İş Akış Otomasyonu Nedir ve Size Nasıl Yardımcı Olur?

Verileri manuel olarak girmek, kimin ne yapması gerektiğini belirlemek için görev listeleri oluşturmak ve bunları denetlemek sadece sıkıcı değil aynı zamanda oldukça verimsizdir. Değerli zamanınızı ve kaynaklarınızı boşa harcayarak üretkenliğinizi azaltır. Araştırmalar, her sektörden çalışanların %90’ından fazlasının zaman alan ve kendini sürekli tekrarlayan görevler yaptığını gösteriyor. Neyse ki bu tür görevleri otomatikleştirmek, insanlardan kaynaklanan hataları neredeyse tamamen ortadan kaldırmak ve her çalışanın sadece önemli işlere odaklanmasını sağlamak için bir çözüm var: iş akış otomasyonu.

İş akış süreçleri hakkında hazırladığımız bu makalede, süreç otomasyonu nedir sorusunu cevaplayacak, otomasyon örnekleri vererek konuyu daha net anlamanızı sağlayacak ve bu teknolojiyle elde edebileceğiniz faydalardan bahsedeceğiz. Eğer iyi bir iş akışı oluşturma programı arıyorsanız hemen Bitrix24 kullanmaya başlayabilirsiniz. Platformumuz, bir iş akışı otomasyon programı olarak da kullanılabilir ve her türden işletmenin daha verimli çalışmasını sağlar. VisionFlow, Bizagi ve Activiti gibi süreç otomasyonu programlarına mükemmel bir alternatif olan Bitrix24, dünya çapında 15 milyondan fazla işletmenin tercihidir.

İş akışı nedir?

İş akışı, en basit tanımıyla, belirli bir görevi tamamlamak için yapılması gereken faaliyetlerden oluşan bir dizidir. Bu dizideki her adım, ilk ve son adımlar hariç, kendisinden önce ve sonra gelen başka bir adıma bağlıdır. Tüm adımlar tamamlandığında iş akışları da tamamlanmış olur ancak bazen en başa dönerek tekrar edilmeleri de gerekir.

İş akışlarını bir tür “görsel talimat şeması” olarak da düşünmek mümkündür. Bu şema, iş akışının nasıl yürümesi gerektiğini belirler ve tüm görevlerin hem sorunsuz hem de hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Bununla birlikte, aşağıda da izah edeceğimiz gibi, iş akışlarını manuel olarak oluşturmak hem verimliliği düşürür hem de hata yapma ihtimali yüksektir, özellikle de karmaşık görevler söz konusuysa. Bir iş akışını otomatik olarak yürütmek, bu nedenle herhangi bir görevin kolayca ve kısa bir sürede tamamlanabilmesini sağlar.

İş akışı otomasyonu nedir?

Bu soruyu, "süreç otomasyonu nedir?" şeklinde de sorabiliriz. İş akış otomasyonu, herhangi bir insan müdahalesi gerekmeden, yukarıda izah ettiğimiz görev talimatlarının otomatik olarak oluşturulması ve takip edilmesidir. Otomasyon, kural tabanlı bir iş akışı programı tarafından gerçekleştirilir ve programın sahip olduğu özelliklere bağlı olarak elde edilen sonuçlar farklılık gösterir. Bir işletmenin tüm departmanlarının iş süreçlerini otomatikleştiren programlar olduğu gibi, tek bir departmana (örneğin insan kaynakları departmanına) odaklanan iş akışı uygulamaları da vardır.

Yani bir otomasyon yazılımı ile yapabilecekleriniz, o yazılımın sahip olduğu özelliklere göre değişecektir. Genel anlamda, bir iş süreçleri yönetimi yazılımı ile elektronik posta gönderebilir, hatırlatıcılar ayarlayabilir, görevler planlayabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Hepsi de birer “görev yönetim sistemi” olarak tasarlanmıştır ve çalışanlara farklı şekillerde yardımcı olurlar.

