Çalışanların Ekip Ruhunu Yakalamasına Yardımcı Olmak: Bir Lider Olarak Yapabileceğiniz 7 Şey

Ekip çalışması, takım ruhu, motivasyon, liderlik. Her yöneticinin bu terimleri şimdiye dek onlarca kez duyduğundan eminiz. Peki, gerçekten ne anlama geldiklerini hiç düşündünüz mü? Şirketiniz beklediğiniz veya planladığınız hızda büyümüyorsa, bunun nedeni çalışanların takım çalışması bakımından yetersiz kalması olabilir. Başarılı bir şirket, öncelikle bir araya getirdiği onlarca farklı kişinin ortak bir amaç doğrultusunda uyum içerisinde çalışmasını sağlamalıdır ve ekip çalışması taktiklerini doğru şekilde kullanmak, bunu elde edebilmek için hayati öneme sahiptir.

Burada, bir lider olarak ekip çalışmasını teşvik etmeniz için bilmeniz gereken en önemli şeylerden bahsedecek ve birbirinden çok farklı üyelere sahip takımların bile nasıl uyumlu olabileceklerini izah edeceğiz. Aşağıda paylaşacağımız bilgileri pekiştirmek ve geliştirmek için ekiplerin bir arada çalışmasına dair hazırladığımız makalemize de göz atmanızı öneririz.

Ekip çalışması ve takım ruhu nedir?

Ekip çalışması ve takım ruhu ne demek sorularıyla başlayalım, zira tam olarak ne olduklarını bilmeden onları elde etmek de mümkün olmayacaktır. Bu terimler, bir çalışanın diğer çalışanlarla, yani ekip üyeleriyle mümkün olan en iyi şekilde etkileşime girmesi, fikir paylaşması ve sorun çözmesi anlamına gelir. Akademik çalışmalar, ekip çalışması terimini bir “sosyal beceri” olarak tanımlar ve i̇ş hayatında ortak bir hedefi gerçekleştirmeye yönelik her tür girişimi bunun kapsamına dâhil eder.

Bu bağlamda, takım çalışması, bir araya gelmiş ekip üyelerinin birlikte hareket etme yeterliliğiyle ilgilidir. Ast üst ilişkileriyle doğrudan bir bağlantısı yoktur. Belirli bir ekip üyesinin diğerleri üzerinde herhangi bir üstünlüğü elbette bulunabilir. Örneğin, ekip içinde bir üye diğerlerinin çıkardığı işi kontrol edip onaylamakla yetkilendirilmiş olabilir. Ancak bu, tek başına ekip çalışması için olumsuz bir durum değildir, zira önemli olan farklılıkları benimsemek, herkesin kendi çalışma yöntemi olduğunu anlamak ve bazen farklı tercihler yapmanın sorun olmadığını kabullenmektir. Bunlar elde edilebiliyorsa, belirli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş çalışanların kendi içlerindeki “rütbeleri” önem arz etmez. Bu bağlamda, takım ruhu ve ekip çalışması şunları kapsar:

1. Ekip üyesi herkesin kendi fikirlerini özgürce sunabilmesi
2. Tüm ekip üyelerinin yapıcı eleştiriyi kabul edip uygulayabilmesi
3. Karar verme sürecince farklı görüşlere rağmen bir uzlaşı sağlayabilmek
4. Ortak hedeflere ilgi duymak ve amaca ulaşma konusunda diğer ekip üyeleriyle aynı fikirde olmak
5. Diğer ekip üyeleriyle saygılı iletişim kurmak

Bunların sağlanabildiği ekiplerin takım ruhu bakımından bir sorunu olmaz ve iyi bir yöneticinin de bunlara odaklanması gerekir. Yani, ekip yönetimi için nihai amaç, tüm bu özellikleri elde edebilmek olmalıdır.

Ekip ruhunun ve başarılı bir ekip yönetiminin yararları

Bir lider olarak i̇ş hayatında takım çalışmasının önemli bir yeri olduğunu zaten biliyorsunuzdur, ancak bu tam olarak neleri kapsıyor? Diğer bir deyişle, verimli bir ekip ruhu ile elde edebileceğiniz avantajlar nelerdir?

