Bulut bilişim hizmetleri, şirket verilerinin güvenli şekilde depolanması ve çalışanlar arasında paylaşımı için fiziksel depolama çözümlerinin yerini neredeyse tamamen almış durumda. Bu teknoloji, evden çalışmanın yaygınlaşmasıyla giderek daha yaygın hâle gelmeye devam ediyor ve hem küçük hem de büyük ölçekli işletmeler için pek çok avantaj sunuyor.
Ancak belge ve veri yönetimi için bir bulut sağlayıcısı kullanmak istiyorsanız, seçim yaparken dikkate almanız gereken pek çok şey bulunuyor. Belge güvenliği, erişim yetkileri, aynı dosyanın eski sürümlerine ulaşabilme gibi özelliklerin sunulduğundan emin olmalı ve entegrasyonu mümkün olan en kısa süre içerisinde tamamlayabilmelisiniz.
Burada, tüm popüler bulut depolama hizmetlerini listeleyecek, hepsini genel olarak değerlendirecek ve seçim yapmanıza yardımcı olacağız. Bu içeriğe göz attıktan sonra, çevrimiçi belge yönetimi konusunda ipuçları paylaştığımız makalemizi de okumayı unutmayın!
Bulut depolama nedir?
Bulut dosya depolama, en basit tabiriyle bulut bilişim sistemleri üzerinden çevrimiçi olarak ulaşılabilen sunucu alanıdır. Bu sunucu, hizmetten yararlanan kişiye ait olabileceği gibi, üçüncü taraflarca sağlanıyor da olabilir. Sonuncusu daha yaygın kullanılan seçenektir ve bulut bilişim şirketi gerekli donanımı sağlayıp kesintisiz erişim sunarken, kullanıcı ise belgelerinin kontrolünü elinde tutar. Yani yaptığı şey, aslında çevrimiçi depolama alanı kiralamaktır.
Yararlanılan hizmetin özellikleri, onunla neler yapılabileceğini de belirler. Bulut yedekleme çözümleri, çoğunlukla yüklenen verilerin paylaşılabildiği depolama alanlarından ibarettir. Ancak bazıları ek özellikler sunarak belge düzenleme, farklı yetkilere sahip kullanıcılarla paylaşma ve şifreleme gibi avantajlardan da yararlanabilmenizi sağlar.
Bulut bilişim, her işletme için faydalıdır
Türü ne olursa olsun, bulut dosya yönetim sistemi, her alanda ve her büyüklükte işletme için pek çok fayda sağlayacaktır. Bulut sunucusu kullanmak (üçüncü taraflarca sağlanıyorsa), IT giderlerinden büyük oranda tasarruf etmenizi sağlar, zira bakım ve onarım için hizmet sağlayıcının kendi ekibi vardır. Belgelerinizi bulut sağlayıcısı üzerinde saklayıp paylaşmak, iş akışınızın daha hızlı ve verimli yürümesine de yardımcı olur. Ekip üyelerinin tamamı, dilediği anda ve dilediği yerden belirli bir belgenin en güncel hâline ulaşabilir. Yetkilendirme sistemleri sayesinde üst düzey güvenlik elde etmek de mümkündür.
Kısacası, veri depolama ve belge yönetimi için bulut sunucusu kullanmak, işletmeniz için alabileceğiniz en iyi kararlardan biridir. Sizi zorlayabilecek tek şey, verileri ve belgeleri yüklemek için kullanacağınız hizmete karar vermektir, zira bulut yedekleme çözümleri sunan çok sayıda şirket mevcuttur. İşinizi kolaylaştırmak ve hata yapmaktan kaçınmak için aşağıdaki listeye göz atabilirsiniz. En yaygın bulut tabanlı belge depolama ve yönetimi sistemlerini işletmelerin ihtiyaçlarını dikkate alarak değerlendirdik.
Önemli Hatırlatma: Aşağıda paylaşılan fiyat ve uygulama bilgileri, 26/01/2024 tarihi itibarıyla geçerlidir ve ilgili hizmetlerin web siteleri üzerinden elde edilmiştir. Bitrix24, gelecekteki fiyat ve uygulama içeriği değişiklikleri konusunda herhangi bir sorumluluk kabul etmez.
