Hibrit Ekipleri Verimli Bir Şekilde Yönetmek İçin 6 İpucu

Geleneksel çalışma sisteminde, yani fiziksel bir ofis ortamında haftada 40 saat çalışanların yalnızca %36'sı yüksek performans gösteriyor. Ancak şirketler, çalışanların nerede, ne zaman ve ne kadar çalışacaklarını seçebilecekleri esnek bir çalışma sistemine geçtiklerinde bu oran %55'e yükseliyor. Hibrit çalışma modeli tam olarak bu yüksek oranın kazanılması anlamına geliyor. Uzaktan çalışanlarla ofiste çalışanları bir araya getirerek hem memnuniyet hem de verimlilik artışı sağlıyor.

Hibrit çalışma modelinin getirisi ise bu sürecin ne kadar iyi yönetildiğine bağlı olarak değişir. Ekip performansını yükseltmek için öncelikli olarak yönetimde belirli bir başarı sağlamanız gerekir. Doğru araçlar ve tekniklerle hibrit ekip yönetiminde optimum verimliliğe ulaşmak mümkün. Bu yazımızda, deneme yanılma yöntemiyle keşfettiğimiz 6 faydalı hibrit ekip yönetim ipucunu sizlerle paylaşacağız.

Hibrit Çalışma Modeli Nedir?

Hibrit çalışma modeli hem ofiste çalışma hem de uzaktan çalışma düzenini bir araya getiren süreci ifade eder. Bu model sayesinde şirketler hangi günlerde, nasıl ve nerede en verimli şekilde çalışabileceklerine kendilerinin karar vermesi imkânını çalışanlarına sunar. Haftanın belirli günlerinde tamamen uzaktan çalışılırken, diğer günlerde ofiste bulunma zorunluluğu getirilir.

Hibrit çalışma sistemi, çalışanlara ofis ve uzaktan çalışma arasında geçiş yapma esnekliği sağlayarak, verimliliği artırmayı hedefler. Örneğin ofis dışında yapılması mümkün olan görevler için uzaktan çalışmaya geçiş yapılabilir. İş birliği gerektiren görevler içinse ofis günleri belirlenebilir. Hibrit ekipler de ofis ve uzaktan çalışmanın bir araya getirildiği çalışma modelinde görev alan kişileri ifade eder. Bu tür ekiplerin yönetimi, tamamen uzaktan ekiplerin yönetimine kıyasla daha karmaşık olabilir. Sonuçta hem ofiste hem de ofis dışında görev alan çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim tesis etmek, görev dağılımını çalışma modeline göre gerçekleştirmek ve hibrit çalışmanın beraberinde getirdiği zorlukları aşmak gerekir. Peki iki farklı çalışma modelini birleştiren bu tür bir esnek çalışma sistemi nasıl başarıyla yönetilir?

Uzaktan Çalışma Sistemi Kapsamında Hibrit Ekipler Nasıl Yönetilir?

Hibrit ekip yönetiminde başarılı olmak için hatalardan ders çıkararak ilerlemek önemlidir. Neyse ki sizin hata yapmanıza gerek yok. Çünkü daha önceden hata yaparak öğrenenler, başarıya ulaşmak için hangi unsurların gerekli olduğunu bizlere gösterdi.

Öncelikle hibrit ekiplerin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde anlamak şarttır. Hibrit çalışmanın hem ofis içi hem de uzaktan çalışanları etkili bir şekilde yönetmek olduğu göz önünde bulundurulduğunda, çalışanların beklentilerini belirli bir düzeyde karşılamak büyük önem taşır. Ancak çalışanların hibrit çalışma modelinde yanlış yorumlayabileceği bazı unsurlar vardır. Örneğin "esneklik". İşverenler, çalışanlara nerede, ne zaman ve nasıl çalışacaklarına dair belirli bir özgürlük tanırken, aynı zamanda net kurallar koymalıdır. Aksi takdirde, iş saatlerinde ulaşmanız gereken bir ekip üyesine, esneklik sınırlarının belirsiz olması nedeniyle iki gün sonra erişmek zorunda kalabilirsiniz.