Ekip çalışması ile elde edebileceğiniz ilk şey, tahmin edilebileceği üzere verimlilik ve üretkenlik. Ortak bir amaç doğrultusunda uyum içerisinde çalışan ekip üyelerinin çok daha verimli olacağı zaten aşikâr bir durum. Ancak, bunu doğru bir şekilde teşvik eden bir yönetici, şu avantajları da elde edebilir:

Ekip üyelerinin kapsamlı bilgi alışverişi yapması: Bu, yeni bir çalışanın bile zaman kaybetmeden çalışma ortamına uyum sağlamasını ve çok daha kısa bir süre içerisinde verimli olmaya başlamasını sağlar.

Ekip arkadaşları arasında karşılıklı destek: Çalışma arkadaşlarının herhangi bir konuda birbirlerinden destek alabileceğini bilmesi, sorunların henüz ortaya çıkmadan çözülmesini sağlar. Bir yönetici olarak sizin müdahale etmeniz gerekmez. Ekipler kendi sorunlarını kendileri çözerler ve üretkenliğin azalmamasını sağlarlar.

Farklı yetenek ve deneyimlerin bir araya getirilmesi: Ekip üyelerinin birbirlerinden farklı yetenek ve deneyim seviyelerine sahip olacağı aşikârdır. Ekip çalışması ruhu yakalandığı zaman, bu gerçek bir avantaja dönüşür. Sorunlara ve projelere farklı açılardan bakmak ve yaratıcı çözümler geliştirmek mümkün olur.

Daha verimli iş akışı: Birbiriyle sadece e-posta kullanarak haberleşen bir ekip mi tercih edersiniz yoksa kafa kafaya vererek sorun çözülene kadar çalışmaya devam eden bir ekip mi? İlki, takım ruhunun bulunmadığı bir iletişim yöntemidir, ikincisi ise her türden iş akışının çok daha verimli olmasını sağlar.

Ekip çalışmasının yetersiz olduğunu gösteren işaretler

Aşağıdaki işaretler, ekip yönetimi ve liderlik bakımından sorun yaşadığınızı gösterir. Bunları düzeltmek için hemen çalışmaya başlayın ve vereceğimiz tavsiyelerden yararlanın.

Kısa dönemli düşüşler önemli bir sorun değildir ancak devamlılık arz ediyorsa ekip üyeleri ortak bir hedefe ulaşmak için uyum içinde çalışmakta zorluk çekiyor demektir. Özellikle son üç aylık verilere dikkat edin. Üç ay, yeterli iletişim düzeyine ulaşıp uyum içinde çalışmaya başlamak için yeterli bir süredir ve bu sürenin sonunda dahi olumlu bir gelişme gözlemlenmiyorsa, bir yerde hata yapıyorsunuz demektir.

Birbirine saygı duymayan, birbirini dinlemeyen, hatta birbirlerine açıkça düşmanlık besleyen ekip üyelerinden verim almanız imkansızdır. Bu sorunu tespit etmeniz için İK departmanı size yardımcı olabilir ve bazen ekip üyelerini değiştirmek problemi çözmek için yeterli olabilir. Ancak değişikliğe rağmen bu sorun devam ediyorsa, takım yönetimi stratejilerinizi detaylı şekilde gözden geçirmeniz ve çalışanlarınızı teşvik eden yeni fikirler geliştirmeniz gerekiyor demektir.

Her takım üyesinin kendi görev ve sorumlulukları hakkında net fikirleri olması gerekir. Kimse tam olarak ne yapacağından emin değilse, uyumlu şekilde çalışmak da mümkün olmayacaktır. Ekip üyeleri görevleri hakkında kafa karışıklığı yaşıyorsa, liderlik ve iletişim sorunları yaşanıyor demektir.

