Proje Ekibi İş birliğinde Sorumluluk Kültürü Nasıl Oluşturulur?

Proje ekibi iş birliğinde hesap verebilirlik kültürünün yaratılması artık sadece hoş bir şey değil, mutlak bir gerekliliktir. Sorumluluk, güven oluşturma ve iş birliğinden her görevin proje yöneticisinin mikro yönetime ihtiyaç duymadan  yapılmasını sağlamaya kadar ekibinizin tüm alanlarını etkiler.

Bu muhtemelen sürpriz değil. Sorumluluğu iyi bir şekilde yerine getiren birbirine bağlı bir ekipte çalışmanın bir zevkli olduğunu hepimiz biliyoruz. Ancak bu nirvana durumuna ulaşmak kolay bir iş değil. Yine de bu makale, sorumlu bireylerden oluşan olgun bir ekip geliştirecek yedi stratejiyle, sorumluluk bilincine ulaşmanıza yardımcı olmak için uzun bir yol kat edecek. 

1. Açık iletişimi sorumluluk kültürünüzün temeli haline getirin

Sorumluluk kültürü oluşturmak açık ve tutarlı iletişimle başlar. İyi iletişim kuran ekipler sıklıkla bireysel performansı daha yüksek olan ancak iletişim sorunları yaşayan ekiplerden daha iyi performans gösterir. Sorunsuz iletişim, ekibinizin zorluklarla daha iyi başa çıkmasına, yanlış anlamaları önlemesine ve güven duygusu yaratmasına olanak tanır. 

Açık iletişimin iki temel direği şunlardır:

Açık ve tutarlı görev talimatlarını iletin

Fikirlerinizi doğrudan ekibinizin beynine aktarmak için psişik güçleri kullanabilseydiniz harika olurdu, ancak son kontrol ettiğimizde teknolojinin henüz mevcut olmadığını gördük. Bir sonraki en iyi şey, açık talimatlara zemin hazırlayan bir proje yönetimi aracı edinmektir.

En iyi proje yönetimi yazılımı, son teslim tarihlerini, sorumlu kişileri, ekstra kaynakları ve talimatları doldurabileceğiniz bir yapı sunar . Bu görev belirleme stratejisi, başarı için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olduklarından ekibinize maksimum destek sağlar. Çalışanlar istedikleri soruları görev kartına koyabilirler, böylece kavramları açıklığa kavuşturabilir ve gelecekteki talimatlar için dersler alabilirsiniz.

Güncellemeler sağlayın

Tabii ki, bir görev başlatıldığında net iletişim bitmiyor. Kişiselleştirilmiş güncellemeler, ilerlemenizi göstererek ve aynı zamanda her bireye olan bağlılığınızı göstererek ekibinizi motive eder. 

İlerleme raporları, yukarıda belirtilen şirket hedeflerine ulaşmak için ne kadar yol kat ettiğinizi ve hala ne kadar yolunuzun kaldığını göstererek işbirlikçi bir kültürü teşvik eder. Ancak güncellemeler iki yönlü bir yoldur; aynı zamanda ekip üyelerinize daha fazla destek sunmanız için bir fırsattır, bu da onların kendilerini değerli hissetmelerine ve dolayısıyla proje yönetimi hedeflerinize daha fazla yatırım yapmalarına yardımcı olur.

2. Ekiplerde hesap verebilirliği teşvik edecek rolleri tanımlayın

Proje ekibi iş birliğindeki başarısızlıkların, roller ve sorumluluklarla ilgili yanlış anlamalardan veya kafa karışıklığından kaynaklanması yaygın bir sorundur. Ancak rol açıklığına odaklanan yöneticiler, hem görevleri hem de sonuçları sahiplenme duygusu vererek hesap verebilirliğe ilham verebilir.

Proje planlamasının bir kısmı, sahiplik sorunlarının nerede ortaya çıkabileceğini öngörmek ve rolleri tanımlı tutan bir politika uygulamaktır. Bu basit bir "eğer öyleyse" formülüdür. Örneğin, hasta olarak işten ayrılırsam, proje yönetimi görevlerini ikinci komutanım devralacak. Hizmet sunan bir soğuk çağrı gelirse, çağrıyı İş Geliştirme Müdürüne aktarın.

Rolleri daha ayrıntılı düzeyde tanımlamanın başka bir yolu da güvenilir proje yönetimi aracımızın yardımını gerektirir. Her bir görev için ayrı bir sorumlu kişi atayarak kimin neden sorumlu olduğu konusundaki kafa karışıklığını ortadan kaldırabilirsiniz. Bu, özellikle aynı kıdeme sahip birden fazla ekip üyesinin aynı görevde yer alabileceği büyük projelerde kritik öneme sahiptir. Sorumlu bir kişinin görevlendirilmesiyle, kararları kimin verdiği ve ilerlemeyi kimin size rapor ettiği açıktır. 

Rol netliği ile takım performansı arasında doğrudan bir bağlantı vardır. Açık roller ve sorumluluklar, ekip üyelerinin görevlere odaklanmasına ve çatışmaların azaltılmasına olanak tanır. Ancak bundan da öte, görev sorumluluğu, görev başarısının doğası gereği itibarına bağlı olduğunu bilerek, insanların parlaması için bir fırsattır. Bu sadece sorumlu kişiye motivasyon kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda dönüşümlü sorumluluk, herkesin bireysel başarısının genel olarak ekibin çabalarına dayandığı işbirlikçi bir kültürü besler.

3. Hedefleri belirleyin ve takip edin

İnsanlar kendilerinden ne beklendiğini bildiklerinde doğal olarak daha sorumlu hâle gelirler. “Bilmiyordum” demeye yer yoktur, böylece başarılarının yanı sıra hatalarını da sahiplenebilirler. 

Başlamak için harika bir yer şirket ve bireysel hedeflerdir. Tanımlanmış hedefler, ekipteki herkesin ne için çalıştıklarını bilmesini sağlar, böylece amaç ve sorumluluk duygusunu güçlendirir. Örneğin, satış temsilcileriniz her gün 15 arama yapmaları gerektiğini biliyorlarsa ve bu aramaların işletmenin başarısı için neden önemli olduğunu anlıyorlarsa, taahhütte bulunma olasılıkları daha yüksektir. Bu hedefler yalnızca yön vermekle kalmaz, aynı zamanda ilerlemeyi ve başarıyı ölçmek için bir ölçüt görevi de görür. 

Hedefleriniz belirlendikten sonra takip sürecine geçmeniz gerekir. Proje yönetimi araçları, her göreve, işin nasıl ilerlediğine ve son teslim tarihinin yaklaşıp yaklaşmadığına ilişkin genel bir bakış elde etmenize olanak tanır. Bireylere, çok geç olana kadar gizli tutmak yerine, takılıp kaldıkları bir görevi işaretleme seçeneği sunarak hesap verebilirliği kolaylaştırabilirsiniz. Güven oluşturmak burada önemli bir unsurdur; bu nedenle ekibinizin, yardım istediklerinde azarlanmak yerine destekleneceklerini bilmelerini sağlayın. Sonuç olarak bireyler bireysel hedeflerini sahiplenirler ve bu da takım hedeflerini artırır. 

Bir sorumluluk kültürü oluştururken, işletmenizin dönüm noktalarını kutlamanıza ve bireysel başarıların ekibinizin genel başarısına nasıl etki ettiğine ilişkin bağlantılar kurmanıza yardımcı olur. Bu şekilde, artan sorumluluk ve artan motivasyon gibi çifte bonus elde edersiniz. 

4. Düzenli, standartlaştırılmış geri bildirimde bulunun

Düzenli, standartlaştırılmış geri bildirim, ekip üyelerinin güçlü yönlerini anlamalarına, geliştirilecek alanları belirlemelerine ve görev veya sorumluluklarıyla ilgili herhangi bir kafa karışıklığını netleştirmelerine olanak tanır. Bu döngü, ekiplerde hesap verebilirliği teşvik etmenin temel taşı olan bir öğrenme ve büyüme ortamı yaratılmasına yardımcı olur.

Düzenli geri bildirim oldukça açıklayıcıdır. Ekip üyelerinize güçlü ve zayıf yönlerini sahiplenmeleri için ihtiyaç duydukları desteği vermek amacıyla küçük ayarlamalar yapabilir ve ekstra rehberlik sunabilirsiniz. 

Ancak bu birebir toplantıları standart hale getirmek daha kapsamlı ve eyleme dönüştürülebilir bir stratejidir. Böyle bir yaklaşım, geri bildiriminiz için bir yapı sunarak, bazı unsurları gözden kaçırma ve bilinçsiz önyargı olasılığını azaltır. 

Peki standartlaştırılmış geri bildirim hesap verebilirliği nasıl artırır? 

