İşyerinde İletişim Teknikleri: Etkili Bir Şekilde İletişim Kurmanızı Sağlayacak 11 İpucu

İşyerindeki ekiplerin başarılı sonuçlar almasına yardımcı olabilecek pek çok şey vardır ancak iletişim becerileri, yani etkili bir iletişim kurabilmek bunların başında gelir. Son teknoloji ürünü araçlar ve yazılımlar kullanmak, bir vizyona sahip olmak ve net hedefler belirlemek elbette iyidir ve gereklidir, ancak çalışma ekibindeki kişiler temel iletişim becerileri bakımından sorun yaşıyorsa bunlar hiçbir işe yaramayacaktır. Yazılı ve sözlü iletişim zayıfsa zaman kaybı yaşarsınız, çalışanlar arasında güven teşkil etmek mümkün olmaz, gereksiz bir karmaşa doğar ve bunlar da vasat sonuçlara neden olur.

Etkili i̇letişim becerileri ise iş birliğini kolaylaştırır, herkesin aynı noktada birleşmesini sağlar ve doğal olarak başarı ile verimliliği artırır. Burada, doğru iletişim nasıl kurulur sorusunu cevaplayacak ve işyerinde iletişimin önemi hakkında daha fazla bilgi edinmenizi sağlayacağız.  Bitrix24 araçlarının işyerindeki diğer her şey gibi iletişimi de artıracağını unutmayın. İş birliği dikkate alınarak tasarlanan bir platform olan Bitrix24, sohbetler, video konferanslar, HD görüntülü aramalar gibi özellikleriyle iletişim kurmayı kolaylaştırır ve herkesin erişebildiği ortak bir çalışma alanı sağlar.

Etkili İletişim Becerileri Geliştirmenizi Sağlayacak Teknikler Nelerdir?

Bu listeyi hazırlarken, etkili iletişim konusunu hem ofisten hem de uzaktan çalışan ekipler bakımından dikkate aldık. Önce uzaktan, sonra da aynı yerde çalışan ekipler için ipuçları paylaşacağız. Her hâlükârda, bu tekniklerle etkili iletişim becerilerine sahip bir takım kurmanızın daha kolay olacağından emin olabilirsiniz.

Uzaktan çalışan ekipler için iletişim teknikleri nedir?

Uzak ekipler, doğaları gereği iletişim kurma konusunda zorluk çeker, zira her üye farklı bir yerde, hatta farkı saat dilimlerinde çalışacaktır. Böyle bir çalışma tarzının kendi avantajları vardır ancak aynı zamanda etkili bir şekilde iletişim kurmak çok daha zor olacaktır. Verimli iletişimi güçlendirme bakımından şunlara dikkat etmenizi öneririz:

1. Doğru araçları seçmek sandığınızdan daha önemlidir

Uzaktan çalışan bir ekipte sözlü ve sözsüz iletişim, ancak doğru araçlar kullanıldığında gelişebilir. Bu, ekibin her üyesinin aynı araçları kullanarak aynı çalışma alanına erişebiliyor olması demektir. Kullanacağınız araçlara karar verirken, hem senkronize (yani gerçek zamanlı) hem de asenkron (yani eş zamanlı olmayan) çalışma şekillerini dikkate almanız gerekir.

Sağlıklı bir şekilde çalışabilmek için, tüm takım üyeleri, senkronize iş birliğini kolaylaştıracak bir çalışma alanına erişebiliyor olmalıdır. Örneğin yazılım geliştiren bir ekip, Slack platformunu kullanarak bunu yapabilir. Duygu, düşünce ve geri bildirim paylaşmalarını hem gerçek zamanlı hem de asenkron şekilde kolaylaştıracak konferans araçları da kullanmanız gerekecektir. Örneğin, Microsoft Teams yazılı iletişim, Zoom ise görsel iletişim için kullanılabilir.

