En İyi Yapay Zekâ Proje Yönetimi Araçları (2024)

Proje yönetmek, normal şartlarda oldukça zor ve kompleks bir süreçtir. Bir proje yöneticisinin amacı, işin sorunsuz şekilde yürümesini sağlamak, herkesin ortak hedef doğrultusunda bir rol üstlendiğinden emin olmak ve görevlerin belirlenen süreler içerisinde yerine getirildiğinden emin olmaktır, ancak tüm bunlar şaşırtıcı derecede zorlayıcı olabilir. Yöneticiler, çoğu durumda iş yükü altında ezilir ve iş akışını verimli bir şekilde yönetebilmek için sosyal iletişim becerilerine sahip olmaları da beklenir.

AI yapay zekâ araçları, neyse ki bu proje yönetim sürecini basitleştirir, projelerin hızla ilerlemesini sağlar ve iletişimi çok daha kolay bir hâle getirir. Doğru proje yönetimi aracını seçerseniz hem zamandan hem de bütçeden tasarruf sağlayabilirsiniz. Yapay zekâ teknolojileri bir yöneticinin iş yükünü büyük oranda üstlenir, dolayısıyla sosyal ilişkiler kurmak ve bunları geliştirmek için daha fazla zamanınız olur.

Yapay zekâ ve proje yönetimi hakkında hazırladığımız bu makalede, doğru aracı seçebilmeniz için size yardımcı olmayı hedefliyoruz. 2024 itibarıyla piyasadaki en popüler araçları listeleyecek, her birinin nasıl çalıştığını ve hangi amaçlarla kullanılmalarının daha iyi olacağını açıklayacağız. Dilerseniz, doğrudan Bitrix24 kullanmaya başlayarak proje yönetiminde yapay zekânın gücünden faydalanabilirsiniz. Aşağıda detaylı şekilde izah edeceğimiz üzere, Bitrix24 yapay zekâ destekli CoPilot özelliği gerçek zamanlı olarak ve etkili bir şekilde her türden projenin yürütülmesini kolaylaştırır ve otomatik hâle getirir.

Yapay zekâ nedir?

Başlamadan önce, yapay zekânın kısa bir tanımını yapalım. Yapay zekâ (AI), makine öğrenimi, doğal dil işleme ve derin öğrenme gibi teknolojilerle insan zekâsının bilgisayar sistemleri tarafından simüle edilmesidir. Yapay zekâ makine öğrenimi ile geleneksel bilgisayar sistemleri arasındaki temel fark, bu teknolojinin öğrenebiliyor ve kendi kendini eğitebiliyor olmasıdır. Yani, bir yapay zekâ, makine öğrenmesi ve sanal sinir ağları aracılığıyla kendisine verilen veri kümelerini analiz ederek belirli bir konuda karar verme yeteneğine sahiptir.

İnsan zihni, karar verme sürecinde zaten sahip olduğu bilgileri kullanarak (bir bakıma analiz ederek) yeni bir sonuca ulaşabilir. Yapay zekâ da aynını yapar. Proje yönetmek için eğitilen, yani bu konu hakkında kendisine sağlanan veri kümelerini değerlendirerek "öğrenme" sürecini tamamlayan bir yapay zekâ, öğrendiklerini kullanmaya başladığında üstlendiği görevleri yerine getirebilmek için kendi başına karar alabilir.

Yapay zekâ, proje yönetimi bağlamında, örneğin bir görev listesi oluştururken hangi görevlerin daha önemli olduğunu analiz etmek için topladığı bilgi kümelerini kullanır ve iş akışının en verimli olacağı şekilde ilgili listeyi kendisi hazırlayabilir. Benzer olarak, hangi görevin hangi ekip üyesine atanması gerektiğine bile karar verme yeteneğine sahiptir. Bunun için çalışanların performans verilerine erişebiliyor olması yeterlidir.

Yapay zekâ destekli proje yönetimi uygulamaları ne işe yarar?

