En Etkili Proje Yönetimi Teknikleri

Proje yönetimi, kurumsal hedeflerinizi gerçekleştirirken izlemeniz gereken yolu size gösterir. Projelerin zamanında tamamlanması ve sonuçların beklenen kalitede olması adına oldukça önemlidir. Ayrıca kaynakları etkili bir şekilde yönetmek ve proje boyunca ortaya çıkabilecek potansiyel riskleri belirlemek ile ilgilidir. Peki işletme bünyesinde yürüttüğünüz tüm projelerin başarılı bir şekilde tamamlanmasını nasıl sağlarsınız?

Proje yönetimi teknikleri burada devreye girer. Her proje benzersizdir. Dolayısıyla bu projeleri yürütürken uygulamanız gereken yönetim teknikleri de farklılaşabilir. İşin başında kendinize bir yol haritası belirlemezseniz tüm parçaları bir arada tutmakta zorlanabilirsiniz. Proje türünüze ve ekibinize bağlı olarak seçeceğiniz bir proje yönetim tekniği sizi adım adım başarıya götürebilir.

Bu yazımızda, bir yönetici olarak uygulayabileceğiniz en etkili proje yönetimi tekniklerini sizin için bir araya getirdik. Ekip performansınıza, işletme hedeflerinize, kaynaklarınıza ve bütçenize en uygun tekniği seçerek tüm projelerinizi verimli bir şekilde tamamlayın.

Proje ve görev yönetiminde gelişmiş bir araca ihtiyacınız varsa Bitrix24 çözümleri ile tanışabilirsiniz. Bitrix24 ile ekibinizi toplayın, görevleri ayarlayın, son teslim tarihlerini belirleyin ve tüm projenizi gerçek zamanlı olarak takip edin. Daha fazlasını keşfetmek için hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolun.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi; bir projenin başından sonuna kadar yürütülmesini, planlanmasını ve denetlenmesini içeren bir süreçtir. Başarılı bir proje yönetimi uygulayan bir işletme, hedeflerine zamanında ulaşırken bütçe ve kaynak yönetiminde de bir adım öne geçecektir. Etkili proje yönetimi yöntemleri sayesinde ekiplerin çalışma kalitesi artırılabilir ve potansiyel risklerin tamamı belirlenerek başarısız olma ihtimali azaltılabilir.

Proje yönetiminde ele alınması gereken unsurlar, projenin başarılı bir şekilde sonuçlanması adına önemlidir. Peki bu unsurlar nelerdir?

• Zaman: Projenin belirlenen son teslim tarihinde tamamlanabilmesi için etkili zaman yönetimine öncelik verilmelidir. Böylece gecikme ve maliyet aşımı gibi risklerin önüne geçmek mümkün hâle gelir.

• Hedef: Proje zamanlaması ve görev tanımları belirlenen hedef doğrultusunda gerçekleştirilir. Böylece proje boyunca hedefe göre performans analizi yapmak ve başarıyı ölçmek mümkün hâle gelir.

• Maliyet: Proje için gereken bütçeyi ve kaynakları açıkça tanımlamak bu sürecin maksimum verimlilikte tamamlanabilmesi için önemlidir.

• Kalite: Projenin zaman, hedef ve maliyet unsurları arasında denge sağlayarak beklenen kalite ve gereksinimleri karşılaması sağlanır.

Bir proje yöneticisi zaman, hedef, maliyet ve kalite unsurlarını göz önünde bulundurarak proje yaşam döngüsünü tamamlar. Yaşam döngüsü ise bizlere “Proje yönetimi nasıl yapılır?” sorusunun cevabını verir. Öyleyse proje yönetiminin yaşam döngüsü konusuna biraz daha yakından göz atalım.