İster yüz yüze isterse uzak ekipler için video konferans yoluyla olsun, bire bir geri bildirim oturumları, iş birliğine dayalı bir kültürün önemli bir parçası olan açık iletişim ve şeffaflıkla el ele gider. İki yönlü bir iletişim kanalı açarak, yapıcı geri bildirimin ve olumlu tanınmanın morali yükselttiği, özgüvenin artmasına ve daha fazla hesap verebilirliğe yol açan verimli bir döngü yaratırsınız. 

Benzer şekilde, birinin profesyonel gelişimine yatırım yapmak için zaman ayırmanız, onun ekibin değerli bir üyesi olduğunu gösterir ve ona bir amaç ve güven duygusu verir. Geri bildirim konusunda "bırakınız yapsınlar" tavrını benimseyen zıt yaklaşım, insanların ekiple bağlantısının kopmuş hissetmesine ve ekstra sorumluluk üstlenme olasılığının düşük olmasına neden olur.

5. Artan sorumluluk karşılığında eğitim ve gelişim sunun

Kişisel dokunuştan uzaklaşarak artık yapılandırılmış mesleki gelişim rejimlerine dönüyoruz. Eğitim yalnızca ekip performansını artırmakla kalmaz, aynı zamanda artan sorumluluk yoluyla hesap verebilirlik kültürünün oluşmasına da yol açar. Evet, insanları yeni beceriler ve bilgilerle donatırsınız, ancak karşılığında delegasyon yoluyla ekibinizin daha fazla desteğine güvenebilirsiniz.

En alakalı oturumları sağlamak için İK ekibiniz uygulanabilir eğitimlerle dolu bir e-Öğrenim sistemi oluşturabilir. Videolar ve seslerle ilgi çekici içerikler oluşturun ve nasıl geliştirebileceğinize dair geri bildirim alın. Ardından, doğru yaklaşımı seçtiğinizden emin olduktan sonra ekibinizi eğitmenin zamanı geldi. 

Artık becerilerinizi geliştirdiniz, sorumluluğu nasıl geliştirirsiniz? 

Basitçe söylemek gerekirse, daha iyi eğitimli bir ekip daha özgüvenlidir. Ve kendine daha çok güvenen bir ekip daha kararlıdır. Mesleki gelişim oturumlarından yararlanan ekipler, sessizce oturup kimsenin uzmanlık eksikliklerini dile getirmemesini ummak yerine, daha fazla sorumluluk üstlenir ve kendi performansları konusunda daha açıktır. 

Bir yöneticinin bakış açısına göre, bazı basit görevlerinizi, yeni rollerinin tüm sorumluluğunu üstlenecek olan atanmış bir ekip liderine devredebilirsiniz. Gelişmeye istekli ve güven oylamasıyla güçlenen bu liderler, kariyerlerini ilerletmenin tatminini yaşarlar. 

Bire bir görüşmelerinizde, her bireye gelecekte ne öğrenmek istediklerini sorarak daha fazla eğitim ve gelişimi teşvik ettiğinizden emin olun. Bu şekilde, işleriyle gurur duyan sorumlu insanlardan oluşan sürekli bir akışa sahip olacaksınız.

6. Örnek olarak liderlik ederek bir sorumluluk kültürü yaratın

Bir lider olarak davranış biçiminiz etrafınızdakilere örnek teşkil eder. Sorumluluktan kaçarsanız, ekibinizin de aynısını yapmasına yeşil ışık yakmış olursunuz. Eğer suçu başkalarına atarsanız, çalışanlarınızın bir hata yaptıklarında ellerini kaldırmalarını beklemeyin. 

Şirket kültürünün diğer her parçasında olduğu gibi, proje ekibi işbirliğinde de hesap verebilirliğin tanımı tam şeffaflık için yazılı olarak ortaya konmalıdır. Şirket değerlerinizin bir kopyasını saklayın; davranışsal beklentileriniz; ve iyi organize edilmiş bir çevrimiçi depolama alanında çeşitlilik, eşitlik ve katılım politikanız. Daha sonra, her katılım çabasının bir parçası olarak bu beklentileri gözden geçirin ve insanların bir hatırlatmaya ihtiyacı olduğunda onlara tekrar başvurun. 

Ancak değerleriniz ancak onlara bağlı kalma kararlılığınız kadar güçlüdür. Sorumluluk kültürünü sürdürmek tek seferde yapılacak bir proje değildir. Sorumlu olarak tanımladığınız davranışı sürdürmeye yönelik sürekli bir taahhüttür. Ekipler yönetim düzeyinde bağlılığın kaybolduğunu hissetmeye başladığında, bağlılıkları da kaçınılmaz olarak düşecektir. 

Bu nedenle, hesap verebilirlik ikinci doğanız haline gelene ve Gandhi'nin dediği gibi, "Görmek istediğiniz değişimin kendisi olun"a kadar harika alışkanlıklar oluşturmaya çalışın.

7. Oyunlaştırma unsurlarını proje ekibi işbirliğinize uygulayın

Proje ekibi iş birliğinde sorumluluk kültürünün nasıl yaratılacağına ilişkin listemize sol taraftaki eklemelerden biri de oyunlaştırmadır. Genellikle uzun vadeli kullanıcı aboneliklerini güvence altına almak için ürün ekipleri tarafından kullanılan oyunlaştırma, ekibinizdeki katılımı ve sorumluluğu artırmanın bir aracı olarak şirket içinde de kullanılabilir. 

Önceki ipuçlarının tümü daha fazla sorumluluk kazandıracak olsa da ekibinizin ilerlemesini sağlamak için kalıpların dışında düşünmeniz gereken durumlar da vardır. Örneğin, satış ekibiniz takip görüşmelerinde gevşek davranıyorsa ve büyük resmi gösterme çabalarınız işe yaramıyorsa, oyunlaştırılmış bir alternatif deneyin. 

En yeni İK teknolojisi, aşağıdaki gibi özelliklerle ağırlıklı olarak çalışan katılımına odaklanmaktadır:

• İnsanların başarılarından dolayı birbirlerini tebrik edebilecekleri etkinlik akışları

• İyi işlere yönelik daha resmi olmayan övgüler için beğeniler ve rozetler

• Ekstra sorumluluğu teşvik etmek için ödüllü puan sistemleri

Oyunlaştırmanın özü şudur: Sorumluluk kültürünü içsel bir olgunluk ve görev duygusundan ilham alamasanız bile, insanın doğuştan gelen iyi bir ışık altında görülme arzusundan aynı sonucu elde edebilirsiniz. Kurumsal düzeye ölçeklendirilmiş temel olumlu takviyedir.

Bitrix24: Sorumluluk kültürüne zemin hazırlanıyor

Bu yedi stratejiyle ekibinizde hesap verebilirliği geliştirme yolunda ilerleyeceksiniz. 

Ancak doğru araçlarla kültürel bir değişime zemin hazırlayabilir ve bu kişisel dokunuşa daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Bitrix24, tüm bu araçları kullanıcı (ve bütçe) dostu tek bir platformda sunar.

• Kapsamlı proje yönetimi yazılımı

• Bulutta saklanan bir dosya depolama birimi

• Tam bir iletişim araçları cephaneliği

• Tam bir insan kaynakları bilgi sistemi

• Ve çok daha fazlası

Dolayısıyla, ekibinize sorumluluk kazandırma arayışınıza başlamaya hazırsanız, bugün Bitrix24'e kaydolun ve kendinizi başarıya hazırlayacak araçlarla donatın.

SSS

Sorumluluk kültürü nedir?

Sorumluluk kültürü, her ekip üyesinin kendi eylemleri ve sonuçlarının sorumluluğunu aldığı, açıkça iletişim kurduğu ve belirlenen beklentileri karşılamaya çalıştığı bir organizasyonel ortamdır.

Sorumluluk kültürü nasıl oluşturulur?

Bir hesap verebilirlik kültürü yaratmak için, bu hesap verebilirlik kültürüne ilişkin vizyonunuz konusunda net olun ve örnek olarak liderlik edin. 

Sorumluluk kültürü proje ekibi işbirliğini nasıl artırabilir?

Hesap verebilirlik kültürü, açıklığı, sorumluluğu ve güveni teşvik ederek proje ekibi işbirliğini geliştirebilir. Ekip üyelerinin etkili bir şekilde iletişim kurduğu, görevlerini üstlendiği ve ortak hedefler doğrultusunda birlikte çalıştığı bir ortamı teşvik eder.

Ekipler içinde hesap verebilirliği teşvik edecek stratejiler nelerdir?

Ekipler içinde hesap verebilirliği teşvik etmeye yönelik stratejiler şunları içerir:

• Açık iletişim kurmak
• Rollerin ve sorumlulukların tanımlanması
• Hedeflerin belirlenmesi ve izlenmesi
• Düzenli geri bildirim ve tanınma sağlamak
• Eğitim ve gelişime yatırım yapmak
• Güven oluşturmak
• Oyunlaştırmanın dahil edilmesi