Yapay zekâ nedir sorusunu cevapladığımıza göre, bu teknolojinin proje yönetimi için tam olarak ne işe yarayacağından da kısaca bahsedebiliriz. Yapay zekâya dayalı bir proje yönetimi yazılımı, her türden projeyi ve ekibi yönetmeye ve organize etmeye yardımcı olur.

Böyle bir yazılım, örneğin hemen tüm rutin görevleri otomatik olarak yerine getirebilir, gerekli dosyaları projeye ve görevlere göre farklı izinlerle depolayabilir, iş akışını yönetebilir, tahmin analizi (*) yoluyla karar alma sürecini kolaylaştırabilir. Böylece, henüz ortaya çıkmadan önce sorunları tespit edip çözmeniz bile mümkün olabilir. Zamandan tasarruf etmek ise elde edebileceğiniz belki de en önemli faydadır. Yapay zekâyı kullanan yöneticilerin, her gün 2,5 saate yakın zaman kazanabildiğini gösteren bazı çalışmalar dahi mevcuttur.

Yapay zekânın yeni dijital asistanınız olduğunu düşünün

Böyle bir uygulama, en basit şekliyle “dijital asistanınız” olarak çalışacak ve bir proje yöneticisi olarak sizi her gün kesintisiz şekilde destekleyecektir. Onu basit bir bilgisayar programı olarak düşünmeyin. Bir yapay zekâ, asistanlık dâhil olmak üzere çeşitli görevleri yerine getirebilir ve bir “insan” çalışanın aksine hiç dinlenmesi gerekmez. Kısacası, doğru şekilde seçilip kullanıldığı sürece, yapay zekâ her türden işletme ve her tür proje için büyük bir öneme sahip olacaktır.

Tahmin analizi: Geçmişe dair genel veya özel verileri kullanarak geleceğe dair tutarlı bir tahmin yapma bilimi. Örneğin elde edilmesi beklenen fayda konusunda bir tahmin yürüterek belirli bir projeyi optimize etmek için nelerin gerektiğini öğrenmek mümkün olabilir.

Proje yönetiminde yapay zekâ uygulamaları: En iyi seçenekler

Aşağıda, işletmeler tarafından en çok tercih edilen, yüksek düzeyde popülerliğe sahip olan ve en gelişmiş özellikleri sunan yapay zekâ destekli proje yönetimi uygulamalarının güncel bir listesini bulabilirsiniz. Hepsini işletmenizin kendine özgü ihtiyaçlarını dikkate alarak değerlendirmenizi öneririz. Diğer bir deyişle, sizin için en iyi seçeneğin hangisi olacağına yine siz karar vermelisiniz. Bu listeyi bir başlangıç noktası olarak kullanın.

ÖNEMLİ HATIRLATMA: Bitrix24, kendi uygulaması dışındaki hiçbir uygulama için herhangi bir taahhüt vermez, bu uygulamaların vadettikleri özellikleri sunacağını ve/veya sorunsuz çalışacağını garanti etmez. Paylaşılan bilgiler, ilgili uygulamaların herkese açık web sitelerinden elde edilmiştir ve herhangi bir anda değişebilir.

1. Bitrix24

Fiyatlandırma: Sınırsız sayıda kullanıcı için ücretsiz sürüme sahip. Ücretli sürümler, yıllık aboneliklerde aylık 43 USD'den başlıyor.

Kimin için Uygun: Her büyüklükte ve her türden projeyi yürüten işletmeler.

Bitrix24, proje oluşturma, yürütme ve takip etme işlerini kolaylaştıran pek çok özellik sunuyor. Örneğin akıllı telefonunuzu kullanarak bile herhangi bir ekip çalışanına bir görev atayabilir ve bu göreve bir “yapılacaklar” listesi ekleyebilirsiniz. Bir görevle ilgili sorunları, o görevin altına yorum bırakarak tartışabilirsiniz. Çok sayıda seçenek arasında kafanızın karışmasını engellemek için, sadece devam eden etkinlik içeren görevler listenin en başında konumlandırılır. Bu, büyük ölçekli projelerde dahi yüksek öneme sahip işleri bir bakışta görebilmenizi sağlar.

Yeni bir proje oluşturmak için bir çalışma grubu kurmak, ekip üyeleri eklemek, rollerini belirlemek ve her birine bir görev atamak yeterlidir. Ekip üyelerinin çalışma sürelerini takip edebilirsiniz ve nereden çalıştıkları önemli değildir. Uzaktan çalışan bir ekibi bile kolayca yönetebilirsiniz. Bir görev oluşturduğunuzda, onu atadığınız kişi anında bir bildirim alır ve ne yapması gerektiğini görebilir. Ayrıca, karmaşık bir görevi parçalara ayırarak alt görevler belirleyebilir, tekrar eden görevleri otomatik olarak oluşturabilir, herhangi bir projeyi şablon olarak kaydedip gelecekte kullanabilirsiniz.

Herkesin kullanabileceği bir yapay zekâ

Bitrix24 proje yönetimi, Agile yaklaşımına uygun tasarlanmıştır ve Kanban aşamaları tamamen özelleştirilebilir. Sohbet, yorum, video aramaları ve video konferanslar proje yönetimi modülünün bir parçasıdır. Ekip üyeleri bir yorum yazabilir, dosya ekleyebilir ve bağlantı paylaşabilir. Planlama, görev oluşturma ve görev takibi için yapay zekâ destekli dijital asistan CoPilot kullanılabilir.

Örneğin sadece kısa bir taslak yazsanız bile CoPilot detayları kendisi doldurarak bunu tam bir görev tanımına dönüştürebilir. Sizin için görev özetleri hazırlayabilir, kontrol listeleri oluşturup bunları takip edebilir ve herhangi bir teknik bilgi gerekmeden kullanılabilir.

Bitrix24, ayrıca projelerle ilgili belgelerinizi depolayabileceğiniz, düzenleyebileceğiniz ve paylaşabileceğiniz bulut depolama özelliğine de sahiptir. Dosya erişim izinlerini dilediğiniz gibi belirleyebilirsiniz. Metin belgelerini, elektronik tabloları ve sunumları gerçek zamanlı olarak oluşturup düzenleyebilirsiniz.

2. Asana

Fiyatlandırma: Bireysel hesaplar ücretsiz. Başlangıç (Starter) ve Gelişmiş (Advanced) olmak üzere iki ücretli paketi var. Başlangıç paketi yıllık aboneliklerde kullanıcı başına aylık 10,99 USD, Gelişmiş paket ise yine yıllık aboneliklerde kullanıcı başına aylık 24,99 USD.

Kimin için Uygun: Ekip üyeleri sürekli değişen, küçük ölçekli ve özelleştirme ihtiyacı olmayan işletmeler.

Asana, ücretsiz olarak kullanılabilen sınırlı özelliklere sahip bir sürümünün de bulunması nedeniyle, en popüler yapay zekâ destekli proje yönetimi uygulamalarından biri. Bulut tabanlı tasarlandığı için kurulum hakkında endişe etmenize gerek kalmıyor, yeni bir hesabı çevrimiçi olarak açıp hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Kullanımı oldukça sezgisel, yani ekip üyelerinin eğitilmesi için de uzun bir zaman harcamanız gerekmiyor.

Projeleri ve görevleri verimli bir şekilde yönetmek oldukça kolay ve ekip içi iletişim doğrudan uygulama üzerinden gerçekleşiyor. Bu avantajlar, onu özellikle ekip üyelerinin sıklıkla değiştiği uzun soluklu projeler için iyi bir tercih hâline getiriyor: Ekibin en yeni üyesi dahi çok kısa bir süre içinde uygulamanın nasıl çalıştığını anlayıp kullanmaya başlayabilir.

Alt paketlerde yapay zekâ yok, ücretli abonelik gerektiriyor

2008’den bu yana piyasada olan Asana, özellikle iş akışı tarafında yapay zekâdan yararlanıyor. Rutin, tekrar eden ve karmaşık görevleri üstlenerek bunları otomatik olarak tamamlayabiliyor. Günlük olarak yapmak zorunda olduğunuz şeylerin çoğunu sizin yerinize yapabiliyor.

