Kaçınılması Gereken 7 Proje Dokümantasyonu Hatası

Proje dokümantasyonu, aynı anda iki şeyi başarması, proje gereksinimlerinin karşılanmasını sağlaması ve neyin kim tarafından ve mümkün olduğunda yapıldığına dair izlenebilirlik sağlaması açısından proje yönetiminde önemlidir. Proje yönetimi belgelerinin pek çok bileşeni vardır ve bunların doğru, güncel ve ihtiyaç duyan herkes için kolayca erişilebilir olması hayati önem taşır.

Projeye başladığında ve işler telaşlı ve çılgın bir hâl almaya başladığında, geri dönmek, işleri yolunda tutmak ve her şeyi kayıt altında saklamak için proje kapsam belgenizin olması yararlı olacaktır. Doğru yaptığınızdan emin olmak istiyorsanız doğru makaleyi okuyorsunuz. Proje belgelerinde dikkat etmeniz ve kaçınmanız gereken en yaygın hataları inceleyeceğiz. 

Hatasız proje yönetimi için kapsamlı belgeler

Doğru şekilde yapıldığında proje dokümantasyonundan aşağıdaki avantajlardan yararlanabilirsiniz: 

• Proje görevlerini ve genel ilerlemeyi daha iyi takip edin

• Ekibiniz ve müşterileriniz arasındaki iletişimi geliştirin 

• Sorumlulukların tanımlanmasında ve atanmasında doğru olun

• Çalışan üretkenliğini güçlendirin 

• Geliştirilmiş çıktı için proje stratejilerini ve tekniklerini tanımlama

• Bilgi kaybı riskini ortadan kaldırın 

• Herkes tarafından kullanıma hazır, uygun kullanılabilirlik 

• Genel proje başarı oranını yükseltin

Felaketlerden kaçınmak için proje dokümantasyonunu çeşitli kontroller ve inceleme süreçleriyle doğru şekilde yaparak hataları ortadan kaldırmalısınız. Bu, özellikle bir projenin çok fazla zaman, para ve çaba gerektiren çok sayıda bileşene sahip olduğu durumlarda önemlidir.

Aşağıda, proje dokümantasyonu söz konusu olduğunda kaçınılması gereken hatalardan bazıları ve bunları uzaktan çalışan ekiplerin kullanımına sunmak ve hibrit bir ofiste ekip iş birliğini teşvik etmek için çevik yöntemlerden yararlanmanın bazı yolları yer almaktadır. 

1. Proje dokümantasyonunda izinsiz içerik değişiklikleri

Çok fazla aşçı çorbayı bozar. Aynı durum, bir avuç kişinin değişiklik yapmasına izin verdiğiniz proje yönetimi belgeleriniz için de geçerlidir. Yararlı bilgilerin çoğu kaybolabilir ve önemli kaynaklar kaçırılabilir. Daha da kötüsü, bir belgenin birden fazla değişiklik seçeneğine sahip olmasıdır. Bazı şeyler karışabilir, yer değiştirebilir veya tamamen silinebilir. 

Bu hatalardan kaçınmak istiyorsanız, sürüm kontrolü uygulayan bir proje dokümantasyon aracı kullanın; böylece çeşitli taslakları ve sürümleri, revizyonlar ve güncellemeler için denetim izleri ile yönetebilirsiniz. Düzenleme izinlerini de sınırlayın. Mümkün olduğunca proje yönetimi belgelerinizi normal personel için Salt Okunur sürümlerde tutun. 

2. Proje yönetim dokümanının erişilebilirlik eksikliği

Hibrit bir ofise sahip olmanın başarısız olmasının yollarından biri, gerekli kaynaklara her zaman erişilememesidir. Zamanın çok önemli olduğu bir proje üzerinde çalışırken, herkesin kelimenin tam anlamıyla aynı fikirde olduğunu doğrulamak her zaman önemlidir. Ancak bu, her proje belgesinin hazır olduğu anlamına gelmez. 