1. Bitrix24
Bir bulut depolama hizmeti kullanarak belgelerini saklamak, paylaşmak, düzenlemek ve gelişmiş belge yönetimi özelliklerinden yararlanmak isteyenler için ilk önerimiz, Bitrix24. Bulut üzerinden iş birliği yapılmasına olanak tanıyan araçlar sunan Bitrix24, dosya paylaşımı için üç seçeneğe sahip. Belgelerinizi Bitrix24 bulutunda, kendi sunucunuzda veya üçüncü taraflara ait hizmetlerde saklayabilirsiniz. Sonuncusunu tercih etmeniz hâlinde, Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive ve daha pek çok hizmet ile entegrasyon mümkün olur.
Kişisel, grup ve şirket depolama alanı oluşturabilir, hem dosyalar hem de klasörler için ayrıntılı yetkiler tanımlayabilirsiniz. Yukarıda listelediğimiz depolama alanlarındaki belgeleri kimin oluşturduğunu görebilir, yetkinize göre onları indirebilir, paylaşabilir veya yeniden adlandırabilirsiniz. Bitrix24, sınırsız sayıda kullanıcı destekler, verilerinizi herhangi bir sistemden kolayca taşımanızı sağlar ve tüm SaaS çözümlerinizin yerini almak içim tasarlanmıştır. Belge yönetimi, bulut tabanlı özelliklerinden yalnızca biridir.
Aşağıda listeleyeceğimiz hizmetlerin büyük bir kısmına, Bitrix24 üzerinde tek bir yerden ulaşabilir ve erişim kolaylığı elde edebilirsiniz. Bulut bilişim üzerinden belge depolamaya ve yönetmeye bizimle başlayın: Bir depolama alanı kullanmak hiç bu kadar kolay olmamıştı.
En İyi Çevrimiçi Belge Depolama Yazılımı
Bitrix24 ile Projeleri ve Satışlarınızı Tek Bir Yerden Yönetin
Şimdi Kaydol
2. Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive, bazı yönlerden diğer bulut depolama sistemleri kadar gelişmiş değil, ancak önemli bir avantajı var: Çoğu işletmenin zaten kullandığı Windows ve Microsoft 365 ile entegre şekilde çalışabiliyor. Hatta Microsoft Windows 10 ve 11'de varsayılan olarak yüklü hâlde geliyor, yani kullanmaya başlamak için indirmeniz veya yüklemeniz gereken bir şey bulunmuyor.
Aynı nedenle, kullanımı da oldukça kolay. Hemen tüm Windows klasörlerinde bir kısayolu var ve herhangi bir dosyaya sağ tıkladığınızda açılan menüde de görüntüleniyor. Belgelerinizi bulutla ve farklı cihazlarla senkronize etmek için basitçe sürükleyip bırakabilirsiniz. Microsoft 365 entegrasyonu sayesinde, veri depolama işini otomatik olarak yapabiliyor ve gelişmiş iş birliği seçenekleri sunuyor. Bir Microsoft Word dosyasını doğrudan OneDrive’a kaydedebilir, dosya üzerinde başkalarıyla eş zamanlı olarak çalışabilir ve yine Microsoft OneDrive tarafından oluşturulan bağlantılar aracılığıyla dosyayı paylaşabilirsiniz.
İşletme odaklı bir bulut depolama alanı değil
Ancak bazı sorunlar da var: Microsoft Windows dışındaki platformlar için daha az özellik sunuyor. Örneğin, macOS için geliştirilen sürümü çok daha basit ve yalnızca temel bulut hizmeti özelliklerine sahip. Arayüzünün de Drive Google veya Dropbox kadar sade ve pratik olduğunu söyleyemeyiz. Güvenlik ve gecikme süresi bakımından her platformda iyi iş çıkarıyor, ancak mevcut hâliyle sadece küçük ölçekli işletmeler için düşünülebilir. Zira temel olarak sıradan Microsoft Windows kullanıcılarına hitap edebilmesi için geliştirilmiş, yani işletmeler için çok faydalı olmayacak özellikler de içeriyor.
