Küçük ve Orta Ölçekli Her İşletmenin Kullanması Gereken 3 Program: ERP, CRM ve Envanter Yönetimi

Günümüzde bir işletmeyi büyütmek, eskiye kıyasla daha kolaydır zira buna yardımcı olabilecek çok sayıda teknoloji ve yazılım mevcuttur. Ancak, bunlardan hangilerine ihtiyacınız olduğunu bilmeniz gerekir. Bulduğunuz her programı kullanmaya çalışırsanız, büyümek şöyle dursun, iş akışlarının verimli bir şekilde yönetilmesi dahi mümkün olmayacaktır.

Bu makalede yapmak istediğimiz şey, "ERP nedir" sorusunu cevaplayarak, küçük ve orta ölçekli işletmeler için en faydalı olacak programlardan bahsetmek. Ayrıca djital dönüşüm yolculuğunuzda size en çok destek olacak teknoloji seçeneklerini de listelemek istiyoruz. Sektörü ve büyüklüğü ne olursa olsun her işletmenin işine yarayacağını düşündüğümüz farklı yazılım türleri arasından üç seçeneği belirledik: ERP programları, CRM programları ve envanter yönetimi yazılımları.

Bunların hepsini veya yalnızca bir kısmını kullanabilirsiniz. İşletmenizin ihtiyaçlarına göre bu konuda kendiniz karar vermelisiniz. Bitrix24 araçlarının, bu programlarla elde edebileceğiniz faydaların büyük bir kısmını tek bir merkezden sunduğunu unutmayın.

ERP Nedir?

ERP sistemi nedir sorusuyla başlayalım. Kurumsal kaynak planlama (ERP – enterprise resource planning) yazılımları, işletmelerin her türden günlük operasyonlarını yönetmelerine yardımcı olur. Bir ERP çözümü, farklı modüllerden oluşan bir platforma benzetilebilir. Farklı departmanların, farklı ihtiyaçları için kullanabileceği bu modüller, şirket içi iş süreçlerini uçtan uca yönetmeye, hatta büyük ölçüde otomatik hâle getirmeye yardımcı olur. Bu bağlamda, işletmeler, ERP kullanımı sayesinde farklı iş süreçlerinin yer aldığı merkezi ve ortak bir veri tabanı elde etmiş olurlar.

Örneğin insan kaynakları departmanı farklı bir modülden, satın alma departmanı ise daha farklı bir modülden yararlanır. ERP çözümleri, bunların içerdiği verileri tek bir merkezde bir araya getirerek gerçek zamanlı olarak senkronize eder.

Çoğunlukla büyük ölçekli işletmeler tarafından kullanıldığı için, ERP yazılım paketlerinin küçük ve orta ölçekli işletmelere uygun olmadığı yönünde yanlış bir inanış vardır. Oysa giderek daha fazla sayıda küçük ve orta ölçekli işletme, verimlilik ile sürdürülebilir büyümeyi artırmak için ERP programının onlara sunduğu avantajları kullanmaktadır.

Türü ne olursa olsun işletmelerin kullanabileceği üç ERP yazılımı kategorisi bulunur: yerinde kurulan ERP, bulut tabanlı ERP ve hibrit ERP. Her birinin kendine özgü avantajları ve dezavantajları mevcuttur. Onları basitçe izah edelim:

En geleneksel ERP sistemi budur. İsminden de tahmin edilebileceği gibi, bir işletmenin kendi bünyesinde (kendisine ait bir veri merkezinde) barındırdığı bir ERP yazılımı türüdür. İşletme, çevrimiçi ve bulut tabanlı çözümlere güvenmek yerine tüm sistemi kendisi yönetir. Yerinde ERP çözümleri, en maliyetli ve kurulumu en zor seçenektir. 1990'lardan bu yana uygulanmaktadır ancak kullanımı kolay bir seçenek olduğunu söylemek mümkün değildir. Günümüzde, yalnızca büyük ölçekli şirketler tarafından tercih edildiğini söyleyebiliriz.

Modern pek çok ERP çözümü, çevrimiçi olarak "bulutta" çalışır. Bulut tabanlı ERP sisteminin en önemli faydası, bir işletmeyle ilgili tüm verileri çevrimiçi olarak merkezi hâle getirmesi ve bunları dünyanın her yerinden erişime açmasıdır. ERP sistemlerini hizmet sağlayıcının kendisi yönetir, yani işletmenin bunun için yer veya zaman ayırması gerekmez. Bulut ERP sistemleri, yapay zekâ ve makine öğrenimi de dâhil olmak üzere en gelişmiş teknolojileri kullanır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için en iyi seçeneğin bir bulut ERP programı olduğunu söyleyebiliriz.

Hibrit ERP sistemleri, işletmelerin kendi bünyelerindeki ERP programını bulut tabanlı olanlarla eşleştirir. Örneğin hassas veriler şirket içindeki sistemde tutulur ve diğer her türlü veri için bulut kullanılır. Güvenlik, finans ve elektronik para transferi gibi özel ihtiyaçları olan sektörler için uygundur.

Bir ERP Programı Size Nasıl Yardımcı Olur?

ERP kurumsal kaynak planlama programlarının size nasıl yardımcı olabileceği, sahip oldukları modüllere göre değişiklik gösterir. Bir ERP programı, işletmelerin ihtiyaçlarına uygun olarak özelleştirilebilir. Örneğin yalnızca satın alma ve pazarlama modüllerini kullanan bir işletmenin, bunlara ek olarak insan kaynakları modülünü de kullanan bir işletmeye kıyasla elde ettikleri farklı olacaktır.

ERP sistemleri, belirli iş süreçlerini desteklemek için farklı modüller kullandığından, bunlardan bazılarını listeleyerek size nasıl yardımcı olabileceklerini izah etmeye çalışalım:

Finans ve muhasebe modülü hemen tüm ERP programları içerisinde yer alır. Bu modül, temel olarak işletmelerin finansal durumlarını anlamalarına ve bu amaçla farklı analizler yapmalarına yardımcı olur. Finans ve muhasebe modülü, borç hesaplarıyla alacak hesaplarını takip eder, mali raporlar oluşturur ve hatta fiyatlandırma için bile kullanılabilir.

ERP programı sayesinde, faturalandırmayla ilgili tüm görevlerin otomatik hâle getirilmesi de mümkündür. Ödemeler, nakit akışı ve hesap mutabakatı dâhil olmak üzere önemli finansal süreçlerin etkili bir şekilde yürütülmesine yardımcı olan bir modüldür. Kısacası, şirketinizin ERP kullanımı bu modülü de kapsıyorsa, hemen tüm muhasebe işlemlerini onu kullanarak yönetebilirsiniz.

Tedarik modülü, bir işletmenin ürün ve hizmetlerini sunmak için ihtiyaç duydukları malzeme ve diğer hizmetleri tedarik etmesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu modül gelen teklifleri izleyebilir, analiz edebilir ve hatta yapay zekâ ile makine öğrenimi sayesinde satın alma işlemlerini otomatik hâle getirebilir. Tedarik zinciri takibini yapabilir, satın alım yaptığınız kişilerin bir listesini tutabilir ve bu kişileri belirli bir ürün veya hizmete bağlayabilirsiniz. Yani bu modül, ihtiyaç duyduğunuz bir malzeme veya hizmet azaldığında, onu sizin yerinize ilgili satıcıdan sipariş dahi edebilir.

Üretim modülünü tüm ERP programları içerisinde bulabilirsiniz. Zira temel amacı üretim planlamasına yardımcı olmak ve üretimin kesintisiz devam etmesi için gereken her şeyin hazır olmasını sağlamaktır. Üretim modülü, herhangi bir ürün için gerçek zamanlı bilgi sağlar. Bir bakışta ne kadar sattığını (yani ne kadar başarılı olduğunu), stokta ne kadar kaldığını, hatta üretim maliyetinin ne olacağını görebilirsiniz.

Bu modül, temelde müşteriler ve potansiyel müşterilerle hızlı bir şekilde iletişim kurulmasına olanak tanır. Bunun yanı sıra satışları artırmak, satış hedefleri belirlemek ve faturalandırmaya yardımcı olmak için de kullanılabilir. Tedarik zinciri dâhil olmak üzere sipariş yönetimi yapılabilmesini sağlar ve pek çok farklı türde raporlama yapabilir.

ERP kurumsal kaynak yönetimi kategorisindeki bir yazılım, bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) modülüne de sahip olabilir. Bu modül, aşağıda daha detaylı izah edeceğimiz gibi, müşteri memnuniyeti elde etme amacıyla tasarlanmıştır ve her türden müşteri bilgisini kaydederek bunlara tek bir yerden ulaşılabilmesini sağlar. Kaydedilen müşteri bilgileri, onlara kişisel bir deneyim sunmak, potansiyel müşterilere ulaşmak ve genel anlamda müşterilerle etkileşime geçmek için kullanılabilir.

Bir ERP programının bünyesindeki insan kaynakları modülü, maaş ve bordro takibi gibi temel özelliklere sahiptir. Çalışanlara ilişkin verileri depolar ve bu verileri farklı amaçlarla (örneğin performans takibi) kullanabilir. Yapabilecekleri, kullanılan ERP kurumsal kaynak planlaması çözümüne göre değişiklik gösterir. Yapay zekâ ve makine öğrenimi sayesinde işe en uygun adayları otomatik belirleyen ERP çözümleri dahi vardır.

Kullanabileceğiniz ERP Sistemleri (Kurumsal Kaynak Planlama)

Modül bazlı ve kullanımı kolay bir yapıda olmaları nedeniyle, her işletme için bir ERP programı bulmak mümkündür. Ancak iş süreçlerini yürütmek için kullanabileceğiniz bir ERP programı, kendi ihtiyaçlarınıza göre seçilmelidir. Bununla birlikte, popülerlikleri ve yaygınlıkları nedeniyle, aşağıdaki seçeneklere göz atarak başlamanızı öneririz.

ÖNEMLİ: Bu listedeki ERP programları, arama motorlarındaki popülerlik seviyelerine göre seçilmiştir. Bitrix24, hiçbirinin beyan ettiği şekilde çalışacağı konusunda bir garanti vermez ve/veya herhangi birinin kullanılmasını tavsiye etmez. Liste, yalnızca Türkçe destekli ERP sistemleri konusunda bir fikir edinmeniz için paylaşılmaktadır.

1. SAP Business One (SAP B1)
2. SAP Kurumsal Kaynak Planlaması
3. CANİAS Kurumsal Kaynak Planlama ERP
4. 1C:Drive ERP Programı
5. IFS Kurumsal Kaynak Planlama
6. Oracle Kurumsal Kaynak Planlama
7. WORKCUBE Kurumsal Kaynak Planlama
8. LOGO Kurumsal Kaynak Planlama
9. Microsoft Dynamics Kurumsal Kaynak Planlama
10. NETSIS Kurumsal Kaynak Planlama

CRM Sistemi Nedir?

Modül desteği sayesinde, bir ERP programını farklı amaçlar için kullanabilirsiniz. Ancak belki de ihtiyacınız olan daha sınırlı ve fakat daha spesifik bir yazılım paketidir. CRM, yani müşteri ilişkileri yönetimi, bu bağlamda küçük ve orta ölçekli işletmelere faydalı olabilecek diğer bir çözüm olarak dikkat çekmektedir.

ERP sisteminin tüm iş süreçlerini yönetmeye odaklanmasının aksine, bir CRM yazılımı müşteri ilişkilerini yönetmeye, yani müşterilerle kurulan iletişim ve etkileşimi kolaylaştırmaya çalışır. Bu amaçla, bir dizi farklı yöntem kullanarak müşteri bilgilerini toplar, onları herkesin ulaşabileceği merkezi bir veri tabanına kaydeder ve farklı departmanlar tarafından girilen müşteri verilerinin tek bir yerde senkronize olmasını sağlar.

Bu bilgiler, mevcut ve potansiyel müşterilere kapsamlı bir bakış atabilmenizi sağlar. Böyle bir sistem, mevcut müşterilerle olan ilişkilerinizi sürdürmenize, potansiyel müşteri bilgileri toplayıp onları dönüştürmenize ve her ikisiyle de kişiselleştirilmiş bir iletişim kurmanıza olanak tanır. Satış ve pazarlama amaçlı proje yönetimi için bile CRM kullanılabilir, zira bu yazılımlar her iki departmanın da performansını takip edebilmenizi sağlar. Aynı bir ERP programı gibi, CRM yazılımlarına da modüller ile farklı yetenekler kazandırmak mümkündür. Örneğin envanter takibi yapmalarını bile sağlayabilirsiniz.

CRM Programları Size Nasıl Yardımcı Olur?

Yukarıda, ERP sistemleri ile yapabileceklerinizin seçtiğiniz programa ve kullandığınız modüllere göre değişiklik göstereceğini belirtmiştik. Bu, aynı zamanda CRM sistemleri için de doğrudur. CRM ile farklı iş süreçleri yönetilebilir ve neredeyse herhangi bir iş takip edilebilir. Modüler bir yapıya sahip olduklarından, onlardan elde edebileceğiniz faydalar kendinize ne kadar uygun bir seçim yaptığınıza göre değişecektir. Bu anlamda, CRM programlarının size en çok fayda sağlayacağı hususlar şunlardır:

Potansiyel müşteriler, henüz ürününüzü satın almamıştır ancak onunla ilgileniyordur. Onları dönüştürerek “gerçek” bir müşteri olmalarını sağlayabilirsiniz. CRM'ler potansiyel müşteri dönüşümünü çok kolaylaştırır zira en iyi satış stratejisini belirleyebilmeniz için potansiyel müşterilerin tüm bilgilerini tek bir yerden görüntülemenize yardımcı olurlar.

Bir işletmeyi diğerlerinden ayıran en önemli şeylerden biri de müşteri hizmetlerinin kalitesidir. Müşterilerin belirli bir işletme hakkındaki deneyimleri ne kadar iyi olursa, geri dönme ve başkalarına tavsiye etme olasılıkları da o kadar artar. CRM, tüm diğer avantajlarının yanı sıra bu konuda da size yardımcı olur zira müşterilerin her biri için detaylı bilgiler sağlar. Dolayısıyla, gereksinimlerine uygun ve kişiselleştirilmiş bir hizmeti müşterilerinize sunabilirsiniz.

Şirketinizdeki her departman farklı uygulamalar kullanıyorsa iletişim kurmak çok zor olacaktır. Hatta çalışanlarınız satış yapmaya odaklanmak yerine, her uygulamayı diğerine senkronize etmeye daha fazla zaman ayırmak zorunda kalır. CRM, ortak bir uygulama kullanmanızı ve iş süreçlerini tek bir yerden yürütmenizi sağlar. Bu da doğal olarak verimliliği artırır.

Bir şirketin ürün veya hizmetlerini yeniden satın alma eğiliminde olan müşterilerin sayısını ne kadar yükseltirseniz o kadar başarılı olursunuz. CRM kullanmak, müşteri memnuniyetini artırmanızı ve dolayısıyla onları elde tutma oranlarınızı artırmanızı sağlayacaktır.

Çok kanallı pazarlama, farklı iletişim kanallarını (sosyal medya, e-posta, SMS vb.) kullanan bir pazarlama tekniğidir ve tüm bunlar tek bir merkezden yürütülmezse ne verimli ne de tutarlı olurlar. CRM, tüm bu kanalları ortak bir platformda bir araya getirerek çok kanallı pazarlamanın daha verimli hâle gelmesini sağlar.

Küçük veya orta ölçekli işletmelerin önemli bir diğer sorunu da müşteri şikâyetlerinin ele alınmasıdır. CRM uygulamasını bir Yardım Merkezi gibi kullanabilir ve müşteri geri bildirimlerini hızlı bir şekilde ele alarak nelerin ters gittiğini, dolayısıyla nelerin düzeltilmesi gerektiğini zaman kaybetmeden görebilirsiniz.

Kullanabileceğiniz CRM Yazılımı Seçenekleri

Her işletmenin kullanacağı CRM yazılımına kendi ihtiyaçlarına göre karar vermesi gerektiğini birden çok kez belirttik, ancak bir başlangıç noktasına ihtiyacınız varsa, şu anda piyasadaki en popüler yazılımları bir liste hâlinde bir araya getirerek sizinle paylaşıyoruz.

ÖNEMLİ: Bitrix24 hariç olmak üzere, bu listedeki CRM programları, arama motorlarındaki popülerlik seviyelerine göre seçilmiştir. Bitrix24, kendi ürünü haricinde hiçbirinin beyan ettiği şekilde çalışacağı konusunda bir garanti vermez ve/veya yine kendi ürünü haricinde herhangi birinin kullanılmasını tavsiye etmez. Liste, yalnızca Türkçe destekli CRM sistemleri konusunda bir fikir edinmeniz için paylaşılmaktadır.

1. Bitrix24 CRM
2. Salesforce CRM
3. HubSpot CRM
4. Zoho CRM
5. Microsoft Dynamics CRM
6. MySoft CRM
7. LOGO CRM
8. Dia CRM
9. PipeDrive CRM
10. ERM Yazılım CRM

Envanter Yönetimi Programı Nedir?

Bunlar, isimlerinden de tahmin edilebileceği gibi, şirketlerin sahip oldukları envanteri takip etmesine ve yönetmesine yardımcı olarak stok takibini ve planlamayı kolaylaştıran araçlardır. Onları envanterinizin dijital bir deposu olarak düşünebilirsiniz. Bu depoya eklediğiniz veya ondan çıkardığınız her şey, otomatik olarak kayıtlara yansıtılacaktır.

Bu, belirli tetikleyiciler aracılığıyla bazı envanter işlemlerinin otomatik hâle getirilebileceği anlamına da gelir. Bir envanter programı, belirli bir stok azaldığında size bildirim yapabilir ve hatta o ürün veya hizmeti kendiliğinden sipariş edebilir. Bu bağlamda, planlama için de son derece kullanışlı olacaktır zira belirli bir üretime başlamadan önce ihtiyacınız olan her şeye sahip olup olmadığınızı veya üretim sonuna kadar yetip yetmeyeceklerini kolayca görebilirsiniz.

Envanter Yönetimi Programları Size Nasıl Yardımcı Olur?

Envanter yönetimi, her türde ve her büyüklükteki işletme için önemlidir. İster bir ürün ister bir hizmet sunuyor olun, bir stok tutmanız gerekecektir. Bu stoğun durumunu ne kadar yakından takip ederseniz o kadar hızlı aksiyon alabilir ve planlama yapabilirsiniz. Aynı anda yüzlerce farklı stok kaydı olan işletmeler için bunu manuel olarak yapmak epey zor olabilir. Envanter yönetimi programları ise en basit hâlleriyle bu işi otomatikleştirir. Siz fark etmeseniz bile stoğunuzda neyin eksik neyin fazla olduğunu takip ederler ve sahip oldukları yeteneklere göre belirli eylemleri otomatik olarak yerine getirebilirler.

Kullanabileceğiniz Envanter Yazılımı Seçenekleri

Aşağıda listelediğimiz seçenekler, ihtiyaçlarınıza uygun bir seçim yapabilmeniz için iyi bir başlangıç noktası olacaktır:

ÖNEMLİ: Bu listedeki envanter yönetim programları, arama motorlarındaki popülerlik seviyelerine göre seçilmiştir. Bitrix24, hiçbirinin beyan ettiği şekilde çalışacağı konusunda bir garanti vermez ve/veya herhangi birinin kullanılmasını tavsiye etmez. Liste, yalnızca Türkçe destekli envanter programları konusunda bir fikir edinmeniz için paylaşılmaktadır.

1. Streamline
2. SAP Integrated Business Planning
3. Oracle Fusion Bulut Tedarik Zinciri Planlaması
4. IBM Planlama Analitiği
5. Coupa Tedarik Zinciri Tasarımı ve Planlaması
6. NetSuite Talep Planlaması
7. e2open Planlama Uygulama Paketi
8. OMP Unison Planning
9. AssetPlus Envanter
10. ArtıSoft Envanter Demirbaş Yönetim Programı