Modern teknoloji sayesinde, yalnızca proje belgelerinizi barındırmakla kalmayıp aynı zamanda ekibinizdeki herkesin kullanımına ücretsiz olarak açık olan diğer tüm önemli referanslarınızı da saklayan çevrimiçi bir iş birliği platformunu kullanarak, nerede çalışıyor olurlarsa olsunlar sahadaki ve uzaktaki personelin arasındaki boşluğu istediğiniz zaman kapatabilirsiniz.

3. Kontrol edilmeyen hatalar ve dokümantasyon hataları

Çocukların oynadığı Mesajı İlet adlı oyununu hatırlıyor musunuz? Fısıldayan bir mesaj bir sıra çocuğa iletilir ve sondaki en yakın özet kazanır. Proje yönetimi için “en yakın özet” yoktur; kısaltma yoktur; her şey kesin, doğru olmalı ve doğrudan yazıya aktarılmalıdır. 

Örneklemek gerekirse: Proje gereksinimleriyle ilgili spesifik bir şeyden bahseden bir müşteriyle proje başlangıç ​​toplantısındasınız, ancak not alan kişi bunu kaçırmış veya açıklamayı yanlış duymuş. Küçük bir hata, özellikle de kontrol edilmeyen bir hata, tüm projeye zarar verebilir. Ekibiniz hedefi kaçıracak ve müşterinizin beklentilerini karşılayamayarak şirketinizin itibarına zarar verecektir. 

Her toplantı için bir not tutucu atayarak ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından emin olmak için transkripsiyonu iki kez kontrol etmesi için başka bir kişiyi atayarak bu durumdan kurtulun. Ayrıca, not alan kişinin notlarla kayıt arasındaki hizalamayı doğrulamak için daha sonra tamamlanan dosyayı gözden geçirmesiyle toplantı sesinin kaydedilmesini de tercih edebilirsiniz. Her şey yerine oturduğunda, ilgili tüm belgeleri proje yönetimi havuzunuzda dosyalayın.

4. Eksik evraklar veya destekleyici belgeler

Bir kâğıt parçasını artık işe yaramadığını ve birkaç güne kadar hiçbir şey ifade edemeyeceğini düşünerek çöpe attığınızda, daha sonra ise ihtiyacınız olduğunda bulamadığınız için zihninizde kendinize çok sinirlenmiyor musunuz?  Kişisel yaşamınızda bu hataları bir kenara bırakabilir ve bir dahaki sefere daha dikkatli olmayı aklınızın bir köşesine not edebilirsiniz, ancak konu proje dokümantasyonunuza geldiğinde durum felaket olabilir.

Bir proje için neyin önemli olduğunu nasıl anlarsınız? Tam olarak hangi evraklara ihtiyacınız var? Gerçek şu ki, hiçbir zaman tam olarak emin olamazsınız, dolayısıyla temel kural her makbuzu, notu, planı, çıktıyı vb. saklamaktır. Gerçekten ihtiyacınız olup olmadığından emin olmasanız bile, saklayın. Proje tamamlandığında, tüm küçük kâğıt parçalarını tarayın ve bunları diğer tüm proje yönetimi belgeleriyle birlikte bir arşiv klasöründe elektronik olarak dosyalayın.   

5. Düzensiz, gözden kaçan veya tutarsız güncellemeler

Bunu şu şekilde düşünün: Proje dokümantasyonunu sürdürmek gerçekten toplantı tutanaklarını kaydetmek gibidir. Proje yönetimini projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar güncellemek için not almanız, her şeyi takip etmeniz ve saklamanız gerekiyor. Ancak bazen birisi, not almanın, takip etmenin ve bunu saklamanın başkasının yaptığını düşünüyor, sonunda kimse yapmıyor. Ya da güncellemeler ara sıra oluyor; bu hafta tutarlı, ertesi hafta ise yok. 

Ekibinizin bir projeye nasıl yaklaştığının bir yapısı olduğu gibi, proje belgeleriniz söz konusu olduğunda da bunun bir biçiminin olması gerekir. Herkese notlar, makbuzlar ve projeyle ilgili diğer evrakları toplama görevi verin. Evraklarını dosyalama için proje dokümantasyon sorumlunuza teslim etmelerini ve proje kapsam dokümanınızı güncel tutmalarını söyleyin. Bir daha hiçbir şeyi kaçırmayacağınızdan emin olabilirsiniz. 

Güncellemeler tamamlandıktan sonra, bunların bir proje veya kalite güvence yöneticisi tarafından iki kez kontrol edilmesini ve incelenmesini sağlayın. Formatların tek tip olduğundan, formüllerin doğru olduğundan, bağlantıların çalıştığından ve başlıkların alakalı ve kısa olduğundan emin olmak için her şeyi bir kez daha gözden geçirin. Birden fazla kontrolün yapılması ve en son sürümün incelenmesi, proje belgelerinin güncel ve standart hale getirilmesini garanti eder.

6. Arka plan materyalleri mevcut değil

Bir sorunun nasıl ortaya çıktığını bulmaya çalıştığınızı, ancak geçmiş verilerin eksik olduğunu ve hatayı tekrarlayamayacağınızı varsayalım. Önlemenin tedavi etmekten daha iyi olduğunu söylüyorlar ve konu proje yönetimine gelince, bu sizin arka plan materyallerinizdir. İlk prototiplerden taslaklara ve tamamlanmamış planlara kadar her şey, hiçbir şey şansa bırakılamaz. 

Proje belgelerinizi desteklemek için depoda bulunan her şeyin kaydını tutun. Bu en iyi şekilde projenin başlangıcında uygulanır ve proje boyunca korunur. Arka plan materyallerini ve geçmiş belgeleri indekslemek, ekibinizin ihtiyaç duyduğu her şeyi ihtiyaç duyduğu anda bulmayı kolaylaştıracaktır. İşleri bittiğinde, ait olduğu yere geri konduğundan emin olun. 

7. Güvenli olmayan depolama

Bilgisayar korsanları ve dolandırıcılar günümüzde çok yaygın. Bir dakika bile olsa gardınızı düşürürseniz, önemli olan her şeyin çalınması riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bir yetkili atayarak proje belgelerinizi yetkisiz değişiklik ve düzenlemelere karşı koruduğunuz gibi, onu çalmak isteyebilecek veya projenize ve itibarınıza zarar verebilecek kişilerden de korumanız gerekir. 

Uzaktan çalışan veya hibrit bir ofis kullanan personeliniz varsa ve çevik yöntemler uygulamak istiyorsanız geniş, kolay erişilebilir, ancak güvenli ve emniyetli bir bulut depolama alanına yatırım yapın. Ekibinizin, kullanmak istedikleri cihazı kullanarak ihtiyaç duydukları şeyi istedikleri zaman ve istedikleri yerde alabileceklerinden emin olun. Güçlü bir bulut depolama yönetimi ayrıca kişisel ve ekip dosya depolama kapasitesi, cihazlar arası dosya senkronizasyonu ve günlük yedeklemeler için izin vermenize olanak tanır. 

Aşılmaz güvenliğe sahip bulut depolama alanına para koyarak içiniz rahat olsun. Bu şekilde, birileri korusun veya korumasın mağaza bilgilerinizin günün her saati güvende tutulduğunu bilirsiniz. 

BONUS: Dikkat edilmesi gereken daha fazla hata

Proje dokümantasyonunun bakımı söz konusu olduğunda hiçbir şeyi şansa bırakamazsınız. Proje yönetimi belgelerinizi güvenli, güncel ve her zaman hazır tutma konusunda sorumluluk duygusu olmalıdır. Başka hangi hatalardan kaçınmalısınız? Bunlardan bazıları: 

• Dil tutarsızlıkları – Hem Amerikan hem de İngiliz İngilizcesi yazımının kullanılması

• Belirsiz altyazılar 

• Sayfa numaralandırması güncellenmiyor

• Fotoğraf veya diyagramlar dâhil değil 

• Arama fonksiyonu yok

Öncelikle bir proje kapsam belgesine ihtiyaç duymanızın nedenlerini her zaman hatırlayın ve bakımlı bir veri, bilgi ve belge arşivine olan takdirinizi koruyun. Gelen ve çıkan her şeye belli bir saygıyla yaklaşın; böylece projenizin tam bir başarı olacağını garanti edebilirsiniz. 

Uygun araçlarla birinci sınıf proje dokümantasyonu

Elbette mükemmelliği garanti edemez veya bekleyemezsiniz, ancak hataları minimumda tutmanız için hiçbir neden yoktur ve bunu yapmak oldukça mümkündür. Akıllı bir proje yöneticisi, her şeyin çalışkan bir ekibe, kusursuz bir proje yönetim planına ve proje belgelerinin hava geçirmez şekilde saklanmasına bağlı olduğunu bilir. 

Parmaklarınızın ucundaki uygun araçlarla aşağıdakileri başarabileceksiniz: 

• Kusursuz proje belgelerini koruyun

• Proje yönetimi belgelerinin bakımında hatalardan kaçının

• Uzaktan çalışmayı mümkün kılın

• Başarı için hem sanal hem de saha ekiplerini donatın

• Etkili ve verimli ekip iş birliği oluşturun

• Tamamen işlevsel bir hibrit ofis edinin 

Bitrix24 ile ister iletişim, görevler, iş birliği veya dosya depolamayla ilgili olsun her hedefi alt üst edin. Bitrix24 web sitesinde her hatanın, hatanın veya aksaklığın çözümünü bulabilirsiniz. İhtiyaç duymanız halinde her büyüklükteki ekip için hizmet paketlerinin yanı sıra yerinde ve uzaktan destek de mevcuttur. 

Benzersiz hizmet, güvenilir destek ve yüksek kaliteli sonuçlarla her projeyi parkın dışında bırakın. Bitrix24'ün güvenilir ve iyi tasarlanmış araçlarıyla ekibinizi ve itibarınızı koruyun. Sunduğumuz çözümlerin ihtiyaçlarınızın her birine nasıl cevap verdiğini görmek istiyorsanız bugün kaydolun!

SSS

Proje dokümantasyonu nasıl yapılır?

Proje dokümantasyonu şu şekilde yapılır: 

• İlgili tüm bilgilerin toplanması
• Projenin her aşamasını not etmek
• Bilgiyi organize etmek
• Takım arkadaşlarıyla işbirliği yapmak
• Etiketler ve dizinlerle yayınlama
• Dokümantasyonun bakımı ve güncellenmesi
• Güvenli bir şekilde saklama
• Erişilebilirliğin sağlanması

Temel proje dokümantasyonu nedir?

Temel proje belgeleri, aşağıdakileri içeren bir referans veya kılavuzdur:

• Müşterilerden ve liderlerden hatırlatmalar
• Önemli notlar
• Buluşma notları
• Kilit karar vericiler veya emir komuta zinciri
• Son teslim tarihleri 
• Teslimatların özeti

Proje belgelerinin çıktıları nelerdir?

Proje dokümantasyonu çıktıları, belirli bir projenin ömrü boyunca her aşamayı kayıt altına alan dokümantasyonlardır. Bu aşamalar şunlardır:

• Başlatma - Bir projenin amacı tanımlandığında
• Planlama - Ayrıntılı bir plan geliştirme
• Yürütme - Proje planının uygulanması 
• İzleme ve kontrol - Proje sonucunun plana göre ölçülmesi
• Kapanış - Projenin müşterilere devredilmesi

Bir projenin gereksinimlerini nasıl belgelendirirsiniz?

Öncelikle size yardımcı olması için hangi araçların kullanılacağını seçerek bir projenin gereksinimlerini belgeleyin. İkinci olarak müşteriler, paydaşlar ve proje ekibiyle oturup onların ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini öğrenin. Üçüncüsü, bu belgeyi saklayın ve son olarak proje ömrü boyunca izlemek için bu belgeye başvurun. 

Proje belgelerinize neler eklemeniz gerekiyor?

Proje belgelerinize aşağıdakileri eklemeniz gerekir: 

• Müşteriyle ilgili her şey
• Yasal direktifler, yönetmelikler ve kodlar
• Belgelenecek yeterli sayıda süreç 
• Projedeki değişiklikler