Kanban Panosu Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Kanban panosu, popüler bir proje yönetim aracıdır. İş akışını görselleştirmeye, büyük bir sürecini işlemesi daha kolay olan daha küçük parçalara ayırmaya, yol haritalarını düzenlemeye ve ilerleyişini takip etmeye yardımcı olur. Kanban panosu; BT, teknoloji, sağlık, haber, üretim ve diğer birçok faaliyet alanında yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu yazımızda, "Kanban panosu nedir?" sorusuna cevap vermeye, artılarını ve eksilerini analiz etmeye, bu aracın farklı türlerini karşılaştırmaya ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgiler vermeye çalışacağız.

Kanban Panosunun Kısa Tarihi

İlk fiziksel Kanban görev panosu, 1940'larda bir Toyota mühendisi olan Taichi Ohno tarafından icat edildi. Taichi Ohno süpermarketlerin stoklarını tamamen tükendiğinde değil, tükenmeye yaklaştığında doldurmaya başladığını fark etti. Bu, Taichi'ye "Kanban" yaratması için ilham verdi - bu terim Japonca'dan "görsel kart" olarak çevrilir.

Bir aracın belirli parçalarını temsil eden kartlar Toyota montaj bölümüne tanıtıldı. Bir işçi, meslektaşının belirli bir türden kalan son kartlardan birini çektiğini görünce, bu kartın temsil ettiği parçanın stoklarını yenilemek için hareket etti. Plan gerçekten sezgisel ve son derece görseldi. Geliştirme döngülerini hızlandırmaya ve atık miktarını azaltmaya yardımcı oldu.

20. yüzyılda, "Kanban panosu" terimi genellikle üzerine çok renkli yapışkan notlar eklenmiş fiziksel bir tahtaya atıfta bulunur. Her renk belirli bir görev türüne karşılık gelir.

21. yüzyılın başında, yetenekli uzman ve teknoloji danışmanı David J. Anderson bu yaklaşımı BT, yazılım geliştirme ve proje yönetimine tanıttı. Kanban: Teknoloji İşletmeniz için Başarılı Evrimsel Değişim adlı bir kitap yayınladı ve daha sonra bu kavramın tüm savunucuları için bir referans noktası haline geldi.

Kanban Panosu Nasıl Kullanılır

Tipik bir Kanban görev panosu beş bileşenden oluşur:

• 1-Sütunlar. Pano, her biri iş akışının belirli bir aşamasını ifade eden birden çok sütuna sahiptir. Sütunlar genellikle "Yapılacaklar" ve "Tamamlandı" aşamalarını içerir. Ekip üyeleri her sütuna kart ekleyebilir.
• 2-Görsel sinyaller. Çoğu durumda, bu sinyaller metin parçalarıdır. Ne kadar net olurlarsa o kadar iyidir. Ekip üyeleri, ilk bakıştan itibaren her kartın özünü hemen kavrayabilmelidir.
• 3-Devam eden çalışma sınırları. Her sütuna eklenebilecek maksimum kart sayısını sınırlayabilirsiniz. Bu, dağınıklığı önleyecek ve önceliklerinizi belirlemenize yardımcı olacaktır. Ancak bazen her proje için makul limiti belirlemek zor olabilir.
• 4-Taahhüt noktası. Görev hazır değilse veya devam ediyorsa, ilgili kartla işaretleyin.
• 5-Teslim noktası. Görev tamamlandığında, tamamlandı olarak işaretlersiniz.

Kanban panosunun yapısı sezgiseldir. İş akışınıza dahil ettiğinizde, ekibinizin nasıl çalıştığını anlaması sadece birkaç saat sürecektir. Bu araçları geliştiren uzmanlar, onları görsel olarak çekici ve son derece kullanıcı dostu kılıyor, bu nedenle kartlar, teknolojiyle doğrudan bağlantılı olmayan endüstrilerde bile daha yaygın hale geliyor.

Panoyu ilk açtığınızda, boştur. İlk göreviniz ona sütunlar eklemek olacaktır. Bunlar, örneğin şunlar olabilir:

• 1-Devam eden
• 2-Tamamlanmış
• 3-Bekleyen

Ardından, her sütuna kart eklersiniz. Panoyu aynı anda birkaç kişi kullanabilmesine rağmen, en başta bilgileri organize eden sadece bir kurucu üyesi olmalıdır. Bundan sonra, kartları manuel olarak sürükleyip bırakarak veya işlemi otomatikleştirerek bir sütundan diğerine nasıl taşıyacağınızı öğrenin. Son olarak, meslektaşlarınıza sistemin nasıl çalıştığını öğretin.

Kanban Panosu Türleri

Bu araç için iki seçenek mevcuttur: çevrimiçi ve masaüstü. Ayrıca, fiziksel bir Kanban panosu kullanabilirsiniz - ancak bu makalede bundan bahsetmiyoruz. Startup'lar, teknoloji şirketleri ve küçük kuruluşlar web tabanlı sürümü kullanma eğilimindedir. Büyük işletmeler ve muhafazakar işletmeler normalde masaüstü modeline bağlı kalırlar.

Bir masaüstü Kanban panosunun başlıca avantajları şunlardır:

• Çevrimdışı çalışma. İnternet bağlantısı zorunluluğu yoktur.
• Özelleştirme. Kural olarak, kullanıcılar masaüstü programlarını web tabanlı programlardan daha kolay kendi ihtiyaçlarına göre ayarlayabilirler.
• Güvenlik. World Wide Web ile bağlantınız kesildiğinde, kullandığınız yazılımın daha az giriş noktası olur. Bu, bilgisayar korsanlarının buna müdahale etme olasılığının daha düşük olacağı anlamına gelir.

Web tabanlı muadili, kullanıcılarına aşağıdaki ayrıcalıkları sunabilir:

• Bir masaüstü programı satın alırken, lisans ücretinin tamamını ödemeniz gerekir. Eğer bir abonelik seçtiyseniz ve sonrasında daha uygun maliyetli farklı tarifeler olması durumunda tarifeler arasında seçim yapabileceksiniz.
• Kurulum yok. Web tabanlı bir uygulama bilgisayarınızın belleğinde yer kaplamaz. Uzun kurulum ve düzenleme sürecinden kurtulacaksınız. Ayrıca, web tabanlı çözümler için genellikle kullanıcı eğitimi gerektirmez.
• Gerçek zamanlı güncellemeler. Birkaç ekip üyesi, farklı konumlardan aynı anda Kanban panosuyla çalışırken, senkronize olmaları gerekmez. Buraya kaydettiğiniz tüm veriler, tüm iş arkadaşlarınız tarafından anında erişilebilir hale gelir.

Bu iki tip pano arasındaki seçim, kişilerin bireysel alışkanlıklarına ve tercihlerine bağlıdır. Yine de web çözümlerinin popülaritesi son yıllarda istikrarlı bir şekilde artmaktadır. Bu yüzden, masaüstü sürümünü tercih etseniz bile, bir gün ortaklarınız, yüklenicileriniz veya müşterileriniz web tabanlı bir sürüm talep edebilir.

Kanban Panosunun Temel İlkeleri

Kanban yaklaşımı, aşağıdaki kural ve uygulamalara dayanan bir felsefeye dayanmaktadır:

• Değişikliğe zorlamayın. Organik olarak ortaya çıkmalılar. Panoyu, meydana gelen değişiklikleri yansıtmak için kullanın, ancak değişiklikleri kendiniz tetiklemeyin.
• Karışıklıklardan kaçının. Dönüşümler pürüzsüz olmalı ve radikal olmamalıdır. Ekipler, stressiz bir ortamda çalışırken daha üretken hale gelir. Alarm ve direnç ilerleme için zararlıdır.
• İşbirliğine teşvik edin. Her ekip üyesi, ekipteki görevini ve sorumluluk alanını açıkça anlamalıdır. Birinin bir sorusu olduğunda veya bir zorlukla karşılaştığında, kimden yardım isteyeceğini bilmelidir.
• Hoşgeldin liderlik. Bir Kanban panosu, adem-i merkeziyetçilik kavramıyla mükemmel bir şekilde uyumludur. Her ekip üyesinin görüşlerini ifade etme ve fikirlerini ortaya koyma hakkı vardır. Tek bir liderin güçlü bir merkezi gücü yoktur.
• Politikalarınızı olabildiğince açık bir şekilde formüle edin ve paylaşın.
• İş akışını mümkün olduğunca görselleştirin.
• Yükleme limitleri. Limitler çalışanları kısıtlamaz - bunun yerine onları görevleri zamanında tamamlamaya teşvik eder.
• Çalışmaları düzenli olarak gözlemleyin ve tıkanıklıkları derhal çözün.
• İlerlemenizi gözden geçirin. Geri bildirim toplayın ve iş akışınızı buna göre optimize edin.
• Gelişime kapı açtığı için deneylere ve yeniliklere açık olun.

Bu ilkeleri ilk kez okuduğunuzda, gerçeklikten biraz uzak görünüyorlar. Ancak bunları nasıl uygulayacağınızı anlar anlamaz, olağanüstü pratik değerlerini kavrayacaksınız.

Agile ve Scrum'a Kanban Panosu Nasıl Uygulanır?

Kanban ve Agile ilkeleri birbirini çok iyi tamamlıyor:

• İlki sürekli iyileştirmeye odaklanırken, ikincisi sürekli yinelemeye odaklanır.
• İlki, ekibin gereksiz faaliyetlerden kurtulmasına ve atık miktarını en aza indirmesine yardımcı olur. İkincisi, projenin nihai hedefi belirlenmemişse iş akışını optimize etmeye yardımcı olur.
• Her ikisi de kısa çalışma döngülerine uygulanmak üzere tasarlanmıştır.
• Her ikisi de devam eden iletişimi ve işbirliğini teşvik eder.

Temel fark, Kanban'ın Agile'ın temel ilkelerinden biri olan yinelemeli geliştirmeye izin vermemesidir. Artı, ilki projenin her aşamasında kalite güvence testleri yapılmasını önerirken, ikincisi sadece son aşamada test yapılmasına izin verir.

Scrum, Agile'ın yalnızca belirli bir uygulamasıdır, yine de kendine özgü karakteristik özelliklerine sahiptir. Scrum yinelemeli, Kanban ise görseldir. Ayrıca, birincisi önceden tanımlanmış rolleri ve sorumlulukları ima ederken, ikincisi etmez. Onları birleştiren şey, israfı azaltmaya ve ilerlemeyi hızlandırmaya odaklanmalarıdır. Kanban ilkelerini Scrum'a uygulamanın en iyi yolu, panoyu belirli bir takım ve ürünün ihtiyaçlarına göre özelleştirmektir.

Agile Kanban panosunun ana unsurları

Kanban Panosunun Artıları ve Eksileri

Şimdi bu aracın en büyük avantajlarını özetleyelim:

• 1-Her yerden ulaşım. Çalışanlar bulundukları yerden bağımsız olarak 7/24 ulaşabilirler. Bu, özellikle uzaktaki ekipler ve bir süre (gece veya hafta içi) evden çalışmayı seven kişiler için kullanışlıdır. En beklenmedik anda harika bir fikir aklınıza gelirse hemen Kanban panosuna ekleyebilirsiniz.
• 2-Kontekst. Bu araç yalnızca iş akışını görselleştirmenize izin vermekle kalmaz, aynı zamanda gerekli tüm arka planı sağlar ve acil soruların yanıtlarını bulmanıza yardımcı olur. Her belirli aşamadan kim sorumlu? Projenin istenen ticari göstergeleri nelerdir? Destekleyici belgeler nerede bulunur? Kanban panosu size gerekli tüm ayrıntıları ve bağlantıları gösterir.
• 3-Aktif bildirimler. Yöneticilerin durdurulan projeleri manuel olarak işaretlemelerine gerek yoktur - pano bunu otomatik olarak yapacaktır. Ayrıca ekip üyelerine dikkat etmeleri gereken görevlerle ilgili bildirimler gönderir.
• 4-Geçmiş projelerin tarihçesi. Geçmişteki üretkenliğinizi ve başarılarınızı analiz etmeniz gerekiyorsa, önceden kaydedilmiş nesneleri kontrol edebilirsiniz. Takımların kendi deneyimlerinden öğrenmelerini sağlar. Ayrıca, yeni personelin kuruluşun çalışma alışkanlıklarına aşina olmasını sağlar.
• 5-Mahremiyet. Kanban panonuza yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilir. Siz davet etmediğiniz sürece hiçbir üçüncü şahıs onu göremez.

Bu aracın dezavantajları çok fazla değil:

• 1-Kişisel etkileşim eksikliği. Bazı profesyoneller, bir Kanban panosu aracılığıyla yürütülen uzaktan çalışmanın, ofiste haftalık, iki haftada bir veya aylık yüz yüze toplantılarla desteklenmesi gerektiğine inanmaktadır. Çevrimdışı toplantılar özellikle daha zorlu projelerle uğraşırken önemlidir.
• 2-Zorunlu önceliklendirme yok. Eski tarz, fiziksel bir Kanban panosuyla çalışırken, kartları doğrudan ona eklersiniz. Tahtanın yüzeyi sınırlı olduğundan, en yüksek önceliğe sahip olan kartlara bağlı kalma eğilimindesiniz. Çevrimiçi bir tahta kullanarak, bir karışıklığa neden olabilecek sınırsız sayıda kart ekleyebilirsiniz. Bu nedenle, her ekip üyesine devam eden çalışma sınırlarını kullanmayı öğretmek önemlidir.

Ayrıca, bir Kanban panosu yalnızca taktiksel, uygulamalı görevlerle başa çıkmanıza yardımcı olacaktır. Bu muhtemelen bir dezavantaj değil, bir özelliktir. Bu aracı stratejik yönetim için kullanamazsınız.

Sonuç

Umarım artık "Kanban panosu nedir ve nasıl kullanabilirim?" sorusunun cevabını biliyorsunuzdur. Bu entürmanı iş akışınıza eklediğinizde, tüm meslektaşlarınız hızla buna alışacaktır. Ama önce, bu kullanışlı buluşa gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını ve bundan nasıl faydalanacağınızı tartışmalısınız. Kanban panosu esnek ve çok yönlü bir araç olduğundan, büyük olasılıkla üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza, kaynakları daha verimli bir şekilde tahsis etmenize ve nihayetinde gelirinizi artırmanıza yardımcı olacaktır.