En Kullanışlı 7 Bilgi Tabanı Yazılımı (2024)

Bilgi tabanı; işletme belgelerini, kullanım kılavuzlarını, teknik dokümanları, makaleleri ve diğer tüm içerik bilgilerini kolaylıkla saklayıp paylaşabileceğiniz dijital bir depolama alanıdır. Büyük ya da küçük fark etmeksizin her ölçekteki işletmenin bilgi tabanı uygulamaları ile veri transferini hızlandırması mümkündür. 

Örneğin yeni işe alınan çalışanların şirket için ürün ve hizmet bilgilerine rahatlıkla ulaşabilmesi gerekir. Bir bilgi tabanı, yapılandırılabilir izinleri sayesinde çalışanların ihtiyaç duyduğu bilgiye anında ulaşmasını sağlar. Farklı projeler için bilgi tabanları oluşturarak proje bilgilerini tüm katılımcılarla paylaşmak kolaylaşır. Ürün/hizmet SSS sayfaları ile müşterilerin anında ulaşım sağlayabilecekleri bir yardım merkezi oluşturulabilir. Ortaklar için iş süreçleriyle ilgili kaynakları bir araya getirebileceğiniz bir çalışma alanı yaratılabilir. Kısacası bilgi tabanı ile işletme varlıklarınızı dijital bir kütüphane olarak sunmanız sağlanır.

Peki bilgi tabanı programı seçerken nelere dikkat etmek gerekir? İşletmeniz için en iyi bilgi tabanı yazılımını tercih ederken nasıl karar verebilirsiniz? Bu yazımızda, bilgi tabanı yazılımları ile gelen özellikleri ve avantajları inceleyeceğiz. Ardından sizin için değerlendirdiğimiz en iyi 7 bilgi tabanı yazılımını sunarak en doğru kararı vermenize yardımcı olacağız. 

İşletmeniz için en doğru yazılıma karar vermek zor olabilir. Ancak Bitrix24 çözümleri sayesinde işiniz oldukça kolaylaşır. Hangi sektörde olduğunuz fark etmez. Bitrix24, ihtiyacınıza özel hepsi bir arada yapay zekâ iş yönetim yazılımı olarak yanınızdadır. Bilgi tabanı, CRM, iş birliği ve daha fazlasını keşfetmek için hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolun.

Bilgi Tabanı ve Veri Tabanı Yönetim Sistemleri Arasındaki Fark Nedir?

Kullanıcı dostu bir bilgi tabanında bulunması gereken özelliklere geçmeden önce “Bilgi tabanı nedir?” sorusuna kısa bir yanıt verelim. "Knowledge base", yani bilgi tabanı, haricî kullanım için oluşturulan bir bilgi alanıdır. Müşteriler, çalışanlar veya ortaklar tarafından kullanılabilen bu alanda ürün/hizmet bilgileri veya iş süreçleri ile ilgili kaynaklar yer alabilir. Buradaki ana amaç, ihtiyaç duyulan bilgiye kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlamaktır.  

Bilgi tabanları sıklıkla veri tabanı yönetim sistemleri ile karıştırılabilir. Her ikisi de işletme bilgilerini depolayan bir çözüm olarak karşınıza çıkar. Ancak bir veritabanı sistemi daha çok analiz edilmesi veya işlenmesi gerekli bilgileri içerir. Örneğin müşteri bilgileri, envanter yönetimi, finansal kayıtlar gibi bilgiler veritabanları ile depolanabilir. Dolayısıyla veri tabanı, yönetim sisteminde daha çok dâhilî bir kullanım görevi üstlenir.

Microsoft SQL Server, MySQL ve Oracle Database gibi ürünler veritabanı yönetim sistemlerine örnektir. İlişkisel veri tabanlarının yanı sıra ilişkisel olmayan NoSQL database sistemleri de bulunabilir. Bu tür yazılımlar büyük veri gerektiren projeler için öne çıkar. Bulut tabanlı, ağ veri tabanı, nesne tabanlı olan veri tabanı sistemleri genel olarak belirli seviyede bir kodlama bilgisi gerektirebilir.

