İş Süreci Otomasyonu Nedir? - Bitrix24 Araçları ile İşinizi Otomatikleştirin

Robotlar ve algoritmalar, düzgün bir şekilde kurulursa, rutin görevleri herhangi bir insanın yapabileceğinden daha hızlı, daha hassas ve hatta çok daha iyi bir şekilde gerçekleştirebilir. Bizler buna kısaca "otomasyon" diyoruz. Son yıllarda otomasyonun şirketler tarafından giderek daha fazla benimsenmesini ise bir deney olarak yorumluyoruz. Ortaya çıkan sonuç ise şu; Otomatikleştirilebilen bir manuel süreç varsa, otomatikleştirilmeleri GEREKİR. Çünkü iş süreçlerini otomatikleştirmek zaman, kaynak ve maliyetlerden kazanmak demek. Odağınızı çok daha kritik işlere vererek varmak istediğiniz hedefe hızlı bir şekilde ulaşmak demek.

Peki, iş süreçleri nasıl otomatikleştirilebilir? İş süreci otomasyonu (BPA-Business Process Automation), robotik süreç otomasyonu (RPA- Robotic Process Automation) ve yapay zekâ teknolojileri operasyonel süreçlere nasıl dahil olabilir? Çok fazla terim varmış gibi gözükebilir. Ancak bu yazımızdan sonra otomasyonun ne olduğunu ve şirketinizi nasıl yükseltebileceğini çok daha iyi anlayacaksınız. Ayrıca, iş süreçlerini otomatikleştirmek adına öne çıkan en iyi Bitrix24 araçları ile tanışacaksınız.

İş Süreci Otomasyonu Nedir?

İş süreci otomasyonu (BPA), karmaşık ve tekrarlayan iş süreçlerini çeşitli yazılım robotları kullanarak otomatikleştiren genel bir stratejidir. Temel amacı ise günlük operasyonları kolaylaştırmak ve sorunsuz bir iş akışı oluşturmaktır. Süreç otomasyonu bir şirketin farklı departmanlarına yayılabilir. Üretim, finans, insan kaynakları, bilgi işlem, müşteri hizmetleri ve satış gibi birçok departman otomasyonun gücünden faydalanır.

Örneğin, satışı ele alalım. MicKinsey raporuna göre satışla ilgili faaliyetlerin %30'undan fazlası otomatik hale getirilebilir. 

Tabloda da gördüğümüz gibi satış faaliyetlerinde birçok farklı görev otomatik hale getirilebiliyor. Bu sayede daha yüksek üretkenlik ve daha az maliyet elde ediliyor. Kısacası genel iş performansı yükseliyor.

İş Süreci Otomasyonu (BPA) ve Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Birbiriyle Bağlantılı Mı?

İş süreci otomasyonunu duyduysanız muhtemelen robotik süreç otomasyonu terimine de yabancı değilsiniz. İş süreci otomasyon terimi aslında genel bir ifadedir ve bünyesine birçok farklı uygulamayı dahil eder. Robotik süreç otomasyonu, iş akışı düzenleme, iş süreçleri yönetimi, yapay zekâ AI ve bulut platformlar gibi çeşitli teknolojiler iş süreci otomasyonu altında incelenir. Yani evet, BPA ve RPA birbiriyle direkt olarak bağlantılıdır.

Robotik süreç otomasyonu, BPA'nın bir alt dalıdır ancak daha çok rutin ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeyi sağlar. BPA ise genellikle şirketlerin ihtiyaçlarına göre uyarlanır ve iş akışlarını otomatikleştirmek için farklı veri sistemleri ve API'lerle entegre edilebilir.

• RPA araçları belirli görevleri otomatikleştirmek için tasarlanır ve kurallara dayalı süreçleri takip eder. Belirli görevlerin otomasyonunun sağlanmasına odaklandığı için çok daha dar bir alana odaklanır. Dolayısıyla çok daha hızlı bir şekilde uygulanabilir.
• BPM (İş Süreçleri Yönetimi) ise otomasyonun da ötesine geçer ve iş süreçlerini modelleme, analiz etme ve uçtan uca optimize etme amacıyla geniş bir disiplini temsil eder.

Terimlerin anlamlarında çok fazla kaybolmaya gerek yok, ortada bir gerçek var; iş akışları otomatikleştirebilir. Peki ama neden?

İş Süreci Otomasyonu Ne İşe Yarar?

İş süreci otomasyonu türleri nihai olarak şirketlerin zaman, kaynak ve maliyet tasarrufu yapmasına yardımcı olur. Temelde performansı artırmakla ilgilidir. Modern teknolojinin sunduğu çözümleri uygulayarak, iş akışlarının sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

• Daha akıcı iş süreçleri: Yanlış iletişim ve belirsiz sorumluluklar karmaşasının yarattığı kaos birden iyi bir şekilde düzenlenmiş bir süreç haline gelir. Daha az zaman kaybedersiniz, daha anlamlı görevleri önceliklendirirsiniz ve süreçlerin çok da hızlı bir şekilde sonuçlanmasını sağlarsınız.
• İş akışı net bir sistemde ilerler: İş akışı otomasyonu açıkça tanımlanmış görevler, aşamalar ve sorumlu kişilerle ilgidir ve bir süreci haritalamanıza yardımcı olur. Bu harita sayesinde zayıf noktaları ve darboğazları hızlı bir şekilde tespit edersiniz. İş akışı net ve doğru bir düzlemde ilerler ve sürdürülebilir bir başarı elde edilmesini sağlar.
• Müşteri hizmetleri kalitesi artar: İş akışları otomasyonunun en fazla etki ettiği alan müşteri hizmetleridir. Müşteri sorularına anında yanıt vermek ve sorunlarına çözüm geliştirmek beklenen tutarlı, güvenilir ve kaliteli hizmetin sağlanmasına yardımcı olur. Otomasyon ile müşterilerinizin tüm beklentilerini karşılamak mümkün hale gelir.

İş akışı otomasyonunun şirketinize getirdiği faydalar uygulandığı alana göre farklılık gösterebilir. Makinelerle iş birliği yapmak rekabette öne çıkmanın anahtarını sizlere sunar. Hem yönetim hem de uygulama süreçlerine yapay zekâ teknolojilerini dahil ederek otomasyonun faydalarını deneyimlemeye başlayabilirsiniz.

Bitrix24 ile İş Akışı Otomasyonu Sağlayan Araçları Keşfedin

Bitrix24, mevcut iş akışlarını otomatikleştirmek adına tek bir platform üzerinden birden fazla otomasyon hizmeti sağlar. İşletme ihtiyaçlarına göre kolayca özelleştirilebilir otomasyon çözümleri farklı departmanlar doğrultusunda uygulanabilir. Tam da bu noktada hangi iş akışlarının otomatik hale getirilmesi gerektiğine karar vermek önemlidir. Otomasyon süreçleri genellikle tüm işletmede tutarlı olan görevler için geçerlidir. Aynı zamanda tekrarlanabilir ve hatasız günlük iş süreçlerini kapsamına alabilir. Şimdi gelin, tek bir platform üzerinden birden fazla otomasyon avantajını nasıl keşfedebileceğinize bakalım.

RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) ile otomatik iş akışı oluşturun

Bitrix24, RPA yani robotik süreç otomasyonu adı verilen bir modüle sahiptir. Peki, robotik süreç otomasyonu nedir? İş süreci otomasyon uygulamasının bir alt dalı olarak kabul edilen robotik süreç otomasyonu, tekrarlayan ve kural tabanlı görevleri otomatik hale getirmek için kullanılır. RPA insan eylemlerini taklit ederek uygulama ve sistemlerle etkileşime girer. Bu sayede bir iş süreci kapsamında hatasız, sürekli ve çok daha hızlı çalışır.

