tutmanın, morali yüksek tutmanın ve uzun vadede motivasyonu sağlamanın bir yolu.
5. Zamanınızı nasıl harcadığınızı takip edin: Zaman takibi yazılımı
Zaman takibi yazılımı , yanlış şekilde kullanıldığında kötü baskı alır, ancak aşırı iş yükünüz varsa, rutininizden çıkmak için inanılmaz bir araçtır.
Pek çoğumuz, bizim için yeterli sürenin olmadığını hissediyor ve tüm günü hiçbir şey başaramamış gibi hissederek bitiriyoruz. Ancak bir zaman takibi ile zayıf noktalarınızı tespit edebilir ve iyileştirme planları oluşturabilirsiniz. İşe yaraması için, günün her bölümünü özel olarak zamanlamanız gerekir. "Sabah aramaları" yerine, her aramayı filtreleyin ve tanımlayın, böylece hangilerinin hızlı olduğunu ve hangilerinin gününüzü kapladığını görebilirsiniz.
Belli ki bu odadaki fil sosyal medya. Vücudumuz bize susuz kaldığımızı söyleyene kadar bizi eğlendirmek ve meşgul etmek için tasarlanmıştır. Bu nedenle, zaman takibi kaçınılmaz olarak sosyal medya uygulamalarınızı silmenizi önerdiğinde, kolaylaştırabileceğiniz diğer alanlara bakın. Gevezelik istemcilerinden, proje hazırlamak için fazla zaman harcamaya kadar, genellikle basit bir çözüm vardır.
6. Teknolojiyi yanınızda bulundurun
Günlük yaşamınızda teknolojiyi kullanmakta yavaş kaldıysanız, işte bu size göre. Ya da her şeyi kontrol altına aldığınızı düşünseniz bile, yeni bir şeyler öğrenebilirsiniz. İş yerinde çok fazla işiniz olduğunda, teknoloji çoğu zaman devreye girerek hayatı kolaylaştırabilir.
Kolay bir örnek, kişisel asistan olarak bir CRM kullanmaktır. Üç yıl önce konferansta tanıştığınız şirketin adresini umutsuzca e-postalar arasında aramak yerine, her şeyi otomatik olarak aranabilir tek bir veritabanında saklayabilirsiniz. Bundan daha da iyisi, en iyi araçlar, onlarla yaptığınız her etkileşimi kaydedecek ve özel notlar eklemenize izin verecek, böylece neredeyse hiç çaba harcamadan dünyanın en iyi hafızasına sahip olacaksınız. Bunu kim istemez ki?
Kendine zaman ayırabileceğin tek yer orası değil. Daha önce de belirttiğimiz gibi, zaman takibi yazılımınız size projeler oluşturmak için çok fazla çalıştığınızı söyleyebilir. Ancak, doğru proje yönetimi yazılımıyla , yinelenen projeleriniz için standardı bir kez belirleyebilir ve şablonu kaydedebilir, böylece bir sonraki sefer yalnızca bir tıklama yeterli olur.
7. Sinir bozucu küçük görevleri otomatikleştirin
“Çok fazla görev – yetersiz zaman” hissine sahipseniz, otomasyonları yanınızda bulundurmak akıllıca olabilir. Henüz farkında değilseniz, otomasyonlar, zaman kaybetmeyi göze alamayacağınız tekrarlanan görevlerle ilgilenir.
Yine de bu sadece zaman kazandıran bir araç değil - aynı zamanda tamamen meşgul olmadığınızda sıklıkla yapılan hataları da azaltabilirsiniz.
Peki otomasyon örnekleri nelerdir?
E-posta snippet'leri, tam bir e-posta yazmak yerine, her an ping atabileceğiniz metin parçalarıdır. Teşekkür mesajları ve faturalandırma e-postaları burada ana hedeflerdir. Küçük görünebilir, ancak bir araya getirildiklerinde size çok zaman kazandıracaklar.
Ayrıca, her hafta aynı saatte bireysel toplantılar oluşturmak yerine, tek seferde yinelenen etkinlikler ayarlayabilirsiniz.
Görev ataması manuel müdahale gerektirebilir. Ancak genellikle, CRM'inizi her seferinde farklı bir satış temsilcisine yeni müşteri adayları atayacak şekilde programlayabilir ve bu şekilde iş yükü bölümünü otomatik olarak sağlayabilirsiniz.
8. Önemli ve acil arasındaki farkı öğrenin. Sonra görevlerinizi planlamak için kullanın
Eisenhower Matrisi, görevlerinizi dört bölüme ayırmanıza yardımcı olur:
1. Acil ve önemli
2. Acil ama önemli değil
3. Acil değil ama önemli
4. Acil değil ve önemli değil
En iyi bir müşterinin son teslim tarihini karşılamak gibi acil ve önemli görevler, hemen öncelik listenizin en başına gitmelidir.