Bilgi tabanları ise genellikle kodlama bilgisi gerektirmez. Burada SSS, PDF, Word Belgeleri, E-Tablolar, içerik yönetim sistemleri ve web portalları yer alır. Dokümantasyon amacıyla kullanılması sayesinde teknik beceri ihtiyacını minimum seviyeye indirebilir. Tam da bu noktada bir bilgi tabanı yazılımında olması gereken özelliklere değinmekte fayda vardır. Kullanıcı dostu arayüz her kullanıcının birincil önceliği olabilir. Peki ya maksimum etki için bilgi tabanı yazılımları hangi özellikleri taşımalıdır?

Bilgi Tabanı Yazılımları ile Öne Çıkan Özellikler

Bilgi tabanı yazılımları, işletme bilgilerini organize ederek onları tüm çalışanlar, müşteriler ve ortaklar için erişilebilir ve aranabilir bir hâle getiriyor. Tam da bu özellikleri sayesinde işletme içi süreçlerin hızlanmasına, bilgiye dayalı kararların daha hızlı alınmasına ve genel verimliliğin artmasına büyük bir katkı sağlıyor.

McKinsey & Company tarafından yayımlanan bir rapora göre çalışanların iş yerlerinde harcadıkları zamanın %20’si e-posta kutularında, düzensiz veri havuzlarında ve iş arkadaşlarına danışarak ihtiyaç duydukları bilgileri aramakla geçiyor. Yani bir bilgi tabanı kullanmak, bu %20’lik zaman kaybını size geri kazandırıyor.

O hâlde, bilgi tabanı yazılımlarında bulunması gereken özelliklere göz atabiliriz.

Yapay Zekâ Desteği

Yapay zekânın tekrarlayan işleri otomatikleştirerek zaman ve enerji tasarrufu sağladığını biliyoruz. Tam da bu sebepten dolayı, tercih edeceğiniz bilgi tabanı yazılımının AI desteğine sahip olması size avantaj sağlayacaktır.

Yapay zekâ destekli bilgi tabanı yazılımları; kullanıcı sorgularını anlama, alakalı yanıtlar verme, özet sunma ve ilgili sayfalara doğrudan referans sağlama gibi birçok farklı kabiliyete sahiptir. Dolayısıyla çalışanların, bilgi tabanı merkezinde ihtiyaç duydukları bilgiyi saniyeler içerisinde keşfetmesine olanak tanır. Akıllı sorgu özelliklerinden faydalanmak için AI destekli bilgi tabanı yazılımlarına öncelik verebilirsiniz.

Kullanıcı Dostu ve Sezgisel Arayüz

Daha önce de bahsettiğimiz gibi, bir bilgi tabanı sistemi bir veri tabanı yazılımından farklı olarak kullanım kolaylığı sağlamalıdır. Bilgilere zahmetsizce erişim sağlamak ve çalışanları ihtiyaç duydukları dokümantasyonlara yönlendirmek için gezinmesi kolay ve düzenli bir şekilde kategorilere ayrılmış arayüzler önceliklendirebilir. Sadece bilgi edinme için değil, aynı zamanda içerik oluşturma, düzenleme ve paylaşma açısından da kolaylık sağlayan yazılımlara yönelin.

İş Birliğini Destekleyen Çalışma Alanları

Kullandığınız yazılımda, her proje veya konu için ayrı bir bilgi tabanı oluşturma avantajına sahip olmalısınız. Ekipler için farklı çalışma alanları oluşturmak, bilgi transferinde zaman kazanmak demektir. Ayrıca çalışma alanlarının sohbet özellikleri ile desteklenmesi ve ekiplerin makaleler veya dokümanlar üzerinde tartışmasını desteklemek de önemlidir.

Bilgi tabanı yazılım sisteminde yapılandırılmış izin ayarları olup olmadığına dikkat etmelisiniz. Hassas bilgileri korumak ve erişimi düzenlemek için ne tür kolaylıklar sunulduğunu inceleyin. İş birliğini kendi şirketiniz bünyesinde özelleştirebilen yazılımlara öncelik verin.