Fiyatlara bakarsak, ücretsiz olarak kullanılabilen planı yalnızca 5 GB depolama alanı sağlıyor. Alternatif bulut bilişim hizmetlerine kıyasla bu oldukça sınırlı bir alan. 100 GB depolama alanı için yıllık 559,99 TL ödemeniz isteniyor. Microsoft 365 kullanıcıysanız, yılda 1.599,99 TL ödeyerek tek bir kullanıcı için hem 1 TB depolama alanı hem de Microsoft Outlook (e-posta), Microsoft Word, Microsoft Excel ve Microsoft PowerPoint elde edebilirsiniz. Kullanıcı sayısını 6 kişiye çıkarmak içinse yıllık 2.299,99 TL ödemeniz isteniyor. Bu nedenle, en büyük probleminin sınırlı kullanıcı sayısı olduğunu söyleyebiliriz. Birden çok kullanıcının gerçek zamanlı olarak belge depolayabilmesini istiyorsanız, en yüksek planı satın almanız gerekiyor ve bu durumda bile 6 kişinin üzerine çıkamıyorsunuz.
Kullanıcı sayısını artırmak için tek seçeneğiniz, bir "iş" planını seçmek. Üç farklı plan sunuluyor ve her birinde kullanıcı başına her ay 5 USD, 6 USD veya 12,50 USD ödemeniz isteniyor (bu seçenekte TL desteklenmiyor). Ancak bu fiyatların yalnızca yıllık ödemelerde geçerli olacağını unutmayın, yani onları 12 ile çarpmalısınız. En yüksek pakette, kullanıcı başına 1 TB depolama alanı, işletmenize özel bir e-posta adresi ve Microsoft Bookings, Microsoft Planner, Microsoft Forms gibi ek uygulama seçenekleri sunuluyor.
3. Google Drive
Google Drive da öncelikle entegrasyon özellikleriyle dikkat çekiyor. Android ve diğer tüm Google hizmetlerinin bir parçası olması, bu arama motorunun kullanıcıları için ideal bir bulut hizmeti olmasını sağlıyor. Zaten hemen herkes Google kullanıcısı olduğundan, bu tanım da çok sayıda kişi ve işletmeyi kapsıyor. Bu şirketin diğer pek çok uygulaması gibi, Google Drive depolama hizmetlerinin tamamına ücretsiz şekilde ulaşılabiliyor, yalnızca daha fazlasını istiyorsanız ödeme yapmanız isteniyor.
Ücretsiz bir kullanıcı olarak 15 GB boyutunda depolama alanı elde edebilirsiniz. Google tarafından sağlanan hizmet ve araçları kullandığınız sürece hem masaüstü PC’lerden hem de mobil cihazlardan depolama alanına kolayca ulaşabilirsiniz. Şirketler tarafından çalışanlara verilen telefon ve tabletlerin hemen hemen daima Android tabanlı olduğunu dikkate alacak olursak, bu önemli bir avantaj.
Tablo, belge ve slayt dâhil olmak üzere pek çok özelliği var
Google E-Tablolar, Dokümanlar ve Slaytlar dâhil olmak üzere yararlanabileceğiniz çok sayıda hizmet türü var ve özellikle Android platformunda bunları destekleyen uygulamalar bulmak zor değil. Yani Google tarafından geliştirilmeyen ancak şirketinizde kullandığınız bir uygulama bile büyük olasılıkla Google Drive desteğine sahip olacaktır. Sürüm oluşturma, çevrimdışı erişim, senkronizasyon, dosya paylaşımı, şirket içi iletişim ve daha fazlasını hemen hiç ücret ödemeden elde edebiliyorsunuz ve her çalışanınıza özel bir e-posta adresi de tüm bunlara dâhil.
Ancak elbette burada da bazı sorunlar var. Küçük ölçekli bir işletme değilseniz, 15 GB depolama alanı oldukça yetersiz gelecektir ve hatta bu tür işletmeler için bile kısa bir süre içinde yetersiz kalacaktır. Daha fazlasını elde etmek ve daha çok uygulamaya ulaşmak için Google Workspace’e abone olmalısınız. Dört ayrı plan mevcut ve hepsi de kullanıcı başına fiyatlandırma yaparak bir yıllık taahhüt vermenizi (yani 12 ayın ücretini peşin ödemenizi) istiyor. Fiyatlar, aylık 61 TL’den başlayıp (30 GB depolama alanı) 183 TL’ye kadar (5 TB depolama alanı) çıkıyor.