Ancak henüz yeni başladık: Her şeyi bir arada tutacak ve herkesin aynı şeyleri gördüğünden emin olunmasını sağlayacak bir merkeze, yani bir proje yönetim aracına da ihtiyacınız olacak. Basecamp ve Trello, bu amaçla kullanılan oldukça popüler seçeneklerdir. Toplantı planlamak ve karşı tarafa doğru bir şekilde bilgi verebilmek için bir ekran yakalama yazılımı da gerekecektir. Soapbox veya Loom gibi yazılımları bu iş için kullanabilirsiniz.

Veya bu kadar çok uğraşmadan ve düzinelerce farklı yazılım arasında kaybolmadan Bitrix24 kullanmayı tercih edebilirsiniz. Bitrix24, kullanıcı sınırı olmadan çevrimiçi bir çalışma alanı sunar ve sohbet, video konferans, takvim, belgeler, raporlar, iş süreçleri gibi pek çok özelliğe tek bir yerden erişebilmenizi sağlar. Hem uzaktan hem de ofisten çalışan ekiplerin kurum içi iletişim kurmalarını sağlayacak çok sayıda faydalı özelliğe sahiptir ve yapay zekâ destekli CoPilot adında bir asistanla pek çok şeyi otomatik hâle getirebilir.

2. Asenkron çalışırken de etkili iletişim kurabildiğinizden emin olun

Yukarıda ekiplerin kullanabileceği senkronize, yani gerçek zamanlı iş birliği araçlarına değindik ancak uzaktan çalışan herkesin doğrulayabileceği gibi, takım üyelerinin tamamı nadiren aynı anda çalışır ve iletişim kurar. Hatta asenkron, yani farklı zamanlarda çalışmak çok daha yaygın bir uygulamadır.

Aynı nedenle, sadece gerçek zamanlı i̇letişim becerilerini değil, asenkron iletişimi de kolaylaştırmaya odaklanmanız gerekir. Bunu yapmanın en kolay yolu, ekibin kullandığı belgeleri (ve genel olarak eriştikleri tüm dosyaları) daima güncel tutmaktır. Takım üyelerinin kendi aralarında konuştukları veya not aldıkları her şey, tüm üyelerin diledikleri zaman erişebilecekleri bir ortamda depolanmalıdır. Bu basit bir tavsiye gibi görünebilir ancak sanılanın aksine çok az ekip bunu düzenli olarak yerine getirir.

Örneğin bir iş arkadaşınızla üstlendiğiniz projeniz hakkında sıradan bir konuşma yaptığınızı ve bir karara vardığınızı düşünelim. Konuşmanın içeriğini ve aldığınız kararı sadece ikiniz biliyorsunuz. Bunu ekibin diğer üyeleriyle paylaşmak için, herkesin erişebileceği bir yere (örneğin bir belgeye) not almanız gerekecektir. Bu, tahmin ettiğinizden daha önemlidir zira bu alışkanlığı elde etmezseniz ekibinizin geri kalanının neler olup bittiğine dair hiçbir fikri olmaz.

Bir yönetici olarak proje yönetim aracı seçerken en çok buna dikkat etmeniz gerekir. Araç, gelişmelerin paylaşımı konusunda gelişmiş özelliklere sahip olmalıdır ve takım üyelerinin de kendi aralarında yaptıkları her görüşmeden sonra olup biteni bu araca kaydetme alışkanlığını edinmesi gerekir. İkincisini yapmak tahmin ettiğinizden daha zor olabilir ve kısa sürede tamamlanmayabilir, ancak çok önemli bir husustur ve etkili iletişimin temelini oluşturur.

3. Saat dilimlerine dair kurallar belirleyin

Birden fazla zaman diliminde çalışan bir ekibiniz varsa etkili bir iletişim kurmak her zamankinden daha zor olacaktır. Takım üyelerinin çalıştıkları ve çalışmadıkları saatleri herkesin görebileceği şekilde paylaştıklarından emin olun. Yani, bir üye o anda çalışmıyorsa diğer üyeler ona ulaşmaya çalışmadan önce bu durumu görebilmelidir. Böylelikle, zaman kaybetmemiş ve kime ne zaman ulaşabileceğinizi net bir şekilde görebilmiş olursunuz.