Proje Yönetimi Nasıl Yapılır: 5 Aşamalı Yaşam Döngüsü

Proje yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcından teslimine kadar olan süreci kapsar. Bir proje yöneticisi, yaşam döngüsü aşamaları boyunca genel düzeni, verimliliği ve akışı korumakla görevlidir. Bu aşamaların her biri kendi içinde farklı hedef, görev ve teslimat zamanlarına sahip olabilir. Proje yönetim planlamasında genel resme bakmaktan ziyade küçük aşamalar kaydetmek, etkin bir şekilde ilerlemek açısından faydalıdır.

İşte proje yönetimini net bir şekilde görmenizi sağlayan 5 aşamalı yaşam döngüsü:

1. Başlatma Aşaması

Proje yaşam döngüsünün ilk aşaması projenin amacını ve hedeflerini belirlemeyi içerir. Buna ek olarak müşteri ve iş ortaklarının ihtiyaçlarını belirleyerek projenin zamanında ve bütçe dâhilinde yürütülüp yürütülemeyeceği tartışılır. Proje boyunca ortaya çıkabilecek olası riskleri belirlemek de aynı zamanda bu aşamanın bir parçasıdır. Tüm bu konular ele alındıktan sonra ikinci aşamaya geçiş yapabiliriz.

2. Planlama Aşaması

Projenin hedefleri ve amacı belli olduğuna göre artık ekip üyelerinin sorumluluklarını ve görevlerini belirleyebiliriz. Yaşam döngüsünün ikinci safhası olan planlama aşamasında, yöneticiler, ekip üyelerinin proje hedefini doğru bir şekilde anladığından da emin olmalıdır. 

Burada amaç sadece görev tanımları yapmak değil herkesin belirli bir hedef doğrultusunda ilerlediğini görmektir. Bunun için proje yöneticileri güçlü iletişim yeteneklerini devreye sokmalı ve büyük bir iş birliği ile tüm ekibi uygulama aşaması için hazırlamalıdır.

3. Uygulama Aşaması

Projenin hedefi, amacı ve bütçesi belirlendi. Tüm bu unsurlar çerçevesinde yerine getirmeleri gereken görev ve sorumluluklar ekip üyelerine atandı. O hâlde yaşam döngüsünün üçüncü aşamasına geçiş yapılabilir, yani uygulama aşaması.

Uygulama aşamasında, ekip üyeleri, projenin belirlenen son teslim tarihi ve hedefi doğrultusunda çalışmaya başlar. Yöneticiler ise tüm ekip üyelerinin etkili ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlamak amacıyla onlara yol gösterir. Herhangi bir sorunu ve riski önceden belirlemek amacıyla çalışan verimliliğini sürekli olarak takip eder.

4. Performans Takibi Aşaması

Bir sonraki aşama, projenin performansını ve genel verimliliğini takip etmekle ilgilidir. Proje bünyesinde çalışan herkesin doğru yolda olduğundan emin olmak adına bu aşama tüm yaşam döngüsü içerisinde oldukça kritik bir rol oynar. Belirlenen zaman çizelgesi dâhilinde proje ekibinin temel performans göstergeleri (KPI’lar) analiz edilir.

Proje yönetim teknikleri tam da bu aşamada hayati öneme sahiptir. Uygulanan teknikler sayesinde proje yöneticileri izleme ve kontrol sürecinde maksimum verimlilik sağlayabilir. Performans ne kadar yüksek olursa projenin son aşamasına geçiş yapmak da o kadar kolaylaşır.

5. Sonlandırma Aşaması

Yaşam döngüsünün son aşaması, projenin hedeflerine ulaşmak için tüm görev ve faaliyetlerin tamamlanması anlamına gelir. Bu aşamada projenin performansını ölçmek adına ekip üyelerinden geri bildirim ve değerlendirmeler istenebilir. Ayrıca müşteriden de projenin kapanışı için onay alınır.

Bir proje yöneticisinin sonlandırma aşamasında yapacağı analizler; sonraki projelerin daha sağlıklı, etkili ve verimli şekilde ilerlemesi adına önem taşır. 

Artık bir projenin etkili bir şekilde yönetilmesi için geçtiği tüm aşamaları biliyoruz. Peki proje yaşam döngüsünü optimum verimlilikte tamamlamak için neler yapılabilir? Proje yönetimine katkı sağlayan en iyi teknik hangisidir? Gelin, bu soruları yanıtlamak amacıyla en iyi proje yönetim tekniklerine birlikte göz atalım.

Etkili Bir Proje Yönetimi Sağlayan En İyi 7 Teknik

Projenin planlanması ve uygulanması adına yöneticilere yol gösteren çeşitli yönetim teknikleri mevcuttur. Ancak bu teknikler arasından herhangi bir seçim yapmak yerine projenin hedeflerine ve ihtiyaçlarına göre seçim yapmak doğru bir şekilde ilerlemenize yardımcı olur. 

İşte en yaygın ve en iyi proje yönetimi teknikleri:

1. İş Kırılım Yapısı (Work Breakdown Structure)

İş kırılım yapısı tekniği yani WBS, projeniz için hiyerarşik bir ağaç yapısı oluşturmanızı sağlar. Ağacın en üst bölümünde projenin amacı ya da konusu yer alır. Projenin aşamaları sırasıyla farklı seviyelere ayrılır ve ağacın altına yerleştirilir. Tipik bir WBS planı 3 farklı aşamaya ayrılır: proje konusu, ana proje aşamaları ve ana proje aşamalarının görevleri.

Genel olarak büyük ölçekli projeleri yönetmek için kullanılan İş Kırılım Yapısı büyük resme bakmak için oldukça faydalıdır. Proje yönetimi araçları ile görselleştirilebilen bu hiyerarşik yapı sayesinde ekip üyelerine görevler atamak ve projenin genel ilerlemesini takip etmek kolaylaşır. Projenin amacını tanımlamak, bu amaca hizmet eden bağımlılıkları ve alt görevleri açığa çıkarmak, zaman çizelgelerini ve bütçeleri tahmin etmek konusunda proje yöneticilerine fayda sağlar.

2. Kritik Yol Metodu (Critical Path Method)

Büyük ve karmaşık proje yönetimi süreçleri için oldukça etkili olan Kritik Yol Metodu; proje planlama, analiz ve zamanlama aşamalarını içerir. Buradaki ana amaç, hedeflenen proje teslim zamanına minimum maliyetle ulaşmak için en iyi yani en kritik yolu belirlemektir. Projenin tamamlanması için en kısa yol belirlendikten sonra ekip üyelerinin görevleri bu süreye göre düzenlenir.

Kritik Yol Metodu ile projenin en önemli görevleri belirlenebilir ve bu görevlerin tamamlanması için gereken süre en doğru şekilde hesaplanabilir. Artı olarak, en önemli görevlere bağlı sıralı görevleri açığa çıkarmak için de harikadır. Çok sayıda göreve sahip bir projenin yönetiminde genel bir zaman çizelgesi oluşturmanıza imkân tanır.

3.  Scrum

Proje teslimini hızlı bir şekilde yapmak istiyorsanız tercih etmeniz gereken proje planlama teknikleri arasında Scrum yer alabilir. Scrum, proje yaşam döngüsü boyunca birden fazla yenileme gerektiren karmaşık projeler için ideal bir seçimdir. 

Agile çalışma modeli kapsamında benimsenebilen bu modelde, proje, “sprint” adı verilen kısa döngülerde yönetilir. Her sprint yaklaşık olarak bir ya da iki hafta sürer. Ekip üyelerinin performansını ölçmek için günlük toplantılar yapılır. Sprint sonuna gelindiğinde ise ekip tekrar toplanır ve yeni görevler almak üzere bir sonraki sprint planını hazırlar. 

Burada yöneticilerden, sprint ekiplerinin günlük durum güncellemelerini yapması, sprint sonu değerlendirmelerde bulunması ve bir sonraki sprint için görev dağılımını etkili bir şekilde tamamlaması beklenir.

4. Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT)

Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği, bir projenin tamamlanması için gereken süreyi görsel olarak temsil etmeyi hedefler. Proje zaman çizelgesindeki görevleri ve kilometre taşlarını göstermek için bir diyagram ağı kullanılır.

Proje yönetimi stratejileri arasında yer alan PERT diyagramı için belirli unsurların tahmin edilmesi gerekir:

• Ön Süre: Bir görevi tamamlamak için harcanması gereken süre.

• Gecikme Süresi: Bir görevin diğerini takip etmesi için gereken minimum süre.

• İyimser Zaman Tahmini: Görevin en iyi senaryoda tamamlanması için gereken süre.

• Kötümser Zaman Tahmini: Görevin en kötü senaryoda tamamlanması için gereken süre.

• En Olası Zaman Tahmini: Görevin tamamlanması için belirlenen en gerçekçi süre.

PERT ile teslim zamanlarını ayrıntılı bir şekilde analiz etmek demek, ekip üyelerine görevlerini en iyi şekilde tahsis etmek demektir. Etkili zaman yönetimi sağlayan bu proje yönetim tekniği sayesinde kritik aktiviteleri ve olası darboğazları belirlemek kolaylaşır. Tüm bunların yanı sıra, proje yöneticileri, projenin hızlı bir şekilde tamamlanması için gerekli tüm varlıkları önceden belirleyebilir. Böylece etkili bir kaynak yönetimi sağlamak da mümkün hâle gelir.

5. Waterfall

En eski proje yönetimi teknikleri arasında yer alan Waterfall ile sıralı görev tamamlama yaklaşımı benimsenir. Proje ekibi her görevi sırayla tamamlar ve bir sonrakine geçiş yapmadan önce tamamladıkları görevin uygun bir şekilde çalıştığından emin olur. Bu noktada görev dağılımının kronolojik sırayla yapılması ve doğrusal bir şekilde takip edilmesi gerekir.

Proje başarısını sağlamak adına analiz, uygulama ve test gibi çeşitli aşamalar uygulanabilir. Waterfall tekniği projenin tüm aşamalarının belirlenen kriterlere uygun şekilde tamamlanmasını ve ekiplerin de nihai hedef doğrultusunda ilerlemesini sağlar.

6. Kanban

Kanban tekniği, proje yönetimi araçları tarafından sağlanan Kanban panoları ile planlama, zamanlama ve iş takibi süreçlerini kolaylaştırmayı hedefler. Kullanımı oldukça kolay olan Kanban panoları görev takibini basitleştirmek adına farklı sütunlara ayrılabilir. Bunlar genel olarak yapılacaklar, devam edenler ve tamamlanmış görevler olarak kategorize edilebilir.

Kanban panoları proje takibinin yanı sıra görev atamalarını kolaylaştırmak için de etkilidir. Proje kapsamında görev alan her çalışanın Kanban panosuna erişimi olabilir. Kendi görev ve sorumluluklarını ve teslim zamanlarını açık bir şekilde görebilen çalışanlar görevleri tamamladıkça panoda işaretlemeler yapabilir. Böylece yöneticiler de genel proje gidişatını kolaylıkla takip etme imkânına sahip olur.

7. Gantt

Gantt, proje kapsamında hangi görevlerin hangi günlerde tamamlanması gerektiğini görmenize olanak tanıyan önemli bir tekniktir. Başka bir ifadeyle, proje yöneticilerinin, genel proje takibini tek bakışta yapmalarına olanak tanır. Gantt çizelgesi ile ekip üyelerinin hangi görevler üzerinde çalıştığını görmek, görevlerin ne zaman başlayıp bittiğini incelemek, görevlerin tamamlanma süresini analiz etmek ve kilometre taşlarını belirlemek mümkündür.

Proje yönetiminde uzman olanların yanı sıra yeni başlayanlar için de ideal bir teknik olabilir. Gantt şemaları, kullanıma hazır şablonlar olarak proje verilerini anında girmenize izin verir.

Sizin için bir araya getirdiğimiz tüm yönetim teknikleri bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanması adına fayda sağlayacaktır. Ancak bu teknikleri tek başına uygulamak yeterli olmayabilir. Bu noktada ihtiyacınız olan şey çok yönlü bir proje yönetimi yazılımıdır. Öyleyse Bitrix24’in yapay zekâ destekli proje yönetim platformuna bir göz atmaya ne dersiniz?

Bitrix24 Yapay Zekâ Destekli Araçları ile Proje Yönetiminde Verimliliği Yükseltin

Bir yönetici olarak ekip görevlerini belirlemek, performansı takip etmek, teslim tarihlerini yönetmek ve işletme verimliliği adına çeşitli raporlar hazırlamak dâhil birçok farklı göreve sahip olduğunuzun farkındayız. Peki tüm görevlerinizi etkili bir şekilde yürütebileceğiniz hepsi bir arada bir platforma ne dersiniz? Bu işinizi oldukça kolaylaştıracaktır, öyle değil mi?

Bitrix24, yapay zekâ destekli araçları ile istenilen yerde istenilen zamanda proje yönetimine olanak sağlar. Mobil uygulaması sayesinde masaüstü cihazların yanı sıra cep telefonlarından da kolaylıkla kullanılabilir. Böylece ekip üyeleri ile kesintisiz iletişim sağlayabilir ve istenilen görevleri anında atayabilirsiniz.

Bitrix24 ile bir proje başlatmak için yapmanız gerekenler oldukça basittir. Öncelikli olarak bir çalışma grubu oluşturabilir ve projede yer almasını istediğiniz tüm ekip üyelerini bu gruba dâhil edebilirsiniz. Ardından ekip üyelerinin rollerini tanımlayabilir ve ilgili atamaları gerçekleştirebilirsiniz. Bu noktada kazanabileceğiniz avantajlara hemen birlikte göz atalım.

• İzin çizelgesi ve vardiya çizelgesi ile ekip üyelerinin rollerini atarken ne zaman aktif olduklarını kolaylıkla görün.

• Tekrarlanan görevleri, Görev Otomasyonu özelliğinden faydalanarak otomatik bir şekilde oluşturun.

• Aynı görev ve projeleri şablon olarak kaydederek tekrardan kullanılabilir hâle getiririn.

• Gantt, Kanban ve takvim görünümleri arasından seçim yaparak projenizi görselleştirin.

• Profesyonel Scrum araçlarını keşfederek proje yönetiminde uzmanlaşın.

• Video konferans, arama ve sohbet özelliklerini kullanarak ekip üyeleriyle aranızdaki iletişimi kolaylaştırın.

• Görev hatırlatıcıları, bildirimler ve filtreleri ile gerçek zamanlı proje takibi sağlayın.

• CoPilot yapay zekâ asistanını kullanarak görev oluşturma ve tanımlama süreçlerinde ekstra kolaylık elde edin.

• Çevrim içi bulut teknolojisini kullanarak tüm proje bilgilerinizi güvenli bir şekilde saklayın ve istediğiniz zaman erişilebilir hâle getirin.

• Etkili proje yönetimi ipuçları için günlük, haftalık ve aylık ekip raporları alın, genel proje performansını hızlı bir şekilde analiz edin.

• Kullanıcı dostu arayüz ile sezgisel görev yönetimi araçlarını keşfedin. Farklı farklı becerilere sahip ekip üyelerinin tümüne hitap eden çok yönlü ve kullanımı kolay bir çalışma alanı yaratın.

Bitrix24 ile, hepsi bir yerde proje yönetimi araçları keşfetmek sandığınızdan da kolay olabilir. Üstelik iş birliği, otomasyon ve pazarlama dâhil olmak üzere birçok farklı araca erişim sağlamak da mümkündür. Bitrix24 araçları ile iş süreçlerinizin verimliliğini yükseltmek isterseniz hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolabilirsiniz.