Çalışan Oryantasyonunda Yapay Zekâ ile Verimliliği Artırın

İnsan kaynaklarının işe alım süreçlerinin bir parçası olan oryantasyon, çalışanların şirket kültürüyle olan deneyiminin başlangıcıdır. Temelde, yeni işe alınan kişilerin şirkete ve pozisyonlarına uyum sağlamasını amaçlayan bir süreci ifade eder. 

İK profesyonelleri, yeni çalışanların oryantasyonu için kaynak, araç ve bilgi tahsis etmekle yükümlüdür. Ayrıca çalışanları şirketlerin yasal süreçleriyle tanıştırmak, dâhil olacakları ekip ve projeler hakkında bilgi vermek gibi görevleri de bulunur.

Etkili bir oryantasyon her çalışan için özel olarak hazırlanmalıdır. Rol, sorumluluk ve kariyer hedefleri çerçevesinde hazırlanan oryantasyon programı, çalışanların şirketlerine bağlı hissetmelerini sağlamalıdır. Peki İK profesyonelleri oryantasyon sürecindeki evrak işleriyle uğraşırken çalışan memnuniyetini nasıl sağlayabilir?

Yapay zekânın destek verdiği İK yazılımları, tekrarlanan ve rutin evrak işlerini ortadan kaldırarak çalışan elde tutma oranını artırma, memnuniyeti sağlama ve şirket kültürünü optimize etme gibi kritik görevlere daha fazla odaklanılmasını sağlayabilir. Ayrıca yapay zekâ her çalışanın rolüne, deneyimine ve öğrenme tarzına uyum sağlayan özel oryantasyon programları sunabilir.

Yapay zekânın çalışan oryantasyonunda sağlayabileceği verimliliğe birlikte ulaşabiliriz. Siz de AI destekli İK otomasyon yazılımıyla, zaman ve maliyet etkinliği kazanmak isterseniz Bitrix24 çözümleri ile ücretsiz olarak tanışabilirsiniz.

Oryantasyon Otomasyonu Nasıl Çalışır?

Gelişen teknolojiyle birlikte hayatlarımızda daha çok yer almaya başlayan yapay zekâ, iş süreçlerinde de önemini vurgulamaya devam ediyor. Küresel olarak şirketlerin %82’si iş süreçlerinde yapay zekâyı kullanıyor veya kullanımını araştırıyor. Başta insan kaynakları olmak üzere satış ve pazarlama ekiplerinin günlük görevlerinde maksimum verimlilik yakalaması mümkün hâle geliyor.

Yapay zekânın birçok farklı kullanım alanı olsa da iş süreçlerinde en çok yararlanılan özelliği otomasyon olarak öne çıkıyor. Oryantasyon otomasyonu ise İK profesyonellerinin görevlerini azaltarak üretkenlik artışı sağlıyor. Peki ya oryantasyon otomasyonu nasıl çalışıyor? AI destekli işe alıştırma oryantasyon nedir?

Oryantasyon süreci, yeni bir ekip üyesini karşılarken beraberinde yüklü bir evrak işini ve departmanlar arası iş birliğini getiriyor. İnsan kaynakları, otomasyonu merkezine alarak tekrarlanan görevleri ortadan kaldırmayı ve insan müdahalesinden dolayı oluşabilecek hataları azaltmayı hedefliyor.

Makine öğrenimi ve GenAl gibi üretken yapay zekâ özelliklerini birleştiren otomasyon yazılımları, İK profesyonelleri tarafından iş süreçlerine özel olarak eğitilebiliyor. Yapay zekâ algoritmasının eğitilmesi, yeni işlerine alışırken çalışanların her adımını yakından takip etmenize izin veriyor.

Çalışan oryantasyonunda yapay zekâ kullanımı, otomasyon haricinde yaratıcılık ve üretkenlik gerektiren işlerde de öne çıkıyor. Yapay zekânın büyük veri kümelerini insan bağlamında analiz edebilmesi, oryantasyon materyallerinin çalışanlara özel olarak hazırlanmasını sağlıyor. GenAl özelliği ise tipik olarak insanların doldurması ve sisteme yüklemesi gereken tüm gerekli evrak işlerini otomatik olarak oluşturabiliyor.

