Çalışan Devamsızlığını Yönetmek ve Azaltmak için 7 İpucu 

Çalışan devamsızlığı, genel olarak geçerli bir nedeni olmayan ve sürekli olarak tekrarlanan devamsızlıkları tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Fakat sağlık sorunları ya da trafiğe takılma gibi tipik nedenlerden kaynaklanan devamsızlıklar bu tanıma dâhil edilmez. Aynı şekilde yasal olarak ebeveyn izni almak ya da yıllık izin hakkından kullanmak da çalışan devamsızlığı kapsamında değildir. Kısacası, bir çalışanın işte olması gerekirken bu görevini yerine getirmediği durumları tanımlamak için çalışan devamsızlığı terimi kullanılır.

Peki bir yönetici olarak çalışan devamsızlığını nasıl azaltabilirsiniz? Bu bağlamda, çalışanların devamsızlık nedenleri altında yatan faktörleri anlamak, iş ve yaşam dengesini sağlayabildiklerinden emin olmak ve iş motivasyonunu artırmak adına çeşitli performans yönetimi teknikleri uygulamak önem arz eder. Bu yazımızda çalışan devamsızlığı önleme stratejilerine dair 7 etkili ipucunu sizinle paylaşacağız.

Çalışan yönetiminde kolaylık sağlamak isterseniz Bitrix24 araçları ile tanışabilirsiniz. Hem ofis hem de uzaktan çalışma ekiplerinin günlük görevlerini yönetmenize olanak tanıyan Bitrix24 ile devamsızlık takibinde de verimlilik artışı kazanabilirsiniz. Üstelik sınırsız sayıda kullanıcı için ücretsiz bir versiyonu da var. Çalışan verimliliğini artırmak ve devamsızlık yönetiminde kolaylık elde etmek için hemen şimdi kaydolun.

Çalışan Devamsızlığına Neden Olan Faktörler

Çalışan devamsızlığını önleme stratejileri ile verimliliği yükseltmek için öncelikli olarak bu duruma neden olan faktörleri ele almakta fayda vardır. Çalışma İstatistikleri Bürosu’nun son raporuna göre ücretli ve maaşlı çalışanların genel devamsızlık oranı %3,2’dir. Bu istatistiğin bize anlattığı, Amerika’daki çalışanların %3,2’sinin iş gitmeleri gereken günlerde işe gitmiyor olduklarıdır. Bu durum işletmeler için başta personel eksikliği olmak üzere birçok farklı soruna neden olabilir. Planlanmamış bir izin günü, kritik görevlerin yerine getirilmemesine ve sonuç olarak verimlilik ve iş gücü kaybı sorunlarına yol açabilir.

Devamsızlık nedeninin arkasında çalışan sağlığı gibi geçerli bir sebep de olabilir. Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezi, hastalık nedeniyle yapılan devamsızlıkların Amerikan firmalarına yıllık olarak 530 milyar dolara mal olduğunu tahmin ediyor. Peki ya geçerli bir sebebin olmadığı durumlar nelerdir?

Çalışanlar devamsızlık nedenlerine birçok farklı gerekçe sunabilirler. Motivasyon eksikliği, bireysel sorunlar, ofis ortamında maruz kalınan mobbing ve dahası… Bir yönetici olarak çalışanların devamsızlık nedenlerini anlamak ve bunları başarılı bir şekilde azaltmak sizin sorumluluğunuzdur. Bu konuda size destek olabilmek için verebileceğimiz güçlü ipuçlarımız var.

Çalışan Devamsızlığını Önleme Stratejileri

Çalışan devamsızlığının, işletmenizin sürdürülebilir başarısı üzerinde oldukça ciddi bir etkisi vardır. Devamsızlığa bağlı sorunların önüne geçmek için etkili çözümler bulmalı ve işe bağlılık oranını optimize etmelisiniz. Devamsızlık oranını azaltmanıza yardımcı olabilecek stratejilerden bazılarına değinelim:

1. Çalışan Devamsızlığına Neden Olan Sorunları Açığa Çıkarın

Bir yönetici olarak devamsızlıklara neden olan sorunları açığa çıkararak, etkili stratejiler geliştirebilir ve çalışanlarınıza rehberlik edebilirsiniz. Bir çalışanın iş devamsızlığı yapmasına neden olabilen faktörlerden bazıları şunlar olabilir:

Tükenmişlik ve Yüksek Stres

Stres ve kaygı, çalışan devamsızlığına neden olan faktörler arasında önemli yer tutar. Bu hem işle ilgili kaygılar hem de kişisel kaygılardan kaynaklanabilir. Sorunun kaynağı ne olursa olsun, etkisi fiziksel ve zihinsel yorgunluk olarak ortaya çıkan tükenmişlik hissi meydana gelebilir. Uzun süredir var olan kaygı ve stres sorunları konusunda bir destek alınmadığında panik atak ya da depresyon gibi psikolojik rahatsızlıklar da ortaya çıkabilir.

