Ödeme Takip Programları: Gelen ve Giden Parayı Kolayca Takip Edin

Bir ürün veya hizmet sattığınızda, bir sonraki adım fatura kesmek olacaktır. Bu, bir zamanlar şaşırtıcı derecede karmaşık ve zaman alan bir işlemdi. KDV hesaplamasını yapmak bile özellikle küçük işletmeleri zorlayabiliyordu. E-faturaya geçiş ve teknolojik gelişmeler sayesinde artık fatura kesmek daha kolay, ancak bunu hızlı, kolay ve yasal düzenlemelere uygun bir şekilde yapabilmeniz için bir program kullanmanız gerekiyor.

Bu iyi bir gelişme zira manuel ön muhasebe ve defter tutma, pek çok hataya açık uygulamalardı. Tek bir basit hata dahi borç ödemelerinin gecikmesine, tahsilatların aksamasına ve dolayısıyla nakit akışının bozulmasına neden olabilirdi. Cari hesap takibi artık çok daha kolay. Elektronik ortamda tüm gelir gider ve alış satış kayıtlarınızı tutabilir, hatasız şekilde fatura kesebilir ve zaman ile iş gücünden tasarruf edebilirsiniz.

Makalemizde, bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedecek ve her ölçekteki işletme için iyi bir seçim olabilecek e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarının güncel bir listesini paylaşacağız. Fatura takip programı nedir sorusunu cevaplayarak ve e-fatura programı kullanarak elde edebileceklerinizden bahsederek başlayalım.

Ödeme Takip Programı Nedir?

Ödeme takibi için kullanılan yazılımlara faturalandırma programı da denir. İsminden de tahmin edilebileceği gibi, bunlar müşterilerinize sunduğunuz hizmetler ve ürünler için otomatik olarak fatura oluşturan araçlardır. Satın alınan veya kullanılan ürün ve hizmetlerin bir listesini maliyetleriyle birlikte oluşturur, bu bilgileri kullanarak bir fatura yaratır ve ardından müşteriye gönderir.  Ancak onları sadece birer fatura programı olarak görmek yanlış olur, zira aşağıda belirteceğimiz gibi, daha fazlasını da sunarlar. Aynı nedenle, onları “ödeme yönetimi platformları” olarak tanımlamak da mümkündür.

Bir e-arşiv veya e-fatura programı, hazır şablonlar kullanır ve bunları özelleştirmek mümkündür. Yani müşterilerinize gidecek/gösterilecek faturaları şirketinize göre veya ürüne/hizmete göre özelleştirebilirsiniz. Geleneksel ön muhasebe uygulamaları ve manuel fatura kesme ile karşılaştırıldığında, bu programlar çok daha hızlı çalışır. Tüm alacak ve borç bilgilerine tek bir yerden ulaşmanızı ve yeterince gelişmiş özelliklere sahipse e-imza kullanarak elektronik ortamda tüm mali işlemlerinizi yapabilmenizi sağlar.

E-Fatura Programı Kullanımı Zorunlu mu?

E-arşiv fatura veya e-fatura programı kullanımı konusunda bir zorunluluk olmamakla birlikte, e-faturaya geçiş, belirli şartları karşılayan işletmeler ve serbest çalışanlar için zorunlu tutulmuştur. GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından yayınlanan tebliğe göre:

• 2022 ve sonrasındaki hesap dönemlerinde e-ticaret dâhil 3 milyon TL ve üzeri ciro yapan tüm mükellefler e-faturaya geçmek zorundadır.

• Bir gün içerisinde vergiye tabi olmayan şahıslara 30 bin TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler e-arşiv fatura kesme zorunluluğuna tabidir.

• Bir işletme, son kullanıcıya 5.000 TL üzerinde bir fatura kesiyorsa, bunu e-arşiv fatura olarak kesmek zorundadır.

• Kendi nam ve hesabına çalışan serbest meslek mensupları, ciroları ne olursa olsun e-smm kullanmak zorundadır. (E-SMM, elektronik serbest meslek makbuzu kısaltmasıdır.)

Genel anlamda, e-faturaya geçiş zorunluluğunun kapsamının her mali hesap döneminde artırıldığını, dolayısıyla yakın gelecekte e-belge kullanımının hemen her sektör ve meslek için zorunlu hâle geleceğini söylemek mümkündür. Yasalar ve yönetmelikler, elbette belirli bir uygulama kullanılmasını mecbur tutmaz, dilerseniz ücretsiz e-fatura ve e-arşiv programları da kullanabilirsiniz. Ancak bunların yapabilecekleri sınırlıdır ve aşağıda izah edeceğimiz avantajların çoğuna sahip değildirler.

Bir E-Fatura Programı ile Yapabilecekleriniz

E-fatura programı kullanarak gelir gider akışınızı ve alış satış verilerinizi elektronik ortamda tutmanın pek çok avantajı vardır ve en önemlileri şunlardır:

Kendi Özel Faturalarınızı Oluşturabilirsiniz

Faturanızı anında oluşturabilir ve müşteri adı, satın alınan ürün veya hizmetlerin tutarı/miktarı, indirim oranı, KDV oranı ve satın alma işlemiyle ilgili diğer bilgileri otomatik olarak ekleyebilirsiniz. Dilerseniz e-fatura programı içerisinde bulunan şablonları kullanabilir veya onları özelleştirebilirsiniz. Her hâlükârda faturanıza şirketinizin logosunu veya kurumsal sembollerini ekleyebilirsiniz.

Müşteri adını manuel olarak girmek zorunda bile değilsiniz. Müşteriniz daha önce sizden alışveriş yapmışsa, e-fatura yazılımı bu bilgileri otomatik olarak faturaya ekleyebilir. Hazırlanan elektronik faturayı, e-posta ile anında müşteriye gönderebilir ve online olarak görüntülemesini de sağlayabilirsiniz. E-fatura programı örneğin stok uygulamanıza entegre olarak gün boyunca satılan ürünler için otomatik kayıtlar da oluşturabilir. Bu, zamandan tasarruf etmenizi sağlayacak önemli bir avantajdır.

Ödemeleri Kolaylaştırabilirsiniz

E-faturaya geçerek “hatırlatıcı” özelliğini de elde edebilir ve fatura takibi işini neredeyse otomatik hâle getirebilirsiniz. Basit bir ön muhasebe programı dahi alacak hatırlatma ve borç hatırlatma özelliklerini sunacaktır, yani nakit yönetimi çok daha verimli hâle gelir. Uygulama, vadesi gelmiş borçları size ve müşterilerinize otomatikman hatırlatabilir. Borç hatırlatma özelliği, e-posta veya SMS ile yapılabilir fakat ikincisinin kontör satın almayı gerektirebileceğini unutmayın. Bazı gelişmiş uygulamalar, müşterilerin ödemelerini doğrudan size yapabilecekleri online bir portala dahi sahiptir. 

Raporlar Oluşturabilirsiniz

E-fatura programı, ön muhasebe işlemlerinden daha fazlasını yapabilir. Onunla mali durumunuzu takip ederek ödenmiş ve ödenmemiş faturalarınız için raporlar oluşturabilirsiniz. Gelir gider raporlarının yanı sıra farklı kriterlere göre raporlama yapmanız da mümkündür. Örneğin sonraki 14 gün içerisinde banka üzerinden gelmesini beklediğiniz ödemeleri miktarlarına göre listeleyerek, nakit akışınızın güncel durumu hakkında kapsamlı bir fikir edinebilirsiniz.

Belirli zaman aralığı içerisindeki vadesi geçmiş faturalar, brüt satış faturaları, ödeme döngüsünün ortalama süresi ve benzeri veriler için raporlar oluşturarak mali analiz dahi yapabilirsiniz. Bu bilgiler, sCRM uygulamanızı beslemek için de kullanılabilir. Mesela, zamanında ödeme yapan müşterileriniz ve geç ödeme yapanlar için ayrı ayrı bilgi depolayabilirsiniz. Tüm bu veriler, hızlı ve etkili iş kararları vermenize yardımcı olan özelliklerdir.

