Bilgi Tabanı Nedir, Ne İşe Yarar?

Bir işletmenin sahip olduğu tüm bilgileri saklamasına olanak tanıyan bir uygulama, bilgi tabanı olarak adlandırılır. Bu basit bir ifade gibi gözükebilir ancak bilgi tabanı sadece bir depolama alanından ibaret değildir. Bir işletmenin, sahip olduğu tüm bilgilerini tek bir alanda toplamasına, kolayca aranabilir hâle getirmesine ve erişebilirliğini yükseltmesine olanak tanır.

Örneğin binlerce kitaba sahip bir kütüphane düşünün. Burada, istenilen kitabı kolay ve zahmetsiz bir şekilde bulmak adına çeşitli kataloglama sistemleri kullanılır. Bilgi tabanı da aslında tam olarak bunu yapar. Binlerce farklı bilgiyi bir arada tutmanın yanı sıra istenilene anında ve zahmetsizce erişim sağlar.

Bilgi tabanının, başta kritik bilgilerin korunması olmak üzere bir işletmenin tüm varlığını düzenleme kabiliyeti bulunur. Bu yazımızda bilgi tabanının ne olduğuna ve iş süreçlerinize katabileceği potansiyel faydalara göz atacağız.

Tüm ekip üyeleriniz tarafından kolay ve hızlı bir şekilde erişilebilen bir bilgi tabanı oluşturmak mı istiyorsunuz? O hâlde vakit kaybetmeden Bitrix24 çözümleri arasında yer alan bilgi tabanı merkezini deneyin. Sınırsız sayıda kullanıcı için ücretsiz bir versiyonu da bulunan Bitrix24 ile hem müşterileriniz hem de çalışanlarınız için kapsamlı bir bilgi tabanı oluşturmanın avantajını şimdi keşfedin.

Bilgi Tabanı (Knowledge Base) Nedir?

Bilgi tabanı, yani "knowledge base", işletme bünyesindeki yönetici ve çalışanların çeşitli içeriklere daha kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilmesi adına oluşturulan merkezi bir bilgi alanı olarak tanımlanır. Peki bu sisteme yüklenebilen ve düzenlenebilen içerikler neler olabilir?

Sıkça sorulan sorular, proje bilgileri, genel dokümanlar, oryantasyon belgeleri, kullanım kılavuzları, makaleler ve daha fazlası bir bilgi tabanı yazılımı ile kolaylıkla yönetilebilir. Buradaki ana amaç işletme bilgilerinin paylaşımını ve düzenlenmesini daha kolay ve sistematik bir hâle getirmektir. Bu tür bilgiler sadece çalışanlarca değil müşteriler tarafından da kullanılabilir.

Bu noktada veri tabanı uygulamasına göz atmakta fayda vardır. Çoğu kişi bilgi tabanı ve veri tabanı uygulamalarını birbiriyle karıştırır. Ancak ikisi arasında bazı temel farkların olduğunu anlamak önemlidir.

Veri Tabanı Nedir?

Veri tabanları, erişimini ve güncelleştirilmesini kolaylaştırmak üzere işletme bilgilerini depolayan uygulamalardır. Bir işletme nesne odaklı veri tabanı, NSQL veri tabanı veya SQL gibi ilişkisel veri tabanı ile bilgi yönetimi sağlayabilir. Bilgi tabanları ile aynı işlevi taşıyormuş gibi gözükse de aralarındaki fark kullanım amaçları olur.

Veri Tabanları ve Bilgi Tabanları Arasındaki Farklar

Veri tabanı ile müşteri bilgileri, finansal kayıtlar, envanter ve tedarik zinciri yönetimi gibi birçok dâhilî bilginin depolanması sağlanır. Dolayısıyla veri tabanı daha çok dâhilî kullanım amacına sahiptir diyebiliriz.

Bilgi tabanı ise belirli bir konuyla ilgili düzenlenen içeriklerin depolanmasını sağlar. Örneğin kullanıcı kılavuzları ve nasıl yapılır belgeleri gibi içerikler hem çalışanlar hem de müşteriler tarafından erişilebilir hâle gelir. Dolayısıyla bilgi tabanının daha çok haricî bir kullanım amacına hizmet ettiğini anlayabiliriz.