Bu problem, lider tarafından alınan kararların bir şekilde yerine getirildiği ancak gerektiği gibi tamamlanmadığı anlamına gelir. Örneğin, belirli bir konuda rapor hazırlanması istenmişse ve böyle bir rapor hazırlanmasına rağmen görevin gerektirdiği verilere sahip değilse, lider tarafından alınan kararın eyleme geçirilmesi mümkün olmuyor demektir. Bir kez daha, bu da iletişim ve liderlik sorunlarına işaret eder.

Toplantılara olan ilgisizlik ve katılım eksikliği, ciddi bir motivasyon sorununa işaret eder. Motivasyon bakımından yeterli olmayan bir ekibin uyum içinde çalışması da mümkün değildir. Böyle bir problem, motivasyon ve teşvik teknikleri kullanılarak belirli bir yere kadar çözülebilir, ancak ilgisizlik her şeye rağmen devam ediyorsa ekip yönetimi konusunda sorunlar yaşıyorsunuz demektir.

Takım ruhu bakımından sorunlar yaşandığını gösteren bir diğer problem de, karmaşık görevlere rutin ve standart çözümlerin uygulanmaya çalışılmasıdır. Ekip üyeleri yaratıcı olmak için kendilerini zorlamıyor ve rahatlarını fazla bozmadan rutin çözümlerin ötesine geçemiyorsa, başarılı bir ekip oluşturmamışsınız demektir. Bu, aynı zamanda bir liderlik sorunudur.

Takım ruhu için en zarar verici olan şeylerden biri, belirli bir takım üyesinin kayırılmasıdır. Hak etmediği bir göreve getirilmiş olabilir veya belki de diğer takım üyeleri kadar zorlanmamasına rağmen aynı ayrıcalıklardan yararlanıyordur. Ne şekilde gerçekleşiyor olursa olsun, bir takım üyesinin kayrıldığı hissediliyorsa, o takım birlikte uyum içinde çalışmayı başaramaz. Bu çok ciddi bir liderlik ve ekip yönetimi sorunudur.

Yönetici rolündeki takım üyesine tepki verilmesi beklenmedik bir durum değildir. Bu tepkiler, herkesin fikirlerini açıkça ifade edebildiğini gösterdiği için belirli limitleri aşmadığı sürece olumlu bir durum olarak bile kabul edilebilir. Ancak yönetici sürekli ve düzenli olarak olumsuz tepki alıyorsa, ya takım yönetimi konusunda yeterli değildir ya da takım içerisinde ondan hoşlanmayan üyeler vardır. Her hâlükârda, bu da önemli bir sorundur ve mümkün olan en kısa süre içerisinde çözülmesi gerekir.

İyi bir ekip yönetimi sağlayan nedir?

İyi bir takım çalışmasını teşvik eden pek çok şey vardır ve her işletmenin kendi ihtiyaçlarına göre bir strateji geliştirmesi en doğrusudur. Bu şekilde, herkesin mümkün olan en iyi sonuçları elde etmesi sağlanır. Bununla birlikte, her tür işletme için faydalı olabilecek bazı teknikleri aşağıda görebilirsiniz:

1. Tuckman Modeline Göz Atarak Başlayın

Bir takım kısa süre içinde oluşmaz. Diğer sosyal varlıklar gibi farklı gelişim aşamaları vardır ve bu aşamaların ne şekilde geliştiğini takip ederek takımın ne kadar uyumlu olduğu/olacağı hakkında genel bir fikir edinmek mümkündür. Bu bağlamda, takımın gelişim aşamaları için kullanılan en yaygın model, 1960'larda Bruce W. Tuckman tarafından geliştirilmiştir ve Tuckman Modeli olarak bilinir.

Tuckman modelinde Şekillenme, Kızgınlık, Norm Oluşturma, Faaliyete Geçme ve Sona Erme olmak üzere beş aşama vardır ve her birinde takım üyeleri farklı davranacaktır. Örneğin, şekillenme ve kızgınlık aşamalarının kısa sürmesi beklenir, faaliyete geçme aşamasına mümkün olduğunca hızlı ulaşmak ve bu aşamada yine mümkün olduğunca uzun süre boyunca kalmak önemlidir.