E-Arşiv Fatura da Kesebilirsiniz

E-arşiv, e-fatura kesmek zorunda olmayan kişiler için (örneğin sizden ürün satın alan bir gerçek kişi) düzenlenen e-belge türüdür. E-fatura kesme yükümlülüğü olmayan işletmeler ve meslek mensupları dahi e-arşiv kullanmakla yükümlüdür. Aradaki farkı basitçe şöyle izah edebiliriz: E-fatura, yalnızca e-fatura kesme zorunluluğuna tabi işletmeler arasında düzenlenen bir belgedir, örneğin iki şirket arasında. E-arşiv fatura ise, muhatabın e-fatura kullanıcısı olmadığı durumlarda düzenlenir, örneğin bir şirketin gerçek kişi statüsündeki bir tüketiciye kestiği fatura.

Pratikte bu ayrımı yapmak kolay olmayabilir ancak basit bir ön muhasebe programı dahi e-fatura mı yoksa e-arşiv mi kesilmesi gerektiğini belirleyebilir ve mali kayıtlarınızı doğru şekilde tutmanıza yardımcı olur.

Fatura Düzenleme, Ödeme ve Tahsilat için Kullanabileceğiniz Programlar

Artık bir e-fatura programı ile neler elde edebileceğinizi biliyorsunuz. Sıra, kullanabileceğiniz seçenekleri listelemeye geldi. Bu oldukça büyük bir sektör ve global düzeyde tanınan markalara yer veriyor. Bununla birlikte, Türkiye'de kullanılacak bir fatura kesme programının Türkiye yasalarına uygun şekilde tasarlanmış olması gerekiyor.

Diğer bir deyişle Quickbooks, Xero, Wave ve Simplybill gibi tanınmış markaları Türkiye'deki işletmelerin fatura kesmek için kullanmaları uygun olmayacaktır, zira TL desteğine sahip olsalar dahi Türk vergi yasalarına ve yönetmeliklerine uyumlu değiller. Bu, gelir gider takibi ve fatura kesme için yerel uygulamalar kullanımı dışında bir seçenek bırakmıyor. Biz de bunu dikkate alarak listemizi hazırladık.

Eğer amacınız yalnızca ödeme kabul etmekse Bitrix24 araçları arasında yer alan CRM Ödeme modülünün bu işi sorunsuz bir şekilde yerine getirebileceğini unutmayın. Bu modül, anlaşma formundaki ödemeleri kabul etmenizi sağlamak için geliştirilmiştir ve mobil versiyonda da mevcuttur. CRM'den müşteriye bir SMS gönderilir ve müşteri bu SMS'teki bağlantıyı takip ederek özelleştirilebilen bir ödeme sayfasını açabilir. Bitrix24, hızlı, kolay ve pratik bir tahsilat modülüne doğrudan CRM içerisinden ulaşabilmenizi sağlar.

ÖNEMLİ: Aşağıdaki listede yer alan ödeme ve tahsilat programları hakkındaki bilgiler, herkese açık resmî web sitelerinden derlenmiştir. Bitrix24, faturalarınızı yönetmek için bu programlardan birini kullanmanızı tavsiye etmez ve/veya beyan ettikleri işlevlere sahip olduklarını garanti etmez. Paylaşılan tüm yazılım bilgileri, herhangi bir anda değişebilir. Bu programlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için resmî web sitelerinde bulunan sıkça sorulan sorular gibi kaynakları kullanmanızı öneririz.

Mikro Yazılım Cari Hesap Takibi Programı

Geliştirici: Mikro Yazılım

Fiyat: Firmadan bilgi alınması gerekiyor

1988'de kurulan Mikro Yazılım, cari hesap takibi ve e-fatura yönetimi için üç seçenek sunuyor: Mikro Run, Mikro Jump ve Mikro Fly. Run, bunlar arasında en ucuz olanı ancak sadece en temel özellikleri içeriyor. Örneğin bu sürümle e-defter tutamaz ve ileri düzey muhasebe takibi yapamazsınız. Yine de 5 kişiye kadar çalışanı olan serbest meslek sahipleri için iyi bir ön muhasebe seçeneği olabilir. Orta ve büyük ölçekli işletmelerin ise Jump veya Fly sürümlerini tercih etmesi gerekiyor. Bu sürümler, otomatik maliyetlendirme, demirbaş zimmet takibi ve stok takibi gibi ileri düzey özelliklerle geliyor.

Modül bazlı tasarım

Tüm versiyonlarda, banka hesaplarınızı sisteme tanımlayabilir ve çek senet takibi de yapabilirsiniz. Hatta üst paketlerde kullandığınız banka kredilerini de ekleyebiliyor ve nakit akışınız, yani alacak ve borçlarınız hakkında daha net bir fikir edinebiliyorsunuz. Mikro Yazılım, modül bazlı bir uygulama geliştirdiğinden, ihtiyaçlarınıza göre modül satın alarak yalnızca işletmenize uygun özelliklere sahip olabilirsiniz.

Paraşüt Cari Hesap ve Fatura Takibi

Geliştirici: Paraşüt Yazılım Teknolojileri A.Ş.

Fiyat: Yıllık aboneliklerde ayda 400 TL'den başlıyor (KDV hariç) ve kontör hediyesi veriyor

Paraşüt, aslında mali müşavirler için geliştirilmiş bir uygulama ancak şahıslar ve şirketler için de bir e-fatura programı olarak kullanılabiliyor. En önemli özelliği, herhangi bir yerden online olarak kayıtlarınıza ulaşma imkânı sunması. iOS ve Android için uygulamaları mevcut, ayrıca sistemin kendisi bulut tabanlı olarak tasarlanmış. Paraşüt, bankacılık, e-ticaret, online tahsilat ve CRM entegrasyonlarına sahip, yani örneğin bankadaki hesap hareketlerinizi otomatik olarak sisteme aktarabiliyor.

E-ticaret platformlarına kolay bir şekilde entegre edin

Hepsiburada, Trendyol ve n11 gibi elektronik pazar yerlerine de entegre olup, buralarda yaptığınız satışlar için anında fatura düzenleyebiliyor. Ayrıca iyzico ile entegre olarak, müşterilerinize kestiğiniz faturaların online ödenmesini dahi sağlayabiliyor. Müşteriye bir bağlantı gönderiyorsunuz, bu bağlantıyı takip eden müşteri de iyzico platformu tarafından desteklenen herhangi bir yöntemi kullanarak hızlı ve güvenli şekilde ödeme yapabiliyor. Sisteme girdiğiniz bilgiler, CRM modülüne de aktarılabiliyor.

Faturaları toplu yazdırma, satış süreci yönetimi, cari hesap takibi, bildirim ve hatırlatmalar gibi faydalı özellikler programın tüm sürümlerinde kullanılabiliyor. Yani farklı sürümler ve modül bazlı bir tasarım yerine, tek bir sürüm hazırlanmış ve ihtiyaç duyabileceğiniz her şeye ulaşabiliyorsunuz. Bu yönüyle, küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygun bir tercih olabilir. Paraşüt, e-fatura dönüşüm sürecinizi de baştan sona yönetebiliyor.

LOGO İşbaşı Fatura ve E-Arşiv Programı

Geliştirici: Logo Yazılım San. ve Tic. A.Ş.

Fiyat: Aylık 175 TL, yıllık 2.100 TL'den başlıyor (KDV hariç). 1 yıl e-imza ve 2.100 kontör hediyesi var

LOGO Yazılım, 1980'li yıllardan bu yana bilgisayar programları geliştiren bir firma ve Türkiye'de en çok tanınan markalardan biri, zira hemen her sektör için geliştirdiği bir uygulama bulunuyor. E-fatura takibi ve ön muhasebe için geliştirdiği programın adı ise "İşbaşı". Bu program, e-dönüşüm, ön muhasebe ve e-dönüşüm & ön muhasebe olmak üzere üç farklı paket hâlinde satılıyor. En yüksek paketin fiyatı, yıllık toplam 3.900 TL + KDV olarak belirlenmiş.

Tüm özelliklerden yararlanmak için en üst paketi satın almalısınız

Paketlerin arasındaki farklar, sahip oldukları özellikler bakımından değişiyor. Örneğin ön muhasebe paketinde e-fatura özelliği bulunmuyor ancak alış satış takibi, CRM entegrasyonu, stok takibi ve akıllı fiş okuma gibi özellikler elde ediyorsunuz (bir fişi taradığınızda, anında gider kaydı oluşturabiliyor.) E-dönüşüm paketinde ise e-fatura kesme özelliği var ancak örneğin stok takibi özelliği yer almıyor. Bunların tümüne tek bir yerden ulaşmak istiyorsanız her ikisinin özelliklerinin bir araya getirildiği en üst paketi satın almalısınız.

Bu durumda, Android ve iOS üzerinden mobil kullanım, e-ticaret entegrasyonu, online tahsilat, interaktif vergi dairesi entegrasyonu, e-imza ve kontör hediyesi gibi özelliklere erişebiliyorsunuz. Program 14 gün boyunca ücretsiz olarak denenebiliyor, yani size ne kadar uygun olduğunu bizzat deneyerek görebilirsiniz. Dolayısıyla, belirli süreliğine ücretsiz e-fatura uygulaması arıyorsanız, LOGO İşbaşı uygun bir seçenek olabilir.

TR Cari Hesap Takip

Geliştirici: Bilsist Yazılım & Bilişim Hizmetleri

Fiyat: Aylık 200 TL'den başlıyor. Yıllık aboneliklerde kontör hediyesi var

TR Cari Hesap Takip, yukarıda listelediğimiz uygulamalar kadar gelişmiş özelliklere sahip değil, ancak fiyatı oldukça uygun ve faturalarınızı yönetmenin yanı sıra online tahsilat da yapabiliyor (PayTR entegrasyonu aracılığıyla). 6 ay ve üzeri aboneliklerde, 1.000 SMS kontör ve 600 e-kontör hediyesi alabiliyorsunuz. Bu yazılımı da 14 gün boyunca ücretsiz olarak denemek mümkün, yani ücretsiz e-fatura takibi için en azından iki hafta boyunca bedava kullanabileceğiniz bir program.

TR Cari Hesap Takip farklı modüllerden oluşuyor ancak bunların hepsine tek bir yerden ulaşıyorsunuz. Bu modüller, ön muhasebe, fatura takibi, stok takibi, teklif takibi ve taksit takibi gibi özelliklerden yararlanmanızı sağlıyor. Örneğin taksitli faturalarınızı da program üzerinden kolayca takip edebilirsiniz. Programın Android için geliştirdiği bir mobil uygulaması da var, dolayısıyla bu işletim sistemini kullanan herhangi bir mobil cihazdan dilediğiniz zaman verilerinize ulaşabiliyorsunuz.

Küçük esnafların e-faturaya geçiş süreci için uygun

Entegrasyon yetenekleri çok gelişmiş olmasa da tüm verileri Excel'e aktarabiliyor veya Excel'den veri alabiliyor. Cari hesap ve stok kayıtlarını hâlen Excel üzerinden tutan küçük esnaflar için faydalı bir özellik. Ayrıca Verimor Call Center ile de entegre olabiliyor, böylece örneğin ödeme hatırlatma için kolayca çağrı yapabiliyorsunuz. Bu program, özellikle küçük ölçekli işletmeler için ideal bir seçenek olabilir.

Bu programlardan herhangi biri sizin için doğru seçim olabilir. Hepsini denemenizi ve işletmenizin ihtiyaçlarına en çok hitap edeni seçmenizi öneriyoruz. Bir e-fatura programı seçerken, kullandığınız diğer programlara ne düzeyde entegre olabildiğini de değerlendirin. Zira bu sayede tüm mali kayıtlarınıza ve nakit akışınıza tek bir yer üzerinden erişebilir, tüm verilerinizin senkronize bir şekilde kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.

Unutmayın, e-fatura kullanımı giderek daha fazla işletme için zorunlu hâle geliyor ve şu anda gerekmese bile yakın gelecekte e-fatura ve/veya e-arşiv kullanmaya mecbur kalabilirsiniz. Bir zorluk yaşamamanız için, e-faturaya geçiş sürecinizi şimdiden planlamak ve hatta uygulamak en doğrusu olacaktır. Amacınız yalnızca ödemelerin takibiyse, Bitrix24 kullanmanın yeterli olacağını bir kez daha hatırlatalım. Zira CRM modülümüz hem ödemeleri takip etmenizi hem de onları tahsil etmenizi sağlayacak özellikler sunuyor.