• Bilgi tabanı, işletme bilgilerini depolamak ve hızlı bir şekilde paylaşmak için kullanılır. Veri tabanı ise verileri depolamak ve düzenlemek için kullanılır.

• Bilgi tabanları daha sezgisel kullanıcı arayüzlerine sahiptir. Ayrıca girilen yapılandırılmış sorgu ve anahtar kelimeye göre arama sonuçlarını optimize eder. Veri tabanları ise verilerin doğru bir şekilde depolanmasına odaklanır, bilgi tabanlarına kıyasla daha karmaşık bir kullanıcı arayüzüne sahip olabilir.

• Bilgi tabanları genellikle açık kaynak olarak yapılandırılmıştır. Geniş bir kitleye hitap etmeleri ile bilginin gerçek zamanlı ve hızlı bir şekilde paylaşılmasını sağlar. Veri tabanları ise sadece dâhilî kullanıma açıktır, işletme dışındaki kişiler tarafından erişilemez.

Veri tabanı farklılıklarına değindiğimize göre bilgi tabanı türlerine geçiş yapabiliriz. Bilgi tabanı türlerine göz atmak, işletmeniz için en doğru çözümü keşfetmeniz açısından size fayda sağlayacaktır.

Bilgi Tabanı Türleri Nelerdir?

Bilgi tabanları genellikle iki farklı türe ayrılır: Dâhilî bilgi tabanı ve haricî bilgi tabanı. İşletmeler genellikle ikisini birden kullanarak kapsamlı bir depolama çözümü elde eder. Siz de bilgi ve kaynaklarınızı verimli bir şekilde yönetmek isterseniz dâhilî ve haricî bilgi kaynaklarına göz atabilirsiniz.

Dâhilî Bilgi Tabanları

Dâhilî bilgi tabanları daha çok çalışanlarınızla ilgili belgeleri depolamanıza, düzenlemenize ve paylaşmanıza yardımcı olur. Başta insan kaynakları ve satış olmak üzere birçok farklı departman tarafından kullanılabilir.

Buradaki ana amaç, ekip üyelerinin, işlerini verimli bir şekilde yürütebilmeleri adına ihtiyaç duydukları tüm doğru ve güncel bilgilere kolay bir şekilde ulaşmalarını sağlamaktır.

Haricî Bilgi Tabanları

Haricî bilgi tabanları ürün ve hizmetlerinizle ilgili bilgileri müşterileriniz ile paylaştığınız yerdir. Başka bir ifadeyle, müşterileriniz ya da iş ortaklarınız için oluşturduğunuz açık bir yardım merkezidir.

Buradaki ana amaç ise müşterilerin yardım ve desteğe ihtiyaç duyduğu her an haricî bilgi tabanınıza danışabilmesidir. Böylece müşteri hizmetleri ile iletişime geçmek yerine direkt olarak bilgiye ulaşabilirler. 

Dâhilî ve haricî bilgi kaynaklarının her ikisi de işletmeniz için son derece önemli olabilir. O hâlde gelin bilgi tabanı faydalarına birlikte göz atalım.

İşletmenizin Verimliliğini Artıran Bilgi Tabanı Faydaları

Bir işletme olarak bilgi akışı sağlamak zorunda olduğunuz iki ana hedef kitleniz vardır, çalışanlarınız ve müşterileriniz. Peki hem çalışanların hem de müşterilerin tüm sorularına aynı anda nasıl yanıt verirsiniz? 

Bilgi tabanının size sağladığı en büyük avantajlardan biri budur. Bilgi tabanları sayesinde potansiyel soruların tamamı için kapsamlı cevaplar oluşturabilir, bunların her zaman erişebilir bir hâlde saklanmasını sağlayabilirsiniz. 

Çalışan Eğitiminde Verimliliği Artırın

Yeni çalışanlar, iş tanımlarını ve görevlerini öğrenebilmek için zamana ihtiyaç duyabilir. Burada, yöneticilerin ve İK ekibinin görevi, çalışanların oryantasyon sürecinde ihtiyaç duydukları bilgileri mümkün olduğunca açıklayıcı ve verimli bir şekilde sağlamaktır.

Dâhilî bir bilgi tabanı sayesinde çalışanların iş eğitimleri için ihtiyaç duydukları tüm materyalleri tek bir platform üzerinde toplayabilirsiniz. Bu, zaman kazanmanın yanı sıra çalışanların da ihtiyaç duydukları bilgileri kolaylıkla bulmalarına ve tekrardan ziyaret etmelerine olanak tanır.

Bilgi tabanında yer alan tüm kaynaklar çeşitli anahtar kelimeler ve sorgular aracılığıyla aratılabilir. Böylece çalışanlar kendi iş tanımları ile alakalı materyalleri kolaylıkla bulabilir.

Sıkça Sorulan Sorulara Hızlı Bir Şekilde Erişin

İster yeni bir çalışan ister yeni bir müşteri tarafından yöneltiliyor olsun işletmeniz hakkında merak edilen belirli sorular olacaktır. Bu soruları sürekli olarak yanıtlamak zorunda olmak, zaman kaybetmenize ve verimliliğin azalmasına neden olacaktır.

Çalışanlar ya da müşteriler için oluşturduğunuz SSS dosyaları ile doğru bilgiye ulaşma sürecini hızlandırabilirsiniz. Bunun çalışanlar için faydalarından biri, ihtiyaç duydukları bilgi için iş arkadaşlarına ya da yöneticilerine danışmayı beklemek zorunda kalmamalarıdır.

Müşteriler için avantajlarından biri ise işletmenizle olan deneyimlerini optimize edebilmenizdir. İyi bir müşteri bilgi tabanı; ürünlerinizin kullanım kılavuzlarını, teknik desteği, faturalandırma ve abonelik seçeneklerini içerir. Böylece destek için size e-posta atmak zorunda kalmazlar ya da iletişim için canlı destek hattını meşgul etmezler. Müşteriler için oluşturduğunuz haricî bilgi tabanı ile potansiyel tüm sorular için önceden hazırlık yapmak mümkün hâle gelir.

Çalışanlar Arasında Etkili Bilgi Aktarımı Sağlayın

Bir çalışanın işletmede geçirdiği süre boyunca geliştirdiği tüm proje, içerik ve protokoller bilgi tabanında kolaylıkla saklanabilir. Bu, çalışanların işletmenizden ayrılmaya karar verdikleri anda oldukça değerli bir avantaj olarak karşınıza çıkar. Bilgi tabanı sayesinde çalışanların tüm görev ve bilgileri diğer çalışanlara kolaylıkla aktarılabilir.

İşletmeniz için oluşturduğunuz bilgi tabanları aynı zamanda görüntü, ses, video, metin ve daha birçok formatta içerik paylaşmanıza imkân tanır. Böylece kullanıcılar diğer çalışanlarla paylaşmak üzere tüm bilgilerini güvenli bir alanda depolayabilir.

Tekrarlanan Görevleri Azaltarak Üretkenliği Teşvik Edin

İşletme bünyesinde tekrarlanan görevleri azaltmak da bilgi tabanı kullanmanın avantajları arasında yer alır. Çalışanlar, bilgi aramak için daha az süre harcayarak, zamanlarını yüksek kaliteli işlere katkı sağlamak için kullanabilirler. Artı olarak, bilgi tabanı merkezleri, ekip çalışanlarının ne üzerinde çalıştığını görmek açısından da faydalıdır. Böylece sürekli olarak yinelenen ya da tekrarlayan işleri azaltmak da mümkün hâle gelebilir.

Bilgi tabanlarının üretkenlik sağladığı bir diğer alan ise karar alma süreçleri olabilir. Çalışanlar ihtiyaç duydukları veriye ya da rapora ulaşmak için e-posta kutusunun geçmişinde kaybolabilirler. Ayrıca bilgi için konunun uzmanına danışmak için beklemek zorunda kalabilir ya da tekrardan araştırma yaparak zaman kaybedebilirler. Bilgi tabanı sayesinde ihtiyaç duyulan veriler ya da raporlar saniyeler içerisinde ulaşılabilir hâle gelir. Böylece varsayımlara dayalı yavaş karar verme süreçlerinin yerini gerçek veriye dayalı hızlı iş kararları alır.

Artık işletmeniz için neden bir bilgi tabanına sahip olmanız gerektiğini biliyorsunuz. Öyleyse iyi yapılandırılmış bir bilgi merkezi oluşturarak bilgi tabanınızı tüm çalışanlarınız, müşterileriniz ve ortaklarınızla paylaşmaya ne dersiniz? Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız sorun değil. Çünkü bilgi tabanı oluşturmanın temel adımlarını sizin için bir araya getirdik.

Bilgi Tabanı Nasıl Kullanılır?

Bilgi tabanı temelde bilgi yönetim sistemi olarak kullanılabilir. Peki bu ne demektir? İşletmeniz için önemli olan ve sıklıkla başvurulan belgeleri topladığınız yerdir. Bu belgeler çalışanlar ya da müşteriler tarafından kolay ve hızlı bir şekilde kullanılabilir olmalıdır. 

Büyük miktarda veriyi bir araya getirdiğiniz için öncelikli olarak düzenli ve gezinmesi kolay bir sistem yaratmayı hedefleyebilirsiniz. Ayrıca sisteme yüklediğiniz dokümanlar, yaygın sorunlara ve konulara bağlı olarak şekillendirilmelidir. Tüm bilgilerin güncel olduğundan emin olmak adına bilgi tabanı sisteminizi sürekli olarak kontrol etmelisiniz.

İşte yeni başlayanlar için bilgi tabanı oluşturmanın temel adımları:

1. Bilgi Tabanı Yazılımı Seçin

Bilgi tabanı verilerini düzenlemeye başlamadan önce işletmeniz için ideal bir çözüm sağlayan yazılımı bulmalısınız. Bilgi tabanı yazılımı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken kriterler, kendi ihtiyaçlarınız doğrultusunda iyi bir yazılım bulmak adına önemlidir.

• Erişilebilir: Bilgi tabanınıza istediğiniz an ulaşmak adına bulut tabanlı yazılımlar seçmeniz tavsiye edilir. Böylece bilgiye ulaşmak ya da içerik oluşturmak istediğiniz her anda sisteme erişim sağlamanız kolaylaşır.

• Güncel: Bilgi oluşturduğunuz ya da güncellediğiniz her an yazılımın da kendini güncellemesi gerekir. Örneğin değiştirdiğiniz bilgiler web sitesinde ya da sohbet robotunda otomatik olarak güncellenmelidir.

• SEO Destekli: Arama motoru optimizasyonu sağlamak, tüm bilgilerin daha kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılması adına önemlidir. Bunun için SEO destekli URL’ler sunan, site haritası desteği veren, meta açıklamaları ve başlıkları olan bir yazılım çözümü seçmeniz tavsiye edilir.

• Kullanıcı Dostu Arayüz: Bilgi tabanı arayüzünün sezgisel ve kullanıcı dostu olmasının yanı sıra hızlı yüklenmesi ve markanızı yansıtması önemlidir. Bu bağlamda, düzenlenebilir şablonlar ve temalar sunan yazılımlar seçmek önemlidir.

Tam da bu noktada Bitrix24 bilgi tabanı ile tanışmaya ne dersiniz?

Bitrix24 Bilgi Tabanı ile İş Birliğinde Üretkenlik Sağlayın

Bitrix24 bilgi tabanı; kullanım kılavuzları, sıkça sorulan sorular, belgeler, kontrol listeleri ve makaleler dâhil tüm içerik türlerinin kolaylıkla bulunmasını, düzenlenmesini ve paylaşılmasını sağlar. En büyük avantajı ise her seviyeden kullanıcı için zahmetsiz, hızlı ve kolay bir kullanıcı deneyimi yaratması olur. Bitrix24 bilgi tabanı için herhangi bir kodlama becerisine de ihtiyacınız yoktur. Tek yapmanız gereken sistemde yer alan şablonlardan markanıza hitap edeni seçmek ve istenilen içerikle doldurmaktır.

Bilgi tabanı otomasyonu sağlayan Bitrix24 ile değiştirdiğiniz her bilgi anında güncellenir. Böylece tüm sisteminizin güvenilir ve güncel bir veri akışı sağladığından emin olabilirsiniz. 

Bitrix24 bilgi tabanı merkezinde aradığınız bilgiyi hızlı bir şekilde keşfetmek de mümkündür. Bunun için akıllı arama özelliğini kullanabilir ve istenilen veriye saniyeler içerisinde erişebilirsiniz. Tüm bunların yanında her proje için ayrı bir bilgi tabanı oluşturmak da mümkündür. Çalışma grubu seçerek kendi kuralları ve algoritmaları olan birden fazla bilgi tabanı oluşturabilirsiniz. Böylece projeye katılan herkes proje içeriğini düzenleyebilir, paylaşabilir ya da iş birliği özelliklerinden faydalanarak tartışabilir. Bunun için sohbet özelliğini kullanabilirsiniz. Bitrix24 bilgi tabanına istediğiniz her an erişmek isterseniz masaüstü ya da mobil uygulama versiyonlarını indirebilirsiniz. Daha fazlasını keşfetmek için hemen şimdi ücretsiz bir şekilde kaydolabilirsiniz.

2. Bilgi Tabanının Temel Öğelerine Karar Verin

Bir bilgi tabanı yazılımı seçtikten sonra bir sonraki adımınız temel öğelerine karar vermek olacaktır. Bir bilgi tabanında sahip olunması gereken temel öğelerden bazıları SSS bölümü, destek hattı ve arama işlevi olur. Bitrix24 gibi önceden tasarlanan kullanıma hazır şablonlar sunan bir yazılımınız varsa işiniz bu noktada oldukça kolaydır. Size sadece içeriği düzenlemek ve yüklemek kalır. Peki ne hakkında içerik oluşturmalısınız?

İçerik oluşturma sürecinde bağımsız olarak ilerlemek yerine belirli soruların cevaplarını sağlayarak başlayabilirsiniz. Örneğin işletmenize tamamen yabancı birinin ürünleriniz ya da hizmetleriniz hakkında sorabileceği soruları düşünebilirsiniz. Buna ek olarak, müşterilerinizin ürün ya da hizmetinizi satın aldıktan sonra sorabileceği soruları da düzenlemek faydalı olacaktır. Bu amaçla kullanım ve kurulum kılavuzları da oluşturabilirsiniz. Çalışanlarınız için "onboarding" belgelerini, iş tanımlarını ya da görevlerini açıklayan dokümanlar yüklenebilir. Bundan sonrası için proje bazlı belgeler oluşturmak da fayda sağlayacaktır.

Konu başlıklarını belirlerken kolay bulunabilir içerikler oluşturmak önemlidir. Örneğin insanların içeriğiniz hakkında ne gibi anahtar kelimeler kullanabileceğiniz göz önünde bulundurun. İçeriğinizin okunabilirliğini optimize etmek adına video, görsel ya da grafiklerle destekleyebilirsiniz.

3. Bilgi Tabanınızı Yayımlayın ve Analiz Edin

Bilgi tabanınız için tüm bilgileri bir araya getirdiğinize göre artık yayımlamaya hazırsınız. Bitrix24 size bu noktada oldukça hızlı ve kolay bir süreç sağlayacaktır. Tek tıklama ile bilgi tabanını yayımlayabilir ve çalışanlarınız/müşterileriniz ile paylaşabilirsiniz.

Ancak işiniz burada bitmiyor. Bilgi tabanını yayımladıktan sonra başarısını ölçmek ve başka ne gibi bilgilere ihtiyaç duyulduğunu anlamak için sürekli olarak analiz yapmalısınız. Bu amaçla çalışanlarınızdan geri bildirim isteyebilirsiniz. Ayrıca müşterilerinizin memnuniyetini ölçmek için anketler düzenleyebilirsiniz.

Gelen yorumlar ve değerlendirmeler eşliğinde bilgi merkezinizi düzenlemeye ve güncellemeye devam edebilirsiniz. İşletmeniz geliştikçe bilgi tabanınızı da güncellemeniz gerektiğini unutmayın.

Sonuç olarak, iyi yapılandırılmış bir bilgi tabanı size zaman kazandırmanın yanı sıra müşteri ve çalışan memnuniyetini de artıracaktır. 

Siz de Bitrix24 araçları ile bilgi tabanı oluşturmanın kolaylığını keşfetmek ister misiniz? Öyleyse marka kimliğinize en uygun şablonu seçin, gerekli içerikleri yükleyin ve tüm bağlantılarınızla paylaşın. Bitrix24’ü ücretsiz olarak denemek için hemen şimdi kaydolun.