Takım Çalışmasının Etkili Bir Şekilde Yürümesini Sağlayacak En Etkili Stratejiler

Ekip çalışması ve iş birliği her türden işletmenin başarılı olması için büyük önem taşır. Bir işletmedeki çalışanlar ne kadar uyumlu çalışır ve sağlıklı iletişim kurarsa sadakat seviyeleri ve performansları da o kadar yüksek olur. Takım çalışması ve iş birliği hakkında yürütülen bazı araştırmalar, uyum içinde çalışan ekiplerin 5 kata kadar daha yüksek performans sergilediğini göstermiştir. Bunun nedeni ekipler arası iletişim ve uyumun belirli bir hedefe doğru motive olunmasını sağlamasıdır.

Ancak iş birliği ve takım çalışması elde edilmesi kolay bir şey değildir.  Başarılı ekip oluşturma, pek çok farklı faktörün dikkate alınmasını ve işletmenin değerlerini tüm çalışanların benimsemesini gerektirir. Bu, zaman alan ve yoğun çaba gerektiren bir süreçtir. Burada, bu süreci mümkün olduğunca sorunsuz bir şekilde tamamlamanıza ve etkili takım çalışması elde etmenize yardımcı olacak bazı stratejilere göz atacağız.

Başlamadan önce, başarılı bir iş birliğinin temel taşının sağlıklı iletişim kurmak olduğunu hatırlatalım. Bitrix24, CRM ile entegre olabilen ve tüm iletişim kanallarını tek bir merkezde toplayan özellikleriyle bunu kolaylaştırır. Çalışanlarınız hem birbirleri arasında hem de müşterilerle iletişim kurmak için Bitrix24’ü kullanabilir ve bu da her türden projenin yürütülmesini son derece pratik hâle getirir. Siz de Bitrix24 platformuna geçerek ekip üyelerinin ve tüm çalışanların çok daha sağlıklı iletişim kurmasını sağlayabilirsiniz.

Takım çalışması nedir ve neden önemlidir?

Ekip çalışması, en basit hâliyle bireysel ve kolektif sorumluluk üstlenerek ortak bir hedefe ulaşmak amacıyla birlikte çalışan bir grup anlamına gelir. Bu grup kalıcı veya geçici nitelikte olabilir. Örneğin bir reklam ajansında belirli bir ürün veya hizmet için bir pazarlama kampanyası oluşturmak amacıyla bir grup çalışan seçilebilir ve bunlara bir hedef verilir: Ürünü veya hizmeti en iyi şekilde tanıtmak.

Başarılı ekiplerin özellikleri

Ekip üyeleri hedefe ulaşmak için birlikte çalışmak zorundadır ve ekip çalışmasının hem etkili hem de verimli olabilmesi için belirli niteliklere sahip olması gerekir. Bu nitelikler arasında şunlar yer alır:

• İletişim: Bir takım içerisindeki her çalışan birbiriyle rahat ve sağlıklı iletişim kurabiliyor olmalıdır. Tek bir kişinin dahi diğer üyelere ulaşamıyor olması tüm ekibin verimliliğini etkileyebilir.

• Koordinasyon: Takım üyeleri bir lider etrafında bir araya gelir. Liderlik takım çalışmasının başarısı üzerinde önemli bir rol oynar. İdeal olarak bir lider hem bireysel gelişime destek olmak ve hem de üyeler arasında iş birliğini teşvik etmek için gerekli becerilere sahip olmalıdır.

• Güven: İyi bir liderin aynı zamanda takım üyeleri arasında güven duygusunu da teşvik etmesi gerekecektir. Fikir alışverişine dayalı etkili ve açık iletişim kurmak, ekip üyelerinin hem kendilerine hem de diğer üyelere güven duymasını sağlar. Güvenin tesis edildiği bir çalışma ortamı uzun vadede başarılı sonuçlar elde etme şansını artırır.

• Bağlılık: Güçlü bir takımın ortak hedefe ulaşmak için belirli bir bağlılık duygusu da geliştirmesi gerekir. Bu, takımın motivasyonunu da doğal olarak artıracaktır. Bağlılık; herkesin fikirlerinin dinlenmesi, yaptıklarının takdir edilmesi ve net talimatlar aracılığıyla ne yapmaları gerektiğinin gösterilmesi gibi yöntemlerle elde edilebilir. Her hâlükârda, bir ekibe ait olma duygusu, takım çalışmasını teşvik eder ve sorunları çözmek için yeni yaklaşımların ortaya çıkmasını sağlayabilir.

Ekip çalışması hem çalışanlar hem de şirketler için faydalıdır

Bu nitelikler iyi bir ekip çalışmasının neden önemli olduğunu da gösterir. Etkili bir şekilde çalışan ekipler, öncelikle üyelerinin güçlü yönlerinden ve becerilerinden yararlanarak üretkenliği ve verimliliği artırır. Ortak bir hedef doğrultusunda iş birliği yapan çalışanların sorumluluklarını paylaşmaları, ellerindeki kaynakları tek bir havuzda toplamaları ve birbirlerinin uzmanlıklarından faydalanmaları da mümkün olacaktır. Takım çalışmasında kolektif bir çaba vardır ve bu çaba sorunların çözülmesi için yeni yaklaşımlar geliştirilmesini, görevlerin daha hızlı tamamlanmasını ve daha iyi sonuçların elde edilmesini sağlar.

Ayrıca ekip çalışması ile olumlu bir çalışma ortamı elde etmek de mümkün olur. Böyle bir iş birliği, çalışanlar arasındaki bağlılık ve karşılıklı destek duygusunu teşvik ederek genel moral ile motivasyonu artırır. Ekip çalışmasının önemi de zaten budur. Sağlıklı takım çalışmaları hem çalışanlar hem de işletmeler için bir fayda sağlar.

Verimli bir ekip çalışması sağlayacak teknikler ve stratejiler

Yukarıda bahsettiğimiz faydaları elde etmenizi sağlayabilecek i̇ş birliği ve verimli çalışma tekniklerini aşağıda paylaşıyoruz. Her işletme ve/veya takım için iyi şekilde sonuç verecek tek bir taktik veya strateji yoktur. Kendiniz için hangisinin daha uygun olacağına yine kendiniz karar vermelisiniz. Bu stratejileri ilham almak için kullanıp kendi taktiklerinizi de geliştirebilirsiniz. Önemli olan, çalışanların teşvik edilmesi, kendilerine güven duymalarının sağlanması ve ortak bir hedefe doğru motive edilmeleridir.

1. Şirketin misyonuna düzenli olarak vurgu yapın

Çalışanları takımın bir parçası olmaları için teşvik etmelisiniz. Bunu yapmanın en kolay yolu ise her gün işe gelmeleri için onlara iyi bir neden vermektir. Parçası olabilecekleri bir genel amaç ve bu amaca ulaşmak için ulaşılması gereken hedefler belirlemek, yani şirketinizin misyonuna vurgu yapmak, çalışanlarınızı teşvik eder. Misyonu düzenli olarak vurgulamak, çalışanlarınızı belirli bir hedefe ulaşmak için bir araya getirmenin ilk ve en önemli adımıdır. Ne yapmak için işe geldiklerini onlara sık sık hatırlatın.

Buradaki amacınız, çalışanlara işe gelmeleri için maaş dışında bir neden daha sağlamak olmalıdır. Nihai hedefiniz ise çalışma için bir tutkuyu onların arasında yaratmaktır zira ne kadar tutkulu olurlarsa şirketin misyonunu gerçekleştirmek için ekip arkadaşlarıyla birlikte çalışma olasılıkları da o kadar artar.

2. İş birliği beklediğinizi net bir şekilde belirtin

Ekip üyeleri iş birliği yapmalarının beklendiğini biliyor olmalıdır. En başından itibaren iş birliğine yönelik beklentilerinizi net bir şekilde belirtin ve bunu mecburi bir standart olarak belirleyin. Hatta iş birliğine dair beklentilerinizi işe alım sürecinizin bir parçası hâline getirebilirsiniz, böylece potansiyel adaylar bile kendilerinden ne beklendiğini bilebilir.

Bu amaçla, çalışanlarınıza net iş tanımları atamanız gerekeceğini de unutmayın. Her çalışan bireysel düzeyde ve bir ekip üyesi olarak rolünün ne olacağını önceden biliyor olmalıdır. Bireysel ve ekip ayrımını yaparak, kişisel sorumluluk almaları gerekenler ve birlikte çalışmaları gerekenler arasındaki sınırları da belirlemiş olursunuz.

3. Ekip üyelerinin güçlü yönlerini takdir edin

Araştırmalar, takdir edilen çalışanların %84’üne yakınının çok daha motive olmuş bir şekilde çalıştığını gösteriyor. Her 4 çalışandan 3'ü, yaptıkları işin takdir edilmesi hâlinde daha üretken olabildiklerini belirtiyor. Diğer bir deyişle, çalışanlar, yani ekip üyeleri hem ekibe hem de işletmeye kattıkları değerin farkına varıldığını görmekten memnun oluyor.

Bu, onları gereksiz yere övmeniz gerektiği anlamına gelmiyor. Herkes her konuda mükemmel olamaz ancak her ekip üyesi kendi becerilerini masaya getirip işletmeye bir değer katabilir. Bu beceriler de kendilerine güven duyduklarında gelişir. İşe alım sürecinde çalışanlarınızın güçlü yönlerini zaten belirlemiş olacaksınız, dolayısıyla bunlara odaklanın ve iş birliğine dayalı ortamlarda (yani takım içerisinde) bunları takdir edin.

4. Topluluk hâlinde çalışma ortamını teşvik edin

İş birliği elde etmek istiyorsanız topluluk duygusunu teşvik etmelisiniz. Ekip üyeleri, her birinin işletme için değerli olduğunu ve toplu hâlde çalıştıklarında yarattıkları ortak değerin çok daha fazla olacağını bilmeliler. Bunu yapmanın iyi bir yolu ise fikirlerinin önemli olduğunu onlara hissettirmektir. Zira fikirlerinin topluluk içerisinde dahi dikkate alındığını gören çalışanlar kolayca motive olabilir. Fakat bunun tam tersi durumda kendilerini gereksiz hissederler ve topluluk duygusu ortadan kaybolur.

Ancak bunu doğru şekilde yapmak oldukça zor olabilir. Uygulamada, çoğu yönetici, ekipleri için sonu gelmeyen toplantılar düzenler ve herkesin “konuşması” için ısrarcı olur. Bu, tam tersi bir etki yaratabilir. İdeal olarak, boğucu olmayacak bir sıklıkta ve aynı saatlerde ekibinizi bir araya getirmeye çalışın. Herkesin konuşması için ısrarcı olmayın. Bunun yerine, o günkü görevleri gözden geçirerek ekip çalışmasının faydalı olacağı fırsatları tartışmaya davet edin. Çalışanlar fikirlerinin dikkate alınacağını düşünürse zaten onları paylaşacaktır.

Topluluk hâlinde çalışmayı teşvik etmenin bir başka yolu da dürüst ve açık iletişimin önemini vurgulamaktır. Ne kadar çok kişi işletmeye veya projeye katkıda bulunabileceğini hissederse o kadar çok fikir paylaşılabilir ve ekip de doğal olarak o denli üretken hâle gelir. Hedefiniz, ekip üyelerinin yargılanmaya karşı güvende hissettikleri güvenli bir ortam yaratmaktır. Bunu başarabilirseniz açıkça konuşup fikirlerini paylaşmaları mümkün olacak ve iş birliği kendiliğinden gerçekleşecektir.

5. Yaratıcılığı teşvik edin

İş birliği yapabilen bir ekip yeni fikirler geliştirebilen bir ekiptir. Aynı nedenle, yaratıcılığı aktif olarak desteklemeli ve bunun için uygun bir ortam yaratmalısınız. Beyin fırtınası toplantıları yeni ve yaratıcı düşüncelerin ortaya çıkması için iyi bir fırsattır. Her çalışanın bir fikir önerebileceği ve önerilen fikirleri tartışabileceği bir ortam, yalnızca yaratıcılığı değil, iş birliğini de geliştirecektir.

Fakat beyin fırtınası toplantılarının önceden planlanması gerektiğini unutmayın. Ani ve “sürpriz” bir toplantı ekip çalışanları için ürkütücü olabilir. Toplantıyı önceden planlayın ve tüm ekip üyelerine bildirin.

6. Bilgi ve kaynakları paylaşın

Bilgi güçtür ve paylaşıldığında ekip üyelerini de güçlendirir. Bu sadece toplantılarla ve video konferanslarla yapabileceğiniz bir şey değildir. Dosya paylaşımı programları ve hatta mümkünse şirket içi iş birliği yazılımlarıyla, ekip üyelerinin işlerini yapmak için gerek duydukları kaynaklara erişebilmelerini sağlayın. Aşağıda belirteceğimiz gibi ayrı ayrı programlar yerine tek bir platform kullanmaya çalışın. Diledikleri her yerden ve herhangi bir zamanda kaynaklara ulaşabilmelerini sağlarsanız her ekip üyesi için olumlu sonuçlar verecek bir esneklik de elde etmiş olursunuz.

7. Bir lider olarak diğerlerine örnek olun

Takım çalışması için ne kadar çok strateji geliştirirseniz geliştirin, kendiniz iş birlikçi davranışlar sergilemezseniz bu durum çalışanlarınıza da yansır. Yani iş birlikçi bir liderlik anlayışı benimsemeli ve çalışanlara her fırsatta örnek olmalısınız.

Bire bir görüşmeler yaparak başlayın ve ekip üyelerinin her biriyle düzenli aralıklarla zaman geçirin. Bunu yaparak diyaloğa açık olduğunuzu göstermiş olursunuz. Çalışan taleplerini değerlendirirken aldığınız kararların verdiğiniz mesajlarla uygun olduğundan emin olun. Gün boyu iş birliği vurgusu yapıp bunu geliştirecek bir talebi reddederseniz kimse sizi ciddiye almayacaktır.

Bir çalışanınız size destek istemek için gelmişse makul sınırlar içerisinde isteklerini yerine getirmeye çalışın ve elbette sadece tutabileceğiniz sözler verin. Onların arkasını kollayacağınızı ekibinize hissettirin. Böyle bir güven duygusu yaratırsanız ekibin çok daha üretken hâle geldiğine tanıklık edebilirsiniz.

8. Ofise tıkılıp kalmayın

Düzenli olarak ofis dışına çıkmak için çaba gösterin. Bu sayede ekiplerin sadece mesai saatleri içinde değil, karşılıklı ilgi alanlarına dayalı ilişkiler kurmalarına da yardımcı olursunuz. Çalışanlar birbirlerini sadece iş arkadaşı olarak değil, bir insan olarak da görebiliyor olmalıdır.

Sanılanın aksine bunu yapmanın tek yolu arada sırada şirket dışı etkinlikler düzenlemek değildir. Örneğin haftada bir gün ekip üyelerini dışarıda bir sabah kahvesi içmeye davet edin. Bazı günler, mesai bitiminde onlara bir yemek ısmarlayın ve iş dışında da görüşmeleri için çalışanlarınızı cesaretlendirmeye çalışın. İş dışında da iletişim kuran ekipler birbirlerini daha iyi tanır, birbirlerine daha çok güvenir ve bu da doğal olarak daha etkili bir şekilde çalışmalarını sağlar.

9. Ekip başarısını kutlayın ve ödüllendirin

Ekibinizin başarısına tepki verme şekliniz hem nasıl bir lider hem de nasıl bir işletme olduğunuzu gösterir. Başarılı ekip çalışmasını ve iş birliğini uygun şekilde ödüllendirmek, bu listenin en başında bahsettiğimiz misyonunuzda ne kadar samimi olduğunuzu da ortaya koyacaktır. Başarı ölçütlerinizi belirlerken hem ekip iş birliğini hem de bireysel başarıları dikkate alın. Yani çalışanlarınız hem birey hem de ekip olarak ödüllendirilebileceklerini bilsinler.

Bunlar, etkili bir takım çalışması için yapmanız gereken şeylerdir ancak aynı amaçla kaçınmanız gereken şeyler olacağını da unutmayın. Yani "yapmamanız" gereken şeyler de etkili bir takım çalışması için son derece önemlidir. Kaçınmanız gerekenler arasında en önemli olanlar şunlardır:

10. Net bir hedef olmadan çok fazla toplantı düzenlemeyin

Ekip toplantıları iş birliği için güçlü bir araçtır ancak çok fazla toplantı düzenlemek üretkenliği olumsuz yönde etkileyebilir. Net bir hedef veya amaç olmadan sık sık toplantı düzenlemek zamanın çok verimsiz kullanılmasına neden olur. Bu toplantılara çoğu zaman orada bulunması gerekmeyen kişiler de katılır ve ortaya yalnızca kuru gürültü çıkar. Çoğu katılımcı ne konuşulduğunun bile farkına varmaz.

Bunu engellemek için gereksiz toplantıları azaltın ve toplantı katılımcılarını nasıl sınırlayabileceğiniz üzerine düşünün. Toplantı içeriklerini değiştirmeye de odaklanın. Basit bir örnek olarak, belirli bir proje üzerinde çalışan ekip üyelerinin her birini, karşılaştıkları zorlukları paylaşması için yönlendirin.

Toplantı sırasında bu zorlukları paylaşmak, her üyenin ekip tarafından desteklenmesini ve yeni çözümler geliştirilmesini sağlayabilir. Gereksiz toplantıları engellemek için hangilerini birleştirebileceğinizi veya tamamen kaldırabileceğinizi düşünün. Örneğin bazı toplantıları haftada bir değil, ayda bir düzenlemeyi deneyebilirsiniz.

11. Ekibinizin tek bir yazılım kullanmasını sağlayın

Günümüzde farklı türlerde işler için kullanılabilecek pek çok farklı yazılım bulunuyor. Ancak bunların hepsini kullanmaya çalışmak verimli olmayacağı gibi üretkenliği de ciddi düzeyde azaltabilir. Örneğin iletişim kurmak, dosya paylaşmak, müşteri verilerine ulaşmak ve e-posta göndermek için dört farklı yazılım değil, tek bir platform kullanın. Bu şekilde hem işleri daha pratik hâle getirmiş hem zamandan tasarruf etmiş hem de yeni çalışanların eğitimi için gerekli olan süreyi minimuma düşürmüş olursunuz.

Tek platform üzerine kurulu bir yaklaşım hemen her şeyle tek bir yerden bağlantı kurmanızı ve böylece verimsizlikleri ortadan kaldırmanızı sağlayacaktır. Ayrıca şeffaflık elde eder ve uyum içerisinde çalışılmasını da sağlarsınız. Hazır tek bir platforma geçiş yapmaktan bahsetmişken:

Pahalı ve kullanışsız çözümler yerine Bitrix24 kullanarak tüm bu teknik ve stratejileri çok daha verimli bir şekilde kullanabilirsiniz. Bitrix24, iş birliği araçları sayesinde tüm çalışanların bağlanabileceği bir çevrimiçi çalışma alanı sağlar ve bu alanda canlı yayın, sohbet, telefon görüşmesi, görüntülü arama gibi özellikler sunarak ekip üyelerinin arasındaki iletişimi kesintisiz ve gerçek zamanlı hâle getirir. Etkili takım iletişimi ve yönetimi için ihtiyaç duyabileceğiniz tüm araçlara tek bir platform üzerinden ulaşabilir ve ekip çalışmasının çok daha sorunsuz gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz. Aramıza hemen katılın ve neden 15 milyondan fazla işletmenin bizi tercih ettiğini görün!