İş Yerinde Zorbalık

Her iş yerinde ya da ofis ortamında çatışmalar olabilir. Ancak bu çatışmalar sürekli olarak tekrar ettiğinde tüm çalışanlar için oldukça zararlı hâle gelebilir. Çalışanlar, yeni gelenlere ya da anlaşamadıkları diğer çalışanlara karşı kötü bir tutum sergileyebilir. Zorbalığa maruz kalan çalışanlar ise bu durumu engellemek için evde kalmayı ya da işe gitmemeyi tercih edebilir. Tüm bunlara ek olarak, yöneticilerin bu durumu görmezden geldiğini düşündükleri takdirde yalnızlık ve mutsuzluk hissedebilirler. Bu durumda, iş yeri kültürü ve atmosferi, çalışanların gözünde oldukça toksik bir hâle dönüşecektir.

Motivasyon Eksikliği

Çalışanlar verdikleri emeklerin takdir edilmediğini hissettiklerinde, düşük maaş aldıklarında ya da ağır iş yükü ile karşılaştıklarında motivasyon eksikliği yaşayabilirler. Bu durumda ofis ortamına karşı düşmanlık geliştirebilir ve yabancılaşmış hissedebilirler. Çalışan mutluluğu sağlanmadığı sürece işe bağlılık oranlarında da düşüş görülür. Tüm bunların sonucunda bazı çalışanlar işten ayrılmayı dahi tercih edebilir.

Bakım Görevleri

Çalışanların yaşlı ya da genç akrabalarına bakmakla ilgili görevleri olabilir. Ayrıca yakınlarının doktor muayenelerine eşlik etmeleri gerektiği durumlarda ya da acil bir sağlık durumunda işten erken ayrılmaları gerekebilir.

Yas

Sevilen bir kişinin ölümü çalışanların duygusal, fiziksel, ruhsal ve psikolojik refahını etkiler. Son derece travmatik olabilen bu gibi durumlarda çalışanlarınıza yas izni vererek destek olabilirsiniz.

2. Çalışan Devamsızlıklarını Takip Edin

Çalışan devamsızlığını yönetmek için öncelikli olarak devamsızlık derecesini ölçmelisiniz. Bu amaçla her çalışanın devamsızlık tarihlerini, uzunluklarını ve nedenlerini içeren bir devamsızlık kaydı tutabilirsiniz. Böylece devamsızlığın arkasında yatan nedenleri daha iyi anlayabilir ve etkili devamsızlık yönetimi sağlayabilirsiniz.

Sorunun çözümü için öncelikli olarak devamsızlık yapan personelle iletişim kurmayı deneyebilirsiniz. Örneğin devamsızlık yapılan gün ve saatlerde, devamsızlığın nedenlerini anlamak için e-posta atabilir ya da direkt olarak arayabilirsiniz. Her devamsızlığı istikrarlı bir şekilde kaydederek değerlendirin. 

Örneğin hastalık izninden dönen bir personele iyileşip iyileşmediklerini sorun. İş dışı sohbetler kurarak yaşam koşulları hakkında bilgi edinin. Herhangi bir mali zorluk yaşayıp yaşamadıklarını öğrenin. Tüm bu ayrıntılar, çalışanlarınıza doğru bir şekilde rehberlik edebilmek adına önemlidir. Ayrıca iş yeri ile ilgili sorunlarını da açığa çıkarmanızı sağlayabilir.