Buna ek olarak, Microsoft Windows platformu için sunulan kayda değer bir uygulama yok ve Google Drive uçtan uca şifreleme kullanmıyor. Yani, teorik olarak Google tüm belgelerinizi görebilir. Güvenlik ve gizlilik konusunda diğer hizmetlere kıyasla daha kötü bir kullanım sunduğunu söyleyebiliriz. Son olarak, verimli bir şekilde kullanabilmek için sadece belge yönetiminizi değil, diğer tüm işlemlerinizi de Google üzerinden yürütmeniz gerekiyor, yani bu ekosistemin bir parçası olmalısınız.
4. Dropbox Business
Bu, popüler bulut bilişim hizmetlerinden olan Dropbox’ın işletmeler için sunulan özel bir versiyonu. Yedekleme ve depolama dâhil olmak üzere, işletmelerin ihtiyaçlarına yönelik geliştirilen birden çok özellikle geliyor. Bir masaüstü istemcisine sahip ve formatı ne olursa olsun tüm dosyaları "sürükle bırak" yöntemiyle güvenli bir şekilde Cloud üzerinde depoluyor. Yüklenen dosyalar, Dropbox hesabı olmayan kişilerle bile paylaşılabiliyor. Buna Dropbox Transfer adı veriliyor. Bu özel uygulama, herhangi bir kişiye dosya aktarılabilmesini sağlıyor.
Bu şekilde aktarılan dosyalarda, alıcılar değişik izinlerle belgeyi düzenleyebiliyor ve orijinal hâli de Dropbox üzerinde saklanmaya devam ediyor. Yani birden fazla dosya sürümü olabiliyor ancak belgenin ilk hâline daima ulaşabiliyorsunuz. Bu özelliğin 100 MB transfer sınırı var, ancak hesabınızı yükselttikçe bunu da artırabiliyorsunuz (maksimum 250 GB).
Bu, müşterilerine ve şirket dışı üçüncü kişilere de belgelerine erişim hakkı vermek isteyen işletmeler için özellikle kullanışlı olabilir ve iş birliği için birden fazla seçenek sunar. Örneğin, bir satış teklifinin farklı sürümlerinin sürekli olarak e-posta ile gönderilmesi zorunluluğunu ortadan kaldırır. Bu bakımdan, bir tür hibrit bulut sistemi olduğu bile söylenebilir. Belgelerinizi bulut üzerinde saklamaya devam ederken, sanki özel bir sunucudalarmış gibi paylaşabilirsiniz.
Kullanışlı bir yazılım ancak fiyatı herkese göre değil
Dropbox Business, sade bir tasarıma da sahip ve kullanması kolay. Masaüstü uygulamasına ek olarak Google Play ve App Store'da birer akıllı telefon uygulaması da bulunuyor. Ayrıca web tabanlı bir arayüzü de var, yani internete bağlanabilen herhangi bir cihazla genel bulut hizmetlerine ulaşmak mümkün oluyor.
Ancak Türkçe desteği yok ve bunun yanı sıra diğer bulut bilişim hizmetlerine kıyasla oldukça pahalıya mal olabiliyor. Dört farklı abonelik paketi mevcut ve bunların en ucuzu kullanıcı başına aylık 18 USD ödeme yapmanızı istiyor. Üstelik bu paket yalnızca bir kullanıcı destekliyor ve 3 TB depolama alanı sunuyor. En üst pakette daha fazla kullanıcı ve 15 TB bulut depolama alanı elde edebiliyorsunuz, ancak bu kez kullanıcı başına her ay 26 USD ödemeniz gerekiyor. Dahası, bazı özel yetkilendirme seçenekleri için en üst paketi tercih etmeniz zorunlu tutulmuş. Genel olarak her türden işletme için iyi bir seçenek olsa da sizin için doğru seçenek olup olmadığını bütçenize bağlı olarak belirlemelisiniz. Hemen hemen aynı özellikleri çok daha ucuza sunan birden fazla seçeneğiniz olduğunu unutmayın.
