İK İşe Alım Otomasyonu Nedir?

İnsan kaynakları, çalışan ilişkilerini yönetmeden eğitim ve gelişime kadar birçok farklı göreve sahiptir. En önemli görevlerinden biri ise işe alım sürecini yönetmektir. Bu süreçte, ihtiyaç duyulan pozisyona uygun iş ilanlarını çeşitli platformlarda oluşturmaktan özgeçmiş taramaya kadar birçok görevi üstlenmeye devam ederler.

Her iş ilanı için aynı adımları tekrarlayarak yetenekli ve iş tanımlarına en uygun adayları bulmaya çalışırlar. Ancak işe alım sürecinin tekrarlanan görevlerden çok daha kritik noktaları bulunur. Örneğin yeni adayların değerlendirilmesi, gelecek potansiyellerinin ölçülmesi ve işe alındıklarında oryantasyon sürecinin etkili bir şekilde yönetilmesi gibi süreçler hem çalışanlar hem de işletmeler için oldukça önemlidir.

Peki İK profesyonellerini tekrarlayan görevlerden kurtararak daha önemli işlere odaklanmalarını sağlamak mümkün mü? İK işe alım otomasyon yazılımları tam da bu noktada devreye girer ve performansı optimum seviyeye yükseltmeyi hedefler. İşe alım otomasyonu, belirli görevleri ve süreçleri otomatikleştirerek, işe alım başına maliyeti düşürmeyi ve genel aday deneyimini iyileştirmeyi başarır.

İK işe alım otomasyonu ile neler yapabileceğinize yakından göz atabiliriz. Bu tür otomasyon yazılımlarını kullanmak için uzman bir işe alım şirketi olmanıza gerek yoktur. Büyük ya da küçük her ölçekte işletme, daha az kaynak kullanarak hızlı ve verimli bir şekilde işe alım süreci yaratmayı hedefleyebilir.

Bitrix24 çözümleri sayesinde siz de işe alım otomasyon özelliklerinin sunduğu faydaları deneyimleyebilirsiniz. Sonsuza kadar ücretsiz plandan yararlanmak için hemen şimdi kayıt işlemlerinizi tamamlamanız yeterli.

İnsan Kaynakları İşe Alım Otomasyon Sistemi Nedir?

İnsan kaynakları otomasyon sistemi, işe alım sürecinde insan müdahalesine olan ihtiyacı azaltarak temel işlevleri ve süreçleri kolaylaştırmak için tasarlanmış bir çözümdür.

Yapay zekâ ve makine öğrenimini temel alan bu sistem, verilen komutlara insan benzeri yanıtlar sağlamanın yanı sıra büyük veri kümelerini hızlı bir şekilde analiz etme ve raporlama özelliklerine sahiptir. Tam da bu özellikler sayesinde İK profesyonelleri için işlevsel bir asistan olarak hizmet verir.

İşe alım otomasyonu ile desteklenen bir İK yazılımı hem planlanan hem de anlık görevleri hızlı bir şekilde yerine getirebilir. Derin öğrenme teknolojilerine sahip altyapıları sayesinde, önceden planlanan programları sistematik olarak takip eder ve yerine getirir. Aynı şekilde, anlık verilen komutlarda da bağlamsal yanıtlar sunarak üretkenlik ve performans artışı sağlar.

Peki bir işe alım otomasyon sistemi zaman tasarrufu ve genel verimlilik açısından ne kadar başarılıdır? Yapılan bir araştırmaya göre, İK departmanları özgeçmiş taraması, aday iletişimi ve oryantasyon yönetimi gibi tipik görevleri otomatikleştirdiğinde haftada 14 saate kadar zaman tasarrufu sağlayabiliyor.

Dahası İK liderlerinin %76’sı yapay zekâ otomasyon çözümlerinin kullanılmaması durumunda kurumsal başarıda geride kalacaklarına inanıyor.

İşe alım süreçleri yapay zekâ çözümleri ile birleşerek İK profesyonellerinin yeteneklerini geliştirmek için tasarlanan yazılımlar ortaya koyuyor. Dünya genelindeki şirketlerin %56’sı, insan kaynaklarının tekrarlayan süreçlerini otomatikleştirmek için yapay zekâyı kullanırken sizin de bu çözüme yakından bakma zamanı gelmedi mi? Öyleyse İK işe alım süreçleri için otomasyonun nasıl kullanabileceğine birlikte göz atalım.

İşe Alım Otomasyonu Hangi İK Görevlerini Otomatikleştirebilir?

İşe alım otomasyon sistemi, İK profesyonellerinin tekrarlayan görevlerini otomatikleştirirken hata payını da asgari düzeye indirir. Adaylar hakkında detaylı bilgi veren raporlar hazırlamadan e-posta gönderimine kadar birçok farklı süreçte iş verimliliği sağlar.

İşe alım otomasyonunun hangi İK görevlerini otomatikleştirebileceğine bakmadan önce herhangi bir tipik işe alım senaryosunda hangi adımların yer alabileceğini listeleyelim.

İşe alım sürecinde izlenen adımlar:

• İş ilanı oluşturma

• Gelen başvuruları takip etme

• Özgeçmiş tarama

• Potansiyel adaylarla iletişime geçme

• Ret e-postaları gönderme

• Adayların beceri ve kişiliklerini değerlendirme

• Adaylar hakkında geri bildirim toplama

• Seçilen adaylar için iş teklifi hazırlama ve gönderme

• Oryantasyon

İşe alım sürecinin yaşam döngüsüne göz attığımızda, tüm bu adımların yapay zekâ ile otomatik olarak yürütülebileceğini de anlayabiliriz.

Ancak bu, tüm işi otomasyona bırakmak demek değildir zira otomasyon sadece ona verilen görevleri yerine getirir. İK profesyonellerinin ise kritik görevlerine odaklanarak bu süreci yönetmesi ve kontrol altında tutması beklenir.

İK işe alım görevlerine göre otomasyon sisteminin neler yapabileceğine artık geçiş yapabiliriz.

İş İlanlarını Farklı Platformlarda Hızlı Bir Şekilde Paylaşın

İK departmanları, ihtiyaç duyulan rol doğrultusunda iş tanımı hazırlamak, ilan oluşturmak ve bu ilanı farklı platformlarda yayımlamakla yükümlüdür. İşe alım otomasyon sistemi ise tüm bu süreçlerde verimlilik artışı sağlayabilir.

Bitrix24 gibi İK otomasyonu sunan iş yazılımları, yapay zekânın tüm avantajlarından faydalanmanızı sağlar. Metin oluşturma ve düzenleme becerileri de buna dâhildir. İşletmenizin marka tonuna, iş hedeflerine ve pozisyon tanımlarına uygun açıklayıcı bir iş ilanı oluşturmak için yapay zekâ asistanlarından yardım alabilirsiniz.

Otomasyonun buradaki asıl görevi, iş ilanını farklı platformlarda aynı anda yayımlamak olur. Örneğin LinkedIn, şirketin web sitesi ve kariyer gelişim platformları üzerinden iş ilanı yayımlamak için ayrı ayrı girişler yapmanıza gerek kalmaz.

Hem sosyal medya hem de web sitesi için tek bir yazılımı kullanarak ilgi çekici iş ilanları oluşturabilir ve yayımlayabilirsiniz. Otomasyon kullanmanın bir diğer faydası da iş ilanlarını güncel tutmaktır. İşe alım otomasyon yazılımı, süresi dolmuş iş ilanlarını otomatik olarak kaldırabilir.

Gerçek Zamanlı Bildirimler ile Gelen Başvuruları Takip Edin

İşe alım yönetimi, ilan yayımlamanın ardından gelen başvuruları düzenli bir şekilde takip etmeyi de gerektirir. Otomasyon ise gerçek zamanlı bildirimler ile gelen başvuruları sizin için verimli bir şekilde takip edebilir.

Otomasyonun sağladığı bir diğer özellik de kategorilere ayırmaktır. İş başvurularında oluşturulan forma göre adaylar hakkında toplanan tüm bilgileri listeler. Ad, soyadı, deneyim, konum ve sektör gibi birçok bilgiyi derleyerek potansiyel adayları öne çıkarır.

Otomasyon sistemi, yeni başvuru geldiği zaman, bildirim gönderip analiz yaptıktan sonra başvurunun potansiyelini puanlayabilir. Böylece İK profesyonelleri de hiçbir adayı kaçırmadan gelen başvuruları etkili bir şekilde takip edebilir.

Akıllı Filtreleme Özellikleri ile Özgeçmişleri Tarayın

İK süreç otomasyonu, nitelikli adayları hızlı bir şekilde tespit etmek için özgeçmişleri tarar. Belirli beceriler doğrultusunda tarama yapan yapay zekâ, adayları sıralamak için çeşitli filtreler kullanır.

Örneğin bir satış personeli ilanı için CRM eğitimi olan adayları taramak üzere komutlar verebilirsiniz. İş ilanına gelen tüm özgeçmişlerin incelenmesine olanak tanıyan AI destekli İK programları ile güvenilir, eşit ve kolay özgeçmiş taraması yaparak, en iyi adaylara hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Kişiselleştirilmiş Mesajlar Oluşturarak Potansiyel Adaylarla İletişime Geçin

AI destekli İK yazılımı öncelikle iş ilanı oluşturmanıza ve ardından bu ilanı yayınlamanıza yardım edebilir. Daha sonrasında ise gelen başvuruları takip etme ve tarama avantajı sunar. Potansiyel müşterilerle hızlı ve kolay bir şekilde iletişime geçme kabiliyetini de tüm bunlara ekler.

İşe alım sürecindeki mülakat daveti veya referans talebi içeren tüm e-posta içeriklerinizi kişiselleştirerek hızlıca hazırlamak mümkündür. E-posta içeriklerini hızlı bir şekilde oluşturduktan sonra, işe alım otomasyon sistemi otomatik olarak doğru zamanda doğru kişiyle iletişime geçer.

İletişimi çok daha hızlı ve tutarlı bir hâle getiren süreç otomasyonu sayesinde, aynı e-posta veya mesaj içeriklerini tekrar tekrar göndermenize gerek kalmaz.

Uyumlu Olmayan Adayları Otomatik Olarak Değerlendirme Aşamasında Eleyin

İnsan kaynakları, personel alımı yaparken en çok uyumlu olmayan adayların başvurularını değerlendirmekle zaman kaybeder. Her aday için manuel olarak ret e-postaları oluşturmak yerine, otomasyon sistemleri ile işe alım sürecinin farklı aşamalarında kişiselleştirilmiş ret e-postaları gönderilebilir.

Özgeçmiş tarama sürecinde belirli kriterlere uymayan adaylar için otomasyon tarafından ret e-postası gönderilmesini sağlayarak kimsenin yanıtsız kalmaması hedeflenir. Ayrıca, tüm başvurulara yanıt vermek, profesyonel bir insan kaynakları ekibine sahip olduğunuzu ve yasal yükümlülüklere uyduğunuzu göstermek adına önemlidir.

Adayların Beceri ve Deneyimlerini Değerlendirmek Üzere Testler Yollayın

İşe alım otomasyon araçları, adaylara, işe alım öncesi testler ve değerlendirmeler göndererek onları değerlendirmenize yardımcı olabilir. İşverenlerin bilinçli karar alabilmesine olanak tanıyan otomasyon araçları ile insan kaynakları verimliliğini artırmak mümkün olur.

Böylece her adayın ihtiyaç duyulan rol için uygunluğunun adil ve tarafsız bir şekilde incelenmesini temin edilir. Otomasyon değerlendirme araçlarını kullanarak teknik beceriler, bilişsel yetenekler ve kişilik nitelikleri için değerlendirme sürecini de otomatikleştirebilirsiniz.

Potansiyel Adaylar Hakkında Geri Bildirim Toplayın

Potansiyel adaylar hakkında geri bildirim toplamak için verilen referans bilgilerinin kontrolünü otomatikleştirmek mümkündür. Geleneksel referans kontrol sürecinde, işe alım uzmanlarının, referans bilgisi verilen şirketlerle telefon veya e-posta yoluyla iletişime geçmesi beklenir.

Ancak bir İK süreç otomasyonu sistemi sayesinde referanslara otomatik e-postalar gönderebilirsiniz. Bu e-postalar; adayın iş ahlakı, becerileri, yetenekleri ve davranışları hakkında ayrıntılı geri bildirim elde edilebilecek yapılandırılmış çevrimiçi anketlere veya formlara bağlantılar içerebilir.

Anket veya form kullanmak bir telefon görüşmesi ile alacağınız tüm bilgilerden daha etkili olabilir. Manuel form doldurma sürecini de ortadan kaldıran bu özellik sayesinde, tüm adayların referans içeriklerini sonrasında birbirleriyle karşılaştırabilirsiniz.

Form ve anketler doğrultusunda otomasyon yazılımı tarafından hazırlanan ayrıntılı raporlar; adayın güçlü yönleri, zayıf yönleri ve geliştirilmesi gereken alanlar hakkında içgörüler sağlayabilir.

İlgili Adaylar için İş Teklifi Hazırlayın ve Gönderin

Beceri ve deneyim değerlendirmesinin ardından potansiyel adaylar hakkında geri bildirimler topladınız ve kararınızı verdiniz, artık işe alım yapacaksınız. Peki ilgili adaylar için iş teklifi hazırlama ve gönderme aşamasında otomasyon yazılımları nasıl fayda sağlayabilir?

İşe alım otomasyonu, iş teklifi şablonlarını verilen bilgiler doğrultusunda otomatik olarak doldurarak ilgili kişiye gönderebilir. Örneğin İK profesyonelleri tarafından sisteme girilen maaş, pozisyon, yan haklar ve başlangıç tarihi gibi önemli ayrıntılar otomasyon yazılımı tarafından alınır ve iş teklifi şablonuna aktarılır.

İş teklifini otomatik olarak biçimlendirerek tüm belgelerde tutarlılık sağlarken hata veya tutarsızlık riskini de önemli ölçüde azaltır​. İş teklifi gönderilen ve belirli bir zaman dilimi içinde yanıt vermeyen adayları takip etmek için otomatik hatırlatıcılar ayarlamak da mümkündür.

Oryantasyon Belgelerinin Otomatik Olarak Doldurulmasını Sağlayın

İşe alım sürecinin son adımında oryantasyona hazırlık görevleri yer alır. Çalışanların şirket kültürüne ve pozisyonlarına uyum sağlaması adına çeşitli belge ve kılavuzlar göndermeniz gerekebilir. İşe alım otomasyon sistemi, sizi tüm bu süreçten kurtararak performans ve verimlilik artışı sunmaya devam eder.

Karşılama e-postaları, eğitim belgeleri ve diğer tüm belgeler otomatikman doldurularak gönderilebilir. Yeni işe alınanların evrak işlerini daha hızlı tamamlamak ve insan hatasından doğabilecek eksiklikleri engellemek de mümkün hâle gelir. Tüm bunlara ek olarak, işe alım otomasyon yazılımı sayesinde, yeni işe alınanlar için rollerine ve departmanlarına göre kişiselleştirilmiş oryantasyon planları dahi oluşturabilirsiniz.

İK Otomasyon Yazılımları İşe Alım Maliyetini Nasıl Azaltabilir?

En popüler iş ağı platformlarından biri olan LinkedIn’e göre, bir işletmenin ihtiyaç duyulan pozisyon için uygun aday bulması, değerlendirmesi ve işe alım süreci 36 güne kadar çıkabiliyor. Bu süreç, insan kaynaklarının adaylar üzerinde harcadığı zamanı görmek adına yeterli bir ipucu olabilir. Çalışanların tek başına işe alınma maliyetlerinin yanı sıra aday değerlendirme ve eleme süreci de başlı başına bir maliyet olarak ele alınabilir.

Bu bağlamda, İK işe alım süreci, otomasyon ile kolaylaştırıldığında genel masrafları azaltma olanağı da doğmakta.

Tekrarlayan İdari Görevleri Azaltın

İşe alım otomasyon sistemi; veri girişi, belge yönetimi ve başvuru takibi gibi idari görevleri otomatikleştirerek işe alım uzmanlarının zamandan tasarruf etmesini sağlayabilir. Manuel dosyalama süreçlerine olan ihtiyacın ortadan kalkması sayesinde İK maliyetlerinde de verimlilik sağlanabilir.

Örneğin otomatik bir başvuru izleme sistemi, insan kaynaklarını veri depolama ve yönetme sürecinden kurtarır. Dolayısıyla hem bu alan için duyulan personel ihtiyacı ortadan kalkar hem de İK profesyonellerinin daha kritik süreçlerde rol alması sağlanabilir.

Geliştirilmiş İş İlanı Yönetimi

Otomasyon araçları sosyal medya platformları ve kariyer web siteleri dâhil olmak üzere birden fazla platformda aynı anda iş ilanlarını dağıtmak üzere yapılandırılabilir. Bu, iş ilanlarına ayrılan bütçenin de etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar.

Otomasyon araçları sürekli olarak güncellemeler yaparak erişim alanını genişletir. Maksimum görünürlük sağlayarak reklam masraflarının azalmasına yardımcı olur. İşletmeler, iş ilanı yayımlarken büyük reklam maliyetlerinin önüne geçerek hem daha etkili hem de daha geniş bir aday havuzu yaratabilirler.

Otomatikleştirilmiş Değerlendirme Sistemi

İşe alım otomasyonu, özgeçmişleri ve başvuruları önceden tanımlanmış kriterlere göre tarayan algoritmalar kullanır. En uygun adayları belirlemek için anahtar kelimeleri, nitelikleri ve deneyimi analiz edebilir. Manuel özgeçmiş taramasına olan ihtiyacı ortadan kaldırarak, niteliksiz özgeçmişleri incelemek için harcanan zaman ve çabayı azaltır.

İşe alım otomasyon yazılımlarının etkili olduğu bir diğer alan da mülakat planlama sürecidir. Entegrasyon yetenekleri güçlü ve iyi bir İK yazılımı, iş takvimleriyle senkronize olarak mülakat planlama sürecinin optimize edilmesine olanak tanır.

İşe alım uzmanlarının takvimlerini ve adayların müsaitliğini entegre ederek en doğru zamanı otomatik olarak bulur. Örneğin işe alım otomasyon yazılımı, mevcut zaman aralıklarını adaylara sunarak, manuel müdahaleye gerek kalmadan adayların tercih ettikleri görüşme zamanını seçmelerine olanak tanıyabilir.

Sonuç olarak, İK işe alım otomasyon yazılımlarının tekrarlanan görevleri ortadan kaldırması zaman, çaba ve maliyet tasarrufunu da otomatik olarak beraberinde getiriyor. Hem daha üretken bir çalışma sistemi yaratmak hem de iş süreçlerinin verimliliğini yükseltmek mümkün hâle geliyor.

Yeni adayların hızla bulunmasının yanı sıra ihtiyaç duyulan pozisyonlara en uygun ve deneyimli çalışanların iş süreçlerine dâhil olması sağlanıyor. İK profesyonelleri, idari görevlerden tutun da değerlendirme, mülakat ve oryantasyon süreçlerine kadar her adımda birçok farklı avantaj kazanabiliyor.

Dahası çalışma zamanlarının takibini etkili bir şekilde sürdürebilir, kapsamlı raporlara anında ulaşabilir, performans değerlendirmesi ile aday gelişimine destek olabilir ve şirketin örgütsel yapısını kontrol altına alabilirsiniz. Elektronik belge akışı, kişi analitiği, CRM otomasyonu, robotik süreç otomasyonu ve dahası için Bitrix24 ile tanışabilirsiniz.

Siz de işe alım otomasyonunu destekleyen bir İK yazılımı arayışında mısınız? Bitrix24 araçları ile tanışarak, talep ettiğiniz tüm otomasyon özelliklerine aynı anda erişim sağlayabilirsiniz. Kayıt işlemlerinizi ücretsiz olarak hemen şimdi tamamlayın, yapay zekâ destekli hepsi bir arada iş yazılımı avantajlarının İK performansını nasıl iyileştirebileceğine yakından tanık olun.