3. Çalışan Katılımını Teşvik Edin

Plansız çalışan devamsızlığını azaltmak adına çalışan katılımını teşvik etme yöntemleri uygulayabilirsiniz. Çalışan katılım oranı, çalışanların işlerine karşı ne kadar tutkulu ve motive olduklarına bağlı olarak artabilir ya da azalabilir. Bu oran aynı zamanda şirkete ve birlikte çalıştıkları insanlara karşı bağlılıklarını da görmenizi sağlar. Peki iyi bir katılım oranı sağlamak için neler yapabilirsiniz?

Öncelik vermeniz gereken konulardan biri iletişimdir. Çalışanlar arasında net ve şeffaf bir iletişim yönetimi uygulayarak kendilerini ekibin bir parçası olarak hissetmeleri konusunda teşvik edebilirsiniz. Bu durum özellikle uzaktan çalışan ekipler için oldukça önemli olabilir. Sosyal olarak kısıtlanan uzaktan çalışma ekipleri zaman içerisinde işletmeye yabancılaşabilir, iletişim kurmaktan kaçınabilir ve başta toplantılar olmak üzere çeşitli etkinliklere katılım göstermemeye başlayabilir. 

Çalışanlar için çeşitli eğitim ve mentorluk fırsatları sağlamak, yabancılaşmanın önüne geçmede etki sağlayabilir. Bu tür fırsatlar, çalışanların mevcut teknik becerilerini geliştirmelerine ve yeni yetenekler edinmelerine destek olabilir.

Çalışanların işlerine verdiği emekleri takdir etmek, tebrik mesajları göndermek ve olumlu geri bildirimde bulunmak da motivasyonlarının artmasını sağlayabilir. Motivasyonu yüksek bir çalışan, işletme bünyesinde daha fazla görev almak isteyebilir. Aynı zamanda yeni projeler için yaratıcı fikirler üretebilir ve gün içerisinde daha üretken bir çalışma disiplini sergileyebilir.

4. Pozitif Çalışma Atmosferinin Oluşturulmasını Sağlayın

Pozitif bir çalışma atmosferinin temin edilmediği iş yerleri yüksek devamsızlık oranına sahip olabilir. Çalışanlar işlerine karşı tutku hissetmediklerinde ve profesyonel arkadaşlıktan yoksun oldukları durumlarda da devamsızlık oranının artması olasıdır. Bu gibi durumların önüne geçmek için pozitif bir çalışma ortamının yaratılmasına yardımcı olmak önemlidir. Peki bunu nasıl sağlayabilirsiniz?

Departmanlar arası dostça rekabeti teşvik etmek için iş yeri etkinlikleri düzenleyebilirsiniz. Ekip üyelerinin çalışma alanlarını kişiselleştirmelerini desteklemek için evlerinden ufak tefek eşyalar getirmelerini önerebilirsiniz. Yakın zamanda yapılan bir araştırma, ofisin çeşitli bölgelerine çiçekler yerleştirmenin verimliliği, yenilikçiliği ve genel öz saygıyı artırdığına işaret ediyor. Siz de ofis ortamınızı renklendirebilir, çalışanlarınızın kendilerini rahat ve ferah bir alanda hissetmelerini sağlayabilirsiniz. 

Pozitif çalışma alanının yaratılmasında ekip ruhunun önemi de göz önünde bulundurabilirsiniz. İyi bir ekip ruhu birlik duygusu yaratacaktır. Çalışanların tek başına olmadıklarını ve birlikte ortak bir hedefe doğru ilerlediklerini hissetmelerini sağlar. Örneğin sorunlarına karşı birlikte beyin fırtınası oturumları düzenleyebilirsiniz. 

Tüm bu öneriler sadece ofis ortamı için değil uzaktan çalışma modeli için de oldukça etkilidir. Uzaktan çalışma ekiplerini bir araya getirmek adına doğum günü etkinlik planları oluşturabilirsiniz. Yahut yıl sonu başarınızı kutlamak adına eğlenceli aktiviteler düzenleyebilirsiniz.

5. Esnek Çalışma Programına İzin Verin

Çalışanlar, bireysel sorunlarını veya işle ilgili sorunlarını yönetmek için işten uzak kalma ya da gitmeme gibi yöntemlere başvurabilir. Bu tür devamsızlıkların altında yatan sebeplerden biri ise büyük oranda kaygı ya da stres olabilir. Birçok kişi, daha çok çalışarak bu tür sorunlarla başa çıkmaya çalışırken bazıları ise işten tamamen kaçınabilir. Peki yöneticiler tarafından sağlanması gereken imkânlar neler olmalıdır?