Yapay zekânın çalışan oryantasyonunda kullanılması, ayrıntılı raporlar ve analizler açısından da kritik bir önem taşıyor. İK profesyonelleri, algoritma verilerini kullanarak çalışanların hedefleri, güçlü ve zayıf yönleri ve beklentileri hakkında birçok farklı içgörü elde edebiliyor.

Çalışan Oryantasyonunda Yapay Zekâ Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Çalışan oryantasyonunda yapay zekâ kullanımı sadece otomasyon sağlamanın ötesine geçiyor. Kişiselleştirmeden analize kadar birçok alanda etkili bir oryantasyon yönetimi sağlayabiliyor.

Kişiselleştirilmiş Oryantasyon Deneyimi

AI çalışan oryantasyonu tamamen kişiselleştirilebilir bir deneyim yaratır. Çalışanların, dâhil oldukları kurumun kültürü hakkında net bir anlayış benimsemelerine yardımcı olur. Yapay zekâ, işe alım sonrasında kişilere özel olarak karşılama e-postaları veya mesajları gönderebilir. Çalışanların oryantasyon boyunca izlemeleri gereken adımları hakkında kontrol listeleri hazırlayabilir.

Oryantasyon sürecinin maksimum verimlilikte tamamlanması için çalışanlardan geri bildirim almaya odaklanan algoritmalar oluşturmak da mümkündür. Yapay zekâ, yeni işe alınanlara düzenli aralıklarla anket ve formlar doldurtarak memnuniyet seviyelerini ölçer. Daha sonrasında insan kaynakları için oryantasyon raporu oluşturarak çalışanların bu süreçte nelere ihtiyaç duydukları hakkında içgörüler sağlar.

Yapay Zekâ Asistanı ile 7/24 Yardım

İnsan kaynakları yazılımlarına destek veren yapay zekâ asistanları, yeni çalışanların sıkça sorulan sorularına 7/24 yanıt verebilir. Bu, yöneticilerin çalışanların oryantasyon sürecinde ihtiyaç duydukları yardımı ekstra iş yükü olmadan karşılamalarını sağlar.

Yapay zekâ asistanlarının bir diğer özelliği de işletme bilgilerini detaylı olarak tarayarak ihtiyaç duyulan çözümü sağlamalarıdır. Örneğin bir satış danışmanı, oryantasyon süreci için gerekli CRM yazılımının kullanım talimatlarına tekrar tekrar bakmak isteyebilir. Yapay zekâ asistanı, bilgi tabanı gibi veri merkezlerinden bilgi toplayarak çalışanlara bu süreçte iyi bir destek verebilir.

Çalışan Bilgilerinin İş Yazılımlarına Yüklenmesi

İK personelinin zaman alıcı görevleri arasında yeni çalışanların iş yazılımlarındaki hesaplarını açmak yer alabilir. Yapay zekâ, yeni işe alınan kişilerin bilgilerini alarak yeni hesaplar ve profiller oluşturabilir.

İş yazılımlarında açılan hesap bilgilerinin çalışanlara iletilme görevi de yapay zekâ tarafından gerçekleştirilebilir. Dahası, çalışan bilgilerinin departmanlar arası paylaşılması da AI ile hızlı bir şekilde tamamlanabilir.

Uzak Ekipler için Çok Dilli İletişim

Uzaktan çalışma modeli, işletmelerin sadece kendi ülkelerinden değil farklı ülkelerden de yeni profesyonellerle iş birliği yapmasına olanak tanır. Bu noktada, oryantasyon programının da çeşitlilik gösteren ve farklı dil tercihlerine hitap eden bir şekilde tasarlanması gerekir.

Yapay zekâ, bir oryantasyon programını farklı dillerde düzenlemenize yardımcı olabilir. Doğal dil işleme özellikleri sayesinde oryantasyon içeriğini eşdeğer anlamda farklı dillere hızlı bir şekilde çevirebilir. Böylece İK profesyonellerinin de başka dillerde uzman olma zorunluluğu ortadan kalkabilir.

Yeni çalışanların oryantasyonu için yapay zekânın kullanılması, genel verimliliği artırmada başarı sağlıyor. Ayrıca çalışanların şirket kültürüne alışma sürecini hızlandırarak elde tutma oranını artırabiliyor. Yeni ekip üyeleri, gerekli tüm adımları hızlı ve verimli bir şekilde tamamlayarak bir başarı duygusu elde edebiliyor.

Yeni Çalışan Oryantasyonunda Yapay Zekâ Uygulamaları Neler Olabilir?