Analiz ve Raporlama

Analiz ve raporlama özellikleri, bilgi tabanında ne tür geliştirmeler veya iyileştirmeler yapmanız gerektiği hakkında size fikirler verir. Güçlü analiz özelliği olan bilgi tabanı yazılımları, kullanıcıların arama davranışlarını ve bilgi içeriklerini inceleyerek size detaylı raporlar sunar. Böylece bilgi tabanı merkezini kullanıcı ihtiyaçlarına göre özelleştirmeniz mümkün olur.

Masaüstü, Tablet ve Mobil Uyumluluğu

Masaüstü, tablet ve mobil uyumlu yazılımlar hareket hâlindeyken de bilgi tabanı merkezine anında ulaşmanızı sağlayacaktır. 

Çoklu cihaz uyumluluğuna sahip bilgi tabanı merkezleri sayesinde çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları bilgilere her yerde ve her zaman erişmesine olanak tanımanın yanı sıra içerik ekleme ve düzenleme esnekliği de elde edersiniz.

Entegrasyon

Bilgi tabanı yazılımları, işletme bünyesinde kullandığınız diğer yazılımlarla gerektiğinde kolaylıkla entegre olmalıdır. Örneğin CRM yazılımındaki makale ve bilgileri, satış ekiplerinizin kolaylıkla erişimi için bilgi tabanınıza entegre edebilmelisiniz. Entegrasyon yeteneği güçlü sistemler, yazılımlar arası veri transferinde size kolaylık sağlayacaktır.

Teknik Destek 

Seçtiğiniz bilgi tabanı yazılımı sağlayıcısının tüm sorularınıza anında yanıt vermesi ve etkili çözümler sunabilmesi önemlidir. Dolayısıyla iş süreçlerinizde size destek olabilecek yazılım sağlayıcılarını önceliklendirmeniz yararlı olabilir.

Fiyatlandırma

Bilgi tabanı yazılımlarının hem büyük hem de küçük işletmelere hitap edebilmesi adına farklı fiyat seçeneklerine sahip paketler sunması önemlidir. Fiyat/performans açısından yüksek puan alan yazılımlar, bütçenizi maksimum verimlilikte kullanmanıza olanak tanır.

Yukarıda bahsedilen tüm özellikler hem bilgi tabanı programı hem de veri tabanı yönetimi sistemi (DBMS) seçerken göz önünde bulundurmanız gerekenler arasında öne çıkar. Söz konusu tüm özellikleri sizin için değerlendirdik ve en iyi 7 bilgi tabanı yazılımını bir araya getirdik.

En İyi 7 Bilgi Tabanı Yazılımı

1. Bitrix24 

Bilgi tabanı yönetim sistemi için hepsi bir arada bir yazılım arıyorsanız Bitrix24 tam size göre. Yapay zekâ destekli iş yazılımı olarak öne çıkan bu platformda içerik düzenleme, oluşturma ve paylaşma için herhangi bir kodlama bilgisi gerekmiyor. Şablon tabanlı arayüzünü istenilen doküman, video veya görsel ile doldurmak oldukça kolay.

İş birliği özelliklerinde ise farklı projeler için kullanılan bilgi tabanları oluşturmak mümkün. Çalışanlar makaleleri tartışmak için sohbet özelliğinden faydalanabiliyor. Yapılandırılmış izin ayarları sayesinde veri erişimini esnetmek veya kısıtlamak oldukça kolay hâle geliyor. Ayrıca CRM gibi modüller üzerinden verilerin entegre edilmesine de izin veriyor. Tek bir platformda büyük verileri depolamanın yanı sıra Akıllı Arama özelliği de sunuyor. Böylece kullanıcılar ihtiyaç duydukları verilere saniyeler içerisinde ulaşabiliyor.

Masaüstü, mobil ve tablet uyumluluğuna sahip Bitrix24 ile uzaktan çalışma ekipleri dâhil her türlü çalışanın istenilen yerde istenilen zamanda gerçek zamanlı veriye ulaşması mümkün. Tamamen ücretsiz bir versiyonunun bulunması ile Bitrix24, listemizin başındaki yerini almayı başarıyor.

