Yeni Cesur Dünyaya Uygun Bir İnsan Kaynakları Departmanı Yaratmak

İnsan kaynakları departmanı denince artık bir insan değil, bir "portal" hayal ediyoruz. Bu departmanın tek bir çalışan tarafından temsil edildiği günler artık geride kaldı. Ancak günümüzde türü ve büyüklüğü ne olursa olsun her işletme zaten insan kaynakları için bir tür "portal" sunuyor gibi görünüyor.

Diğer bir deyişle; bu departmandan verim almak, yetenekli çalışanları rakiplerinizden önce bulup işe almak ve performans yönetimi gibi İK süreçlerinizi takip etmek için bundan daha fazlasına ihtiyacınız var. Teknolojinin gücünden yararlanarak bir "dijital insan kaynakları" departmanı yaratmanız gerekiyor.

Bu makalede, yazılım teknolojileri kullanarak bunu nasıl yapabileceğinizden bahsedecek ve insan kaynakları süreçlerini yeni cesur dünyaya uygun şekilde yürütebilmeniz için size yardımcı olacağız. Başlamadan önce, İK otomasyonu hakkındaki makalemize de göz atmanızı öneririz.

İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir ve Ne İşe Yarar?

Modern dünyaya uygun bir dijital İK departmanı yaratmak için yapmanız gereken en önemli şey, çalışanların tüm ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir insan kaynakları yazılımı kullanmaktır. Bu, isminden de tahmin edilebileceği gibi, performans yönetimi, bordro yönetimi, izin yönetimi ve özlük bilgileri gibi farklı modüllerden oluşan İK yazılımları için kullanılan genel bir tabirdir ve bu yazılımlar çoğunlukla bulut tabanlı çalışırlar.

Ancak onları standart bir CRM programı ile veya basit web tabanlı insan kaynakları yazılımları ile karıştırmayın. Modern bir İK yazılımı, işletmelerin insan kaynaklarına dair genel ve özel tüm ihtiyaçlarını neredeyse tamamen otomatize etmek için tasarlanmıştır. Teknik olarak HRIS (Human Resource Information Systems – İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri) olarak adlandırılır ve temel olarak dört amaca hizmet ederler:

• Çalışan işe alım sürecinin otomasyonu (personel işe alımı ve özlük bilgileri modülü)
• Maaş ödemelerinin takibi ve otomasyonu (bordro yönetimi modülü)
• Performans değerlendirme otomasyonu (performans yönetimi modülü)
• Eğitim otomasyonu (çalışan eğitimi modülü)

İnsan kaynakları yönetimi yazılımları da "huni" modelini kullanır

İnsan kaynakları yönetimi amaçlı kullanılan bir yazılım, bu modüllerin her biri için pek çok seçenek sunarak insan kaynakları departmanını da bir tür “satış hunisine” çevirmeyi amaçlar. Yani, huninin tepesinde işe alım süreci yer alır ve aşağı doğru indikçe maaş ödemeleri, özlük bilgileri, eğitim ve performans yönetimi gibi süreçler görülür.

Örneğin, Bitrix24 araçları arasında yer alan İnsan Kaynakları ve RPA modülü, çalışan rehberi, çalışma süresi takibi, izin yönetimi, iş akışı otomasyonu ve çalışan katılımı gibi farklı seçeneklerle işletmelerin insan kaynakları süreçlerini web tabanlı bir arayüz ve tek merkez üzerinden yönetebilmesini sağlar.

Yerinde, satın alma veya SaaS: insan kaynakları yazılımları için üç seçenek

İnsan kaynakları yönetimi için program kullanmaya karar verdiğinizde, üç seçeneğiniz olduğunu söyleyebiliriz: Şirket içi kurulum, satın alma ve SaaS.

Yerinde veya şirket içi kurulumda, insan kaynakları yönetimi yazılımı satın alınır ve işletmenin zaten sahip olduğu sunuculara kendi IT personeli tarafından kurulur. Yani hem donanım hem de İK yazılımı işletmenin bünyesinde tutulur.

Satın alma seçeneğinde, insan kaynakları programları yine satın alınır ancak onları geliştiren firmanın sunucularında tutulmaya devam edilir. Yani işletme tarafında tutulan bir şey yoktur ve geliştiricinin IT personeli tarafından destek hizmeti verilir.

Hizmet olarak yazılım, yani SaaS seçeneğinde ise işletmeler yazılım satın almaz veya kurmaz. Bunun yerine, web tarayıcısı aracılığıyla erişilen insan kaynakları yönetimi yazılımına abone olunur.

En iyi çözüm her organizasyon için farklıdır

Bunlardan hangisinin tercih edileceğine dair karar, işletmelerin kendi ihtiyaçları ve bütçeleri dikkate alınarak verilmelidir. SaaS seçeneği, büyük ölçekli işletmeler için daha uygun olabilir ancak kişiselleştirilmesi zordur ve uzun eğitim süreci gerektirebilir. Satın alma seçeneğinin, kendi sunucularına ve IT personeline sahip olmayan küçük ve orta ölçekli işletmeler için daha uygun olacağını söylemek mümkündür.

İnsan Kaynakları Yönetimi Yazılımlarının Özellikleri Nelerdir?

İnsan kaynakları yönetimi programları birçok özelliğe sahiptir, ancak en önemlileri arasında çalışanların verilerine erişimi kolaylaştırmaları yer alır. Normal şartlarda, personel verilerine sadece İK departmanı ulaşabilir. Ancak bulut veya web tabanlı insan kaynakları yönetim sistemi kullanmak; çalışanların kendilerinin, yöneticilerin, sigortacıların ve hatta düzenleyici kurumların dahi personel verilerine erişebilmesini sağlar.

İK yazılımları, görev ve rol tabanlı izin sistemlerine sahiptir

Dahası, tüm bu kullanıcılar yalnızca kendilerine özel verilere erişebilir. Örneğin, insan kaynakları departmanı çalışanları, i̇zin yönetimi, bordro takibi, eğitim süreçleri gibi modüllere erişebilir. Yöneticiler ise performans yönetim sistemi modülüne erişebileceklerinden, çalışan performans yönetimi gibi değerlendirme süreçleri hakkında bilgi edinebilir.

İnsan kaynakları yönetimi uygulamaları, işletmeler için özelleştirilebilen tek bir erişim noktası sağlar. Ayrıca hemen hemen daima web tabanlı olduklarından, dizüstü bilgisayarlardan akıllı telefonlara ve tabletlere kadar çeşitli cihazları kullanarak insan kaynakları verilerine her yerden ve 7/24 kesintisiz olarak erişilebilmesine olanak tanırlar.

İnsan kaynakları programları, tasarruf etmenizi sağlayacak özellikler sağlar

İnsan kaynakları yönetimi uygulamalarının bulut üzerinden erişim yetkisi verdiği kullanıcıları “çalışan” ve “yönetici” olmak üzere iki temel gruba ayırabiliriz. Her grup için sundukları özellikler şunlardır:

Çalışanların kişisel insan kaynakları verilerine kolayca erişmesi mümkün olur. Bu bağlamda, birçok insan kaynakları işlemini doğrudan çalışanların yapması sağlanır. Yani, iyi tasarlanmış bulut tabanlı insan kaynakları programları, çalışanların bilinçli seçimler yapmasına olanak tanır, bordro ve özlük bilgilerini takip edebilmelerini sağlar ve hatta uzaktan, yani i̇şe gelmek zorunda kalmadan eğitim almalarını bile mümkün kılar.

Tüm bu özellikler, işletmeler için de maliyet tasarrufu anlamına gelir. Sektörel araştırmalar, çalışanların insan kaynakları hizmetlerine bulut üzerinden ulaşabilmesi hâlinde, bu departmandaki personel sayısının yüzde 25'e kadar azaltılabildiğini gösteriyor.

İnsan kaynakları departmanına olan ihtiyaç azalır

Yöneticilerin birçok İK sürecini çevrimiçi olarak gerçekleştirmesi ve çalışan bilgilerini daima göz önünde tutması mümkün olur. Örneğin yöneticiler, insan kaynakları yönetimi yazılımları sayesinde performans değerlendirme raporları hazırlayabilir, i̇zin yönetimi yapabilir veya işe alım süreçlerini ne kadar sağlıklı yürütüldüklerine göre denetleyebilir. Yani, insan kaynakları programı kullanmak, yöneticilerin bu departmana olan bağımlılığını azaltır. Zira:

• İnsan kaynakları departmanına güvenmek zorunda kalmadan, çalışanlar hakkındaki bilgileri görüntüleyip raporlar oluşturabilirler.
• Normalde insan kaynakları departmanı tarafından yürütülen maaş artışı, terfi, izin taleplerinin onayı ve diğer her türlü süreci kendileri yürütebilirler.
• Performans yönetimi ve işe alım gibi insan kaynakları görevlerini kendileri yürütebilir ve/veya denetleyebilirler.

Tüm bu nedenlerle, bir İK yazılımı, bu departmanın bütçesinden tasarruf edilmesini de sağlayacaktır. Bu, özellikle az sayıda İK çalışanı bulunan ve onlara saatlik ücret ödeyen küçük ve orta ölçekli işletmeler için faydalı olur. Örneğin iki insan kaynakları personelini haftada 18 saat çalıştırıyorsanız, bu süreyi haftada 9 saate düşürebilirsiniz. Bu da doğal olarak kayda değer seviyede tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

İnsan kaynakları yönetimi ve Motorola: Pratik bir örnek

Motorola, 65 ülkede 10.000'den fazla çalışana sahip küresel bir şirket ve yalnızca ülkeler arasında değil, aynı ülke içindeki şubeler arasında da değişiklik gösteren farklı ücretlendirme uygulamaları yürütüyor. Motorola, ücret uygulamalarını standartlaştırmak ve tüm yöneticileri ücretler konusundaki kararlara dâhil etmek için İK yönetimi yazılımları kullanmayı seçti.

Bu amaçla, önceden topladığı performans yönetim verilerini, i̇nsan kaynakları yönetimi programına aktardı ve “yönetici” rolüne sahip tüm kullanıcılara çalışanlar hakkında ücret kararları verme yetkisi tanıdı. Bu kararlar maaş artışının yanı sıra, hisse senedi opsiyonu ve terfi gibi seçenekleri de kapsayabiliyordu. Yöneticiler yetkileri doğrultusunda kendi çalışanlarının ücretlerini belirledi ve altı hafta içinde 65 ülkede 10.000 çalışan için standart bir ücret planı devreye girmiş oldu. Ve bu yapılırken, i̇nsan kaynakları departmanı herhangi bir şekilde kullanılmadı.

İnsan Kaynakları Yönetimi Yazılımlarının Faydaları Nelerdir?

İnsan kaynakları yönetimi süreçlerini kolay, hızlı ve verimli hâle getirmeyi amaçlayan yazılımları kullanarak pek çok farklı fayda elde edebilirsiniz. Büyüklüğü ne olursa olsun, her organizasyon için geçerli olacak en önemli faydaları şöyle listeleyebiliriz:

İşe alma verimliliğini artırabilir ve maliyetleri azaltabilirsiniz

İşe alım süreçlerini online olarak yürütmek, gerekli süreyi yüzde 25 oranında kısaltabilir ve ABD merkezli bir araştırmada, ilgili maliyetleri 8.000 USD’den fazla azaltabileceği tespit edilmiştir. Online işe alım sayesinde ülke genelinde veya dünya çapındaki adaylara kolayca ulaşmak da mümkün hâle gelir.

Ayrıca bu sayede marka kimliği oluşturmak dahi mümkün olabilir. İş arayan 100 üniversite öğrencisiyle yapılan bir araştırmada, hangi firmaya iş başvurusu yapmaya daha eğilimli olduklarını anlamak için, iki işletmenin internet üzerindeki varlıklarına göre değerlendirme yapmaları istenmiştir. Öğrencilerin tamamı, daha küçük olmasına rağmen web tabanlı bir işe alım sistemine sahip olan firmayı seçmiş, daha büyük olanı ise başarısız görmüşlerdir. Öğrenciler, i̇nsan kaynakları yönetimi konusunda çağı yakalayamamanın, firmanın yeniliklere kapalı olduğu anlamına geldiğini belirtmişlerdir.

Bordro yönetimi ve maaş ödemelerini otomatik hâle getirebilirsiniz

İş çalışanların maaşına geldiğinde, kimse hata yapmak istemez. Ancak bu iş “insanlar” tarafından yürütüldüğünde hata oluşma olasılığı artar. İnsan kaynakları yönetimi uygulamaları sayesinde, bordro hazırlama işini İK departmanına bırakmanıza gerek kalmaz. Bir İK programı, tamamen otomatik bir şekilde bordro hazırlayabilir ve hiçbir zaman hata yapmaz. Bu programı, insan kaynakları çalışanların üretkenliğini artırmak için de kullanabilirsiniz. Zira, örneğin:

Çalışma süresi takibini otomatikleştirebilirsiniz

Çalışma saatlerini otomatik şekilde kaydeden bir yazılım sadece insan kaynakları personeli için değil, tüm işletme için faydalıdır. Çalışma saatleri doğru şekilde takip edilip tek bir merkeze kaydedilirse, bordro hazırlama işinde hata yapılmaz.

İş kanunlarına uygun olup olmadığınızı görebilirsiniz

İş kanunları ve yönetmelikleri sabit değil, güncellenen şeylerdir. İnsan kaynakları departmanı, bordro sistemlerini güncel yasalara göre güncellemeyi unutursa, bir organizasyon bundan ağır şekilde zarar görebilir. Bir İK programı, yasa ve yönetmelikler değiştiğinde otomatik olarak güncellenir ve bordro hazırlama süreçleri tek yerden doğru bir şekilde yürütülebilir.

Bordro hazırlama süresini azaltabilirsiniz

Bordro verilerini rapor hâline getirmek, bilgi işlem sürecinde değişik uygulamalar kullanılıyorsa kâbusa dönüşebilir ve çok zaman alabilir. Bir İK programı sayesinde tüm kayıtlar tek yerde tutulur ve saniyeler içerisinde pek çok detay içerecek bir şekilde rapora dönüştürülebilir.

Eğitim ve performans takibi için daha fazla seçeneğiniz olur

HeartMath tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, insan kaynakları personelinin %72'si şirketlerindeki işten ayrılma oranlarından dolayı ağır stres yaşıyor. Zira bir çalışan işten ayrıldığı zaman, yenisinin işe alınması, eğitilmesi ve ne kadar iyi olduğunu görmek için performans takibinin yapılması gerekiyor. Diğer bir deyişle, insan kaynakları personelinin işi sürekli başa dönülen bir döngüyü andırıyor. Tüm bu süreçleri düzenleyip takip etmek için de İK yazılımları kullanabilirsiniz. Bazı örnekler verecek olursak:

Özel eğitim programları oluşturabilirsiniz

İnsan kaynakları yönetimi çözümleri sayesinde her çalışan için bir profil oluşturabilir, o profile özgü bir eğitim programı tanımlayabilir ve bu programı uzaktan takip edebilirsiniz. Aynı şekilde, personelin de eğitimi uzaktan tamamlayabilmesi mümkün olur. Bu, tahmin ettiğinizden çok daha büyük bir tasarruf etmenizi de sağlayabilir. Örneğin IBM, İK yönetimine dâhil edilmiş özel eğitim programları sayesinde her yıl 400 milyon dolardan fazla tasarruf ettiğini bildirmektedir.

Ayrıca üretkenliği ve performansı ölçebilirsiniz

Bunu sadece siz değil, çalışanların kendileri de yapabilir. İşyerindeki performansları konusunda bilgi sahibi olmaları, kendi kendilerini denetlemelerini teşvik eder ve çalışanlar arasında hesap verebilirliği artırır. Performans verilerinin otomatik olarak toplanması, birçok faydanın yanı sıra, yöneticilerin işle ilgisi olmayan davranış veya tutumlara odaklanma eğilimini de azaltabilir. Performans takibi, tarafsız olduğuna şüphe olmayan bir sistem tarafından yapılırsa, sonuçların objektifliğine itiraz etmek de mümkün olmayacaktır. Aynı nedenle, bu sistemlerin iş ahlakını artıracağını söylemek de mümkündür.

Anında geri bildirim alabilirsiniz

Bir yöneticiyseniz, artık çalışanlarınızdan veya İK departmanından geri bildirim almak için beklemenize gerek kalmaz. Bu mekanizma, zaten kullanılan insan kaynakları yönetimi uygulamasının bir parçası olacağından, çalışanların geri bildirimlerini doğrudan ve tam olarak alması gereken kişiye ulaşacak bir şekilde iletebilmeleri mümkün olur.

Her görev için en ideal adayı kolayca belirleyebilirsiniz

Buna “e-seçim” adı veriliyor ve belirli işler için en iyi adayların, yani o işi tamamlamaya en yetkin kişilerin seçilmesi anlamına geliyor. Normalde, bu iş birçok farklı performans verisinin İK departmanı tarafından değerlendirilmesini gerektiren manuel bir süreçtir ve hemen hiçbir zaman hızlı tamamlanmaz ve/veya iyi sonuç vermez. Ancak insan kaynakları yönetimi çözümleri kullanarak seçim sürecini daha hızlı, daha tutarlı ve çok daha verimli hâle getirmek mümkündür. Elde edebileceğiniz faydalar arasında şunlar yer alır:

Seçim süreci için gereken zaman ve kaynakları azaltmak. Bunun için AirTran Airways örneğini verebiliriz. Bu organizasyon, e-seçim çözümleri sayesinde aday tespiti için gereken süreyi üçte bir oranında azaltmayı başardı.

Seçim testlerinde esneklik elde etmek. İdeal adayları belirlemek için uygulanan standart yöntem, çoğunlukla üçüncü taraflarca düzenlenen ve yönetilen bir merkeze giderek teste girmektir. Ancak bu zaman alır, masraflı olur ve kontrolün başka bir kişiye bırakılmasını gerektirir. Oysa e-seçim çözümleri kullanarak şirketiniz için web üzerinden erişilebilen testler hazırlayabilir ve bunların herhangi bir yerden alınmasını sağlayabilirsiniz.

Seçim testlerinin iyileştirilmesini sağlamak. E-seçim çözümleri tarafından sunulan testler daha fazla veri toplayabilmenizi sağlar ve bunları değerlendirmek için yeni yollar sunar. Daha önce göremediğiniz sonuçlar elde edebilir ve bunu uzun testlere gerek kalmadan yapabilirsiniz. Araştırmalar, e-seçim testlerinin, güvenilirliği veya geçerliliği azaltmadan test süresini yüzde 25 ila yüzde 75 oranında düşürebileceğini gösteriyor.

Adil ve teşvik edici bir ödüllendirme sistemi geliştirebilirsiniz

Bu programların bir parçası olan “ücretlendirme” modülleri, bordroları takip edip maaş ödemelerini yapmaktan daha fazlasını sunar. Yukarıdaki Motorola örneğinde olduğu gibi, yöneticiler ücret politikaları tasarlamak, uygulamak ve onları yönetmek için bu çözümleri kullanabilir. Ücret politikalarının kapsamına sadece maaş artışı değil, teşvik edici ödüller de dâhil edilebilir. Bir İK yönetimi yazılımı, şirketlerin ücret planlama sürecini kolaylaştırmasına ve otomatikleştirmesine, ücret planlarındaki değişiklikleri modellemesine, personelin ücret geçmişini takip etmesine, teşvik ve ikramiye tahsis etmesine ve tüm bunlara karar vermek için daha çok bilgi elde edilmesine yardımcı olur.