Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Programları: Bitrix24 ve Diğerleri

Teknolojinin işletmelere olan en önemli faydalarından biri otomasyondur. Normal şartlarda saatler hatta günler sürebilecek işlemler, teknoloji ve beraberinde gelen otomasyon özellikleri sayesinde dakikalar içinde yapılabilir. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA – Robotic Process Automation), bu anlamda her türden işletmenin kullanabileceği en iyi otomasyon çözümüdür. RPA ile, insanlar tarafından yerine getirilen görevlerin büyük bir kısmını otomatikleştirebilirsiniz.

Bunu bir robotik süreç otomasyon yazılımı kullanarak yapmanız gerekir ve kısa bir aramayla bile görebileceğiniz gibi düzinelerce farklı seçeneğiniz vardır. Bunlar arasında kaybolmadan hızlı bir şekilde en iyi seçeneklerinizin hangileri olduğunu görebilmenizi istiyoruz, bu nedenle 2024 itibarıyla en iyi robotik süreç otomasyonu araçlarının hangileri olduğuna dair bir liste hazırladık. Yapay zekâ tarafından desteklenen Bitrix24 RPA, listemizin ilk sırasında yer alıyor. Platformumuzu diğerlerinden ayıran şeyleri listeleyecek, mevcut seçeneklerinizi karşılaştırabilmenizi sağlayacak ve RPA araçlarının özellikleri hakkında bilgiler paylaşacağız.

Süreç otomasyonu (RPA) nedir?

RPA nedir, ne işe yarar sorusuyla başlayalım. RPA teknolojisi, bir işletme genelinde her türden süreci otomatikleştirmek için kullanılır. Günlük görevleri yerine getirmek için insan eylemlerini taklit eden yazılım robotları kullanarak üretkenliği artırır. Bir yazılım robotu, tıpkı gerçek bir insan gibi uygulamalar ve sistemlerle etkileşime girebilir. Ancak insanlardan farklı olarak daha hızlıdırlar, hata yapmazlar ve hiç mola vermeleri gerekmez. RPA’nın en önemli faydası da zaten budur. Zamandan tasarruf sağlar ve maliyetleri düşürürler. Aynı nedenle, insan çalışanların daha önemli görevlere odaklanabilmeleri için daha fazla zaman bulabilmelerini sağlarlar.

RPA programlar, kullanıcı eylemlerini taklit eder

Bir RPA dört bileşenden oluşur. İlki, insan eylemlerini kaydetmek için kullanılan bir kaydedicidir. İkincisi, iş akışlarını denetleyip hataları tespit etmek için kullanılan bir tasarımcıdır. Üçüncüsü, farklı görevleri yürüten robotları koordine etmek için kullanılan bir yöneticidir. Sonuncu bileşen ise kullanıcı eylemlerini taklit ederek görevleri otomatik olarak yürüten yazılım robotlarıdır.

Karmaşık gibi gözükse de çalışma mantığı oldukça basittir. Kod yazma bilgisi gerekmeden, "sürükle bırak" tekniğini destekleyen bir arayüz aracılığıyla, ekranda gerçekleştirdiğiniz eylemleri kaydedebilir, otomasyon adımlarını seçip o görevin bundan sonra otomatik olarak yürütülmesini sağlayabilirsiniz. Kod yazma bilgisine sahipseniz bundan çok daha fazlasını da yapabilirsiniz.

RPA (Robotic Process Automation) makrolardan farklıdır

Her hâlükârda, standart “makro” yazılımları ile RPA arasındaki temel fark da budur. Robotik süreç otomasyonu, tekrar eden herhangi bir görev için kullanıcı eylemlerini taklit eden gelişmiş yazılım robotları kullanır ve bunları birbirine bağlayarak pek çok iş akışını otomatik hâle getirmek mümkün olur. Peki RPA robotik süreç otomasyonunun diğer faydaları nelerdir? Bunu, bu teknolojinin hangi amaçlarla kullanılabileceğini açıkladığımız kısımda, yani hemen aşağıda örneklerle anlatıyoruz.

RPA ne için kullanılır?

Kendini tekrarlayan, hata yapmaya açık, zaman alan, yüksek hacimli ve kural tabanlı görevler için robotik süreç otomasyonu kullanılabilir. Genel anlamda çalışanların çok fazla zaman harcadığı her görev, RPA’nın kapsamına girme potansiyeline sahiptir.

Örneğin web uygulamalarına giriş ve çıkış yapmak, verileri kopyalamak ve başka bir yere yapıştırmak, form doldurmak, e-postaları açmak, veri girişi yapmak, dosya ve klasörleri taşımak gibi görevler için RPA tüm çalışanlara yardımcı olabilir. Yazılım robotları tüm bu görevleri hatasız, verimli ve hızlı bir şekilde günün herhangi bir saatinde yerine getirebilir. Aşağıdakiler dâhil olmak üzere farklı sektörlere dair pratik örnekler verecek olursak:

Finansal Hizmetler

Bir banka, RPA kullanarak binlerce kaydı sıralayabilir ve bir rapor oluşturup tıpkı bir insanın yapacağı gibi e-postayla gönderebilir. Banka çalışanları herhangi bir yerden bu rapora ulaşıp örneğin kredi notlarına göre müşterileri önceliklendirebilir.

Döviz Büroları

Bir RPA, finansal piyasa verilerine erişip verileri indirebilir ve en son kur değerlerini şirketin ERP sistemine yükleyebilir. Bu, belirlenen aralıklarla kur değerlerinin otomatik olarak şirket çapında daima güncel kalmasını sağlar.

İletişim Hizmetleri

Robotik süreç otomasyonu, en son mobil tarife fiyatları için rakip web sitelerini izleyebilir ve elde ettiği verileri kullanarak şirketin tekliflerini otomatik olarak güncelleyebilir. Bu sayede ilgili şirket daima müşterilerine en iyi fiyatları sunmaya devam edebilir.

Perakende

RPA, müşteri hizmetleri süreçleri için de kullanılabilir. Örneğin sosyal medya üzerinden paylaşılan geri bildirimleri listeleyerek çalışanlarla paylaşabilir ve yapay zekâ veya makine öğrenimi gibi destekleyici teknolojilerden faydalanıyorsa "akıllı" listeleme yapabilir. Bu, düşük ve yüksek öneme sahip geri bildirimleri ayırt edebileceği ve önemli bir bildirimi listenin en üstüne yerleştirebileceği anlamına gelir.

Sağlık Hizmetleri

Bir hastane, hasta verilerini, kendi veri tabanından ulusal bir veri tabanına aktarmak için RPA kullanabilir. Robotlar mükerrer veri girişi yapmaz ve hiç ara vermeden bilgi aktarımına devam edebilir. Robotik süreç otomasyonu, hastaların kişisel bilgilerinin gizliliğini de ihlal etmeyecektir.

İnsan Kaynakları

Bir İK uzmanı, robotik süreç otomasyonu ile işe alım sürecini otomatikleştirebilir. Yeni çalışanın doldurması gereken formlar, otomatik olarak kaydedilip saklanabilir ve diğer işe alım yetkilileri ile paylaşılabilir.

Bilişim Teknolojileri

RPA, BT iş akışı için de kullanılabilir. Örneğin robotik süreç otomasyonu kullanarak tüm çalışanların bilgisayar şifreleri otomatik olarak değiştirilebilir. RPA, önceden belirlenen aralıklarda şifre değişikliğini kendisi gerçekleştirir, çalışanları bilgilendirir ve yeni şifreleri güvenli şekilde saklayabilir.

RPA yazılımı nasıl seçilir?

İşletmeniz için doğru RPA yazılımını seçmek son derece önemlidir. Hızlı, sorunsuz ve güçlü sonuçlar elde edebilmek için şu kriterleri dikkate alın:

Entegrasyon kolaylığı

RPA çözümü, kullandığınız diğer sistemlere entegre olabilmelidir. Bu vazgeçilmez bir şarttır zira entegre olamayan bir RPA, kullandığınız sistemlerde otomasyon özellikleri de sunamayacaktır. Seçtiğiniz çözümün mevcut sisteminizin bir parçası olabileceğinden emin olun.

Kullanım kolaylığı

RPA kullanarak bir iş yapmak mümkün olduğunca kolay ve pratik olmalıdır. Esnek, daha az eğitim gerektiren, kullanıcı dostu ve kolayca kontrol edilebilen çözümlere odaklanın. Bir çalışan, farklı türlerdeki süreçleri sezgisel olarak otomatikleştirebiliyor olmalıdır. Bu amaçla, satış sonrası desteğe de dikkat edin: Satıcı ne kadar destek sunuyor ve bunu ne şekilde sunuyor?

Hız

RPA çözümlerinin kullanılmasının temel nedeni, süreçleri hızlı ve verimli hâle getirmektir. Bu bağlamda, otomasyonun sunduğu hız avantajını değerlendirin. Gerçekten de süreçleri daha hızlı bir şekilde yürütebiliyor musunuz? Zaman yönetimi bakımından kayda değer bir fayda elde edebiliyor olmalısınız.

Maliyet

Bunu “toplam sahip olma maliyeti” olarak anlamalısınız. Yani sadece ödeyeceğiniz ilk ücreti değil, uygulama maliyetini, eğitim masraflarını, varsa abonelik giderlerini ve düzenli bakım ücretlerini de dikkate almalısınız. Sonuç olarak, robotik süreç otomasyonu kullanmanın maliyeti hem bütçenize uygun olmalı hem de gelecekte ölçeklendirme (mesela bir üst abonelik paketine geçiş) yapabilmenize olanak tanımalıdır.

Ölçeklenebilirlik

Ölçeklenebilirlik demişken, RPA çözümünün çok sayıda yazılım robotunu destekleyebiliyor olması da önemli bir husustur. Araç, yeni teknolojilerle kolayca entegre olabilmeli ve ihtiyacınız olduğunda daha fazla robottan yararlanabilmenize olanak tanımalıdır.

Az sayıda robot destekleyen çözümler daha ucuzdur ancak gelecekte ihtiyaçlarınız artarsa yetersiz kalabilirler. Aynı nedenle, farklı abonelik paketleri (ve her pakette farklı robot sayısı) sunan çözümler daha iyi bir seçenek olabilir zira sadece ödediğiniz aylık ücreti artırarak aynı uygulamayı kullanmaya devam edebilirsiniz.

RPA araçları karşılaştırması

Bu kriterlerin tümünü karşılayan ve daha fazlasını sunan Bitrix24, robotik süreç otomasyonu (RPA) için en iyi seçeneğinizdir. Aşağıda, Bitrix24 RPA avantajları hakkında bilmeniz gereken her şeyden bahsedecek ve sağlıklı bir karşılaştırma yapabilmeniz için diğer alternatifleri de listeleyeceğiz. Lütfen bu alternatiflerin özellikleri konusunda bir garanti vermediğimizi ve resmî web sitelerinden topladığımız bilgilerin gelecekte değişiklik gösterebileceğini unutmayın.

Bitrix24

Fiyat: Sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz bir sürümü var. Abonelik paketleri, yıllık satın alımlarda aylık 49 USD'den başlıyor.

Bitrix24, iş akışlarını kolaylaştırmak için robotik süreç otomasyonu destekler. RPA özelliği, Kanban panosu görünümünde sunulur ve bu da alışma sürecini kolaylaştırır. Zira görevler, projeler ve CRM modüllerinde de aynı görünüm kullanılır. Bitrix24, bir RPA oluşturmak için görsel bir arayüz sunar ve herhangi bir kodlama bilgisi gerekmez. 30 dakikadan kısa bir süre içinde kurulumu tamamlayabilir, rutin görevlerde %80’e kadar zamandan tasarruf etmeye başlayabilirsiniz.

Tüm detaylar tek bir panoda gösterildiğinden ötürü herhangi bir otomasyon sürecini izlemek kolaydır. Sürecin belirli bir aşamasında bir sorun yaşanıyorsa bunu hemen görebilirsiniz. Bitrix24 çok sayıda yazılım robotu sunar ve bunlarla yapabileceğiniz pek çok şey vardır.

Örneğin bir iş akışı boyunca işlemleri otomatik olarak ilerletebilir, bildirimler alabilir, süreç alanlarını değiştirebilir, gecikmiş görevler veya eksik belgeler için hatırlatmalar alabilirsiniz. Yahut bir belgenin geçmesi gereken tüm aşamaları ve her aşamada ne yapılması gerektiğini belirleyebilir, sorumlu kişiyi atayarak geri kalan her şeyi robotlara bırakabilirsiniz.

Bitrix24 sınırsız sayıda kullanıcı için sonsuza dek ücretsiz olan sürümünde de RPA özelliğini sunar. Hiçbir risk almadan deneyebilir ve ne sunduğumuzu kendiniz görebilirsiniz. Platformumuz, pek çok farklı yazılımla birlikte çalışmasını sağlayacak gelişmiş entegrasyon yeteneklerine de sahiptir. Son olarak, Bitrix24 satın aldığınızda yalnızca bir RPA uygulaması değil, tam teşekküllü bir çevrimiçi çalışma alanı elde etmiş olursunuz.

UiPath

Fiyat: Kısıtlı özelliklere sahip ücretsiz bir sürümü var. Abonelik paketleri, yıllık satın alımlarda aylık 420 USD'den başlıyor.

UiPath, farklı türde ve büyüklükte işletmelerin verimli ve etkili bir şekilde otomasyondan yararlanması için tasarlanmış bulut tabanlı bir RPA çözümü. Bu yazılım, Microsoft Office, Salesforce ve SAP gibi sistemlerin yanı sıra pek çok üçüncü parti uygulamayla entegre olmasını sağlayan “konektörlere” sahip.

Sürükle ve bırak arayüzü, kodlama bilgisi gerekmeden otomasyon süreçlerinin tasarlanabilmesini sağlıyor. Ölçeklenebilir bir platform olduğu için, farklı abonelik planlarıyla daha çok ve daha çeşitli yazılım robotlarına ulaşmak mümkün. GDPR standartlarına uygun olması sayesinde, kişisel bilgilerin gizliliği standartlarına uyması gereken işletmeler için iyi bir seçenek ve aynı nedenle en çok bankacılık ile sağlık sektörlerinde kullanılıyor.

Automation Anywhere

Fiyat: Bir demo sürümü var. Abonelik paketleri, yıllık satın alımlarda aylık 750 USD'den başlıyor.

Automation Anywhere, iş akışı görevlerini uçtan uca otomatik yürütmek için tasarlanmış web tabanlı bir RPA çözümü ve her otomasyonun görüntülenebildiği bir kontrol merkezine sahip. Rapor Tasarımcısı özelliği, kullanıcıların görev otomasyon geçmişini gösteren raporlar oluşturmasını sağlıyor. Bu raporlar, zaman çizelgesi, ROI ve görsel günlükler dâhil olmak üzere pek çok değişik kritere göre özelleştirilebiliyor.

Uygulamanın görüntü tanıma ve OCR (optik karakter tanıma) özelliği var. Bu sayede belgeleri ve web sayfalarını tarayarak belge hâline dönüştürebiliyor ve çok yönlü bir kullanım sunuyor. Büyük bulut platformları (örneğin AWS) üzerinde çalıştığından, ölçeklendirme konusunda oldukça başarılı. Yapay zekâ destekli otomasyon için AISense adını verdiği bir özellik kullanıyor. AISense herhangi bir görüntüyü tarayarak belirli görevleri otomatikman oluşturup yürütebiliyor.

Blue Prism

Fiyat: Bir demo sürümü var. Fiyat bilgisi için şirketle iletişime geçmek gerekiyor.

Karmaşık süreçleri dahi otomatikleştirebilen bir RPA platformu olan Blue Prism, epey kullanıcı dostu bir arayüz sunuyor. Microsoft.NET Framework üzerinde inşa edilen uygulama, “nesne yönelimli yaklaşım” adı verilen bir tasarım anlayışıyla geliştirilmiş. Bu, yeniden kullanılabilir bileşenler ve kütüphaneler aracılığıyla otomasyonu kolaylaştırdığı ve hızlı ölçeklenebilirlik sağladığı anlamına geliyor.

Programın “iş kuyrukları” adını verdiği özelliği, yazılım robotlarının iş yüklerini otomatik olarak yönetiyor ve örneğin daha fazla işlem gücü gereken bir otomasyona daha fazla robot atayabiliyor. Bu şekilde optimum kaynak kullanımını sağlıyor ve otomasyon hızını artırabiliyor. “Uzaktan Görselleştirme” adını verdiği özellik, yazılım robotlarının kendi ekranlarını tek bir merkezi ekrana aktarmalarını sağlayarak hepsinin tek bir yerden kontrol edilebilmesini sağlıyor.

Power Automate

Fiyat: 30 günlük ücretsiz bir sürümü var. Abonelik paketleri, kullanıcı başına aylık 15 USD'den başlıyor ve tüm RPA özelliklerinden yararlanmak istiyorsanız 215 USD'ye kadar çıkabiliyor.

Microsoft tarafından geliştirilmiş olan bulut tabanlı bu RPA yazılımı, “konektörler” özelliği sayesinde küçük görevlerden kapsamlı otomasyon işlemlerine kadar pek çok iş akışını otomatik yürütebiliyor. Konektörler, bir iş akışının değişik aşamalarının birbirine kolayca bağlanmasını, hatta iş akışlarının kendilerinin de bağ kurabilmesini sağlıyor.

Bir Microsoft hizmeti olduğundan, diğer Microsoft ürünleriyle entegre olabiliyor ve bu ekosistemin bir parçasıysanız “hiper otomasyon” elde edebiliyorsunuz. Yani ekosistemin içindeki her şey birbiriyle bağ kurabiliyor. Örneğin e-posta mesajlarını kaynak olarak kullanarak Excel içerisinde bir kaydı otomatik olarak oluşturabilirsiniz.

Şablonlar konusunda da etkileyici bir kütüphane sunduğunu söyleyebiliriz. Çoğu işletme için fazlasıyla yeterli olacak şablonları özelleştirerek otomasyondan kolayca yararlanmaya başlayabilirsiniz. Bununla birlikte, tüm RPA özelliklerinden yararlanabilmek için en üst abonelik paketini almanın gerekli olduğunu unutmayın.

PEGA

Fiyat: 30 günlük ücretsiz bir sürümü var. Fiyat bilgisi için şirketle iletişime geçmek gerekiyor.

Pega, yapılandırılmamış verileri analiz etmek ve karmaşık görevleri otomatik hâle getirmek için Optik Karakter Tanıma (OCR) ve Doğal Dil İşleme (NLP) gibi bilişsel teknolojileri kullanıyor. Bu, yapay zekâdan yararlandığı anlamına da geliyor. Platformun yapay zekâsı, yazılım robotlarını yönetiyor, takip ediyor ve iş yüklerine göre otomasyon görevleri arasında dağıtıyor. Tüm robot faaliyetlerinin erişim izinlerini de düzenleyebiliyor.

Süreç Kaydedici adını verdiği özellik, kullanıcı etkileşimlerini kaydedip tekrarlamak için makine öğrenimi tekniklerini kullanıyor. Bu sayede, otomatik olarak yürütmesi gereken iş akışının ne olduğunu ve neler içerdiğini daha tutarlı bir şekilde anlayabiliyor. Kullanıcıların sürükle ve bırak arayüzü kullanarak otomasyon iş akışları oluşturması mümkün ve oldukça eski sistemlerle bile sorunsuz şekilde entegre olabiliyor.

Tungsten (Kofax)

Fiyat: 30 günlük ücretsiz bir sürümü var. Fiyat bilgisi için şirketle iletişime geçmek gerekiyor.

Yapay zekâ destekli bir RPA platformu olan Tungsten (eski adıyla Kofax), yazılım robotları oluşturmak ve test etmek için görsel bir arayüz sunuyor. Geniş kütüphanesi, pek çok yeniden kullanılabilir süreç parçası içeriyor. Bunlardan yararlanarak herhangi bir otomasyon görevini daha kolayca oluşturmak mümkün. “Bilişsel Belge Otomasyonu” adını verdiği özellik, bir belgenin görüntüsünü tarayarak veri toplayabiliyor, bu verilerle kendini eğitebiliyor ve hatta mevcut bir otomasyonda optimizasyon ayarlamaları yapabiliyor.

“Akıllı Ekran Otomasyonu” özelliği ise aynı şeyi belge dışındaki ekran görüntüleri için yapıyor. Bu özellik, bir kullanıcı arayüzü üzerindeki görsel ve işlevsel öğelerin (mesela menü düğmelerinin) yerini tanımlayarak eylem kaydını basitleştiriyor.

Robotik süreç otomasyonunun sorunsuz, hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleşmesi için Bitrix24'ü seçin. Dünya çapında milyonlarca işletme tarafından tercih edilen platformumuz, sunduğu uygun fiyatlı RPA özellikleriyle herhangi bir şirketin iş akışlarını otomasyon aracılığıyla hızlandırabilir ve zamandan tasarruf etmenizi sağlar. RPA teknolojisi, işletmenizin verimliliğini bir sonraki seviyeye çıkarmak için ihtiyacınız olan şey olabilir. Bitrix24 ile otomasyonun gücünden hemen şimdi yararl