Çalışanların kaygı ve stres kaynaklı sorunlarını evde ya da başka bir yerde yönetmelerine yardımcı olabilirsiniz. Çoğu çalışan, yöneticilerin esnek çalışma programına izin vermeyeceğini düşünür. Ancak işlerini seven ve şirkete sadık çalışanları kaybetmemek istiyorsanız esnek çalışma saatleri sizin için uygulanabilir bir strateji olmalıdır.

Çalışanlara gerektiğinde izin almanın sorun olmadığını söyleyin ve istediklerinde tatil zamanı planlayabileceklerinin farkında olmalarını sağlayın. Sıkı çalışmak her zaman iyidir ancak gerektiğinde biraz esnek olmanın sorun olmadığını da gösterin. Çalışanlara esneklik tanımak, kendilerini daha iyi hissetmelerini ve işlerini daha yüksek verimlilikle yapmalarını sağlayacaktır.

Buradaki ana amaç, bir yönetici olarak her zaman ulaşılabilir olduğunuzu ve çalışanlarınıza değer verdiğinizi göstermektir. Çalışanlarınızın, izin verilen tatil haklarından kullanmalarının veya gerektiğinde hasta olduklarını bildirmelerinin sizin için olumsuz sonuçlara yol açmayacağının farkında olmalarını sağlayın.

İş yerinde esneklikten yararlanan ve yöneticilerine güvenen çalışanlar daha uzun görev sürelerine sahiptir. Çalışanların memnuniyetini artırmak, elde tutma oranını da artırmak demektir. Çalışan performansında artış gözlemlemek, gün içinde daha aktif olduklarını görmek ve devamsızlık oranında azalma elde etmek mümkündür.

6. Yöneticileri Çalışan Devamsızlığı Hakkında Eğitin

Çalışan devamsızlığını azaltmak için en etkili stratejilerden biri yönetici ve personel eğitimini birleştirmek olur. İşinizde yer alan her departman bir yönetici tarafından kontrol edilir. Ancak yöneticilerinizin personellerin özlük hakları hakkında ne kadar bilgi sahibi olduğunu biliyor musunuz?

Yöneticiler için özel olarak oluşturduğunuz eğitim programları, personel eğitimini de etkileyecektir. Yöneticilerle personel arasındaki bağı ne kadar güçlendirirseniz genel performansta da o kadar fazla artış gözlemleyebilirsiniz.

Devamsızlık sorunları yaşayabilecekleri kişilerle nasıl etkileşim kurmaları gerektiği konusunda yöneticilere eğitim verebilirsiniz. Çalışanların sorumluluklarını ve toplantılara katılım zorunluluklarını detaylandırın. Ayrıca şirketin dakiklik kurallarından bahsederek, çalışanların bu kurallara uymaması durumunda nasıl bir yol izlemeleri gerektiğini anlatın. Devamsızlıktan kaynaklanan performans ve verimlilik kaybı sorunlarını etkili bir şekilde yönetmek adına yöneticilerden fikirler de alabilirsiniz. 

Ayrıca çalışanlar iş yerinde olmadığında yöneticilerin bunu hızla fark etmeleri için devamsızlık izleme çalışma sayfası oluşturulabilir. Otomatik uyarı araçları ile devamsızlık prosedürleri geliştirmek de bu sürecin daha sağlıklı ve kolay bir şekilde yönetilmesi adına etkilidir.

Günümüzde devamsızlık takibini etkili ve kolay bir şekilde yapmanızı sağlayan birçok gelişmiş yazılım desteği bulunur. Bir devamsızlık yönetimi yazılımı kullanmanın başlıca avantajları ise şöyle:

• İK departmanı, potansiyel çalışan devamsızlık nedenleri hakkında daha fazla bilgi edinebilir.

• Masaüstü ve cep telefonu üzerinden, çalışan katılımının görsel bir değerlendirmesini göstererek hem yöneticilere hem de çalışanlara yardımcı olur. İş yerinde olmasanız bile devamsızlık yapan çalışanları anında tespit etmek mümkün hâle gelir.

Devamsızlık yönetim yazılımları daha az devamsızlık oranı elde edilmesine destek olur. Daha güçlü katılım ve iş gücü verimliliği için bu tür yardımcı sistemleri iş süreçlerinize dâhil edebilirsiniz.

