Gelişen teknoloji, iş gücünün yaklaşık beşte birinin uzaktan çalışma modeline geçiş yapmasını sağladı. Şirketler ve çalışanlar, üretkenlik ve iş yaşam dengesi sağlaması ile birlikte operasyonel süreçlerini uzaktan çalışma modelleri çevresinde oluşturuyor. Yapılan araştırmalar ise çalışanların %98’inin en azından kısmen uzaktan çalışmak istediğini belirtiyor. Peki uzaktan çalışma modeli nedir ve neden bu kadar yükselişe geçti?
Uzaktan çalışma, iş için ihtiyaç duyulan araç ve kaynaklara erişim olması koşuluyla herhangi bir konumda çalışmak olarak tanımlanabilir. Özellikle teknoloji odaklı firmalar başta olmak üzere günümüzde çoğu işletme uzaktan çalışma modeline geçiş yapıyor. Bu geçişin dijital dönüşüm kapsamında tamamlanması sayesinde şirketler kaynaklarını daha verimli kullanabiliyor, çalışan memnuniyeti artırılabiliyor ve genel üretkenlik oranını yükseltebiliyor. Geleneksel çalışma sisteminin yerini alan bu evrim ile yeni operasyonel stratejilere ve iş gücü planlamalarına olan ihtiyaç da artıyor.
Bu yazımızda uzaktan çalışma modellerine göz atarken dijital ofis yönetimi hakkında birkaç ipucu paylaşacağız. Ayrıca Bitrix24 araçları gibi yapay zekâ destekli yazılımların iletişim, görev yönetimi ve performans anlamında nasıl faydalar sunduğunu inceleyeceğiz.
Siz de uzak ekip yönetiminde ücretsiz Bitrix24 araçları keşfetmek ve operasyonel süreçlerinize dâhil etmek isterseniz hemen şimdi kayıt işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.
Uzaktan Çalışırken Tüm İşlerinizi Kontrol Altına Alın
Bitrix24 ile Tüm Çalışanları Tek Bir Sistem İçerisinde Yönetin
Şimdi Kaydol
Uzaktan Çalışma Modelleri Nelerdir?
Uzaktan çalışma modelleri genel ifadeyle fiziksel bir ofis ortamında değil dijital ofislerde çalışma sürecini ifade eder. Remote çalışma olarak da bilinen bu tür çalışma modeli için belli bir konumda bulunma zorunluluğu yoktur. İnternet erişimi, görev yönetimi uygulamaları ve iş birliği araçları ile iş görevlerinin tamamlanabildiği tüm süreçler bu kapsamda yürütülebilir.
Temelde konumdan bağımsız olarak çalışma anlamına gelse de uzaktan çalışma modelleri kendi içinde farklı dallara ayrılabilir. Bu noktada işletmelerin tercihleri ya da operasyonel süreçleri doğrultusunda çalışma düzenlerini yapılandırması mümkün hâle gelir.
Örneğin bir işletme iş ilanı açarken çalışma modelini “tam zamanlı, hibrit, esnek ya da tamamen uzaktan” şeklinde tanımlayabilir. Tam zamanlı işler genel olarak bir ofis veya iş yeri ortamında çalışacağınız anlamına gelir. Diğerlerinde ise çalışma şekli konum ve zaman açısından birbirinden farklılık gösterebilir.
Tamamen Uzaktan Çalışma Modeli (Fully Remote)
Tamamen uzaktan çalışma modelinde yalnızca evden veya istediğiniz başka bir konumdan çalışırsınız. Burada işe gidip gelme veya ofiste bulunma zorunluluğu yoktur. Remote pozisyonlar açan şirketlerin fiziksel bir ofis ortamları da olmayabilir. Bu tür şirketler genellikle dijital ofisler açarak dünyanın dört bir yanından çalışanlarla iş birliği yaparlar.
Özellikle Covid 19 zamanında yaygınlaşan remote çalışma modeli birçok şirketin bu alandaki verimliliği görmesini sağlamıştır. Örneğin fiziksel bir iş yerine harcanan maliyetin daha kritik iş süreçlerine yönlendirilmesi, tamamen uzaktan çalışma modelinin tercih edilme nedenleri arasında yer alır. Küresel olarak şirketlerin %16’sı tamamen uzaktan çalışırken, bu oran her geçen gün artmaya devam ediyor.
Hibrit Çalışma Modeli
Hibrit çalışma, çalışanların belirli zamanlarda ofiste belirli zamanlarda ise uzaktan çalışmalarına olanak tanıyan bir modeldir. Özellikle çalışan memnuniyetini artırmak için birçok şirket tarafından tercih edilen bu çalışma modelinin daha iyi ruh sağlığı, daha güçlü iş ortaklığı, daha az tükenmişlik ve daha fazla üretkenlik sağladığı biliniyor.
Ayrıca yapılan araştırmalara göre çalışanların %65’i ideal buldukları çalışma modelinin hibrit model olduğunu belirtiyor. Hibrit çalışma modelini benimseyen işletmeler, iş yeri kültürlerini korumaya devam ederken dijital ofis ile gelen avantajlardan da faydalanabiliyor.
Esnek Çalışma Modeli
Esnek çalışma modelleri hem konumda hem de çalışma zamanlarında ayarlamalar yapılabilen bir süreç olarak tanımlanabilir. Bu noktada şirketler, çalışanlarının programlarını ve çalışma konumlarını farklı ihtiyaçlar doğrultusunda değiştirebilir.
Örneğin 9-5 düzeninin yerine farklı zamanlarda çalışma olanağı tanınabilir. Bazı günler farklı ofis lokasyonlarında bazı günler ise evden çalışma programları uygulanabilir. İşletmelerin %85’inin esnek çalışma politikaları uyguladıklarında üretkenliğin yükseldiğini belirtmesiyle, bu modelin de çalışanlar tarafından sıklıkla tercih edildiğini anlayabiliriz.
Serbest Çalışma Modeli (Freelancing)
Evden çalışma modelleri arasında yer alan Freelancing aslında bir şirket bünyesinde çalışmaktansa bağımsız olarak hizmet sağlama temelinde çalışan profesyonelleri tanımlar. Dolayısıyla bu tür bir çalışma modelini tercih eden profesyoneller, kendilerini belirli işverenlere bağlamaz. Bunun yerine çeşitli müşterilerle proje bazında çalışarak daha fazla esneklik kazanırlar.
Sözleşmeye dayalı olarak çalışan serbest çalışanlar, farklı konumlarda yer alan birden fazla müşteriyle uzaktan çalışma esnekliğine sahiptirler. Dahası kendilerini dijital göçebe (digital nomads) olarak tanımlayarak farklı ülkelerde ve kültürlerde çalışma olanağı da bulabilirler.
Uzaktan çalışma modelleri, işletmelerin kendi ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilir. Burada önemli olan uzak ekiplerin performansını korumak ve iletişimi sürdürmek adına yenilikçi çözümler bulmaktır. Tam da bu noktada, uzak ekip yönetiminde öne çıkan araçlara göz atmaya ne dersiniz?
Uzaktan Çalışma Modelleri için Vazgeçilmez Dijital Ofis Uygulamaları
Uzaktan çalışma modelleri üretkenlik ve performans artışı sağlasa da yönetimsel anlamda çeşitli araçların kullanılmasını zorunlu kılar. Geleneksel ofis ortamında yüz yüze iletişim ve iş birliği imkânı varken, dijital ofislerde uzaktan iletişimin sürdürülmesi gerekir. Ayrıca ekip üyelerinin görevlerini zamanında tamamlaması, ihtiyaç duyulan bilgilere anında erişim sağlaması ve karar verme mekanizmalarının optimize edilmesi önemlidir.
Örneğin uzaktan çalışma sisteminde, çalışanlarınız farklı zaman dilimlerinde ve konumlarda çalışıyor olabilir. Bu durumda, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki zaman farkının sebep olabileceği sorunları engellemek için etkili proje yönetim ve iş birliği araçlarının kullanılması gerekir. Uzaktan çalışmanın getirdiği sorunlara etkili çözümler bulan dijital ofis uygulamalarını genel bir çerçevede inceleyebiliriz.
İletişim Araçları
Uzaktan ya da hibrit çalışma modelinde emin olunması gereken konulardan biri de tüm iletişim hatlarının açık ve kolayca erişilebilir olmasıdır. Sadece ekip üyeleri arasındaki iletişimde değil, iş ortakları ve müşterilerle olan iletişimde de sorunsuz bir süreç sağlanmalıdır. Bu noktada kapsamlı bir iletişim platformu seçmek büyük fayda sağlar.
Hibrit çalışma modeline adapte olabilen iletişim platformlarının getirdiği en önemli avantajlardan bir diğeri ise video konferanstır. Video konferans özellikleri, uzaktan çalışan ekipler arasında yüz yüze iletişim sağlayarak gerçek zamanlı bağlantılar kurar. Bu özellikler, uygulama içi sohbet olanağı veya diğer sohbet platformları ile entegrasyon sağlayarak, kesintisiz ve anlık iletişimi mümkün kılar. Video görüşmeleri sırasında ekran paylaşımı, beyaz tahta kullanımı ve dosya paylaşımı gibi ek işlevler ise iş birliğini daha da güçlendirir.
Proje Yönetim Araçları
Proje yönetimi veya görev yönetimi uygulamaları uzaktan ekip yönetimi adına oldukça önemlidir. Uzak ya da hibrit çalışma modeli ile çalışanların görevlerini koordine etmek ve genel ilerlemeyi takip etmek amacıyla kullanılırlar. Ofis dışında çalışan ekiplerin hangi görevlerle çalıştıklarını görmek ve performanslarını analiz etmek zor olabilir. Bu noktada proje zaman çizelgeleri, görev atamaları ve son tarihler hakkında görsel bir genel bakış sağlayan araçlar kullanılır.
Bu araçlar, uzak ekiplerin verimli bir şekilde iş birliği yapmasını sağlayarak tüm projeyle ilgili bilgilere tek bir platformdan erişilebilmesini sağlar. Ayrıca analiz ve performans takibi özellikleri ile uzaktan çalışmayı maksimum potansiyeline ulaştıran raporlar sunabilirler.
İş Birliği Araçları
Hibrit çalışma modelinin olmazsa olmaz yazılımlarından biri de iş birliği platformlarıdır. Uzak ekiplerin bir arada etkili bir şekilde çalışmasına olanak tanıyan iş birliği araçları; belge oluşturma, paylaşma ve gerçek zamanlı düzenleme gibi özelliklerle öne çıkar.
Dahası ekip üyelerinin istenen bilgilere kolaylıkla erişmesi adına bulut depolama hizmetleri sunarak şirket bilgilerini merkezileştirir. Bulut tabanlı depolama çözümleri ile, erişim izinlerini yapılandırmak ve doğru kişilerin belge ve dosya erişimine sahip olmasını sağlamak da mümkündür.
Zaman Yönetimi Araçları
Zaman yönetimi araçları, uzaktan çalışma verimliliği için oldukça önemlidir. Hem çalışanların hem de yöneticilerin görevlere, projelere ve planlamaya harcadıkları zamanı izlemelerine olanak tanır. Dijital bir iş ortamında üretkenliği arttırmak adına otomatik zaman kaydı ve raporlama gibi özellikler sunarak çalışma düzenleri hakkında ipuçları sağlar. Yönetimi aracı çoğu zaman proje yönetim yazılımları ile entegre bir şekilde çalışabilir.
Sonuç olarak uzaktan yönetim bilişim sistemleri ekip performansını korumak ve genel operasyonel verimliliği artırmak adına etkilidir. Peki ya dijital ofis ortamında etkili araçları nasıl seçersiniz? Bu noktada iletişim, proje yönetimi, zaman yönetimi ve iş birliği için ayrı ayrı yazılımlar kullanmayı tercih edebilirsiniz. Yahut hepsi bir arada iş yazılımlarıyla tüm iş süreçlerini tek bir panelde yönetmeyi de düşünebilirsiniz.
Bitrix24 çözümleri, şirketlerin uzaktan çalışma modelleri için birbiriyle entegre çalışabilen hepsi bir arada bir platform sunar. Evden ya da hibrit çalışmanın getirdiği tüm zorluklara karşı başarılı bir uygulama olarak öne çıkan Bitrix24 ile neler kazanabileceğinize birlikte göz atalım.
Bitrix24 Araçları ile Uzak Ekip Yönetimini Güçlendirin
Bitrix24, uzaktan bir iş ortamında ihtiyaç duyulan tüm çözümleri bir araya getirerek etkili bir yönetim platformu sunar. Yapay zekâ destekli çözümlerinin tamamı sağlıklı bir çalışma ortamı yaratma ve yönetimsel verimliliği artırma konusunda işletmelere yardımcı olabilir.
Hibrit Çalışma Modelinin Çevrimiçi İletişim Çözümleri
Bitrix24, hibrit çalışma modelinin çevrimiçi iletişim çözümleri için yerleşik mesajlaşma ve video konferans araçları sunar. Ofisten veya uzaktan çalışırken, hareket hâlinde olsanız dahi ekip üyeleri ile sorunsuz bir şekilde iletişim kurmanıza olanak sağlayan bu araçlar hem bire bir hem de grup sohbetleri için etkilidir. Uygulama içi sohbet özelliği sayesinde gerçek zamanlı iletişim elde ederken, video konferans sırasında ekran paylaşımı, beyaz tahta ve dosya paylaşımı gibi bir dizi iş birliği aracından da yararlanabilirsiniz.
Uzaktan Çalışanlar için Görevler ve Proje Yönetimi
Hibrit uzaktan çalışma modelinde etkili görev ve proje yönetimi sağlayan Bitrix24 ile iş yükünü optimize etmek mümkün hâle gelir. İş takvimleri ile entegre bir şekilde çalışan proje yönetim aracı Kanban ve Gantt şemaları gibi görselleştirme araçlarına sahiptir.
Kullanıcı dostu arayüz üzerinden ekip üyelerine iş takvimlerine göre görev atayabilir, son teslim tarihleri belirleyebilir ve genel ilerlemeyi kolay bir şekilde takip edebilirsiniz. Temel performans göstergelerinin de otomatik olarak hesaplanmasını sağlayan platform ile uzaktan çalışanlar için verimlilik takibi yapabilirsiniz.
Dijital Ofiste Etkili Çalışan Yönetimi Modülü
Bitrix24 çalışan yönetimi modülü, dijital ofisten çalışmak ve yönetmek için birçok avantajı beraberinde getirir. Yöneticiler, bu modülde yer alan çevrimiçi saat takibi özelliği sayesinde, çalışanların işe başlama ve işten çıkış saatlerini dijital olarak kaydetme olanağı elde eder.
Çalışanların bulundukları konumdan çalışma zamanını bildirmesi ve çalışma sürelerinin otomatik bir şekilde kaydedilmesi sayesinde mesai saatlerini izlemek de kolaylaşır. Aynı zamanda mola sürelerini de kaydeden çalışan yönetimi modülü ile, işverenlerin, çalışanların planlanan mola sürelerine uyup uymadıklarını kontrol etmesi sağlanır. Dahası çalışanların hastalık izni, yıllık izin veya özel izin taleplerini dijital olarak yönetmelerine yardımcı olur.
Ortak Çevrimiçi Çalışma Alanı ile Uzak İş Birliği
Bitrix24 ortak çevrimiçi çalışma alanı, tüm belgelerinizi ve dosyalarınızı güvenli bir platformda oluşturmanızı, düzenlemenizi ve paylaşmanızı sağlar. Bulut depolama fiyatları göz önünde bulundurulduğunda, Bitrix24’ün bu alanda da dâhilî bir araç sunması işletmeler için oldukça avantajlı olabilir.
Çalışanların uzaktan belge, dosya ve çeşitli içerikleri tek bir merkezde depolamasına olanak tanıyan bu çözüm ile ofis alanı dışında olsanız bile ihtiyaç duyduğunuz bilgiye anında erişim sağlayabilirsiniz. Kolay dosya paylaşımı sunan çalışma alanı sayesinde erişim izinlerini de uzaktan çalışmaya uygun bir şekilde yapılandırmak mümkündür.
Belirli bir yerden çalışma zorunlulukları olmadıklarından ötürü uzak ekiplerin belgeler üzerinde aynı anda düzenlemeler yapmaları zorlaşabilir. Bitrix24 Drive ile ekiplerin aynı belge üzerinde gerçek zamanlı olarak iş birliği yapması ve aynı anda bir dosya üzerinde çalışabilmesi mümkün hâle gelir.
Uzaktan Çalışanların Eğitimi için Bilgi Tabanı
Uzaktan çalışma modelleri, yeni çalışanların oryantasyon sürecinde çeşitli zorluklar yaratabilir. Çalışanlar iş yerinde olmadıklarından ötürü, ihtiyaç duydukları eğitim materyallerine erişmek için diğer çalışanlarla iletişim kurmakta zorlanabilir.
Hatta uzak ekiplerin yoğunluğundan dolayı yeni çalışma planlama adına gerekli düzenlemeler yapılamayabilir. Şirket için bilgi tabanına sahip olmak bu noktada oldukça avantajlıdır. Yeni çalışanlar istedikleri zaman şirket içi eğitim materyallerine, dokümanlarına ve rehberlerine erişim sağlayabilir.
Hibrit Çalışanların Performans Yönetimi
Uzaktan ve hibrit çalışanların performans yönetimini sağlamak adına yöneticilerin sürekli olarak analizler yapması gerekir. Herhangi bir uzaktan çalışma modelinde ise yüz yüze iletişim eksikliği nedeniyle performans yönetiminin etkili bir şekilde yürütülememesi gibi sorunlar ortaya çıkabilir. Bitrix24 performans yönetimi ile, bir yönetici olarak, çalışanlara performans hedefleri (KPI) koyabilir ve bu hedeflerin gerçekleşmesini izleyebilirsiniz.
Ayrıca bu modelle gelen aktivite izleme özelliği ise çalışanların hangi görev üzerinde ne kadar çalıştıklarını yöneticilere raporlar. Böylece uzaktan çalışanların performanslarını değerlendirmek için veriye dayalı analizler ve raporlarla yenilikçi stratejiler kurmak kolaylaşabilir.
Sonuç olarak, uzaktan çalışma modelleri ile gelen sorunlara Bitrix24 hepsi bir arada iş yazılımıyla etkili çözümler bulmak mümkündür. Sonsuza kadar ücretsiz planı bulunan platformu hemen şimdi denemek için kayıt işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.
Uzaktan Çalışırken Tüm İşlerinizi Kontrol Altına Alın
Bitrix24 ile Tüm Çalışanları Tek Bir Sistem İçerisinde Yönetin
Şimdi Kaydol
Sıkça Sorulan Sorular
Uzaktan yapılabilecek işler nelerdir?
Uzaktan çalışma modeli için internet bağlantısı ve gerekli iş yazılımlarına erişim sağladığınız sürece birçok farklı iş yapabilirsiniz. En yaygın uzak işler arasında proje yöneticiliği, dijital pazarlama uzmanlığı, grafik tasarımcılık, sosyal medya yönetim uzmanlığı, yazılım mühendisliği, müşteri ilişkileri temsilciliği ve veri giriş uzmanlığı yer alır.
Uzaktan ekip yönetimi nedir?
Uzaktan ekip yönetimi, bir dijital ofis ortamında çalışanların görevlerini ve performansını koordine etmek adına uygulanan bir stratejidir. Uzak ekip yönetimi için; çalışan memnuniyetini sağlama, görev dağılımını etkili bir şekilde yapma, kusursuz ekip içi iletişim oluşturma ve genel ilerlemeyi veriye dayalı analizlerle sürekli olarak optimize etmek önemlidir.
Remote ve hibrit çalışma modelleri aynı mı?
Hibrit çalışma modeli, remote çalışma modellerinden biri olarak tanımlanabilir. Hibrit çalışmada, tamamen uzaktan çalışmanın yerine belirli günlerde ofis veya işyerinde belirli günlerde ise istenilen herhangi bir konumda çalışma esnekliği yaratılır. Bu esneklik ise şirketlerin kendi operasyonel süreçlerine göre farklılık gösterebilir. Bazıları aylık planlamalar yaparken bazıları haftalık hibrit çalışma modeli uygulayabilir.
Remote ve freelance çalışma modelleri aynı mı?
Her iki model de uzaktan çalışma imkânı sunsa da çalışma düzenleri farklıdır. Remote çalışma modelinde, bir profesyonel, bir şirketin bünyesinde görev alır. Freelance çalışma modelinde ise bağımsız hizmet odaklı bir yaklaşım benimsenir. Freelance çalışanlar, belirli bir işverene bağlı kalmaksızın, aynı anda birden fazla şirketle çalışabilir ve hizmetlerini farklı müşterilere sunabilir.
