İşe Alım ve İşten Çıkarma Otomasyonunun İK Üzerindeki Etkisi

İnsan kaynakları, bir şirketin ihtiyaçları doğrultusunda, çalışan yönetiminden sorumlu olan departmandır. İlgili pozisyonlara uygun adayların bulunması, işe alınması, eğitilmesi, performans takibinin yapılması, memnuniyetinin sağlanması ve işten çıkarılması süreçlerinin tamamı çalışan yönetimine dâhildir. Temel olarak baktığımızda, bir çalışanın bir işletme bünyesindeki yaşam döngüsünü yönetmektir. 

Tüm bu süreçler ise kendi alt dallarına ayrılır. Örneğin aday bulmak için çeşitli platformlarda iş ilanları açılması ve özgeçmiş taraması yapılması, alt görevler arasındadır. Keza çalışan bilgilerinin sisteme girilmesi, yasal prosedürlerinin tamamlanması gibi görevler işe alım sürecinde önemli yer tutar. Peki işe alım ve işten çıkarma süreçlerinin tamamında insan kaynaklarının verimliliği nasıl yükseltilebilir? Mesela tekrarlayan görevleri ortadan kaldırarak insan kaynaklarının daha kritik süreçlere yönlendirilmesi nasıl sağlanır?

“Otomasyon”, bu soruları yanıtlarken öne çıkan anahtar kelimedir. Şirketlerin %56’sı tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için yapay zekâ teknolojilerinden faydalanır. İşe alım ve işten çıkarma otomasyonu yalnızca İK’nın verimliliğini yükseltmekle kalmaz, aynı zamanda operasyonel süreçlerin tamamında daha tutarlı, doğru ve sistematik bir yaklaşım sağlar.

Öyleyse gelin, insan kaynakları görevlerinin işe alım ve işten çıkarma kapsamında iş süreçleri otomasyonu ile nasıl otomatikleştirilebileceğine birlikte göz atalım.

Yazımıza geçmeden önce, İK otomasyonunu da bünyesine katan Bitrix24 ile tanışmaya ne dersiniz? İş birliği, CRM, görev yönetimi, İK ve otomasyon araçlarını ücretsiz olarak keşfetmek için hemen şimdi kaydolabilirsiniz.

İK İş Süreçleri Otomasyonu Nedir?

İK iş süreçleri veya süreç otomasyonu, tekrarlayan görevleri tamamlamak için yapay zekâ algoritmalarını kullanan bir teknoloji olarak tanımlanabilir. Manuel görevlerin otomatikleştirilmesi demek, insan kaynakları ekibinin daha kritik süreçlere odaklanmak için zaman bulması demektir. Örneğin sistem girişlerinin manuel olarak yapılması yerine, işletme bünyesindeki kariyer yönetimine odaklanılması genel performansın iyileştirilmesi adına kritik bir süreçtir.

Otomasyon, bir işletmenin operasyonel süreçlerine birçok farklı açıdan dâhil olabilir. Yapılan bir araştırmaya göre işletmelerin %76’sı iş akışlarını otomatik olarak sürdürmek için otomasyon kullanırken, %58’i veri raporlaması ve %36’sı ise yönetmelik ve mevzuat uyumluluğu için otomasyonu tercih ediyor. İnsan kaynakları departmanları ise aşağıdaki alanlarda otomasyondan faydalanabilir:

• Aday bulma ve işe alma
• İşe uyum yönetimi
• Performans yönetimi
• Meslekli öğrenim ve gelişim
• Zaman ve devamsızlık yönetimi
• Çalışan verilerinin yönetimi
• Bordro işlemleri
• İşten çıkarma

Kısacası, otomasyon ile çalışan yaşam döngüsünün neredeyse tamamını etkili bir şekilde yönetmek mümkün hâle gelir. Bu yazıda, otomasyonun işe alım ve işten çıkış işlemlerine nasıl katkı sağladığından bahsedeceğiz.

İşe Alım ve İşten Çıkarma Otomasyonu Verimliliği Nasıl Artırır? 

