Satış Otomasyonu Hakkında Bilmeniz Gerekenler: Nedir, Nasıl Yapılır?

Bugüne kadar bir anlaşmayı takip etmeyi unutup bir satışı kaçırdığınız oldu mu? Peki CRM yazılımınıza müşteri bilgileri eklerken değerli dakikalar kaybedip potansiyel bir müşteriyi elinizden kaçırdınız mı? Raporlar hazırlamak ve ihtiyacınız olan müşteri bilgilerine ulaşmak için her seferinde dakikalarca uğraşmanız gerekiyor mu? Bu sorulardan en az birine evet cevabını veriyorsanız işletmenizin satış süreci verimli ilerlemiyor demektir ve satış otomasyonu tüm bu sorunlara çare olabilir.

Bu makaleyi hazırlamamızdaki amaç da zaten bu: Satış otomasyonunu tanımlayarak başlayacak ve satış otomasyonu nasıl yapılır sorusunu farklı perspektiflerden cevaplayacağız. Hızlı, verimli ve hatasız bir satış süreci için Bitrix24’ün size yardımcı olmaya hazır olduğunu unutmayın. Pazarlama ve satış otomasyonu için optimize edilmiş CRM modülümüz, kullanabileceğiniz en iyi otomasyon araçları arasındadır ve tamamen ücretsiz bir şekilde deneyerek işletmenize katabileceğimiz değeri kendiniz görebilirsiniz.

Satış otomasyonu nedir?

Satış otomasyonu, en basit tanımıyla, manuel yapılan, kendini tekrar eden ve genellikle uzun zaman alan her türden satış görevinin bir program kullanılarak otomatik yürütülmesidir. Bu program, satış ekibi ve onların yöneticileri için atanan sorumlulukları günlük, haftalık veya aylık olarak yönetir. Sahip olduğu yeteneklere göre pazarlama otomasyonu amacıyla da kullanılabilir. Bitrix24 gibi gelişmiş bir program kullanırsanız satış otomasyonu ile pazarlama otomasyonu bir arada yürütülebilir.

Her hâlükârda satış otomasyonu sadece satış ekibi için faydalı olacak bir araç değildir. Onunla elde edebileceğiniz verimlilik, işletmenize ve kârlılığınıza da çeşitli şekillerde fayda sağlayacaktır. Böyle bir program, satış temsilcilerinizin üretkenliğini ve performansını artırır; böylece satış süreci daha sorunsuz ve hızlı yürür.

Potansiyel müşterileri gözden kaçırmaz, yanıt süresini kısaltarak müşteri memnuniyetini artırabilirsiniz. Satış ekibiniz veya bütçeniz küçük olsa bile mümkün olan en üst düzey verimliliği elde edebilirsiniz. Ayrıca, tüm otomasyon araçları gibi, burada da toplanan tüm verilere tek bir yerden ulaşılabilir; dolayısıyla satış verileriniz işletme genelinde tutarlı hâle gelir.

Satış ve pazarlama otomasyonu bazı risklere de sahiptir

Her şeyde olduğu gibi satış ve pazarlama otomasyonu da çok fazla kullanıldığında zararlı hâle gelebilir. Sanılanın aksine böyle bir otomasyon sistemi satışla ilgili her şeyin otomatik yürütüleceği anlamına gelmez. Teknik olarak, yapay zekâ gibi gelişmiş teknolojilerin yardımıyla bunu yapmanız mümkündür ancak yapmamanız gerekir. Diğer bir deyişle satış sürecinin her aşamasını otomatik hâle getirmemelisiniz.

Aksi takdirde potansiyel müşterileri elinizden kaçırabilirsiniz. Tamamen otomatik yürütülen bir iletişim kişiselleştirilmiş değildir, dolayısıyla türü ne olursa olsun her müşteri için robotik, ruhsuz ve itici bir deneyim olacaktır. Yani bir “insan” olarak hiçbir zaman devreden çıkmamanız gerekir. Satış otomasyonu ile ulaşmak istediğiniz hedef, müşterilerle birebir iletişim kurma dışındaki şeyleri otomatik hâle getirmek olmalıdır. Yani sıkıcı, zaman alan ve “bürokrasi” olarak görülen veri girişi gibi işlemleri otomatikleştirmelisiniz.

Bunu yapmayıp örneğin müşterilere e-posta göndermeyi tamamen otomasyonun bir parçası hâline getirmek istiyorsanız bir yerde hata yapar ve potansiyel müşterileri elinizden kaçırırsınız. Hiçbir müşteri bir “makine” ile muhatap olmak istemez. Satış otomasyonunun nihai amacı, müşterilerle birebir ilgilenebilmeniz için size zaman kazandırmak olmalıdır. Diğer türlü, istatistiklerinizde kısa süreli bir artış görebilirsiniz ancak uzun vadede asla yüksek dönüşüm oranları elde edemezsiniz ve daha da kötüsü müşteri kaybedebilirsiniz.

Satış otomasyonu programı kullanmak size yardımcı olur

Satış otomasyonu hiçbir koşulda manuel yürütebileceğiniz bir şey değildir ve zaten bu nedenle “otomasyon” adını alır. Satış temsilcilerinizin bürokratik görevlere daha az, potansiyel müşterilerinizle bağlantı kurmaya daha fazla zaman ayırabilmesi için mutlaka bir program kullanmanız gereklidir.

Bu sayede herkesin takip edebileceği görevler oluşturabilir, satış süreci içerisinde oluşabilecek boşlukları görebilir, tüm bunların yanı sıra belirli görevleri bir düzene sokarak iş akışınızı hızlandırabilirsiniz. Burada satış veya pazarlama otomasyonu için kullanabileceğiniz programların bir listesini paylaşmayacağız zira bunun için ayrı bir blog makalesi hazırladık. (THIS SECTION CAN BE LINKED TO: En İyi XX Satış Otomasyonu Aracı  - Top XX Sales Automation Tools) Sadece aşağıda bahsedeceğimiz şeyleri yapabilmek ve otomasyon ile gelen avantajları elde edebilmek için mutlaka bir program kullanmanız gerektiğini hatırlatalım.

CRM ve satış otomasyonu birlikte yürümelidir

Bu bağlamda, tek amacı satış ekibi otomasyonu olan bir program kullanmak yerine, bu özellikleri sunan bir CRM programı seçmenin neden önemli olduğuna da kısaca değinmemiz gerekiyor. Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) programınız, Bitrix24 gibi satış ve pazarlama otomasyonu özellikleri de sunabiliyor olmalıdır. Böyle bir kurulum, daha kısa sürede daha fazla satış işlemini otomatikleştirebilmenize olanak tanır ve verimliliğinize kayda değer oranda katkıda bulunur.

CRM sistemleri, satış otomasyonunun sorunsuz yürümesi için önemli bir unsurdur. Hatta onu bir tekerleğin merkezine benzetebiliriz. Tüm otomasyon özellikleri ondan çıkmalı ve en nihayetinde ona bağlanmalıdır. CRM, satış sürecini doğru yönde hareket ettirmek için gereklidir ve ona sahip değilseniz satış otomasyonu ile elde edebileceğiniz pek çok avantaj ortadan kalkacaktır.

Bitrix24, ücretsiz CRM ve otomasyon özellikleri sayesinde, işletmenizin ihtiyaç duyduğu her şeyi sunar ve dijital dünyaya güçlü bir başlangıç yapabilmenizi sağlar. Müşteri adaylarınızı ve mevcut müşterilerinizi takip edebilir, raporlar oluşturabilir, görevler tanımlayabilir, platforma girilen tüm müşteri bilgilerini veri girişini beslemek için kullanabilirsiniz. Satış ve pazarlama süreçlerini otomatik olarak yürütmeye sorunsuz bir başlangıç yapmak istiyorsanız Bitrix24’ü tercih edin.

Satış ekibi için satış otomasyonu

Herhangi bir işletmedeki satış temsilcilerinin günlük olarak yerine getirmesi gereken pek çok görev vardır. Satış otomasyonu yazılımı, öncelikle onlara yardımcı olur zira üzerlerindeki iş yükünü hafifletir ve temsilcilerin daha yüksek verimle çalışmalarına olanak tanır. Satış temsilcileri, otomasyondan şu şekillerde faydalanabilir:

1. Potansiyel Müşteri Arama

Potansiyel müşterileri bulmak için en iyi kaynak LinkedIn'dir ancak sürekli aynı aramaları yapmak bir yerden sonra yorucu ve sıkıcı olacaktır. Neyse ki daha etkili bir yöntem kullanabilirsiniz: LinkedIn Premium hesabınız varsa onu kullandığınız yazılıma bağlayabilir ve belirli kriterlere göre özel filtreler oluşturup otomatik arama yapmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin hem CEO olan hem de bir teknoloji firmasında çalışan kişileri bulabilirsiniz. Satış otomasyonu yazılımı, bu kriterlere uygun kişilere dair verileri otomatik arayacak ve size sadece oluşturduğu listeye göz atmak kalacaktır.

Bunu belirli bir düzende de yapabilir, mesela her gün veya her hafta e-posta yoluyla bildirim almayı seçebilirsiniz. Bu sayede hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan düzenli olarak nitelikli potansiyel müşterilere dair bir liste almış olursunuz. LinkedIn sadece yeni profilleri listeleyeceğinden ötürü sürekli aynı isimleri görmek konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Kişiselleştirilmiş e-posta göndermek için ihtiyacınız olan her şey

Ayrıca kullandığınız yazılımın pazarlama otomasyonu özelliği de varsa tespit ettiğiniz kişilerle iletişime geçmek de oldukça kolay olacaktır. Böyle bir yazılım, CRM kayıtlarından, sosyal medya profillerinden ve hatta şirket bilgilerinden birçok veriyi çeker; dolayısıyla kişiselleştirilmiş bir e-posta yazmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgilere tek bir yerden ulaşabilirsiniz. Potansiyel müşterilerinizin attığı tweet’leri okumak, unvan değişikliklerini takip etmek ve en son ne yaptıklarına göz atmak için tarayıcınızda birçok web sitesi açıp hepsini düzenli olarak kontrol etmenize gerek kalmaz.

2. Potansiyel müşteri bilgilerini zenginleştirme

Bir müşteri hakkında ne kadar çok bilgi sahibi olursanız ona kişiselleştirilmiş bir içerik sunmak veya satın alma kararını verdirmek için o kadar avantajlı olursunuz. Potansiyel müşterilerin şirket büyüklüğü, sektörü, sosyal medya üzerindeki varlıkları ve mevcut tedarikçileri gibi bilgilere sahip olmak, onlarla başarılı bir şekilde iletişim kurmanızı ve güvenlerini kazanmanızı kolaylaştırır.

Normal şartlarda tüm bu bilgileri edinmek günlerinizi alabilir. Satış otomasyonu araçları ise aynı şeyi çok daha kısa bir sürede yapabilir. Bu araçlar, yüzlerce veri kaynağından bilgi toplayarak potansiyel müşterileriniz için güncel ve kapsamlı bir profil oluşturur ve topladığı bilgileri CRM modülüne de aktarır. Bu bilgiler sayesinde hedefli ve etkili bir şekilde iletişim kurmanız mümkün olur.

3. Nitelik tespiti ve iletişim kolaylığı

Bir müşterinin niteliğini doğru şekilde tespit etmek satış süreci içerisindeki en önemli hususlardan biridir. Yüksek nitelikli müşteriler daha sık ve daha büyük siparişler verme eğilimindedir, dolayısıyla onları tespit edip çabalarınızı üzerlerinde yoğunlaştırmanız gerekir.

Belirli kriterlere uygun müşteri adayları için otomatik nitelik tespiti yapabilirsiniz. Otomasyon programınıza iş akışları kurarak bunu yapabilmeniz mümkündür. Örneğin bir müşteri belirli bir unvana veya role sahipse onun “nitelikli” olarak sınıflandırılmasını sağlayabilirsiniz. Program, belirlediğiniz kriterlere dayalı olarak nitelikli müşterileri tespit eder ve size öncelikli olarak gösterir.

Satış ve pazarlama otomasyonu programınız farklı kanallarda yürüttüğünüz kampanyalara entegre olabiliyorsa sonuçlar daha da iyi olacaktır. Zira program; anketleri yanıtlayanlar, yeni haber bülteni aboneleri, sosyal medya üzerindeki reklamlara tıklayanlar gibi çok daha geniş bir havuz içerisinden analiz yapma imkânına bu sayede kavuşur. Bu veriler, doğal olarak müşterilerle daha verimli bir iletişim süreci yürütmenize de olanak tanır.

4. E-posta şablonları oluşturma

Yukarıda bir e-posta gönderirken otomasyon kullanmanın risklerinden bahsetmiştik. Bu riskleri unutmadık fakat bazı e-posta türleri için hâlen otomasyon kullanmak mümkündür. Bunlar, müşteriyle doğrudan iletişim kurmadığınız ve içerik itibarıyla çok fazla değişiklik göstermeyen e-postalardır, örneğin randevu onayı veya toplantı sonrası takip mesajları gibi. Bu tür e-postalarda yanıt oranlarını artırmak üzere içeriğin yaklaşık %30’unu kişisel hâle getirmeniz yeterlidir, geri kalanı içinse otomasyon kullanabilirsiniz.

Ancak otomasyon kullanıyorken dahi içeriği kopyalayıp yapıştırmaktan veya aynı cümleleri tekrar tekrar yazmaktan kaçının. Potansiyel müşterilere düzenli olarak gönderdiğiniz e-postalar için dört veya beş farklı şablon oluşturabilir, göndermeden önce bunları belirli bir alıcıya ve duruma göre hızla özelleştirebilirsiniz. Mesela her seferinde potansiyel müşterinin adı, şirketi ve iş unvanı gibi bilgileri otomatik olarak doldurabilirsiniz. Bu basit otomasyon bile uzun vadede epey zaman kazanmanızı sağlayacaktır.

E-posta otomasyonu

Bazen, bir potansiyel müşteriye, ilkine yanıt vermemişse art arda birden fazla e-posta göndermek isteyebilirsiniz. Kullandığınız program bu özelliği destekliyorsa bunu kolayca yapabilirsiniz. Potansiyel müşteriye göre kişiselleştirilmiş bir dizi e-posta oluşturun, ne zaman gönderileceklerini seçin, şirket ve iletişim bilgilerini özelleştirin ve mesajın başıyla sonuna o müşteriye özel bilgiler ekleyin. Programınız bu mesajların hepsini belirlenen aralıklarda otomatik olarak gönderebilir ve müşteri yanıt verdiğinde durabilir.

5. Toplantı Planlama

Bir potansiyel müşteri ile görüşme ayarlama süreci oldukça yorucu ve yıpratıcı olabilir. Bir tarih ve saat gönderirsiniz, müşteri farklı bir tarih ve saatle dönüş yapar, siz yeni bir tarih ve saat belirlersiniz ve bu “düello” sürüp gider. Toplantıyı hem müşteriye göre hem de kendinize göre planlayabilmek önemlidir ancak süreç uzarsa hem sizi yorar hem de motivasyonunuzu düşürür.

Satış otomasyonu araçları bu süreci otomatik yürütebilir. Randevu programınızın bağlantısını sizin adınıza potansiyel müşteriye gönderebilir ve müşterinin tek yapması gereken kendisi için uygun olan herhangi bir zamanı seçmek olur. Program bu yanıtı size otomatik olarak iletecek ve randevu programınıza ekleyecektir, hatta CRM modülünde bir kayıt da oluşturacaktır. Bu sayede tüm ekip çalışanları herkesin kiminle görüşeceğini görebilir ve çok daha rahat planlama yapabilirler.

6. Satış çağrılarını yönetme

Bir müşteriyle yaptığınız telefon görüşmesini yazıya dökmek zorunludur zira ne hakkında konuştuğunuzu görebilmeniz ve daha da önemlisi ekip arkadaşlarınızla paylaşabilmeniz gereklidir. Ancak sadece on dakika süren bir görüşmeyi yazıya dökmek bile bir saatin üzerinde zaman alabilir.

Doğru programı kullandığınız sürece bu işlem için zaman kaybetmenize gerek kalmaz. Bir otomasyon programı, çağrılarınızı kaydedip otomatik olarak bir transkript oluşturabilir. Hatta Bitrix24 gibi yapay zekâ destekli bir program ise konuşmanın özetini bile sizin için çıkarabilir.

7. Görüşme yönetimi

Bir müşteri adayıyla görüşürken pek çok şeyi CRM modülüne manuel kaydetmeniz gerekir. Bıraktığınız mesajlar, size bırakılan mesajlar, aldığınız notlar, e-posta mesajları, toplantı notları… Sahada çalışıyor ve CRM sistemine mobil cihazlar üzerinden bağlanıyorsanız tüm bunları yapmak daha da zor olacaktır.

Oysa yaptığınız görüşmeler ve kurduğunuz iletişim hakkındaki hemen her şeyi otomasyon programları sayesinde otomatik olarak CRM modülüne aktarabilir ve bir kayıt oluşturabilirsiniz. Program yeterince gelişmişse müşterilerin açtığı e-postaları, gönderilen bağlantılara tıklamasını veya mesaja eklediğiniz belgeleri indirmesini bile kaydedebilir.

8. Teklifleri yönetme

Bir fiyat teklifi hazırlamak için kaç kaynağı kullanmak zorunda kalıyorsunuz? E-postalarınızı, notlarınızı ve görüşme kayıtlarınızı kontrol etmek çok uzun sürebilir. Otomasyon programınız, CRM'inize entegre olabiliyorsa müşteri bilgileri, ürün detayları ve fiyat gibi temel bilgileri otomatik olarak içe aktarıp teklifinizi sizin yerinize hazırlayabilir.

Yapabileceğiniz diğer bir şey de fiyat teklifi için özel bir iş akışı ayarlamaktır. Bu akışta, teklifin incelenmesi için önce hukuk departmanınıza gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Hatta sadece bunu yapmaya yetkili kişilerin teklifi imzalamasını bile sağlayabilirsiniz. Program bu akışı otomatik takip edecek ve gönderilmeye hazır bir teklifi size teslim edecektir.

Yöneticiler için satış otomasyonu 

Satış yöneticileri, temsilcilerden daha farklı sorumluluklara sahiptir ancak onlar da otomasyon araçlarından aşağıdaki şekillerde faydalanabilir:

1. Raporlama

Ekip yöneticileri için raporlar hayati öneme sahiptir ve sadece bu iş için her gün saatlerini harcayabilirler. CRM ve otomasyon programını birlikte kullanarak hem personele hem de genel direktöre günlük veya haftalık raporlar göndermeleri mümkündür. Bu iş sadece birkaç dakikalarını alır.

2. Müşteri atama

Müşteri adaylarını manuel olarak belirli bir ekip üyesine atamak yerine coğrafi bölge, şirket büyüklüğü veya başka bir kritere göre herhangi bir satış temsilcisine otomatik olarak atayabilirsiniz.

3. Müşteri puanlama

Otomatik müşteri adayı puanlaması yaparak, her birinin ne kadar nitelikli olduğunu belirleyebilir, hangi potansiyel müşterilere öncelik verilmesi gerektiğini kolayca tespit edebilirsiniz. Bu, kaynaklarınızın doğru aday için harcanmasına olanak tanıyacaktır.

Bir kez daha, tüm bu faydaları elde edebilmek için doğru satış otomasyonu programını kullanmanız gerektiğini hatırlatalım. Piyasada çok fazla seçenek olsa da bu özelliklerin tümüne sahip olan ve bir yandan da CRM modülü sunan (veya bu modüle entegre olabilen) programların sayısı çok fazla değildir. Yanlış seçimler yapmaktan kaçınmak ve sorunsuz bir başlangıç yapmak için Bitrix24'ü tercih edebileceğinizi unutmayın. Platformumuzun sahip olduğu araçlar her türden işletme için pürüzsüz iş akışları elde etmenizi sağlar ve otomasyon özelliklerimizi ücretsiz denemeniz mümkündür. Satış ve pazarlama otomasyonu için Bitrix24'ü tercih edin ve bizi seçen milyonlarca işletme arasına katılın!