Peki bu net sınırlar nasıl tanımlanabilir? Bu noktada, şirkette yer alan tüm kişi ve departmanların hibrit çalışma kültürüne uyum sağlaması önemlidir. Pandemi döneminde evden çalışmak zorunlu olsa da sonrasında ofise geçişte bu sürecin nasıl yönetilebileceğine dair çeşitli araştırmalar yapılmıştır. İşte bu araştırmalarda hibrit ekiplerin yönetiminde en çok karşılaşılan zorluğun iletişim olduğu belirlendi. Ekip üyelerinin görev dağılımındaki iletişim kopuklukları, departmanlar arasındaki anlaşmazlıklar ve dahası belirli bir hibrit çalışma kültürünün olmamasından kaynaklıdır.

Hibrit çalışmanın önündeki engeller nelerdir?

• Hibrit çalışmanın gerektirdiği kültüre uyum sağlamamak.

• Süreç için ihtiyaç duyulan teknolojik araçlara sahip olmamak.

• Yüz yüze iletişim eksikliği için herhangi bir çözüm üretmemek.

• Çalışan beklentilerini anlamamak.

• Geri bildirimle süreci sürekli olarak optimize etmemek.

Hem çalışan beklentileri hem de teknik altyapı hazır olduğunda, hibrit çalışma modeline geçiş yapabilirsiniz. Bundan sonra iş, performans takibine ve geri bildirimlerle sürekli gelişime odaklanmaya kalır.

Lafı daha fazla uzatmadan, şirket performansını artıran 6 faydalı ipucuna geçelim.

Hibrit Ekip Yönetiminde Verimliliği Artıran 6 İpucu

Hibrit ve sanal ekipler oluşturmanın temel bileşeni "denge" sağlamaktır. Uzaktan ve ofiste çalışan ekip üyeleri arasında denge kurmanın yanı sıra beklentileri karşılamak, teknolojik araçları doğru bir şekilde kullanmak ve başarılı bir iletişim stratejisi kurmak önemlidir.

1. Standartları ve Beklentileri Belirleyin

Hibrit ekipleri sorunsuz bir şekilde yönetmek, çalışanların hem ofiste hem de evde belirli bir çerçeve içinde hareket etmesini gerektirir. Evde çalışanlar, ofiste çalışanlardan ayrı bir şekilde çalışamaz veya kendi hâline bırakılamaz.

Birçok yönetici, günü verimli ve başarılı bir şekilde başlatmak için kısa bir sabah toplantısı düzenler. Ekibin büyük resmin bir parçası olduğunu hissetmesini sağlayan bu toplantı 10 dakikadan fazla sürmez ve hızlı bir şekilde biter. Böylece sabah toplantısı endişesi de yaratmaz.

Diğer yandan, çalışanlara esneklik tanımak da önemlidir. Uzaktan veya hibrit çalışma modellerinin en büyük artısı çalışanların kendi çalışma saatlerini kendi programlarına göre belirlemesine olanak tanımaktır. Bu esneklik başka bir ifadeyle "motivasyon" olarak yorumlanabilir. Fakat belirli saatlerde çalışmaları gereken ekipler için bu sistem işe yaramaz.

Net kurallar koymak ve hibrit modele uygun bir çalışma düzeni yaratmak, çalışanların iş süreçlerinde daha odaklı olmalarını sağlar. Koyduğunuz kurallar ile tercih ve hedefleriniz doğrultusunda sağlam bir yapı oluşturursunuz. Ancak kuralları koyarken sadece tek taraflı düşünmeyin. Kurallar adil olmalı ve birlikte çalışanlar için uygulanabilir olmalıdır. Bu elbette her isteğin kabul edilmesi gerektiği anlamına gelmiyor. Ancak yine de ekip için en iyisini yapmanız gerekir. Hibrit ekiplerde liderlik biraz da bunu gerektirir. İnsanların ideal planlarını kabul etmek ve onları karşılamak için elinizden gelenin en iyisini yapmak değer görür. Örneğin çocuklu çalışanlarınız, çocuğunu sabah okula bırakmak ve sonrasında çalışmak istiyorsa bu kurallar dâhilinde düşünülebilir.