5. Backblaze
Burada listelediğimiz diğer tüm seçeneklere kıyasla, Backblaze oldukça sınırlı düzeyde belge yönetimi özelliklerine sahip. Hatta bu konuda tamamen ücretsiz olarak kullanılabilen genel bulut bilişim hizmetlerinin bile gerisinde kaldığı oluyor. Ancak diğerlerinden çok daha iyi olduğu, hatta rakipsiz olduğu bir konu var: güvenlik.
Backblaze, güvenli bulut depolama üzerine odaklanmış bir hizmet. Şirket içi her türlü dosyanın ve belgenin güvenli ve şifreli şekilde bulutta saklanmasını sağlıyor. Buradaki amaç, şirket içi dosyaları fidye yazılımlarından ve diğer kötü amaçlı yazılımlardan korumak. Hatta bilgi işlem departmanının hatalarından bile korumak olduğunu söyleyebiliriz, zira bulut depolama gerçek zamanlı olarak yapılıyor ve tamamlandıktan sonra şifreleme gerçekleşiyor. Yani bilgi işlem çalışanlarınız yanlışlıkla bir dosyayı silse bile onu anında geri getirebilirsiniz.
Yedeklediğiniz belgelere erişim hakkı tanımak konusunda çok az seçeneğiniz var ve belge üzerinde birlikte çalışmak gibi özellikler desteklenmiyor. Yukarıda da belirttiğimiz gibi, buradaki amaç işlevsellik değil, güvenlik. Fidye yazılımlarının ve diğer kötü amaçlı yazılımların işletmeler için oluşturduğu tehdidi göz önüne alırsak, her türden şirket için gerekli olan bir uygulama olduğunu düşünebiliriz.
Genellikle başka bir bulut bilişim hizmetiyle birlikte kullanılıyor ve siz de böyle yapabilirsiniz. Yani örneğin Bitrix24 ile bulut üzerinden belgelerinizi yönetirken, orijinal hâllerini şifreli ve güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Backblaze, dosya boyutu veya sayısı bakımından herhangi bir veri sınırlamasına sahip değil.
6. pCloud
İsviçre merkezli bir genel bulut bilişim hizmeti olan pCloud, şirketinizdeki iş yükleri dağılımını kolaylaştıracak oldukça gelişmiş dosya paylaşım özellikleri sunuyor. Depolama alanınızı yalnızca belgeler için değil, görseller ve video dosyaları için de kullanabilir, hatta bunları doğrudan depolama alanından (kullanıcıların indirmesi gerekmeden) yayınlayabilirsiniz. Belgeler ve dosyalar için tek bir bağlantı kullanmanıza gerek yok. Genel bir bağlantı yaratabileceğiniz gibi, kişilere özel bağlantılar da yaratabiliyorsunuz.
Bu bağlantıların hepsine farklı yetkiler tanımlamak da mümkün. Yani şirketinizdeki bir ağ üzerinden bağlanan kullanıcılara başka, bir web sitesi üzerinden bağlanan kullanıcılara başka yetkiler tanımlayabilirsiniz. Bir masaüstü uygulaması var ve bilgisayarınıza sanal bir disk ekleyerek çalışıyor, yani bir tür hibrit bulut hizmeti olduğunu söyleyebiliriz. Zira o anda bir internet bağlantınız olmasa bile, paylaşılan dosyalara bu sanal disk üzerinden hâlen erişebiliyorsunuz. Yedekleme, arka planda kesintisiz ve gerçek zamanlı gerçekleşiyor, kullanıcı tarafından yapılması gereken bir şey yok. Firefox, Chrome ve Opera tarayıcıları için geliştirilmiş pCloud eklentileri de var, yani örneğin bir web sitesindeki bilgileri de hesabınıza yükleyip paylaşabilirsiniz.
Ancak masaüstü uygulaması biraz sorunlu ve en yüksek planı satın alsanız bile (aylık 19.98 USD) kullanıcı başına 2 TB’den fazla depolama alanı elde edemiyorsunuz. Bundan daha az bir fiyata daha çok alan sunan birden fazla hizmet bulunuyor.
