Çalışma Ortamında İletişim Sorununun 5 Ana Nedeni
Kötü işyeri iletişimi, basit bir rahatsızlıktan daha fazlasıdır. Kontrolsüz giderse performansı engelleyebilir, morali bozabilir ve en iyi profesyonellerinizi uzaklaştırabilir.
Bu nedenle, iletişim neden başarısız olur? Genellikle diyalogdaki bir dengesizlikten kaynaklanır. Bir taraf, tartışmanın konusunu ve sonucunu dikte ederek veya karşı taraftan daha fazla bilgiye sahip olarak bir şekilde baskındır. İlginç bir şekilde, birden fazla eğilimli tarafla sözlü bir alışverişte bunların birçoğundan kaçınılabilir. Ama önce, kötü işyeri iletişiminin nedenlerini ve etkilerini anlamalısınız.
1. İletişimin olması gerekenden fazla olması
Aşırı iletişim veya iletişim aşırı yüklenmesi, çok sayıda anlamsız konferanslar ve e-postalar, hatırlatıcılar ve bağlam, alaka veya gereklilikten yoksun bildirimlerle karakterize edilen üretkenliği öldüren bir durum olarak bilinir. İletişimin baskın hale gelmesi, başarısızlığın temel nedenlerinden biridir. Birkaç personel için çok fazla platformda teslim edilen sayısız mesaj kesinlikle vardır.
E-postayı aşırı iletişimin temel nedenlerinden birinin örneği olarak alın. E-posta iletişim için yararlı bir yol olsa da, telefon görüşmeleri veya yüz yüze görüşmeler yerine kullanma eğilimine girmek kolaydır. Bir e-postada uygun bağlamı ve havayı ifade etmek zor olabilir, bu da çoğu zaman sonuçsuz uzun bir e-posta alışverişi ile sonuçlanır.
Toplantılar, e-postaya ek olarak başka bir olumsuz iletişim tekniğidir. Çoğu işçi ve amir, kaçınılabilecek görevler, yükümlülükler ve toplantılarla dolu bir takvime sahiptir. İletişimin aşırı yüklenmesi, genellikle yetersiz organize edilmiş toplantıların, anlamsız konuşmaların ve aşırı sayıda toplantının sonucudur. Kısa bir gündem oluşturun, toplantının başında gözden geçirin ve bunu önlemek için ona bağlı kalın.
İşyerindeki bu iletişim başarısızlığını dengelemek için, kuruluşunuz için hangi iletişim platformlarının en iyi olduğunu belirlemeli ve her birini kullanma zamanları için net yönergeler geliştirmelisiniz. İnsanların kullanması gereken kanallara ek olarak, iletişimin ne zaman ve nasıl olması gerektiğine dair yönergeler de oluşturulmalıdır.
Örneğin, kişilerin mesai saatleri dışında e-posta mesajları almasını engellemek istiyorsanız, planlı postalama yapabilir veya planlanmamış telefon görüşmelerini yalnızca acil durumlarla sınırlayabilirsiniz. Firmanız ve özellikle iş gücünüz, ihtiyaç duyduğunuz kesin protokolleri ve düzenlemeleri seçecektir. Çıktıyı artıran iletişim kuralları oluşturmak için ekibinize dahil olan her çalışanla birlikte işbirliği yapın.
2. Belirsiz ve tutarsız iletişim
Bir mesaj açık ve net olsa bile, yine de yanlış anlaşılabilir veya belirsiz hale gelebilir. Bu durum sıklıkla, yöneticilerin açık ve tutarlı rehberlik sağlamadığı durumlarda ortaya çıkar ve bu da farklı yorumlara ve çelişkili tercihlere neden olur.
Etkisiz iletişim birçok farklı biçim alabilir. En sık görülenler arasında neyin ve nasıl iletileceğini hazırlamak yerine kendiliğinden, gerici ifadeler iletmek ve bunu kavraması karmaşık olmayan ve tüm argümanları uygun bir şekilde ifade edecek şekilde düzenlemek yer alır. Yeterli açıklamanın olmaması da başka bir sorundur. Bu, başarıları izlemek için ayrıntıların ve istatistiklerin gerekli olduğu projeleri tartışırken özellikle önemli olabilir. Hedefi anlamamak veya belirli bir fikri anlamak için kimin ihtiyaç duyduğuna bağlı olarak yanlış hedef kitleyi seçmemek, kafa karıştırıcı iletişimlerin üçüncü örneğidir.
Teknik jargonun aşırı kullanımı, zayıf kurumsal iletişimde sadece bir başka önemli faktördür. Çalışanların metnin tamamını anlamaları, belirsiz bir dil ve göz korkutucu terminoloji tarafından engellenmektedir. Basit dil, işletmelerin kendi işgücü ve genel halkla etkileşimini çok daha basit hale getirecektir.
Bu iletişim hatasının olmasını önlemek için dilbilgisi yapılarınızdan olabildiğince fazla jargonu en aza indirin. Konuşmadaki herkesin cümleleri benzer şekilde anladığından emin olduğunuzda birkaçını kullanmak kabul edilebilir, ancak bunu önlemek tercih edilir. Ek olarak, yeni işe alınanlarla ve kuruluşunuzun dışındaki kişilerle konuşurken jargondan uzak durmak çok önemlidir. Pek çok tanıdık olmayan terminoloji kullandığınızda, insanların bağlantısı kesilir ve tecrit edilir.
İşletmenizde dilden bağımsız bir kültür geliştirin. Temel İngilizce kullanımını teşvik edin ve sayısız sembol ve kısaltmanın kullanımını caydırın. Bu, kendiniz daha az jargon kullanarak iyi bir örnek oluşturmayı gerektirebilir. Açık iletişim ve özlü terminoloji sayesinde herkesin işi daha basit hale gelir.
3. Dinleme eksikliği veya iletişimde taviz
Aslında ne söylendiği veya mesajın nasıl iletildiği ile ilgili düşünceler, iletişim terimiyle karşılaştığımızda genellikle aklımıza gelir, ancak dinleme de sosyal etkileşimin önemli bir parçasıdır. Pek çok insan, başkaları konuşurken dikkatini vermekte ve söylediklerini işlemekte zorlanır. Bu, bir tartışmayı kavramayı veya bir projenin gelişimini izlemeyi zorlaştırır.
Aşırı tek yönlü iletişimin olduğu veya eleştirinin reddedildiği iş yerlerinde çalışanlar kendilerini istenmeyen veya duyulmamış hissedebilirler. Zaman zaman diğer herkesin konuşmasına veya bir sohbete katılmasına izin verilmeyebilir. Çok fazla konuşma ve yeterince dinleme olmadığında hararetli tartışmalar veya bir sonuca varmada zorluklar olabilir. Dinleme, etkili iletişimin önemli bir bileşeni olmalıdır.
Bu iletişim hatasını temel olarak çözmek için, konuşan kişiye tam, yargısız bir dikkat göstermelisiniz. Ağızını kapalı tut. Bir şey kafa karıştırıcıysa, diğer kişinin ifadelerini düşünün ve detaylandırmasını isteyin. Duyduklarınızın bir özetini tekrarlayarak konuşmacıyı anladığınızdan emin olun. O zaman ve ancak o zaman, söyledikleri her şeyi tartışmaya başlamalı ve kendi bakış açılarınızı tanıtmalısınız. Kimsenin size dikkat etmediğini hisseden biriyseniz, bu gerçekten üzücü olabilir. Birkaç kişiyi etkiliyorsa, tüm gruba proaktif dinlemeye odaklanan bir iletişim eğitimi vermeyi düşünmelisiniz.
Berbat bir dinleyiciyle sorunlarınız olduğunda, sorunu kibarca dile getirin ve onların fikrini alın. Şaşırmış olabilirsiniz. Örneğin, işitsel olarak özümsemekte zorlandıkları için boş zamanlarında okuyabilmek için bilgiyi yazılı olarak almayı tercih ettiklerini keşfedebilirsiniz. Ek olarak, bir düşünce veya eylemin ortasında sık sık birinin sözünü kestiğinizi gözlemleyebilirsiniz.
Dışarıdan bakıldığında, kabalık birden çok iş yaklaşımından, bilişsel yöntemlerden ve iletişim gereksinimlerinden kaynaklanıyor gibi görünebilir. Empati kurun ve iş arkadaşınıza rakip yerine bir ortak gibi davranın. Son olarak, konuşmanız sırasında birisi düşüncesiz veya dikkatli davranmıyorsa, kendinizi profesyonel bir şekilde savunmaktan korkmayın.
4. İletişimde tutarsızlık
Eğrinin karşı ucunda, tutarsızlık bir iletişim hatası da olabilir. Tutarlılık eksikliği bilgi alışverişine son derece zarar verebilir ve çalışanların hayal kırıklığı, yabancılaşma ve kafa karışıklığı yaşamasına neden olabilir. Tutarlılık, genellikle mantık, kesinlik veya doğruluk amacıyla gerekli olan bir şeyin uygulanmasında uygunluk olarak tanımlanır.
Ekipler düzenli bir konferansa veya günlük bir e-posta mesajına alıştığında, ani bir değişiklik kafa karıştırıcı ve moral bozucu olabilir. Bir yöneticinin birkaç çalışanla iletişimi de düzensiz olabilir, bu da insanlara fikirlerinin veya çabalarının meslektaşlarınınki kadar değerli olmadığını hissettirebilir. Bazı kuruluşlar, aşırı miktarda olan diğerlerinin aksine, yeterince iletişim kurmuyor. Kesin, adil ve tutarlı bir iletişim olmadığında, ekipler temel ilkelerinizi takdir etmekte, ilerleme kaydetmekte ve düşüncelerini sunmakta zorlanabilirler.
Tutarsız olan siz olduğunuzda, motivasyonlarınızı düşünün. İstemeden çelişkili mesajlar göndermenizin nedeni uygun yanıt konusundaki belirsizliğiniz mi? Eğer öyleyse, birkaç soru sorarak kafanızdaki gerçekleri netleştirmelisiniz. Çatışma korkuları, iş yerinde zayıf iletişim için karşılaşılan en yaygın nedenlerden biridir. Kimse başkalarını rahatsız etmekten hoşlanmaz. Ancak, birisini gücendirme veya gücendirme kaygısıyla çelişkili gerçekler sağlıyorsanız bu bir sorundur.
Ekibi yan yana toplayın ve kendi tutarsız davranışınızdan kaynaklanan bir sorunu çözmek için herkesle tartışın. Mesafe bunu elverişsiz hale getiriyorsa, herkesin bir telekonferansta olmasını isteyin. Basitçe bir e-posta yazmak cazip gelse bile, bunu yapmak bazı şeyleri temizlemekten çok belirsizliğe neden olur. İletişim tutarsızlıklarını çözmek için yüz yüze görüşme gereklidir. Başka birinden geldiğini biliyorsanız, bir tavır alın ve düzensiz iletişimin kaynağını belirleyin.
Bitrix24, Ekip İçi İletişimi Kolaylaştırıyor
Sınırsız Kullanıcı Ücretsiz
Bugün kayıt Ol
5. Güven eksikliği net iletişimi engeller
Sonuç olarak, güven kaybı, bir organizasyon içindeki iletişim başarısızlığının ana nedenlerinden biridir. Bir şirkete duyulan güvenin gelişmesi biraz zaman alsa da, kaybetmek kolaydır ve yeniden kazanmak zordur. Personel, çeşitli koşullar nedeniyle bir şirkete olan güvenini kaybedebilir. Bu, yöneticilerle gerçekten gerçekleşmemiş bir konferans görüşmesi gibi daha önceki yerine getirilmemiş taahhütlerdeki hayal kırıklığının bir sonucu olabilir. Açıklığın kıtlığı, özellikle daha önce şirketin kültürüne veya ilgisizce karşılanan belirli bir projeye yönelik coşkularını ifade etmişlerse, personelin yönetimden veya diğer departmanlardan kopmuş hissetmelerine neden olabilir.
Bir yönetici olarak, bu iletişim başarısızlığını gidermek için çalışanlarınıza kendinizi tanıtmanız çok önemlidir. Açıklama, ticari sırlarınızı vermek anlamına gelmez, bu nedenle sizden yararlanmak için emir alabilirler. Aksine, onlara ekibinizin geri kalan kısmı gibi olduğunuz izlenimini vermek anlamına gelir. Bunu yaparak, eksikliklerinizle yüzleşme ve fikirlerinizi özgürce ifade etme cesaretini oluşturmalısınız.
Bilgiyi güvende tutmak, sonraki bölümde hedeflenen sonuçlara ulaşmak için ekip içinde güven geliştirmenin temel amacıdır. Çalışanlarınıza insan olarak saygı gösterin, ayrıca güvenlik, dostluk, azami hırs ve büyük özen algısı verin. Özen, birinin güvenini kazanmanın ilk adımıdır ve bunu yapabilmeleri için ekibinize önemsendiklerini hissettirmeniz gerekir.
İletişim Başarısızlığının Temel Nedenleri Üzerine Son Düşünceler
Herkes verimli iletişimin değerini bilir, ancak çok az kişi iletişimi geliştirmeye veya önündeki engelleri kaldırmaya yönelik tekniklerin farkındadır. Profesyonel iletişimin önündeki aynı engellerin bu kadar sık ortaya çıkması şaşırtıcı. Kuruluşunuzda listelenen engellerden herhangi biri meydana gelirse, korkmayın çünkü yeterince zaman ve çaba harcarsanız hemen iyileştirebilirsiniz. Ek olarak, geliştirilmiş işyeri iletişimi, daha etkili ekip çalışmasını, artan ekip uyumunu ve nihayetinde daha karlı bir işi teşvik eder. Bitrix24, ekibinizin iletişimini daha iyi geliştirmek ve yönetmek için en iyi hepsi bir arada platform olduğundan bu konuda size yardımcı olabilir. Şimdi bize katılın!
SSS
İşyerinde iletişim neden önemlidir?
Etkili işyeri iletişimi, gereksiz sorunları azaltabilir ve verimliliğin artmasını teşvik edebilir. Mükemmel iletişim becerilerine sahip olmak, çıktıyı artırabilir ve sağlam ekipler oluşturabilir. Bireyler birbirleriyle tartışırlarsa ve başkalarının görüşlerini dikkate alırlarsa, işbirliği yapma ve en uygun yönteme birlikte ulaşma konusunda daha hevesli olacaklardır.
İşyerinde üç ana iletişim hatası türü nelerdir?
3 ana iletişim hatası türü şunlardır:
-
Piyasa başarısızlığı - Bu, bir işletme yeterli pazar istihbaratı almadığında olur.
-
Yönetici başarısızlığı – Aktiviteleri başlatmayı amaçlayan iletişim acele, eksik veya yanlış olduğunda ortaya çıkar.
-
İnsan hatası – Bu, bir şirketin genel kültürü verimli iletişimi desteklemediğinde olur.