2. Ekip için Doğru Araçları Sağlayın

Hibrit çalışmanın yüz yüze iletişim ve iş birliği eksikliğini giderecek uygun araçlar kullanmanın öneminden bahsetmiştik. Çünkü hibrit ekipler farklı platformlar üzerinden çalıştıkça bilginin kaybolmasına ve bazı güvenlik risklerinin doğmasına neden olur. Tam da bu yüzden hibrit çalışma modelinde bulut tabanlı sistemler kullanmak büyük önem taşır.

Uzaktan çalışmada kullanılan pratik araçlar şunlardır:

• E-posta ve anlık mesajlaşma uygulamaları.

• Yüz yüze iletişim sağlayan video konferans araçları.

• Görev yönetim sistemleri.

• Bulut tabanlı depolama çözümleri.

• Paylaşımlı dokümanlar.

• Performans analitikleri.

Tüm bunların yanında, uzaktan çalışma sistemine dair birçok farklı eğitim de verebilirsiniz. Bu eğitimlerin arasında teknik destek de yer alır. Çalışanlarınız uzaktan çalışma araçlarına hâkim değilse, bilgi sahibi olmalarını sağlayın. Eğitimin yanında çalışanlarınızın ihtiyaçlarına göre hareket edin. Örneğin uzaktan çalışan bir ekip üyesinin ergonomik bir ofis sandalyesine ihtiyacı varsa, bunu fark edin ve ihtiyacı karşılayın. Unutmayın ki bir çalışanı elde tutmak, yeni birini işe almaktan çok daha ucuzdur. Çalışanlarınızın neye ihtiyacını olduğunu bilir ve zamanında karşılarsanız, memnuniyeti artırarak elde tutma oranını optimize edersiniz.

Çalışanlar için hibrit çalışma sistemi araçlarından bahsetmişken Bitrix24'e göz atabilirsiniz. E-posta, mesajlaşma, video konferans, görev yönetimi, bulut tabanlı depolama, belge yönetimi ve analitik araçlarının tamamını tek bir platformda birleştiren Bitrix24 çözümleri ile hibrit ekip yönetimi hiç olmadığı kadar kolay ve verimli. Yapay zekâ ile desteklenen kapsamlı iş platformunu ücretsiz olarak denemek için kayıt işlemlerinizi tamamlayın.

3. Güçlü Bir Ekip Kültürü Oluşturmaya Odaklanın

Uzaktan çalışmaya dair milyonlarca belirsiz tavsiye aldığınızı biliyoruz. Ancak en faydalı olanları güçlü bir uzaktan çalışma ruhu yaratmaya yöneliktir. Bu noktada, hibrit ekiplerde aidiyet duygusunu artırmak ve ekip ruhunu güçlendirmek için aşağıdaki yaklaşımlar etkili olabilir.

• Ekibinize bir amaç verin: Çalışanlara yaptıkları işin bir anlam taşıdığını hissettirin. Uzaktan çalışmanın beraberinde getirdiği motivasyon eksikliğini hedefler koyarak azaltmaya çalışın. Bir projeye başlarken hep birlikte o projenin temel amacına odaklanın. Ekip üyelerinin çalışmaya ne tür katkı sağlayacaklarını bildirin.

• Sanal etkileşim alanları kurun: İyi bir ekip yönetmek, etkileşimi güçlü tutmaya dayanır. Şirket içi platformları yalnızca iş için değil, ekip üyelerinin sosyal etkileşim kurabileceği gruplar oluşturmak için de kullanın. Bu grupları ekip üyelerinin ilgi alanlarına veya ortak noktalarına göre de oluşturabilirsiniz.

• İş dışında da bağlantı kurun: Ekibinizi bir arada tutmanın bir diğer yolu da iş dışı bağlantılar kurmaktır. Tabii ki bu bağlantılar hafta sonları tercih edilmeyebilir. Ancak pazartesi günleri kahve molalarını değerlendirmek harika bir fikir olabilir. Hafta içi öğle yemeklerinde, iş hakkında konuşmak yerine ekip üyelerinin hafta sonu planlarını dinleyebilirsiniz. Burada önemli olan ekip içi iletişimi beslemek ve takım ruhunu güçlendirmektir.

