Bunu ilk elden deneyimlediyseniz, etkili ekip çalışmasının işin her bölümünü daha iyi hale getirdiğini bileceksiniz. İlerleme ve üretkenlik açısından, iyi bir ekip, zorlu görevlerin kolay görünmesini sağlar ve kişisel düzeyde, her birey işe kendini değerli, motive olmuş ve bağlı hissederek gelir.
Ancak verimli ekip çalışması, öylece satın alabileceğiniz veya dizüstü bilgisayarınıza kurabileceğiniz bir şey değildir. Hem stratejik kararlar alarak hem de teknolojiyi iyi kullanarak bunun üzerinde çalışmalısınız.
Ekiplerin bir bütün olarak çalışmasına yönelik 12 tüyomuzda, madalyonun her iki yüzünü de ele alacağız ve size ekip çalışması yoluyla rekabette avantaj elde etmenin bazı kolay yollarını göstereceğiz.
1. Net, ölçülebilir hedefler belirleyin ve onları ön planda ve merkezde tutun
Etkili ekip çalışması yalnızca nereye gitmek istediğinizi biliyorsanız değerlidir ve hedef belirlemek bir yol haritası oluşturmanın en iyi yoludur. Bir şirket olarak başarının sizin için ne anlama geldiğini anlamaya başlayın ve onu belirli projeler için yeniden tanımlayın. Belki de genel şirket hedefiniz plastiği dünya okyanuslarından yok etmektir ve ilk projenizin amacı sosyal medya paylaşımları alarak farkındalık yaratmak olabilir.
Hedefler ekibinize, ekip olarak iş birliği için ideal olan bir amaç duygusu verir. Ancak başarıyı ölçmek için ölçütler olmadan motivasyonu sürdürmek zordur. Bu nedenle, her bireye üzerinde çalışılması için somut bir rakam verecek hedefler belirlemelisiniz.
Artık birçok modern ekip, proje hedeflerini çok net bir şekilde hatırlatarak görevlerini düzenlemek için Kanban panolarını kullanıyor. Genel hedefin her zaman görünür olması, etkili ekip çalışmasına ilham verir ve bu, özellikle pompanın altındayken ve görevlerinizi çizginin ötesine geçirmeniz gerektiğinde yararlıdır.
2. İlerlemenizi yönetilebilir sprintlere ayırın
Büyük projeler korkutucu olabilir ve teslim tarihi çok uzaktayken önünüzde imkansız bir görev varmış gibi görünebilir. İnsanlar yapılması gereken işlerden bunalıyor ve önlerinde ne olduğunu göremiyorlar.
Bu nedenle, son birkaç yılın en etkili takım çalışması hilelerinden biri, büyük projeleri sprintlere dönüştürmektir. Dinamik teknik ekiplerde başlayan sprintler, o zamandan beri tüm sektörlere yayıldı ve hiçbir uzaklaşma belirtisi göstermiyor.
Konsept basit: İki haftalık bir zaman çizelgesi belirleyin, ancak bunu ekibinizin ihtiyacına göre uyarlayın. Ardından, zaman dilimini, birlikte gruplandırılmış, yapılabilir miktarda birbirine bağlı görevle doldurun. Her sprintin sonunda, tamamladığınız işi değerlendirin ve bir sonraki sprintte verimliliği artırmanın birkaç yolu üzerinde çalışın.
3. Şeffaf, açık ve adil olun
Şeffaflık, bir ekibi gerçekten bir araya getiren güvenin temelidir. Bu nedenle, şeffaflığa dayalı bir şirket kültürü oluşturmak çok önemlidir, böylece ikinci doğa haline gelir.
Ekibiniz, kilit kararların kapalı kapılar ardında alınıp alınmadığını merak etmeye başladığında, rollerinin gereğinden az değerli olduğunu hissederler. Güvensizlik tohumları ekilir ve bir yabani ot gibi büyürler, yetiştirdiğiniz tüm güzel şeyleri boğarlar.
Hedefleriniz doğrultusunda şeffaflık, ekibinizdeki herkesin görevlerini neden yaptıklarını anlamalarına yardımcı olur. Bu, ekibinizden kaçınılması mümkün olmayan sıkıcı, meşakkatli görevler için çok şey istemeniz gerektiğinde çok yardımcı olur.