Çalışan oryantasyonu, yapay zekâ uygulamaları ile desteklenerek çok daha kapsamlı, zengin ve etkili bir süreç oluşturabilir. AI uygulamalarının oluşturma, üretme ve düzenleme becerileri bu sürecin farklı noktalarında size destek verebilir.

Yapay zekâ uygulama örnekleri ile oryantasyon verimliliğini nasıl artırabileceğimize birlikte göz atalım.

Yeni İşe Alınanlar için Eğitim Materyalleri Oluşturun

İnsan kaynaklarında yapay zekâ kullanımı, metin üretme ve düzenleme becerileri ile öne çıkabilir. Her bir çalışan, birbirinden ayrı öğrenme hızlarına veya öğrenme stratejilerine sahip olabilir. Bu nedenle, oryantasyon programı oluştururken çalışanlara özel kişiselleştirilmiş içerikler hazırlamak önemli bir etkiye sahiptir. Ancak İK profesyonellerinin her bir çalışan için ayrı ayrı eğitim materyalleri oluşturacak zamanı olmayabilir veya bu süreç oldukça fazla iş gücü tüketebilir. Tam olarak bu noktada yapay zekâdan faydalanabilirsiniz.

Yapay zekâ, çalışan performansına göre ek kaynaklar sunan kapsamlı eğitim materyalleri oluşturabilir. Yeni işe alınanlar için ayrıntılı ve pozisyonlarına özel kılavuzlar oluşturabilir. Bu kılavuzlarda yer alan bilgiler; şirket politikası, teknoloji veya rol gereksinimlerindeki değişikliklere göre otomatik olarak güncellenebilir. Aynı zamanda oryantasyon içeriği ile ilgili çalışanlardan geri bildirim alarak sürekli olarak kendini geliştiren bir sistem kurulabilir.

İşe Alım Hoş Geldin Videosu Hazırlayın

İşe yeni giren çalışanlar için şirketinizin temel faaliyet alanlarını açıklayan kurumsal bir hoş geldin videosu hazırlamak amacıyla AI destekli araçları kullanabilirsiniz. Bu araçlar metinden sese dönüştürme ve animasyon karakterleri oluşturma özelliklerine sahiptir. Yeni başlayan çalışanların şirket kültürü hakkında ilk izlenimleri, zengin video içerikleri ile sağlanabilir.

İyi bir hoş geldin videosu için yapay zekâyı eğitmeniz gerekebilir. Bu noktada, hazırladığınız hoş geldin metnini yapay zekâya tanıtarak işe başlayabilirsiniz. İnsan kaynakları oryantasyon sürecini açıklayarak çalışanların bu süreçte hangi adımları izleyeceğine dair yönlendirmeler yapabilirsiniz.

Sanal Oryantasyon Eğitimleri Sunun

Çalışan oryantasyonunda, İK profesyonelleri sürekli olarak takip ve performans analizi yaparak bu sürecin optimum verimlilikte tamamlanmasını hedefler. Bir çalışanın ilk işe başladığı günden itibaren rolü ve işletme hedefleriyle ilgili eğitim görmesi önemlidir. Fakat bir İK profesyoneli olarak, gün içinde tamamlamanız gereken kritik görevlerin yanı sıra çalışan oryantasyonunda da aktif olarak yer almak iş yükünüzü artırabilir.

Yüz yüze eğitimin yerini sanal oryantasyon eğitim programlarına bırakabilirsiniz. Yapay zekâ, verilen talimatlar doğrultusunda açıklayıcı sunumlar hazırlayabilir, video ve görseller oluşturabilir ve sanal bir platform üzerinden tüm bu bilgileri çalışanlara sunabilir. Üstelik farklı kültürlerden gelen çalışanların bu içerikleri tam olarak anlamasına yardımcı olmak üzere çeviri ve yerelleştirmeler uygulayabilir.

Bilgi Tabanı ile Oryantasyon Materyallerini Erişilebilir Kılın

Yapay zekâ tek başına bilgi tabanı oluşturma özelliğine sahip olmayabilir. Ancak Bitrix24 gibi yapay zekâ destekli iş yazılımları, bilgi tabanı üzerinden merkezi bir iletişim platformu yaratabilir. Bu tür yazılımlarda, hazırlanan ve ihtiyaç hâlinde erişim sağlanması gereken tüm materyaller tek bir platform üzerinde toplanır. Ayrıca kullanıcı arayüzünün özelleştirilebilir olması sayesinde marka kimliğine uygun bir görünüm elde edilebilir.

