Her Şey Bu Kadar Önemliyken Görevlerde Doğru Önceliklendirme Nasıl Yapılır?

Basit bir yapılacaklar listesine sahip olmak her zaman yeterli değildir ve bir dümenin olmadığı uçsuz bucaksız yükümlülükler okyanusunda kaybolmak kolaydır. Öncelikleri belirlemek, tüm profesyonel yükümlülüklerinizi yerine getirmenin sırrıdır. Her şey aynı derecede önemli görünüyorsa, işiniz için bir görev önceliklendirme matrisi belirlemenin bir yolunu bulmak oldukça zor olabilir. İşinizi kontrol etmek ve hedefleri karşıladığından emin olmak için ihtiyaçlarınıza uyan görevleri nasıl önceliklendireceğinizi belirlemek çok önemlidir.

Gündelik işlerin ve önceliklerinin doğru bir şekilde belirlenememesi, proje yönetim ekipleri ve birim liderlerinin en büyük sorunları arasında yer almaktadır. En iyi proje yönetim yazılımını kullansanız da sisteme veri giren kişi sizsiniz. Ek olarak, önünüze çıkan her farklı iş için "daha fazla önceliklendirme" talep etmeye başlamak istemezsiniz.

Aynı şekilde, kimsenin dünün hedeflerine konsantre olmamasını garanti etmek için dikkatli olmalı ve uygun düzeyde görev bilincine sahip olmalısınız. Bunu doğru bir şekilde başarmak için, önemli miktarda eğitim ve zaman yönetimi gereklidir. Size yardımcı olmak amacıyla, işe nasıl öncelik verileceğini ve iş akışınızı nasıl yöneteceğinizi ayrıntılarıyla anlatan bir noktadan noktaya talimat hazırladık.

1. Kapsamlı bir yapılacak işler kontrol listesi hazırlamak

Önceliklendirme sürecini fiilen başlatmadan önce tamamlamak istediğiniz belirli görevlerin bir listesini oluşturun. Bu size günlük iş hacmi hakkında geniş bir bakış açısı sağlar. Gerçekleştirmeyi düşündüğünüz tüm günlük şeylerin bir özetini oluşturun ve ekleyin. Ek olarak, başarmanız gereken kısa vadeli ve uzun vadeli görevlerin bir listesini yapın. Bunlar önümüzdeki hafta, ay, çeyrek, yıllık veya daha fazla sürede tamamlanması gereken görevler olabilir.

Yapılacaklar listesini güncel tutmak ve elektronik olarak saklanan bir kopyasının olması çok önemlidir. Ana yapılacaklar listesi, bir süre boyunca gerçekleştirmeniz gereken her şeyin hareketli bir kaydı görevi görür. Kapsamlı bir yapılacaklar listesi hızla değişmeye başlayabilir, bu nedenle elektronik olarak ele alınması ve güncel tutulması daha kolaydır.

Her iş gününün sonunda, halihazırda bitirdiğiniz işleri kaldırarak ve yenilerini ekleyerek yapılacaklar listenizi değiştirmek akıllıca bir seçenektir. Ayrıca, bunu yaparak sonraki günün gündemine bir göz atabilirsiniz, bu da görevleri önceliklendirmek için harika bir yoldur.

2. Görev önceliklendirme matrisini kullanarak öncelikleri sırayla belirleme

A (kritik), B (yüksek öncelikli), C (nötr) ve D (düşük öncelikli) kategorileri gibi görev önceliklendirme matrisini kullanarak etkinlikleri sıralamak, görevlerin nasıl önceliklendirileceğinin hızlı ve anlaşılır bir yoludur. Çeşitli yöntemlerle oluşturulabilir ancak temel prensip, tüm alternatiflerinizi listelemek ve önceliklerine göre sıralamaktır. Buna karşılık:

• Kritik - Bu faaliyetler sıklıkla acil ve zamana duyarlı olarak görülür ve çalışanların mevcut görevlerini durdurmalarını ve bunları hemen yapmalarını gerektirir. Çok önemli bir faaliyet ihmal edildiğinde, firma bir dizi sorunla karşı karşıya kalır.
• Yüksek öncelik – Yüksek öncelikli faaliyetler, zamana duyarlı değildir, ancak nispeten kritik faaliyetlerle karşılaştırılabilir. Yaklaşık bir haftada tamamlanabiliyor, bu yüzden kategoriler arasında ikinci sırada yer alıyor.
• Nötr– Bu görevin zorluğu yavaş tamamlanabilir ve acil bir bitiş tarihi yoktur.
• Düşük öncelik – Bu kategoride, bir iş ne zaman uygunsa tamamlanabilir. Herhangi bir vade tarihi herhangi bir sorun olmadan her an değiştirilebilir veya başka bir yere taşınabilir.

3. Daha büyük görevleri daha küçük parçalara bölmek

Aynı anda büyük bir görevi yerine getirmeye çalışmak göz korkutucu olabilir. Bu nedenle, üzerinde çalışmaya başlamadan önce bunları daha küçük, belki de daha ulaşılabilir parçalara bölmek mükemmel bir seçenektir. Proje dökümü, son teslim tarihini tamamlamak için hemen başlatılması gereken yaklaşan işlerin takibini kolaylaştırır. Bunu yaparak görevlere verimli bir şekilde öncelik vermeyi öğrenebilirsiniz.

Örneğin, yıllık bir konferans planlıyorsanız, sekiz ay önce tamamlanacak hazırlık planları, fiili olaydan dört ay önce tamamlanacak görevler, bir ay içinde tamamlanması gerekenler gibi parçalara ayırabilirsiniz. Söz konusu etkinlik öncesinde, konferansın kesin gününde tamamlanacak görevler ve etkinlik sona erdikten sonra etkinlik sonrası sorumlulukları da ayırabilirsiniz.

Tek seferlik veya devam eden görevlerin ayrıntılı bir kontrol listesi her aşamanın altında listelenecektir. Her küçük görevi birer birer yerine getirirken, muhteşem bir konferansın planlanması ve uygulanması için temeller yavaş yavaş atılır.

4. İşiniz ve sektörünüz hakkında öğrenebildiğiniz kadar çok şey öğrenmek

Sektörü ne kadar iyi anlarsanız, kariyerinizin her bölümünde önemli ölçüde daha iyi olursunuz. Şirketin hedefleri, iç operasyonları ve zayıf yönleri hakkında sağlam bir kavrayışa sahipseniz, işi nasıl etkili bir şekilde değerlendireceğinizi daha iyi anlıyorsunuz demektir.

Ait olduğunuz işi ve sektörü araştırmak için zaman ayırmalısınız. Görevlere nasıl öncelik verileceğini bilmek istiyorsanız, sizi bilgili tutmak için bu hızlı iş aktivitelerini yapmayı düşünün:

• Ait olduğunuz sektör hakkında bilgi bulun. Bu muhtemelen yazıları, düşünceleri ve hatta bazen aynı fikirde olmayabileceğiniz kavramları kapsar. Çok iyi bir bakış açısına sahip olmak amaçtır.
• Ekibin faaliyetleri hakkında daha fazla bilgi alın. Süreçleri ve taahhüdün tamamı arasındaki karşılıklı bağımlılıkları kabul edin.
• Bölüm başkanlarından tavsiye alın. Proje yöneticinizi ve her bölüm için neyin hayati derecede önemli olduğunu belirleyin.
• Ağınızı genişletin. İşletmenizdeki insanlarla sohbet etmek, pratik rehberlik almak için harika bir yaklaşımdır.

5. Gerçekten önemli olan şeylere odaklanmak

Çalışma günü boyunca aksamalar kaçınılmazdır. Bu nedenle, görevlerin önceliklendirilmesinde bunun ele alınması önemlidir. Önceliklere harcanabilecek zamanı boşa harcayabilecek çok sayıda kesinti alırsanız performans düşebilir. E-postalar, telefon konuşmaları, kısa mesajlar, anlık bildirimler, anlık sohbetler, gezinme, sürekli konferanslar, iş arkadaşlarınızla sohbet, gürültülü iş arkadaşları ve aralıksız trafik, özellikle çalışma alanınız ortak bilgisayarların ve fotokopi makinelerinin yakınındaysa, bu da tipik kesintilere örnektir.

Ne zaman kesintiye uğrasanız, ivmenizi kaybedersiniz ve önceki temponuzu veya ritminizi geri kazanmak için biraz zamana ihtiyacınız olur. Kendinizi sık sık bir işe başlarken ve dikkat dağınıklığı nedeniyle durdururken bulursanız, sinir bozucu olabilir ve bir işi bitirmeniz daha uzun sürebilir. Sıklıkla karşılaştığınız kesinti türlerini analiz edin. Kesintileri olabildiğince kontrol altında tutmak için eğilimleri belirleyin ve bunları ele alacak alternatifler geliştirin.

• Tüm uygulama, metin, sesli mesaj ve e-posta uyarılarını devre dışı bırakın.
• Birisi sözünüzü kestiğinde, ne istediğine çok dikkat edin ki yakınlığı ölçebilesiniz.
• Talebin işlenmesi biraz zaman alacaksa daha sonra konuşmak için öneride bulunun.
• İsteğe hemen yanıt verebiliyorsanız, bunu diğer sorumluluklarınıza dönmeden önce yapın.
• Zaman aralığı kısıtlı bir görevle uğraşıyorsanız, size biraz nefes almaları için iş arkadaşlarınıza haber verin.
• Planlayıcınızı veya ajandanızı başkalarıyla paylaşın, böylece onlar sizin yoğun zamanlarınızdan haberdar olur ve sizinle daha uygun bir zamanda konuşmayı planlayabilirler.
• Düzenli aralıklarla e-postanızı ve sesli mesajınızı kontrol edin ve yanıtlayın.

6. Ertelemeyi yönetmek için stratejiler kullanmak

Bir yapılacaklar kontrol listesi, sürekli olarak orada olan ve bir yapılacaklar listesinden diğerine geçmeye devam eden ertelemenin bir sonucu olarak belirli bir görevler koleksiyonu geliştirebilir. Bu, belirli bir zamanda bitmesi gereken bitmemiş işlerin miktarı karşısında bunalmış hissetmenize neden olacaktır.

Başlama isteksizliğiniz veya motivasyon eksikliğiniz nedeniyle rutin olarak zor işleri bırakıp bitirmek için son ana kadar beklemeniz, sadece ertelediğiniz anlamına geliyor. Sonunda, kendi başlarına kaybolmayacakları için görevleri tamamlamanız gerekecek.

• Sık sık ertelediğiniz etkinliklerin bir listesini yapmak
• Onları neden sevmediğinizi incelemek
• Onları bireysel bitlere ayırma
• Belirli bir süre içinde her bir bileşeni gerçekleştirmek için kendinizi zorlamak
• Ana işlev bitene kadar bu prosedürü tekrarlamak.

Kötü Görev Önceliklendirmesinin Etkileri

Düşük verimlilik

Düşük verimlilik, planlama ve hedef belirleme eksikliğinden kaynaklanır. Örneğin, tamamlanması gereken çok sayıda önemli iş varsa, ilgili işi aynı anda veya kademeli olarak bitirmek etkili bir yöntem olabilir. Ancak önceden hazırlık bile yapmazsanız, çalışırken kendinizi ileri geri gitme veya yeniden izleme ihtiyacı duyabilirsiniz. Bu, üretim ve performansın düşmesine neden olur.

Kayıp zaman

Görevlere öncelik vermenin zayıf yolları sonucunda zaman kaybedilir. Örneğin, bir proje üzerinde çalışırken çevrimiçi ağ sitelerinde arkadaşlarınızla sohbet ederek zaman geçiriyor ve dikkatiniz dağılıyor olabilir.

Kaybedilen kontrol

Görevin ne olduğundan emin olmadığınız için işiniz üzerindeki kontrolünüzü kaybediyorsunuz. Bu sizi daha stresli ve endişeli hissettirebilir.

İşin zayıf kalibresi

Zamanınızı iyi kontrol edemediğinizde ve görevlere nasıl öncelik vereceğinizi bilmediğinizde, işin notu genellikle zarar görür. Örneğin, işi son anda yapmak için acele etmek, sıklıkla kaliteden ödün verilmesine neden olur.

Zayıf duruş

İşleri zamanında teslim edemezseniz, müşteri talepleri ve patronunuzun sizinle ilgili görüşleri olumsuz etkilenir. Müşteriler, görevleri programa göre tamamlama konusunda size güvenemezlerse başka bir sağlayıcı bulma eğilimindedirler.

İş Yerinde Görevlere Öncelik Verme Konusunda Son Düşünceler

Birisi öncelikleri belirlemenin basit olduğunu iddia ediyorsa, bu onların eşit öneme sahip çok sayıda işle aşırı yüklenme gibi inanılmaz bir fırsatı henüz deneyimlemedikleri anlamına gelir. Sahip olduğunuz endişe ve şaşkınlık çok doğal. Tek yapmanız gereken, bunları ele almak için bir strateji belirlemek.

Başa çıkmakta gerçekten zorlanıyorsanız, kuruluşunuzdaki görevlere nasıl öncelik verileceğini geliştirmek için Bitrix24 gibi bir görev ve zaman yönetimi aracına başvurun. Şimdi kayıt ol!

SSS