Proje yönetimi araçları, şeffaflığı desteklemek için giderek daha fazla kullanılmaktadır. "Gözlemci"den "sorumlu kişi"ye erişim düzeyleriyle, kontrolü elinizde tutmak için düzenleme erişimi sunmadan her görevi herkesin görebileceği şekilde açabilirsiniz.
4. Sahiplenme ve sorumluluğu işinizin odak noktası haline getirin
Yetenekli bireylerden oluşan çok sayıda ekip, kötü yönetim nedeniyle başarısız olur. Güçlü proje yönetimi araçlarının gelişinden bu yana en iyi ekip çalışması hilelerinden biri, her görev için sorumlu kişilerin atanması olmuştur. Bu, herkesin sorumluluktan elini çekmesiyle işlerin belirsizliğe bırakılmasını önler.
Proje yöneticisi her görev hakkında kiminle konuşacağını bildiğinden ve sorumlu kişi yanıtlara hazır olması gerektiğini bildiğinden, sahiplik ataması aynı zamanda daha etkili ekip çalışmasına da yol açar.
Daha kişisel bir düzeyde, daha fazla sorumluluk neredeyse her zaman daha fazla motivasyon anlamına gelir. Her sorumlu kişi, sprint sonu toplantısına iyi haberler getirmek ister, bu nedenle tamamlanmamış işlerin peşine düşecek ve teslim tarihleri kaçırıldığında hatalardan ders alacaktır. Bütün bunlar da daha sıkı sıkıya bağlı bir takıma yol açar. İnsanlara sorumluluk verildiğinde, bunu şirketin değerli bir parçası olduklarının kanıtı olarak görürler ve bu da onlara ekstra bir motivasyon sağlar.
5. Herkesin önünde övgü ve takdir sunun
Harika ekip çalışmasının meyvesi harika sonuçlardır ve ekibinizi daha da bir araya getirmek için mini bir kutlama fırsatını kullanabilirsiniz. Araştırmalar, tanınmanın paradan daha fazla motive edici olduğunu gösteriyor, bu nedenle en iyi performans gösterenlerinizi alenen överek üretkenliğinizi ciddi şekilde artırabilirsiniz.
Övgü sunmak için harika bir nokta, bir sprintin sonundadır. Kimin gerçekten öne çıktığını düşünün ve bunu şirket genelinde ekibinizin haber akışında paylaşın. Bireyi motive etmenin yanı sıra, nasıl bir performans görmek istediğinize dair bir örnek oluşturuyorsunuz.
Bitrix24 ile Ekip İş birliğini Geliştirin
Sınırsız Kullanıcı İçin Ücretsiz
Bugün Kaydol
6. Çevrimiçi ofis alanınız konusunda metodik olun
Kuruluşunuza hızlı bir yaklaşım sergileyebilirsiniz, kimse sizi durduramaz. Ancak bir solo girişimci olsanız bile, kendinizi hızla belgeleri yanlış yerleştirirken, rastgele klasörler arasında arama yaparak ve önünüzdeki on sürümden hangisinin doğru belge olduğunu merak ederek zaman kaybederken bulacaksınız.
Sezgisel, sağduyulu bir yapıya sahip bulut tabanlı bir dosya depolama merkezi oluşturmak, boşa harcanan zamanı azaltmanın ve üretkenliği artırmanın bir yoludur. Örneğin, klasör hiyerarşileri oluşturmak ve bir YYYYAAGG tarih biçimine geçmek, teorik olarak herkesin aradığını bulabileceği anlamına gelir.
Eğitimsiz bir göz için, bu tür metodik, süreç odaklı çalışma, mikro yönetim olarak görülebilir. Bu nedenle, ekibinizin günlük görevlerinde zamandan ve stresten tasarruf sağlayan giriş niteliğindeki işe alım oturumlarındaki kurallarınızın ardındaki nedenleri vurgulamak önemlidir.