Fiyatlandırma (Aylık):

Ücretsiz Plan (Sınırsız Kullanıcı): Ücretsiz

Basic (5 Kullanıcı): 49$

Standard (50 Kullanıcı): 99$

Professional (100 Kullanıcı): 199$

Enterprise (250 Kullanıcı): 399$

2. Document 360

Document 360, veri yönetimi sağlamanın yanı sıra herkese açık bilgi tabanları oluşturmak adına oldukça etkili bir yazılımdır. Bilgi tabanı programı online olarak temiz ve kullanıcı dostu bir arayüz sunar. Bitrix24 yazılımında olduğu gibi burada da akıllı arama motoru özelliğini bulmak mümkün. Ayrıca herhangi bir zamanda erişimi kolaylaştırmak adına mobil ve tablet desteğine de sahiptir. 

Analiz özelliklerinde ise kapsamlı raporlar sunmayı ihmal etmeyen bilgi tabanı platformu sayesinde geri bildirim toplamak da kolaylaşır. Ücretsiz bir paketi olmasına rağmen yapay zekâ, teknik destek ve yapılandırılmış izin ayarlarına "professional" ve "business" paketlerinde yer veriyor. Dolayısıyla aylık olarak diğerlerine göre daha pahalı olabilir. Ayrıca iş birliği özelliklerinde, makaleler üzerinde sohbet etme ve ortak çalışma özellikleri bulunmuyor.

Fiyatlandırma (Aylık):

Başlangıç (Küçük ekipler ve Bireysel Kullanıcılar): Ücretsiz

Professional: 199$

Business: 399$

Enterprise: İletişime geçilmesi gerekiyor

3. Zendesk Guide

Zendesk Guide, dâhilî ve haricî bilgi tabanları oluşturmak adına işlevsel özellikler sunan yazılımlar arasındadır. Kullanıcı arayüzünde eğitim gerektirse de iş birliği özellikleri ile puanını yükseltmeyi başarır. En çok sevilen özelliklerinden biri ise başka bir yazılımla kolaylık entegre olabilmesidir. Böylece dâhilî bilgi tabanına haricî kaynaklardan belge veya materyal eklemek mümkün hâle gelir.

Mobil ve tablet desteği sunan Zendesk Guide, analiz becerileri ile kullanıcıların memnuniyet seviyeleri hakkında kapsamlı raporlar oluşturabilir. AI destekli arama motoru ise kullanıcıların aradıkları bilgilere kolaylıkla erişmesine olanak tanır. 

Ücretsiz bir planının olmaması Zendesk Guide’ı diğerlerine göre geri plana atabiliyor. Ayrıca kurulum aşamasında da teknik destek gerektirdiği için genel olarak büyük ölçekteki işletmelere hitap ediyor diyebiliriz.

Fiyatlandırma (Aylık)

Suite Team: 55$

Suite Growth: 89$

Suite Professional: 115$

Suite Enterprise: İletişime geçilmesi gerekiyor

4. Notion

Bilgi tabanı analiz listemizin belki de en uygun fiyatlı yazılımı Notion olabilir. Ücretsiz versiyonunun yanında Plus ve Business versiyonları da bulunan bu yazılımda yerleşik arama ve içerik yönetimi kabiliyetleri öne çıkıyor. Notlarını organize bir şekilde tutarken görseller ve kullanılabilirlik açısından da kolaylık kullanıcılara sağlıyor. Aynı zamanda kontrol listeleri, Kanban panoları ve metin belgeleri oluşturmak için de bir dizi özellik sunmayı ihmal etmiyor.

Notion, kurumsal kullanıcıların yanı sıra bireysel kullanıcılara da hitap ediyor. Ancak raporlama ve analiz özellikleri bakımından eksik kalabiliyor. Entegrasyon özellikleri güçlü olsa da ekip çalışması için gerekli iş birliği özelliklerine sahip değil. Yapay zekâ özellikleri metin ve belge oluşturmada oldukça faydalı olsa da Akıllı Arama özelliği sunmuyor.

Fiyatlandırma (Aylık):

Notion Free: Ücretsiz

Notion Plus: 10$

Notion Business: 15$

Notion Enterprise: İletişime geçilmesi gerekiyor.