4. Kendinizi doğru ifade etmeye odaklanın: açık ve net olmak önemlidir

Beden dili, jest ve mimikler etkili iletişimin anahtarıdır. Kendimizi ifade etmek için beden dilimizi de kullanırız ve hatta empati kurabilmek için buna ihtiyaç duyarız. Ancak uzaktan iletişim çoğunlukla yazılı gerçekleşir ve yüz yüze konuşurken kullandığımız ses tonu, göz teması vb. şeylerden yoksundur. Video konferanslar dahi beden dili bakımından yetersiz kalabilir.

Bu nedenle, tüm takım üyelerinin bir mesaj göndermeden önce iki kez okumayı alışkanlık hâline getirmesi gerekir. Mesaj içeriği, yanlış anlaşılmalara yer bırakmayacak bir şekilde ifade edilmeli ve yazılı metinle empati kurma zorluğu dikkate alınarak, mümkün olduğunca açık bir şekilde kaleme alınmalıdır. Bir dinleyici, ses tonunuzdan bile aslında kastettiğiniz şeyi anlayabilir ancak yazılı metinlerle iyi bir iletişim kurmak çok daha zordur.

5. Ekibi düzenli olarak bir araya getirin

Uzaktan çalışan bir ekibin etkili iletişim kurabilmek için yapabileceği en iyi şeylerden biri, herkesin düzenli olarak bir araya gelmesidir. Bu, sadece bir toplantı planlamaktan ibaret değildir. İş dışındaki amaçlarla da ekibin düzenli olarak bir araya gelmesi olumlu sonuçlar verecektir.

Örneğin haftada bir gün yarım saatlik bir görüşme planlayabilir ve sadece o hafta boyunca (iş dışında) neler yaptıklarını konuşmalarını sağlayabilirsiniz. Diğer bir deyişle, iletişim olarak sosyal hayatı paylaşmak, tahminlerinizin ötesinde etkili olabilir ve ekip üyelerinin kendilerini ifade edebilmek için yeni bir yola sahip olmalarını sağlar. Böyle bir buluşma, sadece i̇yi bir iletişim kurulmasını sağlamakla kalmaz, çalışanların birbirlerine daha fazla güven duymalarını da sağlar.

Ayrıca, herkesi birbirlerinin kişiliklerini ve iletişim tarzlarını daha iyi anlamaya teşvik etmiş olursunuz. Yeterli bütçeniz ve zamanınız varsa uzaktan çalışan ekiplerin bir araya gelmesi için zirveler bile düzenleyebilirsiniz. Burada önemli olan, ekibin yalnızca çalışmak için değil, sosyalleşmek ve birbirlerini tanımak için de bir araya gelmelerini sağlamaktır. Birbirlerini yeterince tanımayan çalışanların etkili iletişim kurmaları mümkün olmayacaktır, hangi araçları ve yazılımları kullanıyor olursanız olun.

Ofisten çalışan ekipler için etkili iletişim teknikleri nedir?

Ofisten çalışan bir ekip için etkili iletişim kurmak daha kolay olacaktır zira i̇letişim becerilerini kullanabilmek için daha fazla fırsatları olur ve kendilerini doğru şekilde ifade edebilmeleri daha kolaydır. Ancak bu her şeyin sorunsuz işleyeceği anlamına gelmez. Birbirinin yanında oturarak çalışan kişiler bile doğru iletişim kurmakta başarısız olabilir. Şu teknikler etkili i̇letişim kurulmasını kolaylaştıracaktır:

6. Kendini tekrar eden bir sorunu uzatacak çözümlerden kaçınmak önemlidir

Birlikte, aynı yerde ve aynı zamanda çalışan ekiplerin geri bildirim paylaşması, kendilerini doğru ifade etmesi, duygu, düşünce ve sorunlarını paylaşması çok daha kolay olur fakat bunlar otomatik olarak uyum içinde çalışılacağı anlamına gelmez. Hemen hemen daima, ekip üyelerinden en az biri belirli bir konuya uyum sağlamakta zorluk çeker. Örneğin herkes mesai saatler içerisinde i̇letişim kurarken, çalışanlardan biri mesai saatleri dışında iletişime geçmeyi tercih edebilir.