Bir iş akışı otomasyonu programı kullanın ve bilgi paylaşımını da kolayca halledin

Her hâlükârda herhangi türden bir sürecin görevlerini, çalışanların hiçbir şey yapmasına gerek kalmadan otomatik olarak oluşturmak, bu görevleri belirli kişilere atamak ve onları takip etmek mümkün olacaktır. İş süreçleri otomasyonu, çalışanlar arasında bilgi paylaşımı yapılmasını da sağlar. Her çalışan, tek bir bakışta kendi görevinin ne olduğunu ve diğer çalışanların ne yapması gerektiğini görebilir, hatta bu görevlerle ilgili belgelere de yine aynı programdan erişebilir.

Süreç otomasyonu, her türden işletmenin zamandan ve paradan tasarruf etmesine, hataları azaltmasına ve üretkenliği artırmasına yardımcı olur. Bu nedenle büyüklüğü ve türü ne olursa olsun her işletmeye faydalı olacaktır.

İş akış otomasyonu nasıl çalışır?

İş akışını otomatik hâle getirmek için, hemen her program “eğer – sonra” parametrelerini kullanır. Yani, basitçe “eğer şu olursa – sonra şu olmalı” kuralı üzerine kurulurlar. İş akışının başlatılması için bir “tetikleyici” belirlenir ve bu herhangi bir şey olabilir, örneğin potansiyel bir müşteri adayının işletme sitesine kaydolması. Bu “eğer” şartı gerçekleştikten “sonra” yapılması gereken işler (görevler), iş süreçleri otomasyonu programı tarafından oluşturulur.

Bunu daha rahat anlayabilmeniz için bir iş akış süreci örneği paylaşalım:

1. Bir ziyaretçi, işletmenin web sitesini ziyaret eder ve bir form doldurur (örneğin ürün veya hizmet hakkında daha fazla bilgi talep ettiği bir form).

2. Bu eylem, “tetikleyici” görevini görür ve iş akışı oluşturma sürecini başlatır. Otomasyon için kullanılan uygulama, formdaki bilgileri kullanarak ziyaretçiyi CRM sistemine aktarır ve bir elektronik posta kampanyasına kaydeder. Ayrıca bu ziyaretçi için bir “potansiyel müşteri” kimliği oluşturur.

3. Kampanyanın ilk e-postası potansiyel müşteriye gönderilir ve bir randevu talep edilir.

4. Potansiyel müşteri, elektronik posta mesajında yer alan bağlantı veya düğmeye tıklayarak bir randevu oluşturabilir.

5. Potansiyel müşteriye yine otomatik olarak bir teşekkür e-postası gönderilir ve randevu tarihi ile saati onaylanır.

6. CRM sistemine yeni bir görev (randevu) kaydedilir ve bu görev bir satış temsilcisine atanır.

7. Satış temsilcisi müşteriyle bireysel düzeyde etkileşime geçtiğinde (randevuya gidip geri döndüğünde) o ana dek otomatik yürütülen süreci (iş akışını) sonlandırır.

Kullanılan programın özelliklerine bağlı olarak, bir işletmedeki her departman iş akışı ve süreç yönetimi için otomasyondan yararlanabilir. Farklı iş akışı örnekleri vererek bunu daha detaylı izah edelim.

İş Akışı Otomasyon Örnekleri

Bu örnekler, iş süreci otomasyonu için bir program kullanarak yapabileceklerinizin neler olduğuna dair genel bir fikir edinmenizi sağlayacaktır:

• Bir kullanıcı, web sitenizde bir eylem gerçekleştirdiğinde (örneğin sepete bir ürün eklemek ancak satın alma işlemini tamamlamamak), ona e-posta aracılığıyla otomatik olarak bir indirim kodu göndermek.

• Potansiyel müşterileri, bir eylemi tamamladıkları anda satış hattının farklı aşamalarında ilerletmek.

• Potansiyel veya mevcut bir müşteri, sosyal medya veya e-posta yoluyla işletmeye ulaştığında otomatik olarak müşteri hizmetleri departmanına bir destek talebi eklemek.

• Mükerrer görevler tespit edildiğinde onları silmek veya birleştirmek.

• Avans ve gider onay süreçlerini baştan sona takip etmek, doğru çalışanın doğru miktarda avans/gider almasını sağlamak.

Genel anlamda, bir süreç hâlinde yürütülmesi ve takip edilmesi gereken hemen her iş senaryosunda otomasyondan yararlanabilirsiniz. En ilgili departmanlar çoğunlukla pazarlama ve satış olacaktır fakat müşteri hizmetleri, insan kaynakları, operasyon ve finans departmanları da düzenli olarak iş akışı otomasyonundan faydalanabilir. Departmanlara göre detaylı şekilde izah edecek olursak:

Pazarlama departmanı için iş akış otomasyonu

Pazarlama departmanında en sık tekrarlanan görevlerin (e-posta gönderme, sosyal medya gönderileri yayınlama vb.) büyük bir kısmı iş akış otomasyonu ile otomatik hâle getirilebilir.

Bu departman, otomasyon sayesinde, bir ürünü satın alan müşteriye standart (veya özelleştirilmiş) bir teşekkür mesajı gönderebilir, ürünler sepete eklendikten sonra ödemenin tamamlanması için hatırlatma yapabilir, pazarlama görevlerini departman çalışanları arasında dağıtabilir ve her müşteri grubunu farklı bir kampanya türüne dâhil edebilir.

Satış departmanı için iş akış otomasyonu

Satış departmanında otomasyon kullanmak, müşteri ve potansiyel müşteri yönetimi görevlerini oldukça kolay hâle getirir ve çalışanların veri girmek yerine satış yapmaya odaklanmasını sağlar.

İş akışının otomatikleştirilmesi, potansiyel müşterileri eylemlerine göre satış hunisinin farklı aşamalarına yerleştirebilir ve örneğin e-postalara yanıt vermeyi bırakan bir potansiyel müşteriyi bu hattan çıkarabilir. Potansiyel müşterilerle bir randevu veya toplantı planladıktan sonra anlaşma aşamasını güncelleyebilir ve her randevu/toplantı için satış temsilcilerine görevler atayabilir.

Müşteri hizmetleri için iş akış otomasyonu

Müşteri hizmetleri departmanı içinde de iş akışları otomasyonu son derece faydalı olabilir. Kullanılan program, müşterilerden gelen destek talepleriyle ve genel sorularla ilgili süreçleri takip edip ilgili çalışanlara görev olarak atayabilir.

Örneğin bir kullanıcı sosyal medya veya e-posta yoluyla departmana ulaştığında sistemde yeni bir kayıt oluşturabilir, potansiyel müşterilere (alınan hizmetten ne kadar memnun kalındığına dair) anketler gönderebilir, departmana iletilen mesajların tonuna bağlı olarak destek taleplerine bir öncelik etiketi atayabilir, çözüldükten sonra destek taleplerini arşivleyebilir.

Operasyon departmanı için iş akış otomasyonu

Operasyon departmanı her orta ve büyük ölçekli işletmede yer alır ve bir işletmenin doğru şekilde çalışması için büyük öneme sahiptir. Operasyon, veri girişinin çok fazla olduğu bir departmandır ve otomasyon sayesinde iş akışının büyük bir kısmı kolay bir şekilde otomatik hâle getirilebilir.

Örneğin mükerrer kayıtların tespit edilmesi hâlinde silinmeleri veya birleştirilmeleri, çalışanların izinlerinin yönetilmesi, farklı iş süreçleri için önceliklerin belirlenmesi, belirli periyotlar sonunda standart veya özelleştirilmiş raporların oluşturulması, üçüncü taraflara ait yazılımlara görev atanması ve daha pek çok farklı amaç için bir iş akış otomasyonu programı kullanılabilir.

İnsan kaynakları departmanı için iş akış otomasyonu

İnsan kaynakları departmanı içinde pek çok faklı görev yürütülür ve bunların büyük bir kısmını otomasyon sürecinin bir parçası hâline getirmek mümkündür. Örneğin yeni işe giren kişilerin adreslerini, T.C. kimlik numaralarını ve diğer çalışan bilgilerini manuel olarak girmek yerine bir otomasyon yazılımı kullanabilir ve saniyeler içinde tüm bunları yapabilirsiniz.

Böyle bir program, ayrıca uzun süre boyunca aktif olmayan çalışan adaylarını veri tabanından silebilir, eleme görüşmelerini geçen adaylara elektronik posta gönderebilir, hatta belirli süre işletmede çalışmış kişilerden geri bildirim bile toplayabilir.

Finans departmanı için iş akış otomasyonu

Finans süreçlerinin otomasyonu, hemen her türden formu kolayca oluşturmanıza, nakit akışlarına dair raporlar elde etmenize ve tüm finans süreçlerinizi izleyebilmenize olanak tanır.

Örneğin avans taleplerini, ödemeleri ve bütçe onaylarını otomasyon sürecinin bir parçası hâline getirebilirsiniz. Gider taleplerinin onay süreçlerini başından sonuna kadar yürütebilir, sözleşme onaylarını yönetebilir, belirli taleplere (mesela tedarikçi ödemeleri) öncelik atayabilir ve önceden belirlenmiş parametrelere dayalı olarak bütçeleri onaylayabilirsiniz.

Artık bir iş akış otomasyonu programı ile elde edebileceğiniz faydalar hakkında bilmeniz gereken en önemli hususları öğrendiğinize göre, kullanabileceğiniz araçlardan bazılarına kısaca göz atabiliriz.

Her türden işletmeye faydalı olacak iş akışı programları

Aşağıda listeleyeceğimiz programların bir örnek olarak paylaşıldığını ve hepsinin belirli bir amaç için geliştirildiğini unutmayın. Bazıları elektronik posta pazarlaması bazıları ise proje yönetimi için tasarlanmış. Her departmanın kullanabileceği ve tüm çalışanların bağlanabileceği bir iş akışı programı arıyorsanız Bitrix24 tercih edin.

1. Sender

Bu, elektronik posta kampanyalarını yürütmek için geliştirilmiş bir program. Bir kampanyayı belirli tetikleyiciler kullanarak oluşturabiliyor, alıcılara gönderebiliyor ve sonuçları analiz edebiliyor. Sürükle ve bırak arayüzü sayesinde kullanımı oldukça kolay ve önceden hazırlanmış pek çok şablon içeriyor. Sender ile profesyonel görünümlü e-postalar oluşturabilir ve kampanyalarınız için farklı iş akışları yaratabilirsiniz.

Terk edilmiş (satın alma işlemi tamamlanmamış) sepetler için bir mesaj gönderebilir, yeni müşterilere hoş geldin diyen mesajlar oluşturabilir, satın alma işleminden sonra müşteriden geri bildirim toplayan e-postalar oluşturabilirsiniz.

Akıllı segmentasyon özelliği belirli bir kitleyi hedeflemeyi ve mesajları kişiselleştirmeyi kolaylaştırıyor. Sender, kampanyalarınızın performansını ayrıntılı analizler ile takip etmenizi de sağlıyor. Bu, özellikle e-ticaret işletmeleri için çok faydalı olabilecek bir program ancak odaklandığı tek şeyin e-postalar olduğunu unutmayın. Pazarlama dışındaki departmanlar için pek bir işe yaramayacaktır. Ücretsiz bir sürümü olan programın ücretli paketleri 15 USD – 29 USD arasında değişen aylık ödemelere sahip.

2. Jotform

Jotform, isminden de tahmin edilebileceği gibi formlara odaklanan bir program. Kullanıcıların hemen her türlü iş akışı için bir form oluşturabilmesini sağlıyor. Bu yönüyle bürokratik işlemlerin ve evrak takibinin önemli olduğu departmanlara hitap ediyor.  Jotform kullanarak çok adımlı onay formları tasarlayabilir ve detaylı raporlar oluşturabilirsiniz. Örneğin finans departmanı, bütçe talebinde bulunan diğer departmanlar için "talep formları" yaratabilir veya insan kaynakları departmanı, iş başvuruları için gereken evraklara özel formlar oluşturabilir.

Kullanıcıyı adım adım yönlendirebilen bu formlar, otomasyonun yanı sıra tatmin edici bir kullanıcı deneyimi de sunacaktır. Sürükle ve bırak arayüzüne sahip program, bir dizi kullanışlı widget sunuyor ve 150'den fazla uygulama ile entegre olabiliyor. Oluşturduğunuz formlar için yetki seviyeleri tanımlayıp ekip üyelerini belirli iş akışları için yetkilendirebilir, belirli bir forma örneğin sadece yöneticilerin erişebilmesini sağlayabilirsiniz.

Jotform, finans ve insan kaynakları departmanlarının işlerini kolaylaştırmak için tasarlanmış ve bu yönüyle sadece özel işletmelere değil resmî kurumlara da hitap ediyor. Ancak örneğin pazarlama ve satış departmanlarına sunabileceği fazla bir şey yok. Bürokratik işlemleri kolaylaştırmaya ve otomatikleştirmeye çalışıyor. Ücretsiz kullanabileceğiniz bir sürüme ek olarak, aylık ödemeleri 34 USD ila 99 USD arasında değişen abonelik paketleri de sunuyor.

3. Feathery

Feathery de formlara ve belgelere odaklanıyor fakat bazı farklı ve ek özellikleri de var. Öncelikle, kendi editöründe herhangi türden bir belge tasarımı oluşturup buna tetikleyiciler eklemenizi ve oluşturulan belgeyi dilediğiniz iş akışına bağlamanızı sağlıyor. PDF dosyaları, elektronik tablolar, metin belgeleri ve daha fazlasını oluşturabilirsiniz. Örneğin insan kaynakları departmanı yeni çalışanlar için özel bir “giriş belgesi” tasarlayabilir ve bu belgeye yerleştirdiği tetikleyicilerin finans departmanı için bir kayıt oluşturmasını sağlayabilir.

Oluşturulan belgeyi bir kullanıcıya (veya kullanıcı gruplarına) göndererek e-imza eklemeye davet edebilirsiniz. Belgenize (SMS ile gönderilen kodlar gibi) kimlik doğrulama özellikleri dahi ekleyebiliyorsunuz. Program çok çeşitli entegrasyon seçeneklerine sahip ve devlete ait resmî veri tabanlarını bile (API’ler aracılığıyla) kullanabiliyor.

Bu program; formlar, belgeler ve kayıtlar tutmakla uğraşan departmanlara ve işletmelere hitap ediyor. Mesela özel bir hastane veya sigorta şirketi tarafından kullanılabilir. Bu, kullanım alanlarını biraz sınırlıyor ancak kendi kategorisindeki en gelişmiş seçeneklerden biri. Programı ücretsiz kullanabilir veya aylık ücreti 49 USD olan abonelik paketini satın alabilirsiniz.

İş akış otomasyonu, sağlıklı şekilde büyümek isteyen işletmeler için kritik öneme sahiptir. Teknolojinin manuel görevleri otomatikleştirmesini sağlayarak, işinizi sorunsuz ve etkili bir şekilde büyütebilirsiniz. İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir iş akış otomasyonu programı seçtiğinizden emin olun veya basitçe Bitrix24'e geçip tüm departmanlarınızın iş akışlarını otomatikleştirmesini sağlayın.

Bitrix24 ile insan kaynakları, satış, pazarlama ve CRM gibi farklı platform modüllerinde tetikleyiciler ve görevler oluşturun ve onları kolayca takip edin. Her departman için farklı bir uygulama kullanmak yerine Bitrix24 kullanın ve ihtiyacınız olan her şeye tek bir yerden ulaşın! Masaüstü veya dizüstü bilgisayarlardan ve mobil cihazlardan otomasyon özelliklerine erişin, dilediğiniz yer ve zamanda iş akışlarınızı takip edin. Hemen bugün ücretsiz kullanmaya başlayın ve Bitrix24'ü tercih eden milyonlarca işletmeye katılın!