İkinci kategoridekiler, bir blog yazısı yüklemek gibi şeyler olabilir. Evet, zamanlama önemli, ancak yapılmazsa dünyanın sonu değil. Bu tür görevler delegasyon için mükemmeldir.
Acil olmayan, ancak önemli görevler genellikle stratejik planlama, ağ oluşturma ve kişisel düzeyde egzersizi içerir. İşinizin özünü oluştururlar ve unutulmamalıdır. Bu görevlerle başa çıkmanın en iyi yolu, onlar için plan yapmaktır. Bunları takviminize ekleyin ve zamanında tamamlayabilmeniz için bildirimler ayarlayın.
Acil ve önemli değil mi? Bence cevabı biliyorsun - doğrudan çöp kutusuna. Bu tür görevler, alakasız e-postaları yanıtlamayı veya hedeflerinizle uyuşmayan herhangi bir şeyi içerebilir.
9. Görevlerinizin görsel bir panosunu tutun
Planlarınızın görselleştirilmesi pratikten daha estetik görünse de, net ekranların büyük faydaları vardır.
Örneğin Kanban panolarını ele alalım . Her görev, sorumlu kişi, son tarihler ve açıkça düzenlenmiş talimatlarla birlikte bir kart olarak temsil edilir. İş akışınızdaki tüm görevleri sütunlar halinde düzenleyebilirsiniz. En solda: Yapılacak. Orta: Devam ediyor. En sağda: Tamamlandı.
Peki bunun faydası nedir?
Yeni başlayanlar için, yapılacak işin ne olduğunu her zaman bilirsiniz, bu nedenle boş zamanınız olduğunda bu nadir anlarda, arka planda kalan görevlere devam edebilirsiniz.
Sonra çok kişili format var. İş yükünden bunaldığınızı hissettiğinizde, bir görevi kolayca ekibinize devredebilirsiniz. Sorumlu kişi bir bildirim alacak ve siz artık biraz soluklanıp zihninizi boşaltabilirsiniz.
Ancak memnuniyet unsurunu unutamazsınız. Önemsiz görünse de, bu görevleri soldan sağa taşımak ilerlemenin bir temsilidir ve ayın sonunda, 30 gün önce göz korkutucu görünen görevlerle dolu "tamamlanmış" bir bölümle karşı karşıya kalmak memnuniyet sağlayacaktır.
10. İş yükünüzü kaynağında kesin: Fazla çalışmayı azaltmak
Şimdi bu ipuçlarını okuyor ve "Vay canına, teşekkürler, zamanımı takip ettim, bir askeri stratejist gibi plan yaptım ama hala çok fazla şey var" diye düşünüyor olabilirsiniz. Durum böyleyse, işleri kaynağında kesmeniz gerekir. Kapıdan ne kadar iş geldiğini yönetmek sadece sizin sorumluluğunuzdadır.
Bu nedenle belki de en güçlü ipucumuz hayır deme sanatını öğrenmektir. Hiç de göründüğü kadar kolay değil. Girişimci olarak yeni başlıyorsanız, yolunuza çıkan her işi üstlenmek isteyeceksiniz ve aşırı iş yükünden muzdaripseniz, ağaçlardan ahşabı görmek zordur.
Yeni sanat formunuzu yapılandırmak için kabul edilebilir minimum oranları (MAR) kullanın. İstediğiniz fiyatın altındaki herhangi bir şey anında (ama kibar) bir hayır alır. O zaman, mevcut müşterilerden aldığınız işin gerçekten buna değip değmediğini anlamanın zamanıdır. Kazandığınız miktar, harcadığınız süreyi karşılıyor mu? Sık sık iş gününüzün akşam geç saatlere kadar uzamasına izin veriyor musunuz? Eğer öyleyse, o zaman hayır deme zamanı.
Bir girişimci olduğunuzda, dokuz - beş mesaisi ve sonra görüşürüz rutininden kararlı bir şekilde vazgeçmiş olursunuz. Bu nedenle, kariyerinizin geri kalanında aşırı iş yüküyle yakın arkadaş olmanız muhtemeldir. Ancak bir dahaki sefere “çok fazla görev – yetersiz zaman” hissi ortaya çıktığında, hayatı kendiniz için kolaylaştırma ihtiyacı duyduğunuz stratejilere ve araçlara sahip olduğunuzu bilin.
Bu araçlardan bahsetmişken, konuyu sizin için kolaylaştıralım. Bitrix24, proje yönetimi yazılımı ve zaman takibinden, bir CRM ve sınırsız takvimlere kadar, bir girişimci olarak işinizi yürütmek için ihtiyacınız olan her şeyi size sunar.
Bu nedenle, iş yükü altında ezilmenize son verecek teknolojiyi istiyorsanız, bugün ücretsiz olarak Bitrix24'e kaydolun !