7. İletişiminizi ilgili ve yerinde tutun
Tıpkı depolama alanınız gibi, iletişim de iyi uygulanan bazı basit kuralların hayatı herkes için kolaylaştırdığı bir başka alandır. Herkesin izlediği kısa bir iletişim politikasıyla, işinizde tutarlılık ve öngörülebilirlik elde edersiniz, bu da bir yıl boyunca sayısız zaman tasarrufu sağlar.
Geçen ay birisinin sohbet yoluyla gönderdiğini düşündüğü o tek dosyayı bulmayı amaçlayan taşan gelen kutularını ve tüm kazı görevlerini unutun. Verimli ekip çalışması için, görevle ilgili tüm iletişiminizi ve dosya paylaşımınızı proje yönetimi yazılımınızdaki uygun görev kartında tutun. Bu şekilde, değişikliklerin, yorumların, son teslim tarihlerinin ve kiminle konuşmanın bir kaydını tek bir yerde bulmanız gerektiğinde nereye gideceğinizi her zaman bileceksiniz.
Hiç kimse en son realite TV dizisi veya Dungeons and Dragons için ipuçları hakkında konuşmak için bir anlık mesajlaşma kanalınız olamayacağını söylemiyor. Ancak görev tabanlı iletişim söz konusu olduğunda, yapı ve disiplin anahtardır.
8. Projeleri başlatmadan önce ekibinizin becerilerinin haritasını çıkarın
Mümkün olduğu kadar herkesi kendi uzmanlık alanlarında çalıştırmalısınız. İşe alımlarınızı yaparken, onların becerilerini nasıl uygulayacağınız ve daha iyi bir çalışma grubu oluşturacağınız konusunda zaten bir planınız olacak. Ancak ekibiniz büyüdüğünde veya departmanlar arası scrum ekipleri oluşturduğunuzda, kimin neye en uygun olduğunu gözden kaçırmak kolaydır.
Bu nedenle üst düzey yöneticiler, her çalışanın, iletişim bilgilerini ve temel becerilerini bir organizasyon şemasında kayıt eder.. En etkili ekip çalışması için, onların getirdiği ikincil becerileri de masaya yatırabilirsiniz. Belki ekip oluşturma etkinliklerini yönetmede harika olan bir sosyal medya yöneticiniz veya vazgeçilmez bir problem çözücü olan bir yazılım mühendisiniz vardır. Bu beceriler, harika bir ekip çalışması için çok önemlidir ve genellikle iş unvanlarına odaklanıldığında göz ardı edilir.
9. Şirket kültürü aracılığıyla uyum yaratın
Etkili ekip çalışması, her bireyin birleşik becerilerinden çok, ekibinizin ne kadar iyi çalıştığıyla ilgilidir. Basitçe çalışan bir ekip oluşturmak yine de kolay değil. Bu, büyük ölçüde işe alma becerilerinize ve iş günü boyunca teşvik ettiğiniz küçük, neredeyse gözlemlenemeyen davranışlara dayanan, devam eden bir görevdir.
Bu konuda ikiyüzlülükten kaçınmak önemlidir. Şeffaflığı vaaz ediyor ama günün çoğunu mat bir kapının arkasında oturarak geçiriyorsanız, ekip olarak iş birliğine ilham vermeyeceksiniz. Artık birçok ekibin ofis duvarlarında, mesajın iletilmesine yardımcı olan önemli mesajların sürekli bir hatırlatıcısı var.
Değerlerinizi bir hikayeye dönüştürün ve bunu işe alma sürecinize, ilk katılıma ve hatta müşteriyle yüz yüze çalışmanıza dahil edin. Uluslardan dinlere tüm sosyal gruplarda olduğu gibi, bir şirket markası için hikaye anlatımı, mesajı insanların kolayca anlayabileceği şekilde iletmenin ideal bir yoludur.
10. Beceri boşluklarını doldurmak için işe alımdan önce şirket içi eğitimi değerlendirin
İnsanlara kendilerini değerli hissettirme ruhuyla, beceri eksikliklerini çözmek için her zaman yeni insanlar bulmak zorunda olmadığınızı unutmayın. Potansiyel olarak ekibinizin dengesini bozan yeni işe alımların yanı sıra, mevcut personelinizi yeni alanlarda becerilerini artırarak ciddi şekilde motive edebilirsiniz.
