Görev Yönetimi ve Planlama için Yapay Zekâ Proje Yönetim Araçları Nasıl Fayda Sağlayabilir?

Proje kelimesinin sözlük anlamı "önceden belirlenmiş bir süre içerisinde bir değişim yaratmayı hedefleyen, amaç ve hedefleri olan, uygulanması durumunda birtakım ürünlerin elde edildiği" bir çalışmadır. Bu tanımdan yola çıkarak, bir projenin belirli bir süre, hedef ve sonuç kapsamında tamamlanması gerektiğini söyleyebiliriz. Ancak yapılan araştırmalara göre bugün projelerin yalnızca %35'i başarıyla tamamlanıyor. Kalan %65 ise boşa giden kaynaklar ve gerçekleşmeyen değişimler olarak değerlendiriliyor.

Peki projelerin belirli bir süre, hedef ve sonuç doğrultusunda ilerlemesinin önüne geçen şey ne? Yine aynı araştırmaya göre bu başarısızlığın temel sebebi proje yönetim yazılımlarının eksikliği. Çoğu proje yöneticisi hala Excel dosyaları, sunum dosyaları ve son birkaç yıldır hâlâ gelişim gösteremeyen uygulamaları kullanıyor. Bu yöntemler son teslim tarihlerini yakalamanızda fayda sağlayabilir fakat modern iş dünyasının giderek daha da artan taleplerine yanıt vermede yetersiz kalır. Peki hangi teknoloji bu talebi karşılayabilir?

Harvard Business Review'a göre, yapay zekânın proje yönetimi kapsamında uygulanması başarı oranını yalnızca %25 oranında artırabilseydi, bu hem şirketlere hem de çalışanlara trilyonlarca dolarlık değer ve fayda kazandırırdı. İyi haber şu ki yapay zekâ zaten proje yönetimine uygulanabilir. Gartner'ın bir araştırmasının bildirdiği üzere değişim çok yakında. 2030 yılına kadar proje yönetim görevlerinin %80'inin yapay zekâ uygulamaları tarafından gerçekleştirileceği tahmin ediliyor.

Bu yazımızda, yapay zekânın proje yönetiminde hangi görevleri teslim alacağına yakından göz atacağız.

Proje Yönetiminde Yapay Zekâ Faydaları

Proje yönetiminde yapay zekâ; büyük veri işleme, makine öğrenimi (ML) ve doğal dil işleme (NLP) tarafından desteklenen uygulamalarla birçok görevde verimlilik sağlayabilir. Bugün, bir proje yöneticisinin görevlerini göz önünde bulundurduğumuzda, tekrarlayan görevlerin önde olduğunu görebiliriz. Ekip üyelerinin rollerine göre görev atamak, performanslarını analiz etmek, ilerleme durumunu takip etmek, son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak, ekip üyeleri arasında iş birliği kurmak ve tüm paydaşların proje gidişatından düzenli aralıklarla haberdar olmasını sağlamak adına raporlar oluşturmak. Tüm bunlar genel proje görevleri olarak özetlenebilir.

Daha da derine indiğimizde her bir ekip üyesinin sorunlarıyla ilgilenmek, gerektiğinde destek sağlamak, projenin planlanan tarihte tamamlanması için stratejiler geliştirmek ve çıktı kalitesinin beklenen standartlarda olmasını temin etmek gibi görevler karşımıza çıkar. Bunlar diğerlerine göre daha kritik görevler olarak özetlenebilir. Fakat bir proje yönetimi sisteminde görev yönetimi ve planlama o kadar fazla zaman alır ki yöneticiler kritik görevlerle ilgilenmek için ek zaman ayırmak zorunda kalır.

Yapay zekâ destekli proje yönetimi araçları; yöneticilerin tekrarlayan görevlerini ortadan kaldırmak, detaylı raporlarla risk yönetimini optimize etmek, kaynak yönetiminde verimliliği artırmak ve karar alma süreçlerini hızlandırmak açısından oldukça faydalı olabilir. Büyük resme baktığımızda, yapay zekâ programları, izleme ile teslim için gereken çabayı azaltarak hızı, üretkenliği ve etkinliği artırır.

Proje yönetiminde yapay zekâ kullanımıyla gelen faydalara kısaca göz atalım:

Planlama ve Zaman Takibi

Proje yönetimi yazılımı, bir proje yönetimi işleyişinde planlama ve zaman takibini daha verimli hâle getirebilir. Makine öğrenimi algoritmaları, geçmiş proje verilerini analiz ederek ekip üyelerinin bireysel performansına göre görevler ve teslim tarihleri oluşturabilir. Ayrıca görev sürelerini ve bağımlılıklarını tahmin etmek için proje yönetim uygulamaları ile gelen öngörücü analiz yeteneklerinden faydalanılabilir.

Kaynak Yönetimi

Proje yöneticilerinin görevlerinden biri de proje için belirlenen kaynakların maksimum verimlilikte kullanılmasını sağlamaktır. Bu bağlamda yine öne çıkan öngörücü analitik sayesinde ekip üyelerinin becerileri ile eşleşen görevler ve kaynak ihtiyaçları önceden tahmin edilebilir.

Risk Yönetimi

Günümüzde projelerin %65'inin başarısızlıkla sonuçlanmasının nedenleri arasında potansiyel risklerin önceden tahmin edilmemesi ve gerekli hazırlıkların yapılmaması yer alır. Yapay zekâ destekli bir proje yönetim uygulaması, yöneticilerin potansiyel riskleri proaktif olarak azaltmalarına yardımcı olabilir.

Örneğin yapay zekânın doğal dil işleme yeteneklerini kullanarak proje verilerini hızlı bir şekilde taratabilir ve olası risklerin belirlenmesini sağlayabilirsiniz. Makine öğrenimi sayesinde bu risklerin projeye herhangi bir şekilde zarar verip vermeyeceği de önceden anlaşılabilir.

Görev Takibi

Proje yönetimi araçları, ekip üyelerinin ilerleme durumlarını gerçek zamanlı olarak takip edebilir ve yöneticilere raporlayabilir. Böylece yöneticiler ilerleme durumunu sürekli olarak analiz etmek zorunda kalmaz. Ekip üyelerine son teslim tarihlerini hatırlatan otomatik bildirimler gönderilebilir. Ayrıca performanslarına göre çalışan motivasyonunu artırabilecek çeşitli stratejilerin oluşturulması sağlanabilir.

Karar Desteği

Proje yönetim araçları, yöneticilerin birden fazla senaryoyu hızlı ve etkili bir şekilde analiz etmesine yardımcı olur. Sohbet robotları ve sanal asistanlar, yöneticilerin hızlı karar alması gereken durumlarda veriye dayalı analizler yapmasını sağlayabilir. Böylece doğru proje kararları ile uygun eylem planlarını önceliklendirmek çok daha kolaylaşır.

Görev Otomasyonu

Yapay zekâ destekli bir görev yönetim programı, tekrarlayan idari görevler için Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) uygulayabilir. Ayrıca ekip üyeleri, yöneticiler ve paydaşlar dâhil olmak üzere proje üzerinde çalışan tüm kişilerden gelen güncellemeleri otomatik olarak tüm belgelerde düzenleyebilir.

Artırılmış İş Birliği

Proje yönetimi yazılımı, ekip üyeleri ve yöneticiler arasında artırılmış iş birliği sağlayabilir. Otomatik güncellemeler, bildirimler ve mesajlar sayesinde projenin iş akışları hakkında herkesin tam bilgi sahibi olması sağlanabilir. Sanal asistanlar, çalışanlara proje için ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde sunabilir.

Yukarıda değindiğimiz tüm faydalar, yapay zekânın proje yönetim süreçlerinde daha da aktif olacağının habercisidir. 2030 yılına kadar proje yönetiminin %80'i yapay zekâ AI tarafından gerçekleşecektir. Ancak bu, proje yöneticilerine olan ihtiyacın azalacağı anlamına gelmez. Yöneticiler, yapay zekâdan destek alarak daha kritik görevlerle ilgilenebilecek ve proje başarı oranını artırabilecektir.

Görev Yönetimi ve Planlama için Hangi Yapay Zekâ Proje Yönetimi Araçları Kullanılabilir?

Yapay zekâ yazılımları, görev yönetimi ve planlamayı daha verimli ve düzenli hâle getirmek için birçok özellik sunar. Otomasyon ile iş yükünü otomatik bir şekilde dağıtmak ve dengelemek, takvim entegrasyonları ile otomatik planlamalar yapmak son derece kolaydır.

Proje yönetimi yazılımı ile gelen yönetim ve planlamanın özünde NLP, yani Doğal Dil İşleme, teknolojisi yatar. Makine Öğrenimi ile birleşen NLP, otomatik zaman çizelgesi oluşturmadan iş akışlarını optimize etmeye kadar birçok alanda fayda sağlar. NLP destekli bir platform kullandığınızda yapabilecekleriniz şunlardır:

Smart Proje Yönetimi ile Toplantıları Çakışmalar Olmadan Planlayın

Akıllı proje yönetimi aracı, zaman takibi ve takvim entegrasyonları sayesinde toplantı çakışmalarının önüne geçer. Özellikle proje yönetimi için en zaman alıcı ve yorucu görevlerden biri toplantı planlamaktır. Bir yönetici olarak müşteriler, çalışanlar ve diğer yöneticiler arasında koordinasyon sağlamak, uygun zaman dilimleri bulmak ve ilgili kişilere toplantı e-posta ve hatırlatıcıları göndermek önemli ölçüde vakit alan bir uğraştır.

Doğal Dil İşleme teknolojisi ise sohbet robotları ve sanal asistanlar aracılığıyla bu konuda yardımcı olabilir. Tercihlerinize ve eğitildikleri bilgilere göre hareket eden sohbet robotlu görev yönetimi uygulamaları ile, toplantı planlama süresi saniyelere kadar düşebilir. AI destekli bir platform kullanarak şunun gibi basit komutlar girmeniz yeterlidir: "2 hafta sonra ürün ekibi ve yazılımcılarla 1 saat sürecek bir toplantı planla".

Takviminizi Analiz Ederek Kritik Görevleri Önceliklendirin

Çevrimiçi proje yönetim araçları sadece yöneticiler için değil tüm ekip üyelerinin ihtiyaçlarına yanıt veren çözümler sunar. Akıllı zamanlama araçları, kişisel ve ekip takvimlerini analiz ederek önemli işlerin önceliklendirilmesini sağlayabilir. Örneğin kritik görevler için daha az acil olan toplantıların ertelenmesi hakkında önerilerde bulunabilir. Bu özellikle sadece bir proje yazılımı değil aynı zamanda kişisel asistan olarak da hizmet vermesini sağlar.

Proje Yönetim Yazılımı ile Belgeleri Özetleyin

Proje yönetim yazılımı, belge özetleme özelliği ile ekip üyelerine ve yöneticilere zaman kazandırmaya devam eder. Özellikle bir yönetici olarak birçok farklı departmandan sürekli olarak iş akışları hakkında dokümanlar ve araştırma raporları alırsınız. NLP teknolojisi ise belgelerin ana ve kritik noktalarını öne çıkararak zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Bu bağlamda, bir proje yönetim aracına neyin önemli olduğu hakkında eğitimler de verebilirsiniz. Yapay zekâ algoritmaları belgeleri kullanıcı tercihlerine göre analiz ederek özetleyecektir.

Tahmin Analitiği Kullanarak Görevlerin Ne Kadar Süreceğini Tahmin Edin

Proje yönetim aracı, görevlerin ne kadar süreceğini geçmiş verilere dayanarak tahmin eder. Örneğin "Önceki projelerde bir modül geliştirmek ortalama 10 iş günü sürdü. Bu nedenle bu görev için tahmini süre 10 gündür." şeklinde önerilerde bulunabilir. Tahmin analitiğini risk değerlendirmesi için de kullanabilirsiniz. Örneğin yazılım geliştirme sürecini kapsayan bir proje yönetimi için, belirli görevlerin geçmişteki hata oranlarını analiz ederek risk puanlaması yapılabilir; "Bu kod modülünün hata oranı yüksek, daha fazla test yapılması önerilir." gibi bildirimler sunulabilir.

İş Akışı Otomasyonu ile Görevleri Otomatik Olarak Atayın

Proje yönetim programı, iş akışı otomasyonu ile çeşitli görevlerin otomatik olarak atanmasını sağlayabilir. Örneğin belirli bir proje düzeninde beklenmedik durumlar sebebiyle yeni görevler oluşabilir. Yapay zekâ uygulaması, ilgili departmanın mevcut iş yükünü analiz ederek yeni görevleri dengeli bir şekilde dağıtabilir. Daha sonrasında atama hakkında yöneticilere gerçek zamanlı durum güncellemesi yapabilir: "Teknik destekle ilgili bir talep geldiği için bu talep teknik ekibinin liderine atandı."

İş akışı otomasyonu, sürdürülebilir iş birliği sağlayan özellikleri arasında gecikme yönetimine de yer verir. Belirli bir görev geciktiğinde devamındaki görevler otomatik olarak ertelenir. Ayrıca ekip çalışmasında herkesin aynı anda ilerlemesi için ardışık görevleri otomatik bir şekilde başlatır: "İçerik üretimi tamamlandı, grafik tasarımı için yeni görev oluşturuldu, Mehmet'e atandı."

Sonuç olarak, yapay zekâ destekli bir proje yönetim yazılımı otomatik zaman takibi, görev otomasyonu, risk değerlendirmesi, geliştirilmiş üretkenlik ve bilinçli karar mekanizması gibi birçok farklı fayda sunan bir araç olarak operasyonel süreçlerinize dâhil olabilir.

Bu noktada, tercihlerinize ve hedeflerinize uyan esnek bir proje yönetimi yazılımı seçmeniz adına bazı önerilerde bulunabiliriz.

En Popüler 5 Yapay Zekâ Proje Yönetim Yazılımı

Mevcut proje yönetim süreçleriyle sorunsuz bir şekilde çalışan bir yazılım bulmak, yöneticilerin yapay zekânın faydalarını maksimum seviyede deneyimlemesine yardımcı olan çözümler sunabilir. Aşağıda yer alan özelliklere göre proje yönetim yazılımı araçlarını sizin için değerlendirdik:

• Verimli planlama ve zamanlama
• Geliştirilmiş risk değerlendirmesi
• Geliştirilmiş kaynak yönetimi
• Görev otomasyonu
• Tahmin Analitiği
• Güçlü İş Birliği

1. Bitrix24

Bitrix24, kapsamlı bir proje yönetim yazılımı olarak iş akışlarında tam optimizasyon sağlar. Kullanıcı dostu bir arayüz sunan platform, birden fazla projenin aynı anda başarılı bir şekilde yürütülmesine olanak tanır. Bitrix24 çözümleri arasında İş Yükü Yönetimi, Dosya Paylaşımı ve Depolama, Zaman Yönetimi ve Takvimler, Yinelenen Görev Otomasyonu ve Görev Bağımlılıkları dâhil birçok araç keşfetmek mümkün. Yöneticilerin görev yönetimi ve planlama alanında ihtiyaç duydukları tüm özelliklere sahip olan platform, fiyat performans açısından da oldukça avantajlı. Sınırsız kullanıcı için sonsuza kadar ücretsiz planının yanı sıra kurumsal firmalar için özel paketler de sunuyor. Başlangıç aşamasında ücretsiz bir proje yönetim yazılımı tercih edenler için harika bir seçenek olabilir.

2. Motion

Motion, yapay zekâ destekli proje yönetim yazılımı olarak kullanıcı dostu bir arayüze sahip. Proje yönetimini kolaylaştırmak adına görev önceliklendirme ve takvim entegrasyonu sağlıyor. Google ve Apple takvimleriyle entegre olarak tüm görevlerin tek bir yerde görülmesine imkân tanıyor. İş birliği özelliklerinde mikro yönetim ihtiyacını ortadan kaldırmak adına görev otomasyonu da sunuyor. Dinamik zaman takibi ile ise kaçırdığınız görevleri otomatik olarak yeniden planlayarak hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlıyor. Motion, ücretsiz bir deneme versiyonuna sahip olmasına rağmen ücretsiz bir plan sunmuyor. Bir kullanıcı için aylık fiyat 34$ olarak belirlenmiş. Kullanıcı sayısına göre fiyatlandırması da değişiklik gösteriyor.

3. Trello

Kullanımı kolay proje yönetim yazılımı olarak öne çıkan Trello daha çok görsel iş akışı yönetimine odaklanıyor. Popüler Kanban panolarının yanı sıra kullanıcı görevlerini optimize ederek ekip iş birliği verimliliğini yükseltiyor. Trello, proje yönetim aracı özellikleri olarak tekrarlayan görevlerin otomasyonu, bağımlılık yönetimi ve yapay zekâ destekli önerilere yer veriyor. Zaman çizelgesi ve görevleri gerçek zamanlı olarak güncelleyerek kolaylık sunuyor. Atlassian uygulamalarıyla entegre olabilmesi ise artı noktalarından biri. Trello ücretsiz planında sınırlı özellikler sunabiliyor. Kurumsal fiyat seçenekleri ise bir kullanıcı başına 17,50$'dan başlıyor.

4. Timely

İyi bir arayüze sahip olan Timely, kullanımı kolay ve esnek bir yazılım olarak listedeki yerini alıyor. Bu yapay zekâ uygulaması, zaman yönetimi ve takip araçları sunuyor. Otomasyonla birlikte proje yönetimi, maaş bordrosu ve kapasite planlaması gibi süreçlerin verimliliğini de artırıyor. Diğer proje yönetim yazılımlarında olduğu gibi farklı görevlere harcanan zamanı analiz ederek kritik olanları önceliklendirmeye yardımcı oluyor. Ücretiz bir plana sahip olmayan uygulama kullanıcı başına aylık 9$'dan başlayan fiyatlarla satın alınabilir.

5. Microsoft Project

Popüler bir iş ve yönetim platformu olarak kullanıcı dostu arayüzüyle öne çıkan Microsoft Project ile görev sürelerini, kaynak ihtiyaçlarını ve teslim sürelerini tahmin etmek kolaylaşıyor. Otomatik zaman takibi, bağımlılık yönetimi, risk değerlendirmesi ve çok kanallı iş birliği dâhil birçok farklı özelliğe sahip. Bu özellikler, büyük ve karmaşık projelerde ileri düzey optimizasyon sağlayabilir. Microsoft Planner, Microsoft 365 paketine dâhil. Ancak daha ileri özellikler için Planner Plan 1, Project Plan 2 ve Project Plan 5 olarak farklı paketler sunuluyor. Planlar hakkında detaylı bilgi almak için Microsoft ile iletişime geçmek de mümkün.

Sonuç olarak, Bitrix24 diğer proje yönetim yazılımları ile karşılaştırıldığında avantajlarıyla listenin birincisi olmayı başarıyor. İyi bir CRM yazılımı olmasının yanı sıra insan kaynakları, muhasebe, iletişim ve görev yönetiminde de 35'ten fazla aracı bir araya getiriyor.

Hayatımızın pek çok alanında, "yapay zekâ projesi" olarak adlandırılan çeşitli yeniliklerle karşılaşıyoruz. Sıkıcı ve zaman alıcı görevleri ortadan kaldırarak yaratıcılığı teşvik eden yapay zekâ uygulamaları, proje yönetiminde de köklü değişiklikler yaratmaya devam ediyor. Yapay zekâyı benimsemek ve onu etkili bir şekilde kullanmak için gerekli becerileri geliştirmek, proje yaşam döngüsünde yer alan bireyleri gelişen proje yönetimi alanında vazgeçilmez birer değer hâline getiriyor.

Siz de Bitrix24 araçları ile tanışmak için ücretsiz olarak kaydolabilir ve proje yönetiminde yapay zekânın sunduğu avantajları keşfetmeye başlayabilirsiniz.