7. Devamsızlık Yapmayan Çalışanları Ödüllendirin

Çalışan devamsızlığını azaltmanın bir başka yolu da işlerinde dakik olan ekip üyelerini izleyerek onları ödüllendirmektir. Örneğin belirli günlerde daha erken gelen çalışanlara ya da mesaiye kalanlara ek tatil günleri tanımlayabilirsiniz. Ayrıca maaşlarında iyileştirmeler yaparak bir tür teşvik stratejisi de uygulayabilirsiniz. Çalışanlarınızın nasıl motive olacağını bulmak için farklı teknikler de geliştirilebilir.

Örneğin çalışanlar için belirli bir katılım hedefi oluşturabilirsiniz. Bu hedefe kısa sürede ulaşanlar için vardiya değişimleri ya da ekstra izin günleri gibi fırsatlar yaratabilirsiniz. Çalışanları ödüllendirmek sadece katılımın artması adına değil genel iş motivasyonunun artması adına da olumlu etki sağlayacaktır.

Sonuç olarak, devamsızlık oranını azaltmak genellikle zor ve karmaşık stratejiler uygulamayı gerektiriyor gibi gözükebilir. Ancak çalışanlar arasında iletişimi güçlendirmek, kabul edilebilir bir işe katılım protokolü geliştirmek ve çeşitli sağlık önlemleri uygulamak devamsızlık oranının hızla azalmasını sağlayabilir.

Büyük, orta veya küçük büyüklükte olmaları fark etmeksizin tüm şirketler, çalışanlarının farklı çözümlere ihtiyaç duyduğunu fark etmelidir. Stratejinin ana amacı tüm çalışanların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak ve kariyer hedeflerine ulaşmalarını desteklemek olmalıdır. Yüksek devamsızlık oranını önlemek için stratejiler geliştirmek istiyorsanız size yardımcı olabilecek harika bir çözüm önerimiz var.

Bitrix24 çözümleri şirketinizin yönetimi için gerekli olan tüm günlük görev ve sorumlulukları tek bir platform üzerinden yönetmenize olanak tanır. Devamsızlık çizelgeleri, çalışma programları ve görev zamanı takibi gibi araçlarla yönetim verimliliğini artıran raporlar sunar. Bitrix24’e hemen kaydolarak şirketinizin yönetiminde ekstra kolaylık, performans ve hız kazanabilirsiniz.

SSS

Çalışan devamsızlık türleri nelerdir?

Genellikle üç ana devamsızlık türü vardır; 

• Planlı ve izinli devamsızlıklar (Yıllık tatil izni, iş seyahati, kişisel izin, ebeveyn izni vb.)

• Planlı olmayan devamsızlıklar (Hastalık, kaza ya da kişisel sorunlardan kaynaklananlar gibi)

• İzinsiz devamsızlıklar

Çalışan devamsızlığı neden bir sorundur?

Düşük verimlilik, kalitesiz iş, işletme ve çalışanlar için para kaybı, negatif iş kültürü ve çalışan memnuniyetinde azalma gibi sorunlar nedeniyle devamsızlık işletmeler için kritik bir konudur.

Bir çalışanla aşırı devamsızlık hakkında nasıl konuşulur?

Yöneticiler, çalışanlarla devamsızlık hakkında konuşmak için olayın hemen sonrasını seçmelidir. Öncelikli olarak işletme protokollerini ve prosedürlerini açık bir şekilde dile getirmek önemlidir. Ardından devamsızlıkların altında yatan gerçek neden öğrenilmelidir. Çalışanı kaybetmemek ve devamsızlığı azaltmak için bu sorunla ilgilenmeniz gerekir.

Aşırı çalışan devamsızlığı nasıl kontrol edilebilir?

• Çalışan devamsızlıklarını takip ederek altında yatan nedenleri tanıyın.

• Çalışan katılımını teşvik etmek için stratejiler geliştirin.

• Pozitif bir iş yeri atmosferi oluşturarak çalışanların kendilerini rahat ve güvenli bir ortamda hissetmelerini sağlayın.

• Esnek çalışma programlarını destekleyerek çalışan memnuniyetini arttırın.

• Yöneticileri, çalışan devamsızlıklarını tanıma ve yönetme konusunda eğitin.

• Düzenli iş katılımı gösteren çalışanları ödüllendirin.