Bu modeli ve aşamalarını öğrenerek, takım üyelerinizin neden belirli bir davranış modelinde takılıp kaldığı ve/veya belirli bir düzene ne zaman kavuşacağı hakkında oldukça tutarlı tahminler yürütebilirsiniz. Davranış bilimci bir psikolog olmasanız dahi, Tuckman modeli, ekip üyelerinin davranışlarındaki değişikliklerin nedenlerini anlamanızı ve dolayısıyla takımın üretkenliğini en üst düzeye çıkarmanızı sağlayabilir.

2. Tüm Rolleri ve Sorumlulukları Bir Şekilde Netleştirin

Takım üyelerinin herhangi bir konuda kafa karışıklığı yaşamaması gerekir ve bu en çok rolleri ile sorumlulukları bakımından geçerlidir. Bu temel tanımlar netleştirilmediği sürece, takım üyeleri kimin ne konudan sorumlu olduğunu kendi başına bulmaya çalışır ve bu kesinlikle iyi bir şey değildir. Kaçınılmaz olarak yanlış anlaşılmalar ve güç mücadeleleri yaşanır. Belirsizlik, güçlü kişiliklere sahip takım üyelerinin kontrolü ele geçirmesine neden olur, bu da ekip içerisinde kızgınlık ve kırgınlık yaratır. Hatta bu sorun, yetenekli çalışanların daha organize şirketlere katılmak için işten ayrılmasına bile neden olabilir. Ekip üyesi herkesin rollerini ve sorumluluklarını hem belirleyin hem de belgeleyin. Açıkça anlaşılır bir emir komuta zinciri oluşturmanız gerekli olacaktır.

3. Amaçları ve Hedefleri Netleştirin

Motivasyon sahibi bir ekip, hemen her şeyi başarabilir. Yeterli düzeyde motivasyon elde etmek, üretkenlik ve kalite açısından yeni standartlar belirlenmesini dahi sağlayabilir. Ancak bu tür bir motivasyon için çalışanların her şeyden önce net bir şekilde tanımlanmış ortak hedeflere ve onlara ne denli yaklaştıklarını görmelerini sağlayacak metriklere ihtiyacı vardır. Wall Street Journal’da yayınlanan bir araştırma, belirsiz bir şekilde tanımlanmış hedeflerin ekip çalışmasını baltalayan en önemli unsur olduğunu gösteriyor. Ne yapmaları gerektiği konusunda kuşkuları varsa güvensizlik duygusunun yaşanması kaçınılmazdır, bu da doğal olarak takım ruhunun ortadan kalkmasına veya azalmasına neden olur. Etkin, verimli ve başarılı ekipler, net hedeflere sahiptir ve bu hedeflere ulaşmak için hangi kilometre taşlarını tamamlamaları gerektiğini de bilirler.

4. Ekip Üyelerinin En İyi Yaptıkları Şeylere Odaklanmalarına İzin Verin

Ekip üyelerinin farklı şeyler yapmaktan hoşlanması doğal bir durumdur. Hepsi değişik karakter özelliklerine ve yeteneklere sahip olacaktır. Hem motivasyon elde etmenin hem de takım ruhunu teşvik etmenin en iyi yollarından biri, ekibin her üyesinin yapmaktan en çok keyif aldıkları işe odaklanmasını sağlamaktır.

Her takım üyesi farklı becerilerle gelir ve ekipler ancak bu beceriler uyumlu şekilde bir araya getirildiğinde doğru çalışmaya başlar. Bunu temin etmek yönetici olarak sizin işinizdir. Her bir takım üyesinin neyi en iyi yapabildiğine dikkat edin ve rollerini buna uygun şekilde belirleyin. Ancak tek bir görev veya sorumluluğa takılıp kalmalarına da izin vermeyin. İdeal olarak herkes başarılı olduğu şey üzerinde çalışmalıdır, ancak zaman içerisinde bilgilerini artırmaları ve yeni beceriler geliştirmeleri de gerekir.