5. Helpjuice

Sezgisel arayüze sahip bilgi tabanı yazılımları arasından öne çıkan Helpjuice, farklı büyüklüklerdeki işletmelere hitap edebiliyor. Akıllı Arama özelliği sayesinde kullanıcıların verimli bir şekilde bilgiye ulaşması sağlanıyor. Birden fazla şablon ve tema sunması ise bilgi tabanı arayüzünü markanıza göre kişiselleştirmenize imkân veriyor.

Kolaylıkla kullanılan bir bilgi tabanı olmasına rağmen entegrasyon özellikleri açısından eksi puan alabiliyor. Ayrıca gelişmiş özellikler için bütçenizi zorlamanız gerekiyor. Bizim için en büyük eksikliklerinden biri de analiz yeteneklerinin sınırlı olması. İlk kurulumda teknik desteğe ihtiyaç duyulması da kullanıcıları zorlayabilir. 

Fiyatlandırma (Aylık):

14 Günlük Ücretsiz Deneme Sürümü Var

Starter (4 Kullanıcı): 60$

Run-Up (16 Kullanıcı): 200$

Premium Limited (60 Kullanıcı): 289$

Unlimited (Sınırsız Kullanıcı): 659$

6. Helpscout

Helpscout, veri depolama ve paylaşımı açısından zengin bir arayüz sunar. Bilgi tabanı makalelerini oldukça kısa sürede oluşturabilmesi sayesinde başta müşteri desteği olmak üzere birçok farklı alanda avantaj sağlar. Kullanıcı dostu arayüzü, işletmenize göre istenilen şekilde özelleştirilebilir.

Belirli bir seviyede analiz yapabilse de listedeki diğer bilgi tabanı yazılımlarının aksine raporlama özelliklerinden eksi puan alabilir. Ayrıca müşteri hizmetlerine yoğunlaştığı için kapsamlı bilgi tabanı özellikleri sunmuyor. Diğer yazılım türleri ile karşılaştırıldığında bir diğer eksisi ise bir ücretsiz plan sunmaması.

Fiyatlandırma (Aylık):

Standard: 75$

Plus: 200$

Pro: 850$ 

7. Bloomfire

Yapay zekâ destekli bilgi tabanı yazılımları arasında yer alan Bloomfire ile büyük veri grupları içerisinden ihtiyaç duyulan bilgiyi saniyeler içerisinde keşfetmek mümkündür. Sürekli olarak veri analizi yapması ise raporlama özelliklerinin zenginliğine dikkat çeker. Büyük ekipler ve topluluklar için ideal bir seçim olmasının yanı sıra kullanımı kolay bir arayüze sahiptir.

Bloomfire hakkında yapılan yorumlara göz attığımızda ise kurulum aşamasında teknik desteğin gerekli olabileceği anlaşılıyor. Ayrıca kategoriler ve menüler arası yönlendirmenin de zayıf olduğu belirtiliyor.

Fiyatlandırma:

Team ve Growth paketleri için 30 günlük ücretsiz deneme versiyonuna sahip. Ancak fiyat bilgisi için iletişime geçilmesi gerekiyor.

Bilgi tabanı yazılımı, Türkiye'deki işletmeler için her geçen gün daha da popüler hâle gelmeye devam ediyor. Listemize kapsamlı bir bakış attığımızda Bitrix24’ün öne çıktığını rahatlıkla görebiliyoruz. Yapay zekâ desteği, iş birliği özellikleri, sezgisel arayüzü, geniş entegrasyon becerileri, mobil cihaz desteği ve daha pek çok kullanışlı özelliği ile kullanıcı değerlendirmelerinden yüksek puan almayı başarıyor. Üstelik bilgi tabanı programı, sunduğu ücretsiz versiyon ile her ölçekteki işletme için uygun bir çözüm sunmaya aday. Hem küçük hem de büyük işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayabilecek esnekliğiyle Bitrix24, işletmenizin dijital dönüşüm sürecine kayda değer katkıda bulunabilir.

Bitrix24 araçları hakkında daha fazla bilgi almak için bizimle iletişime geçmeyi unutmayın. Sürekli olarak kendini yenileyen ve kullanıcı ihtiyaçlarına anında yanıt vermeyi başaran Bitrix24 ile iş yazılımlarında beklenen performansı elde etmek çok kolay. Denemek ister misiniz? Öyleyse hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolabilirsiniz.