Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün 5 Aşaması. Kesin Kılavuz

Proje yönetimi, müşterilerin sürekli değişen taleplerinden ekip üyelerinin görev atamalarına kadar farklı sorumlulukları içeren oldukça kaotik bir süreç olabilir. Birçok şirket %70'e varan proje başarısızlık oranı bildirerek bu sürecin karmaşıklığına dair sorunlara işaret eder.

Tam da bu noktada proje yönetimi hakkında daha derin bir anlayışa sahip olmanız gerekir. Önünüzde bir yol haritası olduğunda hem yöneticiler hem de ekip üyeleri için netlik ve düzen sağlanabilir. Proje yaşam döngüsü, ihtiyaç duyduğunuz yol haritasını size sunar. Tam 5 adımda proje yönetimini anlamak ve bu sürecin önemini kavramak için yazımızın devamına göz atabilirsiniz.

Proje yönetimi ve performansında hepsi bir arada iş yazılımı için Bitrix24 çözümleri ile tanışabilirsiniz. Yapay zekâ desteği ile otomasyon sağlayan platform; Gantt, Scrum, Kanban ve takvim görünümleri ile yöneticiler için kolay bir arayüz sunar. Kapsamlı proje yönetim özelliklerini kullanmak için hemen ücretsiz olarak kaydolabilirsiniz.

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Nedir?

Proje yönetimi yaşam döngüsü, bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını için gereken süreçleri tanımlar. Temel olarak proje yöneticileri tarafından izlenen bir rotadır. Planlama yürütme aşamasında, proje yönetimi yaşam döngüsünü takip eden proje yöneticileri boşa harcanan para ve kaynakların önüne geçebilir.

Yaşam döngüsü, projenizi net bir hedef doğrultusunda başarıyla tamamlamak için büyük öneme sahiptir. Proje yönetiminde belirli ve kanıtlanmış uygulamaları takip eden işletmelerin, bu tür uygulamaları takip etmeyenlere kıyasla 28 kat daha az para harcadığı bilinir. Dolayısıyla hem kaynakları optimum verimlilikte kullanmak hem de performansı korumak adına planlama yürütme aşamalarını kavramanız önemlidir.

Her proje temel olarak beş ana aşamadan oluşur: başlatma, planlama, izleme, kontrol ve sonlandırma. Her aşamanın kendi içinde izlenmesi gereken alt görevleri olabilir. Ancak büyük resme baktığınızda, hangi yolu takip etmeniz gerektiğini gösteren detaylı bir rehber görürsünüz.

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Neden Önemlidir?

Proje yönetimi aşamaları, bir proje yöneticisi tarafından takip edilmesi gereken bir metodoloji olarak tanımlanabilir. Proje yöneticisinin bu aşamaları takip etmesi genel sürecin sorunsuz bir şekilde tamamlanması adına önemlidir. Yani yaşam döngüsünün temel görevi, proje yönetiminin başarısızlıkla sonuçlanmasının önüne geçmektir. Peki projeler neden başarısızlıkla sonuçlanır veya neden zamanında teslim edilemez?

Tipik nedenler arasında bütçenin yetersiz olması, ihtiyaç duyulan kriterlerin karşılanmaması ve hatalı iletişim yer alır. Ancak proje başarısızlıklarının bir numaralı nedeni ise net tanımlanmış ve belirli bir metodolojinin benimsenmemesidir.

Çoğu proje yöneticisi, kapsam ve hedefleri net olarak belirlemeden önce teslimatlar oluşturmaya başlar. Proje görevlerini kapsamlı bir şekilde yapılandırmadıklarından ötürü zaman, maliyet, kalite ve riskleri etkili olarak yönetemezler. Tüm bu sorunlar düşük teslimat kalitesi, kilometre taşı gecikmeleri ve müşteri memnuniyeti eksikliği ile sonuçlanır. Proje yaşam döngüsü aşamaları işte bu yüzden oldukça önemlidir. Projenizi başlatma, planlama, izleme ve kontrol süreçlerinde kullanılmak üzere yapılandırılmış yöntemler sunar. Temelde tekrarlanabilir bir proje metodolojisi olarak öne çıkar.

Proje yöneticilerinin %85'i aynı anda birden fazla projeyi yürütme eğilimindedir. Proje aşamaları ile yaşam döngüsünü takip etmek, aynı anda birçok projeyi başarıyla tamamlamanıza olanak tanır.

5 Aşamada Proje Yönetim Yaşam Döngüsü

Proje yaşam döngüsü aşamaları, bir proje kapsamında ele alınması gereken tüm süreçler için bir yol haritası sağlar. Projenin aşamaları bazı kaynaklarda 4, bazılarında ise 5 olarak belirtilse de temelde tüm aşamalar istenilen gereksinimlerin karşılanmasını hedefler.

O hâlde öncelikli olarak bir proje nedir ve hangi gereksinimlere ihtiyaç duyar sorularına Jason Westland'ın Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü kitabından referans alarak yanıt verelim.

Açıkça belirlenmiş zaman, maliyet ve kalite kısıtlamaları çerçevesinde tamamlanmak üzere oluşturulan her girişim bir proje olarak tanımlanır. Tekrarlayan süreçleri içermedikleri gibi, operasyonel süreçlerden de farklılık gösterirler.

Proje kapsamındaki gereksinimler şunlardır:

• Proje için açıkça belirlenmiş başlangıç ve bitiş tarihleri olmalıdır. Ekip ve yöneticiler projeyi bu zaman dilimi içerisinde üretmelidir.

• Bir projenin belirlenen teslimat süresinde üretilmesi ve müşteri ihtiyaçlarını karşılaması için onaylanmış bir bütçeye sahip olması gerekir.

• Planlama aşamasında yöneticiler ve ekip üyelerine iş gücü, ekipman ve malzemeler için kaynak tahsis edilmelidir.

• Proje başarısını ölçmek mümkün olmadığından ötürü başlangıçta yüz yüze gelinebilecek riskleri ortaya çıkarmak önemlidir.

• Proje boyunca tüm ekip üyelerinin görevleri detaylı bir şekilde yapılandırılmalı ve rehberlik sağlanmalıdır.

• Proje sırasında ve bitişinde sürekli olarak analizle performans değerlendirmesi yapılmalıdır.

Zaman, maliyet, kaynak ve risk unsurlarının belirlenmesi ise bir projenin başarısını etkileyen faktörler arasındadır. Proje süreç basamakları da bu faktörler etrafında şekillenir:

• Başlatma

• Planlama

• Uygulama

• İzleme ve kontrol

• Sonlandırma

Şimdi, "Proje aşamaları nelerdir?" sorusuna detaylı yanıtlar vermeye başlayabiliriz.

1. Aşama: Projenin Başlatılması

Proje başlatma aşaması, büyük ya da küçük fark etmeksizin herhangi bir projenin en önemli aşamasıdır. Bu noktada, bir iş problemi veya fırsatı tanımlanır ve çeşitli çözüm seçenekleri sunan bir iş vakası oluşturulur. Önerilen çözümler onaylandıktan sonra proje başlatma aşaması hayata geçirilir.

İş vakası oluşturmak üzere takip etmeniz gereken temel adımlar ise şöyle:

• Gerekçe: Bu proje hangi ihtiyaçtan dolayı ortaya çıktı?

• Çözüm: Ortaya çıkan ihtiyaç için hangi çözümler önerildi?

• Süre: Önerilen çözüm için ne kadar süreye ihtiyaç var?

• Bütçe: Projenin belirlenen süre içinde tamamlanması için ne kadar bütçe gerekli?

• Kazanım: Proje, önerilen çözümleri sağlayacak mı?

• Risk: Süreç boyunca ortaya çıkması beklenen potansiyel riskler var mı?

Yukarıda verilen tüm faktörlerin henüz başlatma aşamasında cevaplandığından emin olmak, sağlam bir temel atmanız adına önemlidir. İş vakası tamamlandığına göre artık proje yönetim sürecinin ikinci aşamasına geçiş yapabilirsiniz.

2. Aşama: Projenin Planlanması

Projenizin iş vakası yani kapsamı belirlendikten sonra planlama aşamasına geçebilirsiniz. Bu aşamada kaynak ve bütçe planlamasının yanı sıra projenizin kilometre taşlarını belirleyecek ve ekip üyelerinin görevlerini yapılandıracaksınız.

Proje planlama aşamasında aşağıdaki faktörlerin oluşturulması gerekir:

• Proje Planı: Genel faaliyetleri, görevleri, iş bağımlılıklarını ve zaman kısıtlamalarını özetleyin.

• Kaynak Planı: Proje planı için gerekli iş gücü, ekipman, araçlar ve malzemeleri listeleyin.

• Finansal Plan: Süreç için gerekli tüm kaynakların maliyetini çıkarın.

• Risk Planı: Başlangıç aşamasında belirlenen potansiyel riskler için eylem planı yaratın.

• İletişim Planı: Ekip üyeleri, müşteri ve ortaklar arasında sorunsuz bir iletişim için gerekli stratejiyi belirleyin.

Proje yönetimi süreçleri kapsamında beklenen başarı, başlangıç ve planlama aşamasında belirli olur. Gideceğiniz yolu ne kadar ayrıntılı planlarsanız kaybolma riskiniz de o kadar azalır.

3. Aşama: Projenin Yürütülmesi

Haritanızı açtınız ve gideceğiniz yolu belirlediniz, şimdi ise yola çıkma zamanı. Proje yaşam döngüsü 3. aşaması; yürütmeyi, yani aksiyon almayı içerir. Bu aşamada, projeyi gerçekleştirmek için gereken tüm adımları atmaya başlayacaksınız.

Bir proje yöneticisi olarak yürütme aşamasında aktif olarak rol almanız gerekir. Ekip üyeleri için görevler belirlemek, proje kaynaklarını doğru kullanmak, uygun araçların kullanıldığından emin olmak, saptanan risklere hızlıca müdahale etmek ve paydaşları tüm süreç boyunca bilgilendirmek temel görevleriniz arasında yer alır.

Yürütme aşamasında dikkat etmeniz gereken başka bir konu da ekip motivasyonudur. Ekip üyelerinin projeye olan bağlılıklarını ve motivasyon seviyelerini sürekli olarak ölçmelisiniz. Güçlü bir iletişim stratejisi ile ekip verimliliğini optimize ederek projenin sorunsuz bir şekilde ilerlediğinden emin olmalısınız.

4. Aşama: Proje İzleme ve Kontrol

İzleme ve kontrol, proje yaşam döngüsünün 4. aşaması olarak öne çıkar ve tüm projenin performansını belirleyen en önemli adımlardan biridir. Bazı proje yönetimi süreçleri; yürütme, izleme ve kontrol adımlarını tek bir aşamada toplar. Dolayısıyla tüm bu süreçlerin birbiriyle bağlı bir şekilde ilerlediğini ifade eder. Ancak izleme ve kontrol aşamasının kendi içinde izlenmesi gereken birçok adımı bulunduğundan ötürü ayrı bir aşama olarak ele alınması daha yerinde olur.

Proje yöneticisinin, ekip üyeleri tarafından gerçekleştirilen faaliyetleri izlemesi ve kontrol etmesi gerekir. Fakat bu sadece ekip üyelerinin performansını kapsamaz; genel olarak tüm müşteriler, paydaşlar ve projeye dâhil olan faktörlerle ilgilidir.

• Zaman Yönetimi: Proje üzerinde harcanan toplam zamanı özetleyen bir zaman çizelgesi kaydı tutulmalıdır. Ayrıca ekip üyelerinin bireysel zaman yönetimi de bu çizelgeye dâhil edilmelidir.

• Maliyet Yönetimi: Proje yöneticileri süreç boyunca harcanan tüm kaynaklar için bir kayıt çizelgesi oluşturur. Böylece proje boyunca oluşan maliyetlerin onaylanması ve ödenmesi sağlanır.

• Performans Yönetimi: Projenin başarısını aktif olarak ölçmek adına kalite kontrol teknikleri kullanarak performans yönetimi sağlanmalıdır.

• Risk Yönetimi: Proje yaşam döngüsü boyunca oluşan riskler için kayıt tutulur ve planlama aşamasında belirlenen eylem planı yürütülür.

Proje yöneticisi, izleme ve kontrol aşamasında projenin sürekli doğru yönde ilerlediğinden emin olmanızı sağlar. Örneğin bir kavşağı kaçırdıysanız hedefe ulaşmak için alternatif bir rota belirlemelidir.

5. Aşama: Projenin Sonuçlandırılması

Proje yönetimi yaşam döngüsü aşamalarının sonuncusu projenin teslimi ile ilgilidir. Bu aşamada tüm görevler tamamlanmış ve istenilen kalitenin sağlanmış olması önemlidir. Dolayısıyla bu aşamada proje yöneticisinin görevi analiz ve değerlendirmeler yapmaktır.

Sonuçlandırma aşamasında, proje performansının yanı sıra bir kapanış raporu hazırlamak da önemlidir. Kapanış veya sonuçlandırma raporunda projenin tamamlanma kriterlerini karşılayıp karşılamadığı belirlenir. Ayrıca yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında tamamlanamayan faaliyetler de belirtilmelidir.

İyi bir proje kapanış raporu ekip üyelerine, müşterilere ve paydaşlara gerekli bilgilendirmeleri de yapmalıdır. Örneğin bireysel performans raporları, kalite değerlendirmeleri ve maliyet etkinliği gibi detaylar ele alınabilir. Proje döngüsünün hedefine ulaşıp ulaşmadığı, uygun çözümlerin yaratılıp yaratılmadığı, doğru stratejilerin uygulanıp uygulanmadığı gibi tüm temel sorular da yanıtlandırılmalıdır.

Proje Yönetiminde Başarıyı Yükselten 5 İpucu

Proje yönetimi yaşam döngüsü bir metodoloji olarak uygulandığında; açıkça belirlenmiş, iyi yapılandırılmış ve sistematik bir süreç doğrultusunda ilerlemenizi sağlar. Peki bir proje yöneticisi olarak başarı sağlamak için başka hangi kriterlere dikkat etmelisiniz?

İzleme, kontrol ya da başlangıç aşaması fark etmeksizin tüm süreçte göz önünde bulundurmanız gerekenler şunlardır:

1. Net ve Etkili Bir İletişim Sağlayın

Bir yönetici olarak temel göreviniz tüm sürecin doğru ve başarılı bir şekilde sonuçlanmasını sağlamaktır. Bu noktada ekip üyelerine karşı tutumunuz, müşterilerle olan iletişiminiz ve proje ortaklarını ne kadar bilgilendirdiğiniz gibi konular önemlidir.

Proje boyunca düzenli toplantılar gerçekleştirmek, teslim tarihlerini netleştirmek, yaklaşan tarihler hakkında ekip üyelerini bilgilendirmek, proje adımları hakkında raporlar hazırlamak ve bunları paylaşmak net iletişim tesis etmek adına önemli etkilere sahiptir.

Ayrıca ekip içi performansı korumak üzere sürekli olarak geri bildirimi teşvik edin. Çalışan motivasyonunun düştüğü zamanlarda gerekli stratejileri uygulayın. Örneğin belirli kilometre taşlarına ulaştığınızda ekibinizi ödüllendirebilirsiniz. Belirlenen hedefe ulaşmak için takımınızın güçlü olması gerekir. Micheal Jordan'ın da dediği gibi “Yetenek maçlar kazandırır, fakat takım çalışması ve zekâ şampiyonluklar kazandırır.”

2. Riskleri Önceden Görün

Proje boyunca çeşitli sorunların ortaya çıkması doğaldır. Ancak bu sorunların ciddi boyutlara ulaşmalarının önüne geçmek için onları erken aşamada tespit etmelisiniz. Hedef veya süreçle ilgili potansiyel riskleri belirlemek için SWOT analizi gibi yöntemler uygulayabilirsiniz.

3. Projeler Hakkında Sorular Sorun

Projeler hakkında sürekli olarak sorular yönelterek yaşam döngüsünün iyi bir şekilde tamamlandığından emin olun. Ekip üyelerine yönelttiğiniz sorular hem sorun tespiti için hem de onların uzmanlığından faydalanmak adına önemlidir. Projeyi müşteri beklentilerine göre tamamladığınızı anlamanıza da yardımcı olabilir. Bu yöntem aklınızda daha az şüphe kalmasını sağlar. Açık iletişim, doğru sorular, etkili zaman yönetimi ve verimli bir görev dağılımı ile proje yönetiminde başarı sağlayabilirsiniz.

4. Eğitim ve Araştırmaya Öncelik Verin

Bir projeyi belirlenen bir süre içerisinde maksimum kalitede tamamlamak için liderlik, empati, zaman yönetimi ve iletişim yeteneklerinizin güçlü olması gerekir. Ayrıca projenin konusu hakkında ne kadar derin bilgiye sahip olursanız ekip üyelerine de o kadar iyi destek verebilirsiniz. Bu noktada, kendinizi bir projenin yöneticisi olarak geliştirmeli ve sektör ihtiyaçlarına yanıt veren donanıma sahip olmalısınız. Projeler, PM araçları ve liderlik becerileri hakkında online kurslar alabilir, webinar etkinliklerine katılabilir ve sektör trendlerini yakından takip edebilirsiniz.

5. Doğru Araçlar Kullanın

Projeler genellikle karmaşık süreçleri, sıkı teslim tarihlerini ve birden fazla görev atamasını içerir. Bu nedenle, proje yönetiminde başarılı olmak için yalnızca bu unsurları organize etmekle kalmamalı, aynı zamanda projenin her aşamasını analiz etmeli ve ilerlemeyi düzenli olarak raporlamalısınız. Tüm bu süreçlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesi için etkili bir sistem ve düzen tesis etmek şarttır.

Doğru araçları kullanmak, proje yönetiminde optimum verimliliğe ulaşmanın anahtarıdır. İyi bir proje yönetim yazılımı; ekip üyeleri arasında iş birliğini kolaylaştırır, görevlerin net bir şekilde atanmasını sağlar ve proje ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izlemenize olanak tanır. Ayrıca raporlama ve analiz araçları sayesinde projeyi sürekli değerlendirerek ihtiyaç duyulan noktalarda stratejik kararlar almanıza yardımcı olur. Proje yönetim araçları, süreç boyunca gerekli tüm belge ve dosyalar için merkezi bir konum da sağlar.

Bu noktada seçtiğiniz araçlar ve özellikler projenin ihtiyaçlarına uygun ölçekte olmalıdır. Unutmamanız gereken bir nokta ise bu araçları sadece siz değil tüm ekip üyelerinin kullanacak olmasıdır. Dolayısıyla kullanıcı dostu sezgisel bir arayüze sahip olan araçlar ile tüm seviyelere hitap edenleri önceliklendirin.

Kapsamlı bir proje yönetimi aracı arayışındaysanız size mükemmel bir önerimiz var. Bitrix24, görev yönetiminden proje planlama ve raporlamaya kadar tüm yaşam döngüsünü kapsayan araçlar sunar:

• Sınırsız sayıda görev ve alt görev oluşturun. Tekrarlayan görevleri tanımlayın ve kontrol listeleri yaratın.

• Gantt, Kanban ve takvim görünümleri ile, projenizi görsel olarak organize edin.

• Zaman takibi özellikleri ile, ekip üyelerinin işe giriş/çıkış saatlerini kaydedin ve zaman raporları oluşturun.

• Projelerinizle ilgili tüm belgeleri tek bir merkezde depolayın, düzenleyin ve otomatik olarak güncelleyin.

• Video konferans, uygulama içi sohbet ve takvim entegrasyonları ile, iş birliğini güçlendirin.

• Tekrarlayan görevler ve işler için otomasyon kurarak verimliliği artırın.

Yapay zekâ destekli Bitrix24 araçları modern kullanıcı arayüzüyle birlikte yaşam döngüsünün her adımında size destek verir. Proje yönetimin yanı sıra CRM, web sitesi oluşturucu, İK yönetimi, bilgi tabanı ve iletişim merkezi araçlarıyla hepsi bir arada iş yazılımı olarak karşınıza çıkar. Bitrix24 araçları ile gelen tüm özellikleri keşfetmek için sonsuza kadar ücretsiz planına hemen şimdi kayıt yaptırarak sahip olabilirsiniz.