5. Net Kurallar Belirleyin

Her ekip belirli bir hiyerarşiye ve kural sistemine sahip olmalıdır. Tüm takım üyelerinin belirli senaryolarda nasıl davranması gerektiğini ve kime rapor vereceğini açıkça bilmesi gerekir. Harvard Business Review'de yayınlanan bir makale, basit davranış kurallarını önceden belirleyerek, oluşabilecek pek çok sorunun önüne geçilebileceğini gösteriyor. Performans raporlama, bütçe talebinde bulunma, şikâyetleri iletme ve sorunları çözme gibi konularda politikalar oluşturun ve en önemlisi de yokluğunuzda kimin sorumlu olacağını belirleyin.

İdeal olarak bir tür “el kitabı” hazırlamanız ve her takım üyesinin onu okuduğundan emin olmanız gerekir. Bu kitapta çalışma kuralları hakkında net talimatlar bulunmalıdır ve her takım üyesi belirli bir prosedürü nasıl tamamlayabileceğini sadece onu okuyarak öğrenebilmelidir. Bir kez daha, burada amaçlanan şey, belirsizliği engellemektir. Belirsizlik şüphe ve güvensizliğe neden olur, bunlar da başarılı bir takım ruhu elde edilmesini engeller.

6. Ekip Hâlinde Düşünmeyi Teşvik Edin

Periyodik performans değerlendirmeleri sırasında her çalışan için özel bir analiz yapın ve o kişinin ortak amaç ve hedeflere ne ölçüde katkıda bulunduğunu değerlendirin. Bir çalışan tek bir rolde mükemmele yakın performans sergiliyor olabilir, ancak ortak hedeflere ulaşılması için gerçekten önemli bir katkı sağlıyor mu? Diğer bir deyişle, ekibi ne kadar destekleyebiliyor? Çalışanın güçlü ve zayıf yönlerini gözden geçirerek, gerek varsa kendini nasıl geliştirebileceği hakkında yardım sağlayın.

Buradaki amaç, çalışanın bireysel düşünmek yerine bir takım üyesi olarak düşünmeye başlamasını sağlamaktır. Bireysel düşünceler, "ben" merkezli olmak anlamına gelir, yani bireyin yalnızca kendisine dayanan planlar yapılmasına neden olur. Oysa ekip hâlinde düşünmek, "biz" merkezli, yani başkalarının deneyim ve yeteneklerini de dikkate alarak düşünmeye başlamayı sağlar. Yani bir çalışan örneğin bir sorunu çözerken çok daha yaratıcı çözümler geliştirebilir veya takım çalışmasına uygun planlama yapmaya başlayabilir.

7. Ortaya Çıkar Çıkmaz Sorunları Çözün

Birlikte çalışan kişiler arasında zaman zaman sorunlar ve anlaşmazlıklar yaşanması kaçınılmazdır. Küçük sorunlar, eğer ekip iyi bir şekilde yönetiliyorsa büyümeden yine ekip içerisinde çözülebilir. Ancak daha büyük ve/veya sürekli tekrar edilen sorunlar ortaya çıkıyorsa, bunlara mümkün olan en kısa süre içerisinde müdahale etmek gerekmektedir. Aksi takdirde, bu sorunlar ekibin bağlarını çözebilecek kadar büyüyebilir.

Yani, bir yöneticinin alabileceği en kötü kararlardan biri, büyüme potansiyeli bulunan sorunların “kendi kendilerine” çözülmesini beklemektir. Bir yöneticinin sahip olabileceği en iyi vasıflardan biri, insan ilişkilerini yönetme konusunda da yetkin olmaktır. Sorunların kontrolden çıkmasını önleyin ve kırgınlıkların artmasına izin vermeyin. Her bir ekip üyesini dinleyin ve endişelerini ifade etmelerine izin verin. Bunun işe yarayabileceğini düşünüyorsanız, onları dinledikten sonra kendi çözümlerini bulmalarına izin verebilirsiniz, ancak gerekiyorsa bir karar alıp tüm tarafları buna uymaya zorlamaktan da çekinmeyin.