Takımlar için En İyi 7 Ücretsiz Proje Yönetimi Araçları
Sektörel araştırmalara göre, çalışanların %90’ından fazlası çalışma arkadaşlarıyla iş birliği yapma konusunda yetersiz kaldığını düşünüyor. Bu, sadece çalışanlardan kaynaklanan bir sorun değil. İş birliği yapmaları için uygun bir ortam ve araçlar sunulmazsa bir iş yerindeki çalışanların uyumlu olmasını bekleyemezsiniz. Aynı anda birden fazla projeyi yönetmek, görevleri takip etmek ve ekipler arasında iş birliği kurmak, ideal şartlarda bile zordur. Bunun için uygun şartları ve araçları sağlamazsanız esnek bir iş birliği imkânsız olacaktır.
Uyumsuzluk, önlem alınmadığında hızlı bir şekilde büyük bir sorun hâline geliyor. Proje yönetimi sürecindeki iletişimsizlik, çalışanlar için kafa karıştırıcı ve stresli bir ortam oluşturuyor. Bu da her türden işletmenin hedeflerine ulaşmasını çok daha zor hâle getiriyor. Neyse ki bu sorunu bütçenizi sarsmadan çözmenin ve çalışma ekiplerinin işlerini çok daha verimli şekilde takip etmenin bir yolu var: Ücretsiz proje yönetim programları.
Burada, güncel bir ücretsiz proje takip programı listesi paylaşarak zaman kaybetmeden iş birliğine dayalı ve verimli bir çalışma ortamı elde edebilmenize yardımcı olacağız. Her zamanki gibi, iş proje yönetimi olduğunda Bitrix24 de size yardımcı olabilir. 15 milyondan fazla müşterimize sunduğumuz araçlar her türden projenin hızlı, verimli ve sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlıyor.
Proje Yönetim Yazılımı Nedir?
Bir proje takip yazılımı, farklı türlerde projeleri planlamak, atanan görevleri takip etmek, “yapılacaklar” listeleri oluşturmak, iş akışlarını otomatik hâle getirmek, proje kaynaklarını tahsis etmek, yöneticiler atamak ve tüm bunları tek bir merkezden yürütmek için kullanılan bir platformdur. Projeler için zaman çizelgesi oluşturup her bir görev için son teslim tarihleri atayabilir.
Elbette tam olarak hangi özelliklere erişim elde edebileceğiniz programın içeriğine göre değişiklik gösterecektir. Bu, programın ücretsiz veya ücretli olmasına göre de değişir. Ücretsiz proje yönetim uygulamaları genel olarak daha az sayıda özellik sunar ve örneğin yürütülebilecek proje sayısını (veya atanabilecek görev sayısını) sınırlar. Sınırsız sayıda proje ve görev takibi için programın tam sürümünü satın almanızı veya abone olmanızı isterler.
Dolayısıyla proje yönetiminde kullanılan araçlar ideal olarak ücretli olmalıdır ancak bu onları mutlaka satın almanız gerektiği anlamına gelmez. Küçük ve hatta orta ölçekli işletmeler için, belirli kısıtlamalar olsa bile, ücretsiz proje yönetimi programı kullanmak da makul ve mantıklı bir seçim olabilir. Her hâlükârda bir proje yönetimi aracı kullanmamak daha kötü bir seçenek olacaktır, zira ücretsiz de olsa basit bir program bile ekibinizin çok daha iyi iş birliği yapmasını sağlayıp iletişimsizlik riskini azaltacak ve tüm çalışanların projelere ayak uydurmasını sağlayacaktır.
Biz de listemizi oluştururken ücretsiz proje takip programları tercih ettik. Onları risk almadan deneyebilir ve gerçekten kullanışlı olduklarını düşünürseniz ücretli bir sürüme (veya abonelik planına) terfi edebilirsiniz. Ancak bunu yapmasınız bile bu programlarının ücretsiz deneme sürümlerinde dahi işinizi çok kolaylaştıracağını düşünüyoruz.
Ücretsiz Proje Yönetim Yazılımı Listesi: En İyi Seçenekleriniz
ÖNEMLİ HATIRLATMA: Bitrix24, kendi uygulaması dışındaki hiçbir araç için herhangi bir garanti vermez ve vadettikleri şekilde veya sorunsuz şekilde çalışacaklarını taahhüt etmez. Paylaşılan bilgiler, proje yönetim araçlarının herkese açık resmî web sitelerinden derlenmiştir ve gelecekte değişebilir.
1. Bitrix24
Bitrix24, “Görevler ve Projeler” modülüyle hem masaüstü hem de mobil cihazlardan her türlü projeyi kolay ve hızlı bir şekilde, kullanıcı dostu bir arayüz aracılığıyla yönetebilmenizi sağlıyor. Ofiste olmasanız bile sadece akıllı telefonunuzu kullanarak herhangi bir çalışana herhangi bir görev atayabilir, hatta bu görevi bir “yapılacaklar” listesiyle detaylandırabilirsiniz.
Verimli iş akışları için verimli iletişim
Her görev, hemen altında bir “yorumlar” kısmına sahiptir. Bu kısımda, o görevle ilgili sorunları tartışabilir ve iletişim kurabilirsiniz. Görev listesi, “odak modu” aracılığıyla, içinde devam eden bir etkinlik bulunan görevleri ilk sırada gösterir. Böylece acil olarak ilgilenmeniz gerekenleri tek bakışta görebilirsiniz.
Görevler ve Projeler modülü, platformun diğer araçlarıyla birlikte çalışabilecek ve farklı modüller arasında bilgi paylaşımı yapabilecek şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcı arayüzü sadece ofisten değil, uzaktan çalışan ekipler için de uygundur. Zira sohbet, video konferans ve dosya paylaşımı araçlarına merkezi bir arayüz üzerinden ulaşarak iş birliği yapmak kolaylaştırılmıştır.
Görev yönetimine ek olarak proje ve zaman takibi de yapın
Bitrix24, bireysel veya grupsal görevler atamanızı, alt görevler ile kontrol listeleri belirlemenizi, görev otomasyonu özelliğinden yararlanmanızı ve proje şablonları kullanabilmenizi de sağlar. Gantt grafikleri ve Kanban panoları ile tüm görevleri görselleştirebilir, bir projenin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Proje kaynaklarını yönetmek de kolaydır. Ekip üyelerinden düzenli raporlar alabilir, KPI metrikleri tanımlayarak görev verimliliğini değerlendirebilirsiniz.
Bitrix24’ün ücretsiz sürümünde herhangi bir kullanıcı sınırı yoktur. Sınırsız kullanıcı ile yukarıda bahsettiğimiz özelliklere erişebilir ve hatta dosya paylaşımı için 5 GB’lık bir alandan yararlanabilirsiniz. Bir abonelik satın almak istediğiniz takdirde, yıllık satın alımlarda aylık abonelik ücreti 43 USD’den başlamaktadır.
2. Project.co
Project.co, proje ve görev yönetimi işine biraz daha farklı bir açıdan yaklaşıyor ve ekip üyeleri ile müşteri gruplarını bir araya getirmeye odaklanıyor. Yani diğer proje yönetimi araçlarından farklı olarak, sadece çalışanlara özel değil. “Haricî” kullanıcılar da davet edilerek platformun bir parçası hâline gelebiliyor.
İş birliği odaklı bir proje yönetimi uygulaması
Neler olup bittiğini daha iyi anlamak için, her görev kendi özel yorumlarına, notlarına, yapılacaklar listelerine ve hatta bütçesine sahip. Merkezi bir arayüz üzerinden proje takibi gerçekleştirerek, tek bakışta gidişatı görebiliyorsunuz. “Zaman takibi” özelliği sayesinde her proje için harcanan zamanı da kaydedip takip edebilirsiniz.
Takvim, zamanlayıcı ve Kanban görünümü, arayüzün temel bileşenleri hâline getirilmiş ve her biri belirli bir projeyi farklı bir görünümle takip edebilmenizi sağlıyor. Her görev için e-posta uyarıları alabilir, ekip üyelerine günlük veya haftalık görev listeleri verebilir, en çok ve en az kârlı (veya verimli) projelerinizi gösteren raporlama araçları kullanabilir, hatta platform üzerinden ödeme bile alabilirsiniz. Project.co, yaygın ödeme seçeneklerini entegre ederek örneğin kredi kartıyla tahsilat yapabiliyor.
Ücretsiz deneme sürümünde tüm özellikler var
Bu, freelancer’lar ile çalışan işletmelerin hem onlara ödeme yapabilmesi hem de atadıkları proje ve görevleri takip edebilmesi için tasarlanmış bir program. Ayrıca, yukarıda da bahsettiğimiz gibi, müşterileri de projenin bir parçası hâline getirebiliyor. Ücretsiz sürüm, mobil uygulamalar ve Google Drive entegrasyonu da dâhil olmak üzere hiçbir özellikten yararlanmanızı kısıtlamıyor. Ücretli sürüm, yalnızca daha hızlı destek almanızı, daha çok ödeme yöntemi sunmanızı ve bazı modüllerde yapay zekâdan yararlanabilmenizi sağlıyor.
3. Trello
Trello, bir sürükle-bırak aracı olarak tasarlandığı için, saniyeler içerisinde kullanılmaya başlanabiliyor. Yani çalışanlarınıza bir eğitim vermeden (veya bir alışma süreci gerekmeden) kullanıma olanak tanıyor. Ayrıca mobil ve masaüstü sürümlerinde tamamen aynı tasarıma sahip, yani bir platformda kullanmaya başladıktan sonra diğer platformlarda da aynı şekilde kullanabilirsiniz.
Trello, bir projeyi başından sonuna dek tüm iş akışı aşamaları boyunca takip edebilmek için tasarlanmış. Her aşama, “kartlar” ile temsil edilen görevlere tanımlanıyor. Her karta bir isim verebilir, onu belirli bir kişiye atayabilir, bir son tarih belirleyebilir ve resim gibi dosyalar ekleyebilirsiniz. Ayrıca bir kartı örneğin “beklemede” durumuna alıp diğerlerini öne alabilirsiniz.
Şablonlar ve "kartlar" içeren bir proje yönetimi uygulaması
Uygulamada iş dünyasından alışveriş listelerine kadar bir dizi farklı proje türü için şablonlar bulabilir ve bunları kullanarak hızlı bir başlangıç yapabilirsiniz. İş akışınızı gerçek zamanlı süreci yansıtacak şekilde özelleştirebilir ve kart tabanlı bir araç olduğundan ötürü basit bir sürükle-bırak hareketiyle iş aşamalarını değiştirebilirsiniz.
Diğer pek çok proje yönetim aracından farklı bir arayüze sahip ve kısa süre içinde çok verimli bir şekilde kullanmaya başlayabiliyorsunuz. Ekip büyüklüğü ne olursa olsun, aynı pratik kullanımı sunan bir proje yönetim uygulaması olduğundan, her ölçekten işletme için ideal bir seçenek olabilir.
Bu tamamen ücretsiz bir uygulama fakat dilerseniz kullanıcı başına 5 USD’den başlayan aylık ödemelerle abone olabilirsiniz. Aboneler, yapay zekâ ve ekip üyelerinin yönetimi için daha çok seçenek gibi ek özelliklere erişebiliyor.
4. Microsoft Teams
Teams, Microsoft 365 ailesinin bir parçası olacak şekilde tasarlanmış ancak bağımsız olarak da indirilip kullanılabiliyor. Pandemi döneminde kullanıcı sayısı oldukça artan bu uygulama, eskiden "Skype for Business" (İşletmeler için Skype) adıyla biliniyordu ve bundan da tahmin edilebileceği gibi asıl olarak yazılı, sesli ve görsel iletişime odaklanıyor. Sohbet ve iletişim becerileri bakımından bu listedeki en gelişmiş proje yönetimi uygulaması olduğunu söyleyebiliriz.
300 kişinin birbiriyle iletişim kurmasına olanak sağlar
Ancak Microsoft Teams bundan fazlasına da sahip. Onunla ayrıca bir "kanal" oluşturup belirli üyeleri buraya davet edebilir, bu üyelere görevler atayabilir ve iş birliği yapmaları için gerekli uygulamaları sağlayabilirsiniz. Bunlar, tahmin edebileceğiniz üzere, Microsoft 365 paketinin içindeki uygulamalardan oluşuyor. Her kanala 300'den fazla üye ekleyebilirsiniz. Bu oldukça etkileyici bir sayı ve büyük ölçekli işletmeler için bile fazlasıyla yeterli olacaktır.
İşin aslı, Teams, Microsoft 365 ailesindeki diğer uygulamalarla (Word, Excel, PowerPoint vs.) birlikte çalışmak için geliştirilmiş. Proje, iş ve görev yönetimi özelliklerinin çoğu bu haricî uygulamalarla sağlanıyor. Bu şekilde kullanıldığında oldukça başarılı olduğunu söyleyebiliriz zira Microsoft 365 her türden ve her büyüklükten işletmenin ihtiyaç duyabileceği tüm araçları içeriyor. Ancak Teams ücretsiz olarak kullanılabilirken, Microsoft 365 için bir aboneliğe ihtiyacınız var.
Abone olursanız tüm Microsoft 365 uygulamalarına erişiyorsunuz
Microsoft Teams, 100 katılımcıya kadar ücretsiz ve hatta 60 dakika boyunca sesli/görüntülü görüşme seçeneği de sunuyor. İletişim kurup temel düzeyde görev yönetimi araçlarına erişebiliyor olmak sizin için yeterliyse sonsuza dek bu şekilde kullanabilirsiniz. Limitsiz iletişim, daha çok kullanıcı ve daha fazla iş birliği/yönetim aracına erişmek içinse aylık 4 USD'den başlayan fiyatlarla bir Microsoft 365 aboneliği satın alabilirsiniz.
5. Teamwork
Teamwork, diğer proje yönetimi araçları içerisinde bulabileceğiniz tüm özelliklere sahip ancak asıl olarak şirket içi ve uzaktan çalışan ekiplerin üretken kalmasına yardımcı olmak için tasarlanmış. Yani sadece proje yönetimi değil, bir iş birliği platformu da olduğunu söyleyebiliriz.
Her projeye farklı formatlarda dosyalar yükleyebilir, çalışanlara görevler ile son teslim tarihleri atayabilir ve ekip üyelerinin birbiriyle sohbet etmesini sağlayabilirsiniz. Yürütülen tüm proje bilgileri özet hâlinde açılış ekranında görüntüleniyor ve her çalışan kendi görevleri için bildirimler alıyor.
İhtiyacınız olan her şeyi ücretsiz sürümünde sunan bir uygulama
Ayrıca projelere alt görevler, kilometre taşları (milestone) ve gösterge tabloları da ekleyebilirsiniz. Bu sayede her çalışan kendi sorumluluğunda olan görevleri (ve nasıl bir performans sergilediğini) takip edebiliyor.
5 kullanıcıya kadar tamamen ücretsiz bir şekilde kullanabilirsiniz. Abone olursanız üyelik paketleri kullanıcı başına aylık 9 USD’den başlıyor ve otomasyon özelliklerinden de yararlanabiliyorsunuz. Ayrıca raporlar daha fazla detay içerebiliyor. Buna rağmen ücretsiz sürüm küçük ölçekli işletmelerin ihtiyaç duyabileceği hemen her şeye sahip.
6. nTask
nTask, proje ve görev yönetimi için kullanabileceğiniz bir başka ücretsiz uygulama. Sınırsız sayıda proje ekleyebilir ve her proje için yine sınırsız sayıda görev tanımlayabilirsiniz. Projelere özgü ekip lideri rolleri ekleyebilir, bütçe belirleyebilir, kilometre taşları tanımlayabilir ve zaman takibi kriterleri atayabilirsiniz.
Uygulamanın etkileşimli bir Gantt şeması özelliği var ve projeleri gerçek zamanlı olarak takip edebilmek için sürükle-bırak arayüzünü oldukça verimli bir şekilde kullanabiliyorsunuz. nTask; Zoom, Outlook, Slack ve Microsoft Teams gibi farklı uygulamalara entegre olarak kullanılabiliyor. Hatta üçüncü parti uygulama desteği bakımından listemizdeki en gelişmiş uygulamalardan biri olduğunu söyleyebiliriz.
"Çalışma alanları" üzerine kurulu olan bir uygulama
Üçüncü tarafları bir projenin gidişatını görebilmeleri için uygulamaya davet edebilir, çalışma alanları oluşturarak her projenin kendi özel alanında takip edilmesini sağlayabilirsiniz. Çalışma alanları, bütçe tahsisi ve takibi bakımından da oldukça faydalı oluyor zira alan bazlı raporlama yaparak en çok ve en az para harcanan projeleri diğer başarım ölçütleriyle birlikte görüntüleyebiliyorsunuz.
Uygulamanın “basic” sürümü tamamen ücretsiz ancak çok sınırlı bir dosya paylaşım alanı (100 MB) sunuyor ve gelişmiş görev filtrelemesi gibi özellikleri barındırmıyor. “Premium” abonelik aylık 3 USD’den başlıyor, yani beğenir ve daha fazlasını isterseniz bütçenizi çok zorlamanız gerekmeyecektir.
7. Visme
Bu listedeki pek çok proje yönetim yazılımı bireysel ihtiyaçlara da hitap edebilecek şekilde tasarlanmış ancak Visme sadece işletmeler ve özellikle de pazarlamacılar için geliştirilmiş bir uygulama. Proje yönetimini ve içerik oluşturma iş akışlarını kolaylaştırmayı hedefliyor. Farklı departmanların birden fazla proje ve platformda çakışma olmadan sorunsuz bir şekilde çalışmasına yardımcı olabilecek pek çok özelliği var.
Örneğin kullanıcılar görevleri kolayca bir başkasına devredebiliyor ve takip edebiliyor. Toplantılarda kararlaştırılan stratejileri görselleştirebilir, hatta bu toplantıları doğrudan uygulama içerisinden yapabilirsiniz.
En popüler uygulamalardan veri aktarın
Uygulama, Google Analytics, Slack, Salesforce, Loom ve benzeri üçüncü parti uygulamalar ile entegre olabiliyor ve proje yönetimi şablonlarından oluşan büyük bir kütüphane sunuyor. Bir projedeki ekip üyelerine görevler ve son teslim tarihleri atayabilir, bunların hepsi için bir “yorum akışı” oluşturabilirsiniz. Kullanıcılara farklı izinler verip özel çalışma alanları oluşturmak da mümkün.
Herhangi bir göreve Google E-Tablolar ve Excel’den veri aktarabiliyorsunuz. Bu iki programı aktif şekilde kullanan işletmeler için bu önemli bir avantaj. Visme, yapay zekâ destekli araçlara da sahip ancak bunlar çoğunlukla abonelik satın alınmasını gerektiren paketlere dâhil edilmiş. Abonelik demişken, “basic” paket ücretsiz ve tüm temel özellikleri içeriyor fakat müşteri desteği alamıyorsunuz. Aylık 12,25 USD’den başlayan paketlerden birini satın alırsanız daha fazla şablona erişim ve 7/24 kesintisiz destek elde ediyorsunuz.
En iyisinin hangisi olacağına kendiniz karar verin
Herkes için en iyi seçenek olacak tek bir "en iyi proje yönetimi aracı" yoktur. Her işletme kendisi için en iyi seçeneğin ne olacağına yine kendi ihtiyaçlarına göre karar vermelidir. Bununla birlikte, bu listedeki programların deneme sürümünü kullanarak hepsini deneyebilir ve daha sağlıklı bir karar verebilirsiniz.
Hâlen emin olamıyorsanız her türden işletmeye hitap eden esnek bir platform olan Bitrix24 ile başlayın. Bitrix24, sunduğu çok çeşitli özellikler sayesinde etkili bir proje yönetimi ve iş akışı elde etmenizi, ekip üyelerinin birbirleriyle çok daha verimli bir iletişim kurabilmesini sağlar. Üstelik tüm bunları yaparken yapay zekâ destekli asistanımızın gücünden de yararlanabilirsiniz! Uygun fiyat aralığı kadar pratik bir arayüze ve müşteri yönetimi gibi ek özelliklere sahip bir proje yönetimi aracı arıyorsanız Bitrix24 en iyi seçenek olacaktır.