Bitrix24'ün sunduğu iş akışı ve süreç yönetimi yazılımı kod bilgisi gerektirmez. Çalışma mantığı sürekle-bırak arayüzü üzerinden kullanıcı eylemlerini kaydetmek ve bu eylemleri robotlar tarafından otomatik olarak tekrarlanmasını sağlamaktır. Örneğin; belge onayı, satın alma talebi veya gider raporu gibi bir iş süreci alabilir ve proses otomasyonu ile tüm süreçlerin kendi kendine ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Tek yapmanız gereken süreci seçmek, iş akışının gereksinimlerine uygun aşamaları eklemek/kaldırmak ve her aşamanın tamamlanmasından sorumlu kişileri atamaktır.

• Yeni bir iş süreci otomasyon uygulaması başlatmak için görsel iş akışı tasarımcısını kullanın.
• Kod bilgisine ihtiyaç duymadan sürükle-bırak arayüz ile otomasyon adımlarını kolay ve hızlı bir şekilde planlayın.
• CRM, görev ve proje yönetimi gibi farklı modüllerle entegrasyon sağlayarak süreçlerin kesintisiz ilerlemesini sağlayın.

CoPilot ile yapay zekâ destekli çalışma alanı oluşturun

Bitrix24, yapay zekâ destekli chatbot teknolojisi CoPilot ile ekiplerin verimli, üretken ve yaratıcı bir çalışma alanına sahip olmasını sağlar. Sohbet penceresi olarak kullanılabilen CoPilot ile yeni ve yaratıcı fikirlere saniyeler içerisinde ulaşmak mümkün hale gelir. İster beyin fırtınası ister metin yazmak isteyin CoPilot'un yetenekleri sınırsızdır. Aynı zamanda CRM entegrasyonu da sağlayan bu özel araç sayesinde müşterilerle olan telefon görüşmelerini yazıya otomatik bir şekilde dökebilirsiniz. Böylece potansiyel müşteri verilerinin tüm formlarda otomatik olarak doldurulmasını sağlayabilirsiniz.

Tüm bunların yanı sıra e-posta pazarlaması, açılış sayfaları, bloglar ve mağaza içerikleri için saniyeler içinde ikna edici metinler oluşturabilirsiniz. Dijital iş akışının en yeni aracı olarak öne çıkan CoPilot ile tek bir tıklamayla görev özeti oluşturmadan yerleşik çeviri ve dilbilgisi çözümlerine kadar birçok farklı çözüm keşfetmek mümkün.

Tekrarlayan görevleri otomatik hale getirin

Bitrix24 ile tekrarlayan görevleri otomatik hale getirmeye yardımcı olmak adına görev otomasyon araçları sağlar. Herhangi bir görevi otomatikleştirmek için kod bilgisine ihtiyaç yoktur. Otomasyon kural ve tetikleyicilerini kullanarak otomatik görevler oluşturabilirsiniz.

• Kanban aşama değişikliği, görev durumu güncelleme, atanan kişiyi değiştirme ve e-posta gönderimi gibi görevleri otomatik hale getirin.
• CRM'deki belirleyici tetikleyicilere göre otomatik görevler oluşturun. Örneğin bir anlaşma sonraki aşamaya taşındığında sorumlu çalışanın faturayı hazırlaması ve e-posta göndermesi için otomatik görev atayın.
• Yeni veya mevcut görevler için şablonlar oluşturun, başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyin.
• Performans takibi süreçlerini kolaylaştırmak için günlük, haftalık veya aylık raporların otomatik olarak oluşturulmasını sağlayın.

İnsan kaynaklarında iş akışı otomasyonu kurun

Bitrix24, kapsamlı iş süreçleri yönetimi yazılımı ile insan kaynakları görevlerinin otomatikleştirilmesini sağlar. İnsan kaynaklarının işe alım süreçlerini hızlandırmak adına kurallara dayalı otomasyon sunar. Özgeçmiş filtreleme, yetenek değerlendirme, mülakat ve işe alım evraklarının doldurulması gibi bir dizi araca sahiptir. Tüm bunların yanı sıra çalışan ilişkisi yönetimi, şirket yapısı yazılımı, bilgi yönetimi, kültür ve etkileşim dahil olmak üzere insan kaynaklarının her aşamasında otomasyondan faydalanmanıza olanak tanır.

• Çalışan profilleri, şirket yapısı, erişim izinleri ve tek oturum açma gibi özelliklerle diğer insan kaynakları araçlarından faydalanın.
• CoPilot ile çalışanlara özel kişiselleştirilmiş oryantasyon programları hazırlayın. Çalışanların ihtiyaç duyduğu anda bilgiye erişimi için bilgi tabanının her zaman güncel olmasını sağlayın.
• Takvim entegrasyonları ile çalışan ve iş ortaklarıyla olan toplantıları otomatik olarak planlayın.

Satış otomasyonu ile satış kanallarını yönetin

Bitrix24'ün satış otomasyonu özelliği satış ekiplerinin günlük görevlerini otomatikleştirerek iş yüklerini azaltmayı amaçlar. Satış süreçlerini otomatikleştirmek için şunlar yapılabilir:

• CRM aracını sosyal medya ve diğer satış kanallarıyla entegre edin. Bu kaynaklardan belirlenen kriterlere göre otomatik aramalar yapılır ve potansiyel müşteri listesi çıkarılır.
• CRM'de potansiyel müşteri veri aktarımı sağlayın ve satış temsilcileri arasında otomatik olarak dağıtın.
• Otomasyonun sunduğu filtreleme özelliği ile belirli kriterler belirleyin ve yüksek önceliğe sahip potansiyel müşterileri öne çıkarın.
• Satış ekiplerinin kişiselleştirilmiş e-posta şablonları ile müşterilerle kolayca iletişime geçmesini sağlayın. E-posta takibini de otomatikleştirerek hiçbir müşteriyi kaçırmayın.
• Takvim otomasyonu sayesinde müşterilerle toplantı planlarken uygun zaman seçimi ve toplantı günü/saati bildirimi gibi süreçlerin otomatik bir şekilde gerçekleşmesini sağlayın.
• Teklif yönetimi araçları ile müşteri bilgilerinin, ürün detaylarının ve fiyat bilgisinin otomasyonla toplanmasını sağlayın.

CRM ile iş süreci otomasyonu sağlayarak müşteri hizmetlerini geliştirin

Bitrix24 farklı departmanlar arasında iyi geliştirilmiş bir otomasyon uygulaması yapmanıza izin verir. CRM otomasyonu ise herhangi bir departmandan bağımsız kendi içinde otomatik iş süreçlerini yaratmanın anahtarıdır. Müşteri iletişimi, pipeline yönetimi, görev ve etkinlik yönetimi dahil olmak üzere her türlü CRM etkinliğinde insan müdahalesi olmadan otomatik süreçler elde edebilirsiniz. Örneğin, belirli saat dilimlerinde veya günün belirli anlarında tetiklenen görevler ayarlayabilirsiniz. Bu görevler, sorumlu kişinin bilgisine otomatik olarak sunulur. Veri zenginleştirme ve analiz araçları ise müşteri verilerini gerçek zamanlı olarak güncelleyerek geçmiş etkileşimlere dayalı tahminler yapmanıza olanak tanır.

İster müşterilerinize e-posta veya metin mesajları göndermek isteyin ister müşteri veri veya bilgilerinin otomatik olarak güncellenmesini isteyin CRM otomasyonu ekip içindeki verimliliği optimum seviyeye çekmenize yardımcı olacaktır.

Web sitesine widget ekleyerek müşterilerinize kolaylık sağlayın

Bitrix24 web sitesi widget ekleme özelliği ile sitenizdeki müşterilerden gelen istekleri kolay ve hızlı bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Temel olarak müşterilerinizin işletmenizle iletişime geçmesini kolaylaştırmayı amaçlar. Örneğin, bir müşteri web sitesini ziyaret ettiğinde üç seçenek arasından seçim yapabilir; sohbet, internet formu veya geri arama talebi.

Web sitesine eklediğiniz widget'ı günün herhangi bir zamanında çalışması için de programlayabilirsiniz. Ayrıca otomatik karşılama mesajı oluşturarak müşterilerin üzerinde iyi bir ilk temas izlenimi bırakabilirsiniz.

Dijital belge yönetimi ile doküman otomasyonu kurun

Bitrix24'ün sunduğu ücretsiz dijital belge yönetim yazılımı doküman otomasyonu kurmanıza yardımcı olur. Ekipler, belgeler üzerinde gerçek zamanlı iş birliği yapabilir, erişim izinleri otomatikleştirilebilir ve revizyon geçmişi sağlanabilir. Ayrıca Google Drive, Dropbox ve OneDrive gibi popüler uygulamalarla entegrasyon sağlanarak belgelerin aynı anda tüm platformlar üzerinden güncellenmesi mümkün hale gelir. Dijital belge yönetiminin sunduğu otomasyon güvenilir iş akışları elde etmek ve çalışanlar/müşteriler arasında hızlı veri transferi sağlamak adına oldukça faydalıdır.

Proje yönetim araçlarıyla otomatik görev ataması ve hatırlatmalar oluşturun

Bitrix24, proje yöneticilerinin iş akışlarını optimize etmek adına büyük bir öneme sahiptir. Neden mi? Çünkü çalışanlar için otomatik görev ataması ve hatırlatma oluşturma özelliği ile projelerin düzenli ve zamanında ilerlemesini sağlar. Başka bir yazılıma ihtiyaç duymadan tüm süreçlerin aynı platformda hızlı bir şekilde ilerlemesine olanak tanır. İş süreci otomasyon yazılımı ile yapabilecekleriniz şunlardır;

• Belirli proje aşamalarında veya kurallara dayalı tetikleyici olaylarda, ilgili ekip üyelerine otomatik görevler atanır.
• Belirlenen son tarihler yaklaştığında veya görev teslimleri geciktiğinde, iş süreç takip programı otomatik bildirimler gönderir.
• Kanban panosu ve Gantt şeması gibi araçlarla kod bilgisine ihtiyaç duymadan yeni görevlerin uygun tetikleyiciler ve kurallar doğrultusunda oluşturulmasını sağlar.

Sonuç olarak, Bitrix çözümleri dijital süreçlerin kolaylaştırılması adına tüm iş süreçlerini tek bir platforma entegre ederek büyük bir iş süreci otomasyon yazılımı olarak karşınıza çıkar. CRM, satış, proje, İK ve dijital belge yönetimi gibi alanlarda sunduğu gelişmiş otomasyon araçları sayesinde süreçlerin maksimum verimlilikte tamamlanmasını sağlar.

SSS

İş süreci otomasyonu nedir?

İş süreci otomasyonu, tekrarlayan ve kural tabanlı görevlerin otomatik olarak yürütülmesini sağlar. Böylece insan müdahalesi azalır, hata oranı düşer ve ekip verimliliği artar.

Hangi iş süreci örnekleri otomatikleştirilebilir?

CRM aşamaları, görev atamaları, toplantı planlama, belge onay süreçleri, müşteri veri toplama/düzenleme, satış kanalları yönetimi, çalışan yönetimi, performans takibi, e-posta gönderimi gibi birçok süreç iş akışı otomasyonunun sunduğu araçlarla otomatikleştirilebilir.

İş süreci otomasyonu nasıl kurulur?

Bitrix24 ile iş süreci otomasyonunun kurulumu için kod bilgisine gerek yoktur. Kullanıcı dostu görsel arayüz üzerinden sürükle-bırak yönetimi ile birkaç dakika içinde otomasyon kurabilirsiniz.

İş süreci otomasyonu güvenli mi?

Bitrix24 ile evet, son derece güvenilirdir. Çok katmanlı erişim kontrolü, veri şifreleme ve yapılandırılabilir erişim izinleri gibi birçok güvenlik önlemi ile kullanıcı verileri koruma altına alınır.