En İyi Kanban Panosu ve Gannt Şeması Programları (2024)

Proje yönetimi her işletme için oldukça zorlu bir süreç olabilir ve bu süreci kolaylaştırabilecek her türlü araçtan yararlanmanız gerekir. Kanban panosu ve Gantt şeması gibi görsel araçlar size bu bakımdan yardımcı olur ve doğru şekilde kullanılmaları hâlinde işletmeler için sorunsuz bir iş akışı sağlayabilir.

Kanban panosu ve Gantt şeması kullanarak görevleri daha iyi planlayabilir, takip edebilir ve son teslim tarihleri ekleyerek üretkenlik ile verimliliği artırabilirsiniz. Bu makalede, bu araçlardan kolay ve hızlı şekilde yararlanmaya başlamanızı sağlayacağız. Önce ne olduklarını izah edecek, sonra da bu araçları içeren en iyi programların güncel bir listesini paylaşacağız.

Ancak dilerseniz zaman kaybetmeden Bitrix24 platformuna geçiş yapıp proje yönetim çabalarınızı çok daha sorunsuz bir hâle getirebilirsiniz. Bitrix24, kullanılabilir araçları arasında Kanban panoları ile Gantt şemalarına da yer verir ve ekibinizin verimli bir planlama yapıp iş birliği kurabilmesini sağlar.

Kanban Panosu Nedir?

Kanban panosu görsel bir araçtır ve devam eden bir projenin yönetiminde, belirli süreçlerin çeşitli aşamalarındaki işleri temsil etmek için kullanılır. Japonca bir sözcüktür ve “tabela” anlamına gelir. İlk kez Toyota tarafından üretim sistemini gerçek zamanlı olarak yönetmek amacıyla kullanılmıştır. Bir Kanban panosu, ekiplerin üstlendikleri işi görselleştirmesini, devam eden işleri listeleyebilmesini ve verimliliği en üst düzeye çıkarabilmelerini sağlar. Klasik bir Kanban panosu, "Yapılacaklar", "Devam Edenler" ve "Tamamlananlar" gibi iş akışının değişik aşamalarını temsil eden sütunlardan oluşur.

Yeni başlayan veya devam eden projeleri takip edin

Aynı nedenle, bu tekniği kullanan bir pano oluşturmak zor bir iş değildir. Kanban panoları, işle ilgili öğeleri (örneğin görevler) içeren yapışkan notları büyük bir panodaki sütunlara yerleştirilerek de oluşturabilir. Bu panodaki sütunlar bir tür yol haritasıdır. İşin başlangıcından bitimine kadar görevleri tamamlamak için takip edilmesi gereken adımları içerirler. Takım üyelerinin görevleri yapışkan notlara yazılır ve ilgili sütunlara yerleştirilir.

Program kullanarak Kanban panolarını doğru bir şekilde oluşturun

Farklı görevler için farklı renkte not kağıtları kullanılması önemlidir. Ayrıca aynı pano üzerinde çalışan ekipleri organize etmek ve kafalarının karışmasını engellemek için “swimlanes” olarak da bilinen yatay sıralar kullanılır. İşin düzgün şekilde akmasını sağlamak için bazı sütunların kapasitesine bir sınır konulabilir. Ekip üyeleri, notlardaki görevleri tamamladıkça onları panodan kaldırır veya iş ilerledikçe soldan sağa doğru sütunlar arasında hareket ettirir.

Bu bağlamda, “manuel” olarak da bir Kanban panosu oluşturmak elbette mümkündür. Toyota, yıllar önce bu fikri ilk kez geliştirdiğinde tam olarak böyle yapıyordu. Ancak hız ile verimlilik elde etmek ve hatasız bir iş çıkarmak için bir Kanban panosu programı kullanmak daima daha iyi bir fikirdir.

Bir Kanban Panosu İşletmelere Nasıl Yardımcı Olabilir?

Bir Kanban panosu her türden projenin yönetimini önemli ölçüde kolay ve hızlı hâle getirecek pek çok avantaj elde etmenizi sağlar. Aralarında en dikkat çekici olanlar şunlardır:

Kolay görünürlük ve şeffaflık

Kanban panoları, tüm projenin görsel bir temsilini sunarak, ekip üyelerinin üstlendikleri görevlerin durumunu bir bakışta görebilmelerine yardımcı olur. Yani hiç kimsenin bir diğerinden “rapor alması” veya “geri bildirim paylaşması” gerekmez. Görev akışındaki başarımlar ve sorunlar herkes tarafından kolayca görülebilir. Bu, çalışma ortamına şeffaflık getirir ve şeffaflık da daha iyi iletişim ile iş birliğini teşvik eder.

Daha iyi bir iş akışı

Bir proje sırasında en büyük sorun, ekip üyelerinin gereğinden fazla görev üstlenmesi (veya belirli üyelerin diğerlerinden daha fazla görev alması) olabilir. Kanban panoları ile görev limitleri belirleyerek, “aşırı yüklenmeyi” önlemek ve daha çevik bir ekip elde etmek mümkün olur. Kontrol edilen ve sınırlanan görevler, daha sorunsuz iş akışları ve görevlerin daha verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

Esneklik ve ölçeklenebilirlik

Kanban panoları son derece esnektir. Herhangi bir ekip boyutuna veya proje türüne uyacak şekilde ölçeklendirilmeleri mümkündür. Onları farklı iş akışlarına ve ihtiyaçlarına uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Sanılanın aksine sadece büyük ölçekli işletmelerin ve kalabalık ekiplerin kullandığı şeyler değillerdir.

İş süreçlerinin düzenli olarak iyileştirilebilmesi

Kanban panoları, basit ve kolay anlaşılır yapılarıyla çalışanları iş süreçleri ve bunların sonuçları üzerinde sürekli olarak düşünmeye teşvik eder. Her ekibin kaçınılmaz olarak karşılaşacağı darboğazlardan nasıl çıkılacağını görmeye ve hatta bunlara hiç maruz kalmamaya yardımcı olurlar. Sürekli bir geri bildirim döngüsü elde ederek, operasyonel anlamda mükemmelliği yakalamak mümkün olur.

Gantt Şeması Nedir?

Gantt şeması, belirli bir projeye dair çubuk grafiklerin genel adıdır. Bir projenin başlangıç ve bitiş tarihlerine ek olarak, sahip olduğu farklı unsurları ve bu unsurlar arasındaki ilişkileri gösterir. Henry L. Gantt tarafından geliştirilen bu görsel araç, proje yönetiminde planlama ve çizelgeleme yapmak için kullanılır.

Bir Gantt şeması, varsayılan olarak "zaman çizelgesi" görünümü ile açılır. Yani, ilk bakışta bir proje içerisindeki görevleri başlangıç ile bitiş tarihleri ve süreleriyle birlikte görürsünüz. Ancak hepsi bundan ibaret değildir. Şema, görevlerin tamamlanması gereken sırayı ve onlar arasındaki bağları da gösterir. Zaman çizelgesine ayrıca kilometre taşları (milestone) ekleyerek önemli aşamaları veya olayları işaretlemek mümkündür. Aynı Kanban panosu gibi onu da "manuel" olarak oluşturabilirsiniz ancak bu çok daha zahmetli olacaktır. İdeal olarak, bu şemaları oluşturmak için de bir Gantt şeması programı kullanmak gerekir.

Bir Gantt Şeması İşletmelere Nasıl Yardımcı Olabilir?

Gantt şeması kullanarak, aşağıdakiler dâhil pek çok avantaj elde eder ve projelerin yönetimini çok daha etkili hâle getirebilirsiniz:

Detaylı planlama

Bir Gantt şeması, tüm proje için bir zaman çizelgesi çıkararak çok daha hassas bir planlama yapılmasını sağlar. Görevlerin hangi sırada tamamlanacağını belirleyebilir, gerçekçi son teslim tarihleri atayabilir ve tüm ekip üyelerinin ne yaptıkları hakkında bilgi edinmesini sağlayıp uyumlu çalışmalarını sağlayabilirsiniz.

Bağlı görevleri netleştirme

Gantt şeması, bir görevin diğer hangi görevlere bağlı olduğunu gösterir ve değişik görevler arasındaki karşılıklı ilişkilerin anlaşılmasına yardımcı olur. Kritik görevlerin hangileri olduğunu görebilir, olası gecikmeleri daha gerçekleşmeden önce tespit edebilirsiniz. Ekip üyeleri önceliği nelere vermeleri gerektiği hakkında net bir fikir sahibi olur.

Daha verimli kaynak yönetimi

Gantt şemalarıyla kaynaklar da daha verimli tahsis edilebilir. Hangi görevlerin hangi zamanda hangi kaynaklara ihtiyaç duyacağını anlayabilir ve bütçenizi buna göre planlayabilirsiniz. Kaynaklar daha optimize bir şekilde kullanılır ve bir göreve gereğinden fazla veya az kaynak tahsis edilmesi engellenir.

İlerleme takibi

Gantt şemaları, projenin ilerleyişini hem temel düzeyde hem de detaylı şekilde görüntüleyebilir. Tamamlanan görevleri şemadan çıkarabilir ve proje planından sapıp sapmadığınızı kolayca görebilirsiniz. Böylelikle proje üzerinde daha fazla kontrol elde eder ve zamanında tamamlanmasını sağlarsınız.

İşletmeler İçin Kanban Panoları ve Gantt Çizelgeleri İçeren En İyi Programlar

Kanban panoları ve Gantt şemaları oluşturma için kullanabileceğiniz çok sayıda program vardır ve her biri sizin için ideal seçim olabilir. Bu programların çoğunun ücretsiz sürümleri mevcuttur, bu nedenle hepsini deneyip kendi kararınızı vermenizi öneririz. Bunu yaparken programların diğer özelliklerini de değerlendirin. Zira sadece Kanban ve Gantt özellikleri sunan program sayısı oldukça azdır. Bu araçlar çoğu zaman proje yönetimi için kullanılabilen tam teşekküllü bir platformun parçasıdır.

ÖNEMLİ HATIRLATMA: Bitrix24, kendi programı dışında aşağıda listelenen hiçbir program için herhangi bir garanti vermez, vadettikleri özellikleri sunacaklarını ve/veya sorunsuz çalışacaklarını taahhüt etmez. Paylaşılan bilgiler bu programların herkese açık web sitelerinden derlenmiştir ve gelecekte değişebilir.

1. Bitrix24

Fiyat: Ücretsiz kullanılan bir sürümü var. Abonelik planları yıllık satın alımlarda aylık 43 USD'den başlıyor.

İşletmeler için en uygun çevrimiçi çalışma alanlarından biri olan Bitrix24, “iş birliği” modülü içerisinde Kanban panolarıyla Gantt grafiklerine yer veriyor. Bu, her ikisine de tüm çalışanların kolayca ulaşabileceği anlamına geliyor. Bitrix24 ile çalışma grupları ve projeler oluşturabilir, atadığınız görevleri Kanban veya Gantt şeması modunda görüntüleyebilirsiniz.

Görevler ve Projeler ekranını açtıktan sonra “Gantt görünümü” sekmesine tıklayın. Görüntülenen çubukların sol tarafı başlangıç tarihini, sağ tarafı bitiş tarihini, dikey kırmızı çizgiler ise son teslim tarihlerini gösterir. Çubukları tutup sağa veya sola sürükleyerek başlangıç ve bitiş tarihlerinde değişiklik yapabilirsiniz. “Zaman Planlaması” menüsü içinde daha detaylı değişiklikler yapmanız da mümkündür. Çubuklar arasındaki çizgiyi belirli bir yönde çekerek görevler arasında bir bağ yaratabilir, herhangi bir çubuğun üzerine tıklayarak ait olduğu görevi düzenleyebilirsiniz.

Bitrix24’te bir projeyi Kanban panosu modunda görüntüleme seçeneği de var, buna da aynı ekran üzerinden ulaşabilirsiniz. Kanban görünümü aktifken görevler kartlar ile gösterilir ve varsayılan olarak üç sütuna ayrılırlar: Yeni, Devam Edenler, Tamamlananlar. Her sütuna değişik görevler ekleyebilir, bu görevler için adımlar oluşturabilir ve her çalışana değişik bir izin atayarak herkesin ne yapması gerektiğini açıkça görebilmesini sağlayabilirsiniz.

2. Paymo

Fiyat: Ücretsiz kullanılan bir sürümü var. Abonelik planları yıllık satın alımlarda kullanıcı başına aylık 5,9 USD'den başlıyor.

Paymo, tam teşekküllü bir proje yönetim platformu olarak tasarlanmış ve Gantt şeması ise sunduğu özelliklerden sadece biri. Ücretsiz sürümünde bir proje yaratın, bir şema ekleyin ve bunu dilediğiniz kadar yapın. Herhangi bir ücret ödemeden programın tüm özelliklerinden yararlanabiliyorsunuz. Bu, size uygun olup olmadığını da kolayca anlayabilmenizi sağlayacaktır.

Paymo, 20 kişiye kadar ekipler için tasarlanmış ve başlangıç ile bitiş tarihi olan görevleri otomatik olarak zaman çizelgesine yansıtabiliyor. Görev sürelerini manuel olarak değiştirebilirsiniz ancak otomatik modda (özellikle öğrenme eğrisini tamamladıktan sonra) oldukça iyi iş çıkarıyor. Görevleri ve kilometre taşlarını birbirine bağlayabilir ve biri başlamadan önce hangilerinin bitirilmesi gerektiğini görebilirsiniz.

Bir projenin şemasını şablon olarak kaydetmeniz ve gelecekte yeniden kullanmanız mümkün. Bunu yaptığınızda tüm proje parametreleri sürelerine ve bağlantılarına göre yeniden kullanılıyor. Zaman çizelgesinde, son teslimat tarihleri ve kopuk bağımlılıklar kırmızı renkle, görevlerin ilerlemesi ise koyu yeşil renkle gösteriliyor. Bu renk kodlaması sayesinde tek bakışta önemli olan her şeyi görebiliyorsunuz.

Gantt şemaları PNG/PDF formatında dışa aktarılabiliyor ve müşterileriniz ile paylaşılabiliyor. Ayrıca üstlendiğiniz tüm projeler için tek bir şema oluşturup, yeni bir proje üstlenecek zamanınız veya kaynaklarınız olup olmadığını kolayca görebiliyorsunuz.

3. Trello

Fiyat: Ücretsiz kullanılan bir sürümü mevcut. Abonelik planları yıllık satın alımlarda kullanıcı başına aylık 5 USD'den başlıyor.

Daha önce bir Kanban programı kullanmamış olanlar bile Trello ismini duymuş, hatta bireysel amaçlarla kullanmış olabilir. Trello, neredeyse tamamen Kanban odaklı bir uygulama olduğu ve uzun zamandan bu yana kullanıldığı için tanınan bir markadır ve bu panolardan temel düzeyde yararlanmak için iyi bir seçenektir.

Bu, kurulumu kolay, kullanımı sezgisel ve oldukça hızlı çalışan bir uygulama. Tek tıkla yeni bir pano oluşturabilir ve yine tek tıklamayla ilk listenizi (örneğin "Yapılacaklar") oluşturabilirsiniz. Başka bir liste eklemek için Enter düğmesine basın, listenize isim verin ve yeniden Enter düğmesine basarak devam edin. Kısa bir süre içinde düzinelerce farklı liste oluşturabilirsiniz.

Ardından listelerinize kartlar eklemeye başlayabilirsiniz. Bu kartlar oldukça basit bir görünüme sahip fakat oldukça işlevseller ve çok sayıda detay içerebiliyorlar. Kontrol listeleri, açıklamalar ve yorumlar ekleyebilir, görevlerinizi renk kodlu etiketler ile özelleştirebilir ve onları tutup sürükleyerek panolar arasında taşıyabilirsiniz. Tekrarlayan pano eylemlerini otomatikleştirmenizi sağlayacak düğmeleri bu kartlara eklemeniz de mümkün.

Trello, saf bir Kanban uygulaması olduğu için başka hiçbir özellik sunmuyor ancak üçüncü parti hizmetleri sisteme entegre edebiliyorsunuz. Mesela Zapier ile entegre edip, çalışanlar form doldurma gibi bir eylemi tamamladığında otomatik olarak bir kart eklenmesini (veya mevcut bir kartın güncellenmesini) sağlayabilirsiniz.

4. GanttPRO

Fiyat: Abonelik planları yıllık satın alımlarda kullanıcı başına aylık 7,99 USD'den başlıyor.

GanttPRO, tamamen çevrimiçi çalışabiliyor olmasıyla dikkat çeken bir program, yani internete bağlanabilen herhangi bir cihazla herhangi bir yerden erişebiliyorsunuz. Trello’nun Kanban panolarına odaklanması gibi, o da Gantt şemalarına odaklanıyor ancak daha fazla özellik sunuyor. CSV ve JIRA dosyalarından bir projeyi içe aktarabilir, projeleri alt görev listelerine, kilometre taşlarına ve bağlı görevlere göre listeleyip görüntüleyebilirsiniz. Çalışma günleri ve saatleri gibi kriterleri şemalara tanımlayabilir, atadığınız her görevin başlangıç ve bitiş tarihini görebilirsiniz.

Çubuk grafikleri pek çok farklı faktöre göre özelleştirebiliyor olması, GanttPRO’nun diğer programlardan daha esnek olabilmesini sağlıyor.  Örneğin maliyet takibi ve bütçe raporları için bile şemalar oluşturabiliyorsunuz. Bir görevin toplam maliyetini, geçen süreye dayalı gerçek maliyetle dahi karşılaştırabilirsiniz. Bu esneklik çok çeşitli raporlar oluşturabilmenizi mümkün kılıyor. Bu uygulama, şemalarını üçüncü kişilerle paylaşabilmeniz için gizli bağlantılar ayarlayabilmenizi de sağlıyor. Yani sadece bağlantıyı paylaştığınız kişiler onları görebiliyor. Ancak dilerseniz tüm şemaları PDF, PNG, Excel veya CSV dosyası olarak dışa da aktarabilirsiniz.

 5. Kanban Flow

Fiyat: Ücretsiz bir sürüm mevcut. Ayrıca kullanıcı başına aylık 5 USD olan bir abonelik paketi de bulunuyor.

KanbanFlow, çok sade bir tasarıma sahip ve arayüzünde dikkatinizi dağıtabilecek hiçbir şey bulunmuyor. Basit olmasına rağmen bir Kanban programından bekleyebileceğiniz her şeyi içeriyor. Sanal panoya listeler ve kartlar ekleyebilir ve kartları farklı görev türleri için değişik renklerle özelleştirebilirsiniz. Kartların tasarımı oldukça basit ancak hâlen alt görevleri listeleyebilir, açıklamalar ekleyebilir, etiketler ekleyebilir ve görev sürelerini ayarlayabilirsiniz. Hatta her hafta veya her ay yapılması gereken görevler için yinelenen kartlar bile oluşturabilirsiniz.

Programı pratik hâle getiren özelliklerden biri de alt görevleri doğrudan panodan görüntüleyebiliyor olmanız, yani bir kart açmak zorunda kalmıyorsunuz. Ayrıca bir karttaki görevi tamamladığınızda ortadan kaybolmak yerine gri renge dönüşüyor, bu da projenin genel ilerlemesini daha rahat takip edebilmenizi sağlıyor.

Bu programı da Zapier ve diğer üçüncü parti hizmet sağlayıcılara entegre edebilirsiniz. Bu sayede, entegre edilen uygulamada gerçekleştirilen bir eylem, KanbanFlow üzerinde otomatik olarak bir kart oluşturup kapatabiliyor.

Bunca seçenek arasından nereden başlayacağınıza emin olamıyorsanız Bitrix24'ü tercih edin. Tüm projelerinizi ve görevlerinizi Gantt şeması veya Kanban panosu modunda görüntüleyebilirsiniz. İster bir ürün ister bir hizmet sunuyor olun, iş akışınızı sorunsuz hâle getirebilirsiniz. Bitrix24 sizin işletmenize de yardımcı olmaya hazır. Aramıza bugün katılın ve dünya çapında 15 milyondan fazla şirketin neden bizi tercih ettiğini görün!