Bu, ekibinizi sıkı çalışmaları için ödüllendirmenin ve onları geleceğe motive etmenin açık bir yoludur. Aynı zamanda akıllıca bir hareket çünkü insanları terfi ettirecek her zaman net bir pozisyon yoktur ve iyi bir satış temsilcisinin otomatik olarak iyi bir satış ekibi yöneticisi olacağı yanılgısıdır.
Personeli elde tutmanın yenilerini getirmekten daha ucuz ve daha kolay olduğunun fark edilmesi bir yana, üretkenlik için en iyi ekip çalışması tüyolarından bir diğeri de yeni beceriler geliştirebileceğiniz, ancak yeni bir tutum geliştiremeyeceğinizdir. Bu yüzden ekibiniz için ideal tavrı bulduğunuzda, sıkı tutunun ve gitmelerine izin vermeyin.
11. Gerçek iş birliğinin yolunu açın
İş birliğine dayalı araçlar ve akıllı oda düzenlerinin tümü, açık, serbest akışlı iş birliğinde üzerine düşeni yapar. Peki günün sonunda iş birliği nedir? En basit haliyle, tamamen fikir alışverişiyle ilgili, dikey, katı hiyerarşilerde inanılmaz derecede zor olan bir şey.
Baskının bir kısmını ortadan kaldırarak, herkesin katkıda bulunmaktan çekinmediği etkili bir ekip çalışması ortamı yaratabilirsiniz. İş birlikçi bir ortam yaratmanın en iyi yöntemlerinden bazıları şunlardır:
-
Toksik davranışlarla hemen başa çıkın
-
Bir öneri kutusu açın
-
Ekipteki herkese fikirlerini sorun
-
Çalışanlarınıza aşırı iş yüklemeyin
-
Yepyeni fikirler için zamanında plan yapın
12. Performansınızı metodik olarak analiz edin ve iyileştirin
Halihazırda analitik içeren proje yönetimi araçlarını kullanmıyorsanız, son on yılda neredeydiniz? Zaman izleyicileri ile performansı ekip ve bireysel düzeyde izleyebilir ve sizi geride tutan alanları belirleyebilirsiniz.
Bu araç, önünüzdeki engelleri kaldırmaya çalışmak için periyodik duyu kontrolleri yapmaktan ibarettir ve yakında daha etkili ekip çalışması göreceksiniz. Belki çözülmesi gereken bir çelişki, yeniden eğitilmesi gereken bir beceri veya açıklığa kavuşturulması gereken talimatlar bulacaksınız. Sizi engelleyen her ne ise, onu tespit etmek ve onunla başa çıkmak bir yönetici olarak size kalmış.
Artık ekip çalışması tüyolarının ekibinize çok ihtiyaç duyduğu desteği sağlayabileceği tüm alanları gördünüz, son bir tavsiyeyle bitirelim:
Etkili ekip çalışmasını teşvik etmek istiyorsanız, organizasyon kesinlikle her şeydir.
Teknoloji bu kadar hızlı ilerlerken, Bitrix24 gibi platformlarda nelerin mevcut olduğunun farkında olmayabilirsiniz. İşbirlikçi dokümanlar ve bulut tabanlı depolamadan proje yönetimi, iletişim ve işe alma yazılımlarına kadar, Bitrix24 size ihtiyacınız olan her şeyi verir ve tek bir parolayı hatırlamanız yeterlidir!
Bu nedenle, ekip çalışmasını bir engel yerine bir varlık haline getirmeniz gerekiyorsa,
bugün Bitrix24'e kaydolun ve bunun ne anlama geldiğini görün!
SSS
Etkili ekip çalışması neden bu kadar önemli?
Etkili ekip çalışması, üretkenliği artırdığı ve zamandan tasarruf sağladığı için organizasyon için önemlidir. Kişisel düzeyde, işyerinde motivasyon, başarı duygusu ve mutluluk sağlar.
Etkili ekip çalışması için gereken en önemli 3 şey nedir?
Etkili iletişim için en önemli üç şey şunlardır:
- Özgür ve açık bir iş birlikçi kültür
- Birbirimize ve şirket değerlerine saygı
- Ortak hedefler ve motivasyon