Bu kendini sürekli tekrar eden bir sorunsa, o ekip üyesi bir dinleyici olmayı başaramıyor ve ekip çalışmasına uyum sağlayamıyor demektir.  Uyarılmasına rağmen davranışlarını değiştirmiyorsa, sorunu daha fazla uzatmamak ve örneğin o kişiyi ekipten çıkartmak katı olmasına rağmen çok daha sağlıklı bir çözüm olabilir. İletişimin önemli olduğunu her gün izah etmek zorunda kaldığınız bir çalışan, aktif dinleme (etkili dinleme) konusunda yetersiz kalıyor demektir ve o kişiyle daha fazla zaman kaybetmemek, bazen yapabileceğiniz en iyi şeydir.

7. Dürüstlüğü ve şeffaflığı teşvik etmek, işyerinde iletişim için en önemli şeylerden biridir

Etkili iletişimin önemi, sorunların erkenden tespit edilmesine yardımcı olması ve böylece iş akışını mümkün olduğunca az etkileyerek çözülmelerini sağlamaktır. Bunu elde edebilmek için, geri bildirim paylaşmaları yönünde çalışanları teşvik etmek gerekir. Sorunlarını ifade etmek konusunda herhangi bir çekincelerinin olmaması şarttır. Diğer bir deyişle, bir sorun olduğunda ekibinizin size haber vereceğinden emin olmalısınız.

Ekip içerisinde bir hiyerarşi oluşturmak bunu yapmanın i̇yi bir yoludur, ancak tek seçenek değildir. Yönetici olacak bir kişi atayabilir ve ondan düzenli rapor isteyebilirsiniz. Ancak bu kişinin dinleme, empati kurma ve sorunları gecikmeden size aktarma konusunda gerekli becerilere sahip olduğundan emin olmalısınız. Ayrıca, bu amaçla bir yönetici atamış olsanız bile ekip üyeleriyle kendiniz de i̇letişim kurmalısınız. Böylece, sorunlar için doğrudan size gelebileceklerini de bilirler.

8. Sadece bilgisayar kullanmayın

Uzaktan çalışırken etkili iletişim kurabilmek için bilgisayar kullanmak şarttır ancak ofis içerisinde çalışırken ekip üyeleriyle yüz yüze konuşmak gibi daha fazla seçeneğiniz vardır. Ofisteyken yalnızca kullandığınız programlar üzerinden sohbet etmeyin. Bunun yerine, zaman zaman ekip üyeleriyle şahsen konuşun ve aynını yapmaları için onları teşvik edin. Yani çalışma arkadaşlarıyla bilgisayar kullanmadan da i̇letişim kurabileceklerini söyleyin ve bunu yapabilmeleri için gereken ortamı (örneğin bir mola odası) sağlayın.

9. Ne zaman iletişime geçeceğinizi anlamak için teknolojiyi kullanın

Oturduğunuz yerden kalkıp çalışma arkadaşınıza soru sorabiliyor olmanız, bunu canınız ne zaman isterse o zaman yapabileceğiniz anlamına gelmez. Şaşırtıcı olabilir ancak hemen yanınızda oturan biriyle konuşmak için doğru zamanı bulmak amacıyla teknolojiden yararlanmanız çok daha akıllıca olacaktır. Bir çalışan projesine odaklanmışken ona dün akşam ne yaptığını sormak, çalışmasını bölmenize neden olur ve bu da verimliliği beklenmedik ölçüde düşürebilir.

Biriyle konuşmadan önce, rahatsız edilmek isteyip istemediğini teknolojiyi kullanarak öğrenin. Ekibin kullandığı sohbet yazılımında durumunu “meşgul” olarak işaretlemişse, sadece sanal ortamda değil, gerçek hayatta da rahatsız edilmek istemiyor demektir. Emin olamıyorsanız ona sohbet programı içerisinden bir mesaj gönderin ve ne zaman müsait olduğunu sorun. Gerek iş gerekse sosyal amaçlı iletişime geçmek, doğru zamanda yapılmalıdır.