4. Ekibinize Eşit Fırsatlar Sunun

Hibrit ekiplerde, uzaktan çalışma modelindeki üyelerin göz ardı edilmesi veya ofiste çalışanların daha fazla sorumluluk alması gibi dengesizlikler oluşabilir. Çünkü ofiste bulunan çalışanları yönetmek, evden çalışanları yönetmeye göre çok daha kolaydır. Tam da bu nedenle, görevleri ve fırsatları tüm ekibiniz arasında eşit bir şekilde paylaştırmamak birçok farklı riski beraberinde getirebilir. Örneğin bazı ekip üyeleri dikkate alınmıyormuş gibi hissedebilir, daha fazla iş yükü üstlenenlerde ise tükenmişlik sendromu gözlemlenebilir.

Adaletli bir çalışma sistemi yaratmak için tüm zamanınızı harcamak zorunda değilsiniz. Doğru araçlar kullanmak, ekibiniz için en uygun planı hazırlamanıza yardımcı olacaktır.

Bu noktada herhangi bir proje yönetim yazılımını değil, otomasyon sağlayan akıllı araçları tercih etmekte fayda vardır. Yapay zekâ destekli görev yönetim yazılımları, ekip üyelerinin performansını ve programlarını takip ederek görev dağılımını otomatik olarak gerçekleştirir. Takvim entegrasyonları ile desteklenen bu araçlar sayesinde, ekip liderlerinin tüm ekip üyeleri arasında adil, uygun ve dengeli bir program oluşturması mümkün hâle gelir. Yeni görev atarken, geçmiş performansa hızlı bir şekilde göz atarak değerlendirme yapabilir, ofistekiler ve uzaktan çalışanlar arasında esnek bir model yaratabilirsiniz.

Ayrıca ekibiniz üzerinde analitik çalışmak adına da bu tür araçları tercih edebilirsiniz. En iyi çalışanlarınızın kimler olduğunu sadece "tahmin" etmek yerine, veriye dayalı kararlar alın. Geçmiş performans raporlarını değerlendirerek, ekibinizin bireysel düzeyde ne kadar iyi performans gösterdiğini gözlemleyin.

5. Etkili Bir İletişim Stratejisi Uygulayın

Uzaktan çalışmada yönetsel konular temel olarak "iletişim" unsurundan başlar. Daha önceden de belirttiğimiz gibi yüz yüze iletişim eksikliğine yeni çözümler bulmanız şarttır. Açık ve akıcı iletişim her ekip için önemli olabilir ancak konu hibrit çalışma sistemi olduğunda her zamankinden daha fazla gereklidir diyebiliriz. Peki güçlü bir iletişim stratejisi hibrit çalışmaya ne tür faydalar getirir?

• Tüm ekibin operasyonel süreçlere olan bağlılığını artırır.

• Şirket kültürünün güçlendirilmesini sağlar.

• Departmanlar arası senkronizasyonu artırır, birlikte çalışmayı teşvik eder.

• Çalışan performansının daha iyi takip edilmesini sağlar.

Akıllı iletişim stratejisi beraberinde birçok fayda getirebilir. Bu hedefe ulaşmada tercih edebileceğiniz yöntemler ise şunlardır:

Zaman Zorunluluğu Olmayan Toplantılar

Evden çalışanlar ve ofisten çalışanlar arasında zaman sorunu vardır. Konu toplantılar olduğunda, bu sorun daha fazla hissedilir. Toplantıları kaydederek çalışanların uygun oldukları zaman diliminde izlemelerine olanak tanıyın. Yüz yüze toplantılar yerine sanal toplantıları tercih edin.

Yüz Yüze Görüşerek Motivasyon Takibi Yapın

Ofiste olan çalışan grubu için motivasyon takibi yapmak oldukça kolay olabilir. Çünkü sadece hareketlerini izleyerek birinin kötü bir gün geçirip geçirmediğini anlayabilirsiniz. Ancak hibrit çalışma sisteminde uzaktan çalışan grup için nasıl bir plan yapılabilir?

Uzaktan çalışan grup, baskı altında eziliyor ve endişelerini dile getirmek konusunda herhangi bir istek duymuyor olabilir. Bir yönetici olarak hem ofiste hem de uzakta olan çalışanların refahını yönetmek sizin sorumluluğunuzdur. Bu durumda uzak ekipleri yüz yüze konuşarak takip etmelisiniz. Video konferans araçları, istenilen görüntü aktarımını sağlayacağı için tercih edilebilir. Buna rağmen iletişim kuramıyorsanız, belirli çalışanları ofise çağırmayı düşünün.

6. Hibrit Çalışma Modeli için Kaizen Bir Yaklaşım Benimseyin

Hibrit çalışma modelinde tek bir stratejiye bağlı kalmak yerine Kaizen bir yaklaşım benimseyin. Peki Kaizen yaklaşımlı çalışma nedir?

Japoncada Kaizen" sürekli iyileştirme veya sürekli gelişme" anlamına gelir. Bunu ekip yönetiminde yorumladığımızda ise geri bildirimden beslenmek olarak açıklayabiliriz. Hibrit çalışma dinamik bir süreçtir ve zaman içinde yeni çözümlerle gelişmeye devam etmelidir. Bu noktada farklı stratejiler arasında geçiş yapmak, yeni ve üretken bir süreç sağlamak adına faydalı olabilir.

Düzenli geri bildirim mekanizmaları oluşturarak ekip üyelerinizin taleplerini analiz edin. Yeni çözümlere olan ihtiyaçları zamanında anlayarak, gerekli adımları atın. Örneğin uzak ekipler bilgiye erişimde gecikme yaşıyorsa, öğrenme materyallerinin yer aldığı bir bilgi tabanı inşa ederek anlık bilgi erişimi sağlayabilirsiniz. Ekip üyeleriniz geliştikçe, talepleri de değişecektir. Veri analizlerini kullanarak ekip üyelerinin performansını değerlendirin. Çalışan önerilerini dikkate alarak hibrit çalışma modelindeki işleyişi geliştirin.

Sonuç olarak, Covid 19 ile hayatımızdaki önemini daha net bir şekilde anladığımız remote çalışma modeli gün geçtikçe hibrit çalışma ile değiştirilmeye devam ediliyor. Tamamen uzaktan çalışmak ofis dışında gerçekleştirilemeyen görevler için zorluk çıkarırken, hibrit çalışma bu soruna çözüm buluyor. Çalışan beklentilerini netleştirmek, verimlilik odaklı kurallar koymak, doğru araçları kullanmak ve geri bildirimle sürekli olarak gelişim sağlamak hibrit çalışma modelinin başarılı bir şekilde yönetilmesine olanak tanıyor.

Hibrit çalışma için ihtiyaç duyulan tüm araçlara sahip hepsi bir arada iş platformu Bitrix24 ile ekip yönetimi ve liderlik alanında başarı sağlayın. Esnek çalışma saatleri ile çalışanlara iş-yaşam dengesi kazandırırken, uzaktan ve ofiste çalışanların yönetiminde maksimum verimlilik elde edin. Görev yönetiminden planlama ve insan kaynaklarına kadar 35'ten fazla Bitrix24 araçları ile hemen şimdi kaydolarak ücretsiz bir şekilde tanışın.

SSS

Hibrit Çalışma Nedir?

Hibrit çalışma, çalışanların belirli günlerde ofis içinde, belirli günlerde ise ofis dışında veya uzaktan çalıştığı esnek bir çalışma modelidir.

Hibrit Çalışma Kaç Gün Sürer?

Hibrit çalışma günleri haftalık veya aylık olarak planlanabilir. En yaygın çalışma sistemi genellikle haftada 2-3 gün ofis, kalan günler uzaktan çalışma şekildedir. Haftalık olduğu gibi aylık planlamalar yapan şirketler de vardır.

Hibrit Çalışma Rahat mı?

Evet, hibrit çalışma modelinin sunduğu esneklik ve zaman yönetimi çalışanların daha rahat ve üretken olmasını teşvik eder. İyi bir ekip yönetimi ile hibrit çalışma düzeninde maksimum verimlilik sağlanabilir.