Örneğin bir işi “planlananlar” sütunundan alıp “yapılacaklar” sütununa taşıdınız diyelim. Asana, o iş için otomatik olarak bir görev oluşturabiliyor, onu belirli bir ekip üyesine atayabiliyor ve görevi takip edebiliyor. Sadece bu bile proje yöneticilerinin zamandan tasarruf etmesini sağlayacak bir özellik. Fakat sadece ücretli sürümde kullanılabiliyor.

Uygulama, kullandığı yapay zekâ teknolojilerine “Asana Intelligence” adını veriyor. Görev otomasyonuna ek olarak, özet çıkarma ve içerik düzenleme amacıyla da kullanabilirsiniz. Mesela yanıtların ve yorumların üslubunu belirleyebilir, kendiniz için en doğru tonu bulabilirsiniz. Projelerinizin durumunu özetleyerek, risk altında olanları sizin için tespit etmesi de mümkün.

Ancak rakiplerine kıyasla daha az sayıda özelliğe sahip olduğunu söyleyebiliriz ve sunduğu her şeyden yararlanmak için en üst paketi satın almanız gerekiyor. Her hâlükârda, Asana’yı satın almadan önce ücretsiz olarak deneyerek size ne kadar uygun olduğunu görmenizi öneririz. Freelancer’lar ile çalışan ve uzun vadeli projeler yürüten küçük ölçekli işletmeler için iyi bir tercih olabilir, ancak çok daha fazlasını sunan alternatifler de bulunuyor.

3. ClickUp

Fiyatlandırma: Bireysel hesaplar ücretsiz. Limitsiz (Unlimited), İşletme (Business) ve Enterprise olmak üzere üç ücretli paketi var. Yıllık aboneliklerde, kullanıcı başına sırayla aylık 7 USD ve 12 USD. Enterprise paket için ise teklif almak gerekiyor.

Kimin için Uygun: Sınırlı bütçeye sahip ancak hâlen özelleştirilebilir bir uygulama arayan küçük ölçekli işletmelerin pazarlama departmanları.

Sosyal medyada Asana’dan ClickUp’a geçtiğini söyleyen kullanıcıların sayısında dikkat çekici bir artış var, bu nedenle bu uygulamayı listemizin üçüncü sırasına yerleştirdik. Bunun temel nedeni, Asana ile neredeyse aynı özellikleri kullanıcı başına daha düşük bir aylık abonelik cüretiyle sunuyor olması. Ayrıca ücretsiz sürümünde daha fazla özelleştirme seçeneği sunuyor.

Bunlar dışında, Asana ile aynı temel özelliklere sahip. Farklı zaman dilimlerinde uzaktan çalışan ekiplerin yönetilmesine yardımcı oluyor ve tüm görevlere yorumlar eklemek mümkün. Sezgisel bir arayüzü var ve kullanmayı öğrenmek uzun sürmüyor.

Yapay zekâdan ücretsiz yararlanamıyorsunuz

Yapay zekâ özelliklerinden yararlanmak için ücretli aboneliklerden birini satın almanız gerekiyor, ücretsiz sürümde buna yer verilmiyor. Yapay zekâ, içerik üretimi görevini üstlenip herhangi bir metni oluşturabiliyor, var olan bir metni düzenleyebiliyor veya uzatıp kısaltabiliyor. Aynı şekilde, herhangi bir içeriğin özetini çıkarmak için de kullanılabiliyor. Mesela bir toplantı notlarının özetini çıkarabilir veya içeriğini çeşitli dillere çevirebilir.

ClickUp iyi bir uygulama ve Asana için gerçek bir alternatif olabilir fakat bilgi toplamak, bu bilgileri analiz etmek ve mesela bir görev listesi oluşturmak için yapay zekâyı kullanmıyor. AI özelliği, içerik oluşturma ve özetleme amacına odaklanıyor. Bunun proje yönetimine ne kadar faydalı olabileceğinin kararı size ait ancak biz en azından görev oluşturup takip edebiliyor olmasını beklerdik.

4. Monday

Fiyatlandırma: İki kullanıcıya kadar ücretsiz ancak yapay zekâ özelliği ücretsiz sürümde yer almıyor. Ücretli abonelikler için dört farklı planı var ve en düşüğü yıllık aboneliklerde kullanıcı başına aylık 9 EUR.

Kimin için Uygun: Bütçe sorunu olmayan, büyük ekiplerle çalışan ve aynı zamanda bir CRM uygulamasına ihtiyaç duyan büyük ölçekli şirketler. 

Monday, listemizdeki en pahalı uygulama fakat bu durum sadece bir proje yönetimi aracı değil aynı zamanda bir CRM aracı olmasından kaynaklanıyor. “Enterprise” seviyesindeki global işletmelerin de kullandığı Monday, büyük ekiplerle çalışan ve bütçe sorunu olmayan proje yöneticilerine hitap ediyor. Oldukça kullanıcı dostu bir arayüzü var, yani uygulamayı kurmak ve kullanmaya başlamak zaman almıyor. Bir sihirbaz aracılığıyla ilk projenizi oluşturmanız sadece birkaç dakika sürecektir.

Uygulamanın yapay zekâ özellikleri hem proje görevlerini hem de alt görevleri oluşturabiliyor. AI, görevi tanımladığınız zaman önerdiği adımları listeliyor, bunları kabul edebilir veya özelleştirebilirsiniz. Her hâlükârda, belirlenen adımların takibi yapay zekâ tarafından yapılabiliyor. Metin yazma, metin özelleştirme, üslup belirleme ve özet çıkarma gibi işler için de yapay zekâdan yardım alabilirsiniz.

Monday, detaylı raporlar almak isteyen proje yöneticileri için çok sayıda seçenek sunuyor. Sadece projenin ilerleyişini değil, bireysel performansları da takip edebilirsiniz. Hatta atadığınız her görev veya alt görev için tahmine dayalı analiz dahi elde edebiliyorsunuz. Ancak uygulamanın iki temel problemi var. Bunların ilki, büyük ölçekli projelerde arayüzün bir süre sonra karmaşık hâle gelmesi ve hemen her şey için bir rapor alabiliyor olmanızın bir yerden sonra bunaltıcı olabilmesi. Zira işinizin “rapor okumak” olduğunu düşünebiliyorsunuz. Bu elbette size yardımcı olan bir özellik fakat bir noktadan sonra okumanız gereken o kadar çok rapor oluşturuluyor ki bu özellik can sıkmaya başlayabiliyor.

İkinci sorun ise tam da tahmin edebileceğiniz gibi fiyatı. Monday pahalı bir uygulama ve yapay zekânın işleyebileceği bilgi miktarı sınırlandırılmış durumda. Örneğin aylık abonelik ücreti 12 EUR olan standart pakette yalnızca 250 eylem analiz ediliyor. Bu sayıyı yükseltmek istiyorsanız aylık abonelik ücreti 19 EUR olan bir üst pakete geçmelisiniz.

Proje yönetmek için yapay zekânın gücünden yararlanmalı mısınız?

Kesinlikle evet. Yapay zekâya dayalı proje yönetim uygulamaları, iş yükünüzü büyük oranda azaltacak, projelerin daha hızlı ve sorunsuz ilerlemesini sağlayacak, ekip üyeleri arasındaki iletişimi güçlendirecektir. Tek yapmanız gereken kendi ihtiyaçlarınıza uygun bir uygulama seçmek.

Proje yönetiminde yapay zekânın gücünden faydalanmak için nereden başlayacağınızdan emin değilseniz Bitrix24 ile başlamanızı önemle tavsiye ederiz. Yapay zekâya dayalı CoPilot asistanı sayesinde, Bitrix24 hem karmaşık rutin görevleri yürütmenizi kolaylaştırır hem de yaratıcılığınızı geliştirir. Görevler ve yorumlar bölümünden kolayca erişebileceğiniz bu asistan, yapay zekâdan yararlanarak görevler oluşturabilir, görevlerin özetini çıkarabilir ve kontrol listeleri oluşturabilir. Yapay zekâyı hızlı, pratik ve başarılı bir şekilde kullanmaya başlamak istiyorsanız Bitrix24'ü tercih edin!