10. Belgelere hâlâ kolayca erişilebildiğinden emin olun

Belgelerin ve dosyaların durumlarını güncel ve erişilebilir hâlde tutmak, uzaktan çalışanlar kadar ofisten çalışanlar için de önemlidir. Fiziken birbirlerinin yanında olmaları, bir dosyanın en güncel hâline otomatik olarak erişebilecekleri anlamına gelmez. Yani uzaktan çalışanlar gibi, ofisten çalışanlar da belge güncelleme alışkanlığına sahip olmalı ve bunun için teşvik edilmelidir.

Evet, basitçe ayağa kalkıp belgenin son hâlinin ne olduğunu sorabilirsiniz, ancak sürekli olarak ihtiyacınız olanı aramak zorunda kalmak ve bu süreçte iş akışını kesintiye uğratmak üretkenliği büyük ölçüde yok eder. Herkesin aynı yerde olması, proje yönetimi konusunda tembellik yapmak için bir bahane değildir.

11. Olumlu bir çalışma ortamı oluşturun

Kimse iş dışında bir şeyle ilgilenmeyen “zombilerle” birlikte çalışmak istemez. Böyle bir çalışma ortamı yalnızca morali düşürmekle kalmaz, aynı zamanda üretkenlik açısından da kötü sonuçlar verir. İnsanlar sadece iş konuşur ve başka hiçbir şeyle meşgul olmazsa verimli olamaz. Çoğu yöneticinin gözden kaçırdığı şey budur. Sadece işe odaklanan bir takım, etkili iletişim kuramaz ve kesinlikle verimli olamaz.

Bu, elbette “aylaklık etmek iyidir” anlamına gelmez. Ancak bir yöneticinin ofisteyken bile iş dışında şeyler hakkında konuşmanın sorun olmadığını çalışanlara açık şekilde söylemesi, hatta örnek olması gerekir. Ekibinizin kahve molalarından yararlanmasına izin verin ve aşırıya kaçmadıkları sürece zaman zaman iş dışında konular hakkında sohbet etmesini engellemeyin. Olumlu ve kendilerini rahat hissettikleri bir çalışma ortamına sahip olurlarsa çok daha etkili i̇letişim kurmaları mümkün olacaktır.

Etkili i̇letişim kurabilen ekipler, daha mutlu ve daha üretken olur. Üstelik bunu yapmak çok da zor değildir. Yalnızca yukarıdaki önerileri uygulamanız bile, çalışanlarınızın i̇letişim becerileri üzerinde son derece olumlu etkiler doğuracaktır. Özetleyecek olursak:

• Kullanacağınız araçları ve yazılımları akıllıca seçin. Her şirketin ve takımın kendi özel ihtiyaçları olacağını unutmayın ve seçim yaparken bunu dikkate alın.

• Her aracın ne zaman ve nasıl kullanılması gerektiği konusunda net olun.

• Çalışanların kendilerini doğru ifade edebilmelerini sağlayın (hem sözlü hem de yazılı mesajlarda).

• Başkalarının zamanına saygılı olun.

• Şeffaflığı ve dürüstlüğü teşvik eden bir çalışma ortamı sunun.

• Karşılıklı saygı temeline dayanan kurallar oluşturun ve herkesin bunların ne kadar önemli olduğunu anlamalarını sağlayın.

Bunlar basit ve büyük ölçüde sağduyuya dayanan ilkelerdir ancak onları hayata geçirmek gerçek bir kararlılık ve adanmışlık içerir. Yani, basit olmalarına rağmen uygulanmaları o kadar kolay değildir ve her şeyin kısa sürede yoluna gireceği yanılgısına kapılmamanız gerekir. Hayattaki diğer her şey gibi, azimli ve kararlı olmak, sorunları ertelemeden hemen çözmek ve herkesin birbirini anladığından emin olmak; başarıya eninde sonunda ulaşmanızı sağlayacaktır.