Zaman ve Maliyet Tasarrufu Sağlayacak En İyi 5 İK Otomasyon Aracı

İnsan kaynakları genel olarak işe alım, oryantasyon, eğitim ve işten çıkarma süreçlerinden sorumlu departmandır. Diğer bir deyişle, bir çalışanın işletme bünyesindeki tüm deneyimini yönetmekten sorumludur. Etkili bir İK departmanı, iş görevlerine uygun en iyi çalışanı bulurken, işe alım sonrasında da performans yönetimi sağlayarak işletme içinde bir düzen kurulmasına yardımcı olur. Tüm bu süreçte personel yönetim araçları ile üretkenlik sağlayan insan kaynakları departmanının son yıllarda en büyük destekçisi otomasyon olmuştur.

İnsan kaynakları otomasyon araçları, tekrarlanan iş süreçlerinde zaman kazanmanın yanı sıra ekip performansını artırmak adına da oldukça faydalıdır. Optimum verimlilik sağlayan İK otomasyon çözümleri ile çalışan memnuniyetini artırmak, veriye dayalı hızlı karar alabilmek ve kaynakları en iyi şekilde değerlendirmek mümkün olur. Peki gelişen teknoloji ile önümüzde birçok farklı seçenek varken en iyi insan kaynakları otomasyon aracını nasıl bulabilirsiniz? Sizi araştırma zahmetinden kurtaracak bir liste hazırladık.

Veri, zaman, kaynak ve maliyet yönetiminde en avantajlı 5 İK otomasyon aracını bu makalenin devamında bulabilirsiniz. İnsan kaynakları otomasyon araçlarının işletmenize katacağı avantajları öne çıkaran bu listenin başında Bitrix24 çözümleri yer alır. Güçlü entegrasyon ve iş birliği yetenekleri ile öne çıkan gelişmiş yapay zekâ destekli Bitrix24 İK otomasyon aracını incelemek isterseniz, hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolabilirsiniz!

İnsan Kaynakları Otomasyon Aracı Nedir?

İnsan kaynakları, bir işletmenin personelinden sorumlu olan departmandır. Çalışanların yeni işe alınmasından işten çıkarılmasına kadar tüm süreçlerini takip eder ve İK bünyesinde yürütülmesi gereken son derece önemli birçok görevi vardır. Bir insan kaynakları yazılımı, bu görevlerin yürütülmesini verimli hâle getirmek için birçok farklı araç sunar. İK otomasyon araçları ise bir adım daha öne çıkarak tekrarlayan görevleri otomatikleştirir ve manuel görevlerin yarattığı zaman kaybı sorununun önüne geçerek üm departmanı çok daha verimli hale getirir.

Tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için devreye giren insan kaynakları otomasyon araçları birçok farklı süreçte etkili bir rol alabilir. İşe alım, iş başvuruların takibi, iş girişleri, işten çıkarma protokolleri ve çalışan izin yönetimi dâhil olmak üzere farklı süreçlerde oldukça etkili olan İK yönetim sistemleri aynı zamanda çalışan verimliliğini artırmayı hedefler. Manuel süreçleri otomatikleştirmek adına makine öğrenimi ve doğal dil işleme yeteneklerini kullanarak iş yükünü azaltabilir ve verimliliği etkin bir şekilde optimum seviyeye çekebilir.

İK Otomasyonunun Faydaları Nelerdir?

İK dönüşüm kapsamında iş süreçlerine dâhil olabilen otomasyon araçları temelde daha kolay, hızlı ve verimli bir iş akışı oluşturulmasını hedefler. Çalışan takibi, bordro yönetimi, çalışan hakları ve personel eğitimi gibi birçok farklı göreve sahip olan insan kaynaklarının karmaşık iş süreçleri daha düzenli ve etkili bir şekilde yürütülebilir. İşte otomasyon araçlarının beraberinde getirdiği temel faydalar:

Verimlilik ve Üretkenlik Artışı

Öz geçmiş taraması, izin çizelgelerinin güncellenmesi ve çalışan işe alım/çıkarma süreçlerinin gerektirdiği manuel işlemler otomasyon ile güvenli bir şekilde hızlandırılabilir. Hız artışı da beraberinde verimlilik ve üretkenlik artışını getirir. İK çalışanlarının rutin görevlere harcayacakları zamanları daha kritik iş süreçlerine yönlendirilmesi sağlanır. Bununla birlikte, insan hatasına açık olabilen tüm görevlerde de etkili bir çözüm geliştirilebilir.

Veriye Dayalı Karar Alabilme

Veriye dayalı karar alabilmek iş süreçlerinin sorunsuz işleyişi adına oldukça önemlidir. Otomasyonla desteklenen insan kaynakları programlarının sunduğu bir diğer avantaj da analiz ve rapor performansını artırarak veri odaklı iş süreçlerine destek sağlamasıdır. Makine öğrenimi ve istatistiksel algoritmalar kullanan analitik araçlar sayesinde çeşitli kaynaklardan veri toplamak ve bu verileri ayrıntılı bir şekilde işlemek mümkün hâle gelir.

Çalışan Memnuniyetinin Artırılması

İnsan kaynaklarının görevlerinden biri de çalışan memnuniyetini sağlamak ve işletmeye olan sadakat oranlarını artırmaktır. Bunun için koçluk, performans yönetimi ve çalışan hakları savunuculuğu gibi birçok farklı sürecin yönetilmesini sağlarlar. Peki, günlük ve zaman alan görevlerle meşgul olan bir İK departmanı çalışan memnuniyetine nasıl odaklanabilir? Otomasyon aracının rutin görevleri otomatikleştirmesi, İK profesyonellerinin çalışan memnuniyeti gibi kritik görevleri daha etkili yürütmesi adına önemlidir.

Sonuç olarak, İK otomasyon programları verimlilik artışı, veriye dayalı karar alabilme ve çalışan memnuniyetinin artırılması dâhil olmak üzere birçok avantaj sağlar. Tüm bu avantajlardan faydalanmak istiyorsanız, işletmeniz için doğru insan kaynakları otomasyon aracını seçmek de önemlidir. 

İK Otomasyon Araçları Arasında Seçim Yaparken Göz Önünde Bulundurulması Gerekenler

Her işletmenin ihtiyaç ve talepleri farklıdır. Dahası, bu ihtiyaç ve talepler zamanla değişebilir, işletme hedefleri farklılaşabilir ve iş süreçleri yenilenebilir. Dolayısıyla işletmeniz için en iyi insan kaynakları yazılımını seçmek istiyorsanız tüm bunları göz önünde bulundurmakta fayda vardır.

İhtiyaçlarınızı Doğru Bir Şekilde Belirleyin

İnsan kaynakları otomasyon araçları arasında seçim yapmadan önce ihtiyaçlarınızı belirlemek ve bunlara göre hareket etmek önemlidir. Bu noktada kendinize sormanız gereken kritik sorular şunlar olabilir:

• İK ekipleri için hangi görevleri otomatikleştirmek istiyorsunuz?

• İK yazılımı ile entegre etmeniz gereken mevcut araçlarınız var mı?

• İşletmenizin gelecekteki hedeflerini büyütme planlarınız var mı? (Eğer öyleyse ölçeklenebilir bir insan kaynakları otomasyon sistemi seçmeniz gerekir.)

• Hassas çalışan verileri ve belgeleri için bulut depolama alanına ihtiyacınız var mı?

• Uzaktan çalışma ekiplerine sahip misiniz?

• Ne düzeyde veri güvenliği ve gizliliğine ihtiyacınız var?

• Bütçeniz nedir?

Güçlü Entegrasyon Özellikleri Arayın

İK yazılımlarının bağlı olarak çalıştığı birçok farklı yazılım vardır. Örneğin bordro yazılımı, CRM sistemi ve ERP yazılımı ilk akla gelenlerdir. Sahip olduğunuz İK yazılımının otomatik olarak bu tür araçlarla iş birliği yapabilmesi beklenir. Entegrasyon özellikleri güçlü olan yazılımlar, sistemler arası veri transferinin yarattığı zaman kaybını engeller.

Ayrıca İK profesyonellerinin farklı yazılımları kullanarak gerçek zamanlı ve güncel veriye daha hızlı ulaşmasını sağlarlar. Bu nedenle, iş süreçlerinize dâhil etmek istediğiniz yeni yazılımlarla uyumlu bir şekilde çalışabilecek bir dijital insan kaynakları otomasyon aracı seçmeniz de size fayda sağlayacaktır.

Kullanıcı Dostu İK Otomasyon Arayüzü Tercih Edin

Basit ve kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir insan kaynakları otomasyon aracı, çalışanların görevlerini kolay ve hızlı bir şekilde tamamlamasına imkân tanır. Kullanım için eğitim gerektirmeyen ve tüm özelliklerin kolaylıkla keşfedilebildiği araçlar, farklı becerilere sahip İK profesyonelleri için daha uygundur. Kullanıcı dostu arayüz için göz önünde bulundurulması gereken özelliklerden bazıları şunlardır:

• İK görevlerini yükleme ve yürütmede hızlı olması

• Önemli verilere hızlı erişim sağlayan simge ya da görsel desteği sağlaması

• Teknik ve karmaşık bir terminoloji içermek yerine sade bir dile sahip olması

• İK çalışanlarının desteğe ihtiyaç duymaları durumunda çevrim içi yardım ve kaynaklar sunması

Fiyatlandırmayı Göz Önünde Bulundurun

Uygun maliyetli İK yazılımları arasında seçim yaparken kendi bütçenizle orantılı bir şekilde ilerlemenizde fayda vardır. Bu noktada sorulması gereken temel sorulardan bazıları şunlardır:

• Seçtiğiniz yazılımın temel sürümü hangi özellikleri içeriyor? Ek özelliklere erişmek için ayrı bir ücret isteniyor mu?

• Bakım, destek ve uygulama dâhil toplam sahip olma maliyeti nedir?

• Seçtiğiniz yazılım piyasadaki diğer İK çözümlerine kıyasla fiyat/performans oranı açısından öne çıkıyor mu?

• Satın alma işleminden önce yazılımı test etmenize imkân tanıyan herhangi bir demo ya da deneme fırsatı sunuluyor mu?

• Veri depolama ve entegrasyon için ek maliyet gerektiriyor mu?

İnsan kaynakları otomasyon araçlarının işlevlerine ve faydalarına göz attık. Ardından da iyi bir İK yazılımı seçerken değerlendirmeniz gereken hususlardan bahsettik. Artık en iyi insan kaynakları otomasyon araçlarını keşfetmeye başlayabiliriz.

En İyi 5 İnsan Kaynakları Robotik Süreç Otomasyonu Aracı

İK dijital dönüşüm kapsamında kullanılabilen otomasyon araçları ile, insan hatasına açık olanlar dâhil birçok görevi otomatikleştirmek ve performans artışı sağlamak mümkündür. Siz de işletmeniz için en iyi İK yazılımları arasından seçim yaparak iş akışlarınızda hız ve kolaylık kazanabilirsiniz.

1. Bitrix24

Fiyat: Sınırsız sayıda kullanıcı için tamamen ücretsiz bir sürümü var. İK verimlilik araçları ise Professional ve Enterprise paketlerinde sunuluyor. Bu paketlerin fiyatları, 100 kullanıcı için 162$’dan başlıyor.

Bitrix24, yapay zekâ destekli İK ve iş otomasyonu yazılımı sayesinde ekip performansını yükseltir. Robotik süreç otomasyonu dâhil birçok faydalı araç sunması, ekiplerin çalışma süresini ve verimliliğini optimize etmenizi sağlar. Bitrix24 İK otomasyonu ile elde edebilecekleriniz arasında şunlar yer alır:

• Çevrim içi Puantör ile çalışanların PC ya da cep telefonuyla giriş-çıkış yapması sağlanabilir.

• Devamsızlık Çizelgesi ve Vardiya Programı özellikleri ile çalışan yönetimi yürütülebilir.

• Günlük, haftalık ve aylık olarak ekip raporları elde etmek mümkündür.

• Çok adımlı onay süreçlerinden kurtulmanıza olanak tanıyan Robotik İK Süreç Otomasyonu (RPA) sunar.

• İzin talepleri ve gider raporlaması gibi rutin iş süreçlerini otomatikleştirerek zaman kazandırır.

• Akıllı Süreç Otomasyonu (SPA) aracılığıyla CRM sistemleriyle entegre bir şekilde çalışabilir.

• Personel Rehberi Merkezi ile çalışan verilerine hızlı erişim sağlar.

• Gerçek zamanlı veriye dayalı raporlar ve KPI’lar ile çalışan performans takibine yardımcı olur.

• Bulut tabanlı elektronik belge merkezi sayesinde dosya oluşturma, saklama, paylaşma ve yönetme süreçlerinde kolaylık sağlar.

• Çevrim içi çalışma alanı iş birliğini desteklerken, şirket akışı özelliği ise çalışanlarınızı bilgilendirmek adına güncellemeler yayınlamanıza olanak tanır.

• Sanal Varlık Göstergesi ile çalışanların izin ve mesai saatlerini takip etmek kolaylaşır.

Kendi uygulamalarınız dâhil birçok farklı yazılımla uyumlu bir şekilde çalışan Bitrix24 İK otomasyonu ile güçlü entegrasyon kabiliyetleri elde etmek de mümkündür. Kullanıcı dostu arayüzü tüm özelliklere ve görevlere anında erişim sağlayarak hız ve zaman kazandırmaya devam eder. İş birliği, otomasyon, pazarlama ve daha birçok alanda gelişmiş araçlar sunan Bitrix24 İK otomasyon platformunu hemen bugün keşfedin.

2. Zenfits

Fiyat: Kullanıcı başına aylık ya da yıllık ödeme planları mevcut. Fiyatlar ise 8$ ile 33$ arasında değişiklik gösteriyor ve fiyatlandırma en az 5 kullanıcıdan başlıyor.

"Hepsi bir arada" İK yazılım platformu olan Zenfits, bordo ve performans yönetimini verimli hâle getirmesiyle tanınıyor. İK otomasyon özellikleri ise temel ve gelişmiş paket seçeneklerine göre belirleniyor. Zenfits'in sağladığı personel yönetim araçları arasında şunlar yer alıyor:

• Mobil giriş-çıkış özelliği ile fazla mesai dâhil çalışan zaman takibinin kolaylaştırılması sağlanır.

• Hedef belirleme/izleme özellikleri ve bire bir toplantı araçları ile performans yönetimine destek verir.

• Ücret Yönetimi özelliği sayesinde benzer işletmelerde çalışanların maaşlarını karşılaştırmanıza ve ilgi çekici teklifler oluşturarak en iyi çalışanlarınızı elde tutmanıza yardımcı olur.

• İş Zekâsı programı ile ciro, iş gücü, çalışan tazminatı ve daha fazlası hakkında veriye dayalı içgörüler elde etmenize olanak tanır.

Zenfits, entegrasyon becerileri kısıtlı olmasına rağmen, İK ve bordro yönetim araçlarının birlikte sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlıyor. Ücretsiz demo sürümü ile platform özelliklerine yakından göz atabilirsiniz. 

3. Introist

Fiyat: Oryantasyon, eğitim, takip ve özel otomasyonlar gibi özelliklere göre kullanıcı başına fiyatlandırma yapılıyor. Tahmini fiyatlandırma aylık 250€ civarında fakat 1500€ tutarında tek seferlik katılım ücreti alınıyor.

Introist, küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için İK iş yükünü azaltmayı hedefleyen araçlar sunuyor. İK görevlerini otomatikleştirerek manuel müdahale ihtiyacını minimum seviyeye indiriyor. Zaman tasarrufu açısından İK araçları arasında öne çıkan Inroist’in önde gelen özellikleri şunlar:

• Görev Otomasyonu ile toplantı planlama, e-posta gönderme ve mesajlaşma gibi farklı süreçlerin otomatikleştirilmesini sağlar.

• İşe alım süreçleri, çalışma performansı ve izin talepleri gibi görevlerin otomasyon ile sürdürülmesini sağlar.

• Gmail, Outlook ve Teams gibi birden fazla platforma hızlıca entegre olabilir.

Introist, yapay zekâ özellikleri ile İK yazılımını zenginleştiriyor. Ancak mobil uygulama ve çalışan portalı özelliklerine sahip olmaması, çok yönlülük açısından eksi puan almasına neden oluyor.

4. BambooHR

Fiyat: 25’ten fazla çalışanı olanlar işletmeler için fiyatlandırma çalışan başına ve aylık olarak hesaplanıyor. 25 ve daha az çalışanı olan işletmeler ise aylık sabit bir fiyat ödüyor. Detaylı bilgi için iletişime geçmeniz gerekli.

BambooHR yazılımı, İK iş süreçlerinin otomatikleştirilmesini sağlayan birçok farklı aracı bir araya getiriyor. Manuel veri girişi ve onay süreci gibi fazla zaman alan süreçlerde kolaylık sağlaması, İK çalışanlarının performansını artırmada önemli bir rol oynuyor. BambooHR platformunun dikkat çekici özellikleri şunlar:

• Çalışan zaman takibi, performans yönetimi ve bordro süreçlerinin tek bir dijital platform üzerinden kontrol edilmesine olanak tanır.

• İş tanımlarına en uygun yetenekleri bulmaktan, işe alım ve oryantasyona kadar kapsamlı bir İK kaynakları yönetimi elde etmenizi kolaylaştırır.

• Önceden oluşturulmuş raporlar, otomatik iş akışları ve analizler ile veri yönetimine destek verir.

• Çalışanlardan geri bildirim toplamak ve memnuniyeti artırmak için kullanılabilecek çeşitli araçlar sunar.

BambooHR İK yazılımı bir demo sürümü de sunuyor. Ancak listede yer alan diğer platformların aksine fiyatlandırma konusunda şeffaf olduğu söylenemez.

5. FlowForma Process Automation

Fiyat: Kullanıcı başına aylık 7$’dan başlıyor.

FlowForma Process Automation; iş akışı, belge oluşturma ve analitik süreçlerini kolaylaştırmayı hedefleyen otomasyon araçlarını bir araya getiriyor. Öne çıkan özellikleri ise şöyle:

• İş akışı otomasyonu ile İK veri kalitesi ve yönetiminin iyileştirilmesine olanak tanır.

• Form doldurmayı hızlandıran Form Otomasyonu ile iş süreçlerinde gerçek zamanlı olarak veri toplanmasını sağlar.

• Daha iyi raporlama ve karar alma için 360 derecelik bir Analitik aracı içerir.

• Manuel belge süreçlerini azaltmak adına otomatikleştirilmiş Belge Oluşturma özelliği sunar.

FlowForma Process Automation yazılımı, kodlama becerilerine ihtiyaç duymadan otomasyon yapılmasına olanak tanıyor. Ancak kullanıcı arayüzünün karmaşık olması nedeniyle İK çalışanlarının yazılım hakkında önceden eğitim alması gerekebilir.

İK süreçlerini ve iş akışlarını otomatikleştirmek, işletmeler için zaman ve para tasarrufu demektir. İnsan kaynakları otomasyon araçları ise gelişen teknoloji ve artan kullanıcı ihtiyaçlarına göre şekillenmeye devam edecektir. Sizler de kendi iş akışlarınıza ve ihtiyaçlarınıza en uygun insan kaynakları otomasyon yazılımını keşfederek çalışan deneyimini önemli derecede iyileştirebilir, üretkenliği artırabilir ve genel işletme başarısını optimum seviyeye yükseltebilirsiniz.

Yüksek performanslı ve uygun maliyetli İK yazılımları listesinde ilk sırada yer alan Bitrix24, ihtiyacınız olan çözümleri sunmaya her zaman hazırdır. Bitrix24 araçlarını keşfetmek ve işletmenize katabileceği faydaları görmek için hemen şimdi ücretsiz olarak kaydolabilir, yeni nesil otomatik iş süreçlerini deneyimlemeye başlayabilirsiniz!