Oryantasyon materyallerinizi bilgi tabanında depolamak sadece yeni çalışanlarınız için değil mevcut çalışanlarınız için de faydalı olabilir. Ekip çalışanları, bilgi tabanı sistemi üzerinde proje bilgilerine, teknik kılavuzlara ve daha birçok materyallere erişim sağlar. Kuruma ilişkin sözleşmeler, mevzuatlar veya yönetmelikler de bu iletişim platformunda toplanabilir. Yapay zekâ filtreleme özelliği ile çalışanlar belirli anahtar kelimeleri girerek ihtiyaç duyulan bilgiye anlık erişim sağlayabilir.

Oryantasyon Raporları Alarak Yenilikler Yapın

Yapay zekâ, çalışanlara oryantasyon programları hakkında anket ve formlar göndererek geri bildirim ister. Bu geri bildirimlere göre oryantasyon programının etkinliğini ölçebilir. Ayrıca sanal sistemler üzerinde eğitilen AI algoritmaları, yeni çalışanların oryantasyon sürecinde ne kadar ilerlediğini, hangi eğitimleri tamamladığını ve hangi becerileri kazandığını takip edebilir.

Örneğin yeni bir satış temsilcisi oryantasyon sürecinde CRM yazılımları hakkında eğitim alıyor olabilir. AI destekli bir oryantasyon raporu, çalışanın müşteri yönetimi araçlarını ne kadar etkili kullandığını izleyebilir. Topladığı tüm raporları insan kaynakları için kapsamlı raporlar ve analizler hâlinde sunan AI sayesinde kurum başarı ve performansını yükseltebilecek yenilikler yapılabilir. 

Yapay zekânın çalışan oryantasyonunda nasıl etkiler sağlayabileceğini görmek için büyük şirketlerin örneklerine bakmaya ne dersiniz? 

Yeni Çalışan Oryantasyonunda Başarılı AI Uygulamaları

Çalışan oryantasyonu, yeni işe alınan birinin şirketteki ilk deneyimini ve uzun vadeli katılımını şekillendiren kritik bir süreçtir. Şirketler sürdürülebilir başarı elde edip büyüdükçe, oryantasyon süreçlerini çeşitli departmanlar ve roller arasında etkili bir şekilde ölçeklendirmek daha da büyük bir zorluk hâline gelebilir.

Peki oryantasyon sürecinde yüksek verimlilik için büyük ölçekli şirketler neler yapıyor? Çalışan sayısının artması, beraberinde çeşitli zorluklar getirse de dijital dönüşüm kapsamında yeni teknolojileri benimseyen şirketlerin bu alandaki etkinliğini de görebiliyoruz.

Öyleyse gelin, alanında lider kuruluşların yapay zekâ destekli oryantasyon sürecinin beraberinde getirdiği zorluklara nasıl çözümler geliştirdiğini birlikte inceleyelim.

IBM Watson Talent Yapay Zekâ ile Kişiselleştirilmiş Oryantasyon Süreci Uyguluyor

Teknoloji ve danışmanlık alanında dünya çapında bir lider olan IBM, farklı roller ve ülkelerde çok sayıda yeni çalışanı etkili bir şekilde eğitme zorluğuyla karşı karşıya kalsa da AI sayesinde yenilikçi bir çözüm geliştirmeyi başardı.

Geleneksel oryantasyon sürecinin fazla zaman aldığının farkında olan şirket, oryantasyonu optimize etmek için yapay zekâ destekli platformu Watson Talent'ı geliştirdi. Bu uygulama, adayların en uygun rollerle eşleştirilmesini sağlamak için doğal dil işleme ve makine öğreniminden yararlanıyor. Dahası yeni işe alınan çalışanların sorularını yanıtlayabilen, şirket bilgileri sağlayabilen ve özel eğitim modülleri önerebilen sohbet robotlarını kullanarak kişiselleştirilmiş bir oryantasyon deneyimi sunuyor.

Unilever’in Çalışan Oryantasyonundaki Sohbet Robotu: U-First

Dünyanın en büyük hızlı tüketim malları şirketleri arasında yer alan Unilever, çalışan oryantasyonunun küresel anlamda ölçeklendirilmesi amacıyla yapay zekâdan faydalanıyor. Yeni çalışanları onboarding süreci boyunca yönlendirmek için tasarlanmış bir sohbet robotu olan "U-First" ile yaygın soruları yanıtlıyor, şirket politikalarını açıklıyor ve gerçek zamanlı olarak kritik oryantasyon bilgileri sağlıyor, Ayrıca U-First yeni çalışanlardan geri bildirim topluyor ve böylece Unilever'in gerçek zamanlı içgörülere dayanarak oryantasyon sürecini sürekli olarak iyileştirmesini sağlıyor.

Yapay zekânın çalışan oryantasyonunda verdiği destek sadece büyük kuruluşlar için değil küçük ölçekli işletmeler için de oldukça önemlidir. AI uygulamaları sayesinde kalabalık İK ekiplerine olan ihtiyaç ortadan kalkar ve daha küçük ekiplerin de aynı anda birçok çalışanla birebir ilgilenmesini sağlar. 

Yapay zekânın desteklediği çalışan oryantasyonunun geleceğine göz attığımızda, bu tür otomatik süreçlerin daha da yaygınlaşacağını ve şirketlerin operasyonlarını daha verimli hâle getireceğini söyleyebiliriz. Küçük işletmeler için maliyet avantajı sağlayan bu teknoloji, aynı zamanda rekabet avantajı kazanmalarına da olanak tanıyacaktır.

Yapay Zekâ Destekli Çalışan Oryantasyonun Geleceği

Yapılan bir araştırma, yeni çalışanların yalnızca %12'sinin kuruluşlarının oryantasyon konusunda harika bir iş çıkardığına inandığını gösteriyor. Çalışanların %88'inin ise işe ilk başlangıçta memnuniyetsiz kaldığını öne sürüyor.

Geleneksel yöntemler kişiselleştirilmiş, ilgi çekici veya role özgü içerikler sunamıyor. Bu durum, çalışanların kendilerini dışlanmış ve desteklenmemiş hissetmesine neden olarak yüksek işten ayrılma oranlarına yol açabiliyor. Ayrıca İK eğitimleri kapsamında yeterince seçenek bulamadıkları vurgulanıyor. Yapay zekâ, bu sorunları çözme potansiyeline sahiptir ve çalışan oryantasyonunu kökten dönüştürebilir. AI destekli platformlar her çalışanın ihtiyaçlarına uygun kişiselleştirilmiş oryantasyon programları oluşturabilir. 

Geleceğe bakış attığınızda, yapay zekânın çalışan oryantasyonunda daha da fazla yer alacağını ön görebiliriz. AI, şirket kültürünü tanıtma ve çalışan sadakat oranını artırma gibi birçok farklı süreçte aranan çözüm olmaya devam edebilir.

AI sistemleri, çalışan geri bildirimleri ve performans verilerinden öğrenmeye devam ederek oryantasyon sürecini şirketlerin ihtiyaçlarına göre sürekli olarak optimize eder. Peki işletmeler AI uygulamalarını yapay zekâ ile desteklemeye hazır mı?

Yapay zekâ destekli oryantasyon süreçlerine hazırlanmak için birkaç strateji benimsemek bu noktada önemli olabilir. İlk olarak, AI ve dijital becerileri geliştirmek üzere İK profesyonellerine eğitimler vererek AI kullanımı kolaylaştırılabilir. Ayrıca yapay zekâ tabanlı sohbet robotları ve kişiselleştirilmiş eğitim modülleri gibi araçları mevcut İK sistemlerine entegre etmek de önemlidir. Veri analitiği kullanarak yeni çalışanların performanslarını izlemek ve oryantasyon süreçlerini sürekli iyileştirmek, esnek ve kişiselleştirilebilir oryantasyon programlarının anahtarıdır.

Yapay zekâyı İK yazılımlarına dâhil etmek ve beraberinde gelen tüm avantajları keşfetmek için Bitrix24’e göz atmaya ne dersiniz? İK ekiplerinin performansını artıran Bitrix24 araçları, yapay zekâ desteği ile çalışan oryantasyonunda istenilen verimliliği sağlarken, kişiselleştirilmiş eğitim modülleri ve otomatikleştirilmiş süreçler sunar.

Yeni çalışanların hızlı adaptasyonuna ve İK ekiplerinin üzerindeki iş yükünün azaltılmasına olanak tanıyan Bitrix24 İK çözümü için ücretsiz olarak kaydolabilirsiniz.