İşe giriş ve çıkış işlemleri otomasyonu ile İK verimliliğini arttırmanın birden fazla yolu vardır. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) kapsamında uygulanan bu süreçler, temelde insan eylemlerini taklit eder. İnsan kaynakları departmanı, söz konusu işlemler için sistemlerde gezinmek, verileri belirlemek, düzenlemek ve uygulamak gibi birçok farklı görevi yerine getirir. RPA sistemleri de tıpkı insanlar gibi tüm bu süreçleri yürütebilir. Tek farkları, insanların herhangi bir görev için harcayacağı süreden çok daha kısa zamana ihtiyaç duymalarıdır. Yani zaman kazanımı sağlayarak birçok farklı avantaj getirirler.

İşte işe alım ve işten çıkarma otomasyonu ile gelen verimlilik avantajları:

Maliyet Tasarrufu 

Bir çalışanı manuel olarak işe almak ve işten çıkarmak zaman alıcı olabilir. Yapılan bir araştırmaya göre, bir İK profesyoneli tek bir manuel işten çıkarma görevi için ortalama 49 dakika harcıyor. Sistem girişleri, evrak işleri ve dahası göz önünde bulundurulduğunda harcanan zamanın oldukça fazla olduğunu görebiliriz. Otomasyonun devreye girdiği durumlarda ise idari maliyetlerde %60 düşüş meydana gelir. Zamandan tasarruf etmek demek, maliyetlerde de düşüş sağlamak demektir.

Risk Yönetimi

İşe alım ve işten çıkarma işlemlerinde uyulması gereken birçok farklı yasal mevzuat olabilir. Tüm bu süreçte yaşanabilecek herhangi bir aksaklık işletme için olumsuz sonuçlar yaratabilir. Örneğin işten çıkarma sürecinde, çalışan sözleşmesinin ihbar sürelerine uyulmazsa sonunda ihbar tazminatı ödenmesi gerekir. İşten çıkarma otomasyonu, çalışan sözleşmelerini ve yasal yükümlülükleri otomatik olarak analiz ederek sistematik bir süreç sağlayabilir.

Performans Artışı

İşe giriş ve çıkış işlemleri otomasyonu, İK ekiplerinin performansını artırarak genel işleyişte beklenen kalitenin yakalanmasını sağlar. Örneğin işe alım sürecinde yetenekli adayların bulunması için öz geçmiş taraması otomatik olarak yapılır ve İK profesyonellerine raporlanır. Bu raporlar, aday havuzunun kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlar. İşe alım sürecinde, çalışanlara özel olarak oryantasyon süreci tasarlanması için bir dizi araç sunulur. Kişiselleştirilmiş oryantasyon programları, çalışan memnuniyetinin artırılması adına etkilidir. İşten çıkarma sürecinde, hassas şirket bilgilerinin korunması için sistem erişimleri otomatik olarak güncellenir. Tüm bu örnekler, performans artışının beraberinde getirdiği avantajlardan sadece birkaçıdır.

Daha fazla ayrıntıya değinebilmek adına, işe alım ve işten çıkarma aşamalarına göz atarak otomasyonun bu süreçlerde nasıl faydalar sağlayabileceğine göz atalım.

İşe Alım Sürecinin Aşamaları Nelerdir?

İK iş süreçleri otomasyonu, işe alım süreçlerinde daha hızlı, etkili ve verimli bir uygulama sağlayabilir. Bunun için işe alım sürecinin aşamalarına göz atmakta fayda vardır. Tipik bir işe alım senaryosunda aşağıdaki adımlar yer alır:

1. İş ilanı hazırlamak ve çeşitli platformlarda yayımlamak (şirketin web sitesi veya online iş platformları vb.)
2. Öz geçmiş taraması yaparak potansiyel adayları keşfetmek (pozisyonla ilgili departmanla iletişime geçerek ihtiyaçlarına uygun adayları önceliklendirmek)
3. Potansiyel adaylarla mülakat planları oluşturmak (adaylara mülakat e-postası göndermek, uygun olmayan adayları bilgilendirmek vb.)
4. Potansiyel adaylarla online veya yüz yüze iş mülakatları gerçekleştirmek
5. Uygun adaylar için iş teklifi hazırlamak (işletme bünyesindeki görevler, maaş, yan haklar, çalışma modeli gibi detayları adaya göre kişiselleştirmek)
6. Anlaşma sağlanan adaylar için yasal formları, işe özgü belgeleri, sigorta girişleri, şirket belgelendirmeleri, bordro ve yan haklara ait belgeleri doldurmak
7. Yeni işe alınan çalışanlar için oryantasyon programı oluşturmak
8. Çalışanların sistem girişlerini tamamlamak ve departmanlar arası bilgi sağlamak
9. Oryantasyon sürecini takip ederek yeni işe alınanlardan geri bildirim toplamak
10. Role veya şirkete özgü belgelerin çalışanlar tarafından her zaman erişilebilir olmasını sağlamak, çalışanların sorularını yanıtlamak ve şirket kültürünü benimsemelerine yardımcı olmak

Yukarıda verilen adımlar işe alım sürecinin genel adımları olarak kabul edilmekle birlikte şirketten şirkete farklılık da gösterebilir. Tüm bu süreçteki tekrarlayan görevleri işe alım otomasyonu ile nasıl destekleyebileceğimizi inceleyelim.

İşe Giriş Otomasyonu İnsan Kaynakları Prosedürlerine Nasıl Yardımcı Olabilir?

Personel işe alım prosedürü, iş ilanı oluşturmaktan kişiselleştirilmiş oryantasyona kadar uzanan geniş bir süreci kapsar. İşe alım otomasyonu ise aşağıdaki alanlarda verimlilik artışı sağlayabilir:

İş İlanlarını Otomatik Olarak Yayımlayın ve Güncelleyin

İşe alım otomasyonu, üretken yapay zekâ teknolojilerini kullanır. Üretken yapay zekâ, doğal dil işleme ve makine öğrenimi ile verilen bilgileri tarar ve istenilen içeriğin kısa sürede oluşturulmasını sağlar. Yani departman, pozisyon ve şirket ihtiyaçları doğrultusunda iş ilanlarını detaylı olarak oluşturabilir.

Otomasyon ile gelen faydalardan bir diğeri de iş ilanlarını birden fazla platformda otomatik olarak yayımlamaktır. Şirketin web sitesi, online iş platformları veya sosyal medya platformları üzerinden iş ilanları yayımlayabilir, bu ilanların belirli bir sürede kendi kendini güncellemeleri için algoritmayı eğitebilirsiniz. Örneğin bir pozisyon için aday bulunduğunda ilgili tüm ilanların otomatik olarak yayından kaldırılmasını sağlayabilirsiniz.

Kaliteli Adayları Belirleyin

İşe alım süreçleri, ilgili pozisyon için bir aday havuzu oluşturmayı içerir. İş ilanlarına gelen tüm başvurular bu havuzda toplanır. İK profesyonelleri ise aday havuzunu detaylı olarak inceleyerek en kaliteli adayları öne çıkarmayı amaçlar.

İşe alım otomasyonu, öz geçmiş taraması yaparak aday havuzunun değerlendirilme aşamasında harcanan süreyi azaltır. Adayların iletişim bilgileri, iş deneyimleri, eğitim bilgileri, becerileri, ek sertifikaları, güçlü ve zayıf yanları gibi bilgiler otomatik olarak derlenir. Böylece işe alım uzmanları için bütünsel bir bakış sağlanır. 

Önceliklendirilmesi gereken yetenek veya beceriler hakkında otomasyon algoritmasını eğitmek de mümkündür. Bu sayede pozisyon için en uygun adayları otomatik olarak öne çıkarabilirsiniz.

Mülakat Sürecini Otomatikleştirin

İşe alım otomasyonu, İK profesyonellerin iş takvimlerine entegre edilebilir. Bu entegrasyon, potansiyel adaylarla yapılacak görüşmelerin otomatik olarak planlanmasını sağlar. Mülakat toplantılarını hızlı bir şekilde tamamlamanın yanı sıra beceri testlerinin uygulanması ve adayların mülakat öncesinde değerlendirilmesi de sağlanabilir.

İşe Alım Belgelerini Hazırlayın

Otomasyon, büyük veri işleme ve analiz becerisi sayesinde işe alım belgelerinin otomatik bir şekilde hazırlanmasını ve gönderilmesini sağlayabilir. Örneğin Bitrix24 çözümleri, telefon görüşmeleri için çağrı transkripsiyon özelliği sunar. Bu özellik sayesinde, adaylarla gerçekleştirdiğiniz tüm konuşmalar yazılı bir belge hâline gelir. Otomasyon ise bu belgelerden bilgi alarak işe alım belgelerindeki boşlukların otomatik bir şekilde doldurulmasını sağlar. Ayrıca sadece bu belgelerden değil gelen e-posta ve özgeçmişlerden de bilgi sağlanabilir.

İşe alım sürecinde doldurmanız gereken belgelerden biri de iş teklifidir. Bu teklifte iş ünvanı, iş tanımı, işe başlangıç tarihi, başlangıç maaşı, ilgili yönetici bilgileri, izin süresi ve yan haklar yer alabilir. Bu belgenin yanı sıra istihdam sözleşmesi, gizlilik anlaşmaları ve diğer şirket sözleşmeleri de personel bilgileri doğrultusunda otomatik olarak doldurulabilir. 

Kişiselleştirilmiş Oryantasyon Programları Hazırlayın 

İK iş süreçleri otomasyonu, kişiselleştirilmiş oryantasyon programları hazırlamak için oldukça etkili olabilir. Her çalışanın kendi rol ve sorumlulukları doğrultusunda oryantasyona tabi olması gerekir. Fakat her çalışanın öğrenme hızı ve süresi birbirinden farklı olabilir. AI destekli İK yazılımları, oryantasyon sürecinde çalışanlardan geri bildirim alarak eğitim programlarını sürekli olarak güncelleyebilir. Ayrıca AI sohbet robotları sayesinde çalışanların sorularına anında yanıt vermek de mümkün hâle gelebilir.

Sistem Girişlerini Hızlı Bir Şekilde Tamamlayın

Yeni işe alınan çalışanların sistem girişlerini hızlı bir şekilde tamamlamak, işletme bünyesindeki hesaplarını açmak ve departmanlar arasında bilgi sağlamak için otomasyondan faydalanabilirsiniz. Otomasyon yazılımları, yeni çalışanların kullandıkları yazılımlarda otomatik hesap açılımı yapıp, bu bilgileri e-posta olarak gerekli kişilere ve departmanlara yollayabilir.

Sonuç olarak birçok farklı adımda verimlilik ve hız artışı sağlamasıyla, işe alım otomasyonu, İK profesyonellerine destek vermede önemli bir araç olarak karşımıza çıkıyor. Şimdi ise işten çıkış otomasyonu ile neler yapabileceğimize göz atalım.

İşten Ayrılma Süreci Nasıl Olur?

Personel işten çıkış prosedürü hem işletmenin hem de çalışanın uygulaması gereken çeşitli aşamaları kapsar. Her iki taraf için de sorunsuz bir süreç sağlamak adına gerekli yasal süreçlerin doğru bir şekilde izlenmesi önemlidir. Tipik bir işten çıkış senaryosu şu adımları içerebilir:

• Personel işten ayrılmaya karar verdiğinde, İK'ya bir istifa dilekçesi sunar. Benzer şekilde, işveren de çalışana fesih kararını önceden bildirmekle yükümlüdür. Fakat işveren, sözleşmeye aykırı davranışları veya diğer ciddi sorunlar nedeniyle çalışanın işten çıkarılmasına karar verirse, ihbar süresi olmaksızın iş akdini feshedebilir.
• İK profesyonelleri, çalışanın işten ayrılmasından sonra rol ve sorumluluklarını devretmek üzere yeni bir çalışan arayışına girer.
• İşten ayrılan çalışanın şirket bilgilerine olan erişimi iptal edilir ve şirket tarafından verilen ekipmanlar ve belgeler geri alınır.
• İK ve muhasebe departmanı, işten çıkış yapan çalışanın yarım kalan maaş ve tazminat ödemelerini tamamlar.
• İK profesyonelleri, çalışan ile şirket arasında herhangi bir alacak kalmadığını belirten bir ibraname hazırlar. İşten çıkış ve SGK işten ayrılış bildirgesi süreçleri tamamlanır.
• İnsan kaynakları, işten ayrılan çalışanların iş deneyimleri ve işten çıkış nedenleri hakkında geri bildirim toplar. Bu bildirimler raporlanarak genel performans yönetimi için kullanılır.

 İşten Çıkış Otomasyonu İK Prosedürlerine Nasıl Yardımcı Olabilir?

Otomasyon yazılımları işe alım ve işten çıkarma prosedürü doğrultusunda eğitilerek İK verimliliğini artırabilir. İşe alım sürecinde olduğu gibi çalışanın işten ayrılma sürecinde de tekrarlanan birçok farklı görev olabilir. Tüm bu görevlerin işten çıkış otomasyonu ile nasıl desteklenebileceğine göz atalım.

İşten Çıkış Raporunu Hızlı Bir Şekilde Hazırlayın

İK profesyonelleri, çalışanların işten çıkışını bildirmeden önce bir bütçe raporlaması hazırlar. Bu raporlamada kıdem tazminatı, kalan yıllık izin bakiyesi, ihbar tazminatı ve prim ücretleri hesaplanır. İşten çıkış otomasyonu, bir çalışanın bütçe raporlamasını otomatik bir şekilde hesaplayarak İK profesyonellerine zaman kazandırabilir.

İşten Çıkış Bildirimini Otomatikleştirin 

İşverenler, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmelik hükümleri gereğince 5510 sayılı Kanunu’nun 4. maddesinin birinci fıkrası kapsamında, çalışanlarının işten ayrılma durumlarını Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) 10 gün içerisinde bildirmekle yükümlüdür. Bu yasal zorunluluk hem işverenler hem de çalışanların sosyal güvenlik haklarının korunması açısından kritik bir öneme sahiptir. İşten çıkış bildirimi otomasyonu, bu bildirimi otomatik olarak yaparak İK’nın yasal yükümlülüklerini yönetmesini sağlayabilir. 

Hassas Şirket Bilgilerini Koruyun

Çalışanların ayrılması durumunda hassas şirket bilgilerini korumak adına, insan kaynakları departmanının sistem çıkışında bulunması gerekir. İşten çıkış otomasyonu ise söz konusu bilgilerin işten ayrılma bildirgesi gelir gelmez korunması için çıkış işlemlerini otomatik olarak tamamlayabilir. Çalışanların işletme bünyesindeki veri tabanları veya bilgi tabanlarına erişiminin kısıtlanması, verilen kritik belgelerin geri alınması ve departmanlar arası otomatik çıkış bildirimi yapılması mümkündür.

Çalışanlardan Geri Bildirim Alınması

İnsan kaynaklarının, çalışanların işletme bünyesinde kaldıkları süre boyunca yaşadıkları deneyim hakkında geri bildirim toplaması genel performans yönetimi adına önemlidir. İş deneyimleri kadar işten ayrılma nedenleri hakkında da bilgi toplamak bu yönetime katkı sağlayabilir. Otomasyon yazılımları, çalışanlara çeşitli anketler göndererek çalışma deneyimleri ve ayrılma nedenleri hakkında bilgi toplayabilir. Bu süre zarfında yaşadıkları olumlu ve olumsuz süreçleri raporlayarak İK profesyonellerine sunabilir.

Sonuç olarak, işe alım ve işten çıkarma otomasyonu sayesinde, insan kaynaklarının tamamlaması gereken birçok farklı göreve destek sağlanabilir. Otomasyon yazılımları, şirket prosedürlerine veya operasyonel süreçlere göre eğitilebilir. Tüm bu işlemler sadece İK’nın verimliliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda uzun süreli iş başarısına da katkı sağlar. Çalışan memnuniyetini yükselterek şirketin idari yönetim imajını koruma altına alabilir.

Yapay zekâ destekli İK otomasyon sistemleri zaman, verimlilik, performans ve maliyet kazanımı talep eden tüm işletmelerin ihtiyaçlarına yanıt vermeye devam eder. Siz de işe alım ve işten çıkarma süreçlerinde maksimum verimlilik talep ediyorsanız Bitrix24 araçları ile tanışabilirsiniz.

Sonsuza kadar ücretsiz bir plan da sunan Bitrix24 ile her ölçekteki işletme kendi süreçlerine uygun bir çözüm bulma fırsatı elde ediyor. İK otomasyonunun sizlere sunduğu tüm avantajları deneyimlemek için kayıt işlemlerinizi hemen